bằng đường hàng khơng tại cơng ty
❖ Hồn thiện các thủ tục chứng từ trước khi xuất hàng a. Về việc cung cấp chứng từ nhanh chóng chính xác
Để thỏa mãn hơn nhu cầu của khách hàng về việc cung cấp chứng từ nhanh chóng, chính xác cần tập trung một số giải pháp sau:
Thực hiện đúng quy định về thời hạn giao chứng từ cho khách hàng theo ISO theo đó Hawb nháp phải được nhân viên chứng từ fax hoặc gửi bằng email cho khách hàng trong vòng 24 giờ việc kể từ khi nhận được chi tiết Hawb hoàn chỉnh phải được gửi cho khách trong vòng 01 giờ làm việc kể từ khi hiện trường báo số kg thực tế đã được đo tại kho hàng. 100% vận đơn phải được nhân viên đảm bảo ký xác nhận kiểm tra về sự phù hợp và giao cho khách hàng đúng thời hạn quy định. nhân viên chuyên chịu trách nhiệm lấy mawb từ các hãng hàng khơng tránh tình trạng chậm trễ, nhân viên hiện trường bận làm hàng khơng có thời gian để lấy đi mawb.
Quy định nhân viên hiện trường có trách nhiệm Fax và gửi từ khai gốc cho khách hàng ngay sau khi làm hàng và đã thực xuất tờ khai nhằm khắc phục tình trạng khách hàng yêu cầu nhân viên chứng từ những nhân viên hiện trường không cung cấp tờ khai kịp thời do ở bên ngoài hoặc đợi nhắc nhở nhiều lần mới cung cấp.
Bộ phận bán hàng và chứng từ thực hiện cung cấp chứng từ thanh toán cho bộ phận kế toán ngay 01 ngày sau khi hàng bay để đảm bảo việc cung cấp hóa đơn cho khách hàng được nhanh chóng tránh tình trạng khách hàng u cầu nhưng bộ phận kế tốn khơng hề hay biết về lơ hàng.
b. Kiểm tra và lập các chứng từ quan reongj tại công ty
Chứng từ có ý ngjiax rất quan trọng giupws chứng minh về giá trị, nguồn gốc xuất xứ, quyền sở hữu.. đồng thời là cơ sở để làm thủ tục thông quan hàng hóa. Q trình kiểm tra hay lập chứng từ địi hỏi người làm cơng việc này phải am hiểu nghiệp vụ. Để tránh những sai sót, ảnh hưởng đến khả năng thanh tốn sau này, hay trong q trình thơng quan hàng hóa
c. Tiến hành làm thủ tục chứng từ từ phía các cơ quan ● Tờ khai hải quan
Đây được coi là chứng từ quan trọng trong bộ tờ khai. Để hàng hóa được thơng qua thì trước hết tờ khai phải chính xác, thực hiện quy trình khai báo theo đúng quy định của hải quan. Khi lập tờ khai, cần chú khai chính xác, đầy đủ các thơng tin ghi trên tờ khai, áp mã số (HS) phù hợp.
● Chứng từ xuất xứ hàng hóa
Mục đích của chúng từ ngày: Chứng từ ngày rất cần thiết cho chủ hàng và hải quan mục đích để hưởng những chính sách ưu đãi từ thuế. Chứng từ ngày do cơ quan thẩm quyền Phịng Thương Mại và Cơng Nghiệp cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa