2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Lương Thực Nam Trung Bộ chi nhánh Khánh
2.1.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy tại công ty
Cùng với việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình, Cơng ty đã hồn thiện bộ máy quản lý nhân sự, quản lý kinh doanh cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh và địa bàn hoạt động của đơn vị mình. Cơ cấu tổ chức quản lý của cơng ty là cơ cấu theo mơ hình trực tuyến-Chức năng được thể hiện qua sơ đồ sau:
37
Hình 2. 2 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công Ty Cổ Phần Lương Thực Nam Trung Bộ chi nhánh Khánh Hịa
Nguồn: Cơng ty cổ phần lương thực Nam Trung Bộ chi nhánh Khánh Hịa (2020)
Chú thích: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
2.1.4.2 Chức năng nhiệm vụ của từng phịng ban, bộ phận cơng ty
*Giám đốc
Ơng Đậu Cơng Nghị giữ chức danh Giám đốc cơng ty Cổ phần Lương Thực Nam Trung Bộ chi nhánh Khánh Hịa. Ơng là người điều hành cao nhất trong cơng ty, có quyền tổ chức và chỉ đạo chung mọi hoạt động trong công ty. Là người đưa ra quyết định cuối cùng cho hoạt động kinh doanh, các vấn đề có liên quan đến tổ chức hoạt động mua bán, điều động cán bộ, nhân viên theo đúng kế hoạch và phương hướng kinh doanh mà cơng ty đề ra. Ngồi ra, cũng là người chịu trách nhiệm và thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Giám đốc điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty theo đúng quy định của pháp luật, điều lệ công ty, hợp đồng lao động.
- Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty.
- Ban hành các quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh trong cơng ty.
- Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong cơng ty.” - Ký các quyết định và các hợp đồng kinh tế.”
- Là người đưa ra các quyết định cuối cùng và có giá trị cao nhất trong hoạt động kinh doanh tại chi nhánh được thống nhất.”
- Thực hiện các phương án về cơ cấu tổ chức, quy chế trong chi nhánh. *Phịng tài chính – kế tốn
- Số lượng: 3 nhân viên, trong đó bà Huỳnh Thị Hồng Thu giữ chức vụ là Trưởng phòng, là người có nhiệm vụ tổ chức và quản lý cơng tác tài chính – kế tốn.
-Thu thập và cung cấp thơng tin về tồn bộ hoạt động kinh tế của đơn vị mua hàng đến khâu bán hàng. Kiểm tra, giám sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ thu nộp, thanh toán nợ theo nội dung cơng việc, chuẩn kế tốn.
-Nhiệm vụ chính của phịng tài chính – kế tốn là thu thập, ghi chép, kiểm tra các tài liệu, sổ sách, chứng từ,... lập báo cáo tài chính, phân tích hoạt động kinh doanh, lập kế hoạch tiêu thụ hàng hóa.
-Các nhân viên trong bộ phận này có trách nhiệm ghi chép các số liệu và các hoạt động nhập xuất kho xảy ra hàng ngày một cách chính xác và đầy đủ, báo cáo kịp thời đến giám đốc những điều bất thường xảy ra;
-Xây dựng và trình duyệt phương án về thay đổi cơ cấu vốn, tài sản, điều hoà vốn trong tồn tổng cơng ty tương ứng với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh;
-Xây dựng kế hoạch huy động vốn dài hạn, trung hạn, kế hoạch tín dụng vốn lưu động dưới các hình thức được pháp luật cho phép để huy động vốn phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh;
-Quản lý tài sản, nguồn vốn và các nguồn lực tài chính của Tổng cơng ty, tổ chức kiểm kê định kỳ, phản ánh chính xác, kịp thời tình trạng tài sản và đề xuất các giải pháp xử lý, sử dụng tài sản, nguồn vốn có hiệu quả;
-Thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước, đóng các khoản phí và lệ phí theo quy định;
-Ngồi ra thường xun cập nhật, nghiên cứu và áp dụng các chính sách tài chính, kế tốn, đề xuất giải quyết những khó khăn về lựa chọn phương án kinh doanh, chỉ tiêu và việc sử dụng quỹ tài chính theo quy định của cơng ty.
39 *Phịng kế hoạch – kinh doanh
Số lượng: 4 nhân viên, trong đó ơng Nguyễn Luộm giữ chức vụ Trưởng phòng, là người điều hành chung mọi nhiệm vụ trong phịng và tham mưu chính cho Giám đốc về vấn đề xây dựng và thực hiện các kế hoạch kinh doanh. Nhiệm vụ chính của phịng kế hoạch – kinh doanh là:
- Hỗ trợ Giám đốc trong việc ký kết hợp đồng, theo dõi hoạt động kinh doanh của Công ty;
- Xây dựng chiến lược kinh doanh;
- Lập kế hoạch tổ chức hoạt động kinh doanh, tính tốn giá thành sản phẩm và lập hợp đồng với khách hàng;
- Đảm nhận cơng tác thu mua hàng hóa và phân phối đến các mặt hàng để thực hiện chức năng tiêu thụ sản phẩm;
- Thực hiện chiến lược giới thiệu sản phẩm, mở rộng thị trường kinh doanh và thu hút khách hàng;
- Đề xuất các chiến lược marketing cùng các biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh trong từng thời kỳ;
- Thực hiện việc tiếp cận nghiên cứu thị trường, thăm dị thị trường và tìm kiếm thị trường mới, tìm hiểu nhu cầu khách hàng và khách hàng tiềm năng, thu thập thông tin phản hồi từ khách hàng;
- Xây dựng mối quan hệ với khách hàng, giữ chữ tín và giải quyết các vấn đề xảy ra trong hoạt động kinh doanh.
*Phịng tổ chức – hành chính:
Số lượng: 4 nhân viên, trong đó ơng Nguyễn Thế Vĩnh là người phụ trách về hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của phịng đã được phân cơng trước giám đốc cơng ty. Nhiệm vụ của phịng tổ chức – hành chính:
- Kiểm tra, đơn đốc các nhân viên thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình;
- Xây dựng tổ chức bộ máy hoạt động của cơ quan theo quy định của Nhà nước, phù hợp với tình hình phát triển của doanh nghiệp;
- Quản lý cơng tác hành chính.Quy hoạch, phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên trong tổ chức theo từng giai đoạn. Sắp xếp, bố trí, tiếp nhận, điều động cán bộ, cơng nhân viên phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quy mô phát triển của từng bộ phận;
-Thực hiện việc xây dựng các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, phịng, ban. Soạn thảo các cơng văn, quyết định, quy định của Cơng ty, quản lý hành chính, văn thư lưu trữ, đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động kinh doanh của công ty;
- Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch và sổ Bảo hiểm xã hội của cán bộ, viên chức và hợp đồng lao động;
- Thực hiện và giải quyết các chế độ chính sách cho cán bộ, cơng nhân viên như: nâng lương, nghỉ hưu, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, độc hại, nghỉ ốm, thai sản và phụ cấp khác theo qui định của Nhà nước.
*Hệ thống các cửa hàng:
- Cửa hàng giới thiệu và bán sản phẩm Vinamilk. Địa chỉ tại số: Số 36 Lê Thánh Tôn, Phường Tân Lập, Thành phố Nha Trang. Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu: tất cả các sản phẩm sữa của hãng Vinamilk như: sữa bột, sữa hộp, sữa tươi, sữa chua, sữa đậu nành, bột ăn dặm, nước giải khát, kem, phô mai.
- Cửa hàng lương thực - thực phẩm. Địa chỉ tại số 38 Lê Thánh Tôn, Phường Tân Lập, Thành phố Nha Trang. Kinh doanh các mặt hàng chủ yếu: gạo, cà phê bốn mùa.
- Cửa hàng lương thực – thực phẩm. Địa chỉ số 44 Điện Biên Phủ, Phường Vĩnh Hòa, Thành Phố Nha Trang.
- Cửa hàng lương thực – thực phẩm. Địa chỉ tại số 08 Võ Thị Sáu, Thành Phố Nha Trang. Cửa hàng là nơi trưng bày hàng hóa, kinh doanh các sản phẩm của cơng ty, đồng thời cũng là nơi thu nhập, thăm dò ý kiến, thái độ, nhu cầu thị hiếu của khách hàng,… từ đó là căn cứ để phịng kinh doanh có kế hoạch cung cấp các sản phẩm phù hợp với nhu cầu người tiêu dùng để đem lại hiệu quả kinh doanh cho Công ty.
*Kho chứa hàng
Gồm 2 nhân viên giao hàng và 2 thủ kho
-Là nơi tiếp nhận, kiểm tra hàng hóa, theo dõi số lượng hàng nhập và xuất kho. -Tổ chức dự trữ hàng hóa để duy trì hoạt động kinh doanh, đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng kịp thời, đồng bộ.
-Thực hiện bảo quản hàng trong kho, đảm bảo chất lượng, giảm chi phí, hao hụt, mất mát, hư hỏng hàng hóa.
-Chịu trách nhiệm về lượng hàng tồn kho của Chi nhánh trong quá trình kinh doanh.
41
-Quản lý kho phải thường xuyên kiểm tra và báo cáo tình trạng hàng hóa cho giám đốc cơng ty để tránh tình trạng tồn kho q tải.
2.1.5 Một số thơng tin về các mặt hàng kinh doanh chủ yếu
Hiện nay, công ty đang trên đà phát triển, sản phẩm kinh doanh ngày càng đa dạng có chất lượng cao, hợp vệ sinh, an tồn thực phẩm. Có thể phân loại các sản phẩm đang kinh doanh làm 4 nhóm chính.
2.1.5.1 Nhóm sản phẩm từ Vinamilk
Hình 2.3: Một số sản phẩm sữa của công ty Cổ phần Lương Thực Nam Trung Bộ chi nhánh Khánh Hịa
Nguồn: Cơng ty cổ phần lương thực Nam Trung Bộ chi nhánh Khánh Hịa (2020) Từ năm 2000 cơng ty bắt đầu mở rộng thị trường sang tiêu thụ các sản phẩm của công ty cổ phần sữa Vinamilk. Sau 20 năm hoạt động và phát triển các sản phẩm từ thương hiệu vinamilk đã trở thành mặt hàng kinh doanh chủ đạo của cơng ty. Ngồi sữa tươi, các sản phẩm khác như: sữa bột, sữa chua, kem, pho mai cũng ngày càng được khách hàng ưa chuộng và tiêu dùng nhiều. Bao gồm:
- Sữa chua hũ: làm đẹp da, tăng sức đề kháng cho cơ thể, dành cho trẻ em, dành cho người ăn kiêng, dinh dưỡng thiết yếu mỗi ngày.
- Sữa tươi các loại: sữa tươi Organic, sữa tươi thanh trùng, sữa tươi tiệt trùng. - Sữa đặc: Ơng thọ, ngơi sao phương nam
- Sữa đậu nành: Sữa đậu nành đậu đỏ, óc chó, hạnh nhân, sữa đậu nành Goldsoy.
- Sữa bột và bột ăn: bao gồm các sản phẩm dành cho bà mẹ mang thai và cho con bú, các sản phẩm dinh dưỡng cho trẻ sơ sinh và trẻ nhỏ (Grow plus, Alpha, Dielac,
Optimum,...) bột ăn dặm dành cho trẻ em , và các sản phẩm dinh dưỡng dành cho người lớn.
- Nước ép trái cây: Các loại nước ép từ trái cây Vfresh, nha đam -Kem: bao gồm các sản phẩm kem của Vinamilk
2.1.5.2 Gạo
Hình 2.4: Mặt hàng gạo của cơng ty Cổ phần Lương Thực Nam Trung Bộ chi nhánh Khánh Hịa
Nguồn: Cơng ty Cổ phần Lương Thực Nam Trung Bộ chi nhánh Khánh Hịa (2020)
Cơng ty chủ yếu thu mua và bán ra các loại gạo được sản xuất trong nước với mức giá phải chăng, phù hợp với những người mọi người tiêu dùng từ thu thập thấp đến cao. Sản phẩm gạo được kinh doanh tại công ty rất đa dạng và nhiều loại như: - Nhóm gạo nếp: gạo nếp Bình Định, gạo nếp đậu, gạo nếp nhung.
- Nhóm gạo thơm: gạo thơm lài sữa, gạo thơm chợ Dao, gạo thơm tía. - Gạo tẻ tầm 25% tấn. - Gạo nở. - Gạo tu bông. - Gạo dẻo. - Gạo an tồn, … 2.1.5.3 Cà phê
43
Hình 2.5: Sản phẩm cà phê bốn mùa của cơng ty cổ phần lương thực Nam Trung Bộ chi nhánh Khánh Hịa
Nguồn: Cơng ty Cổ phần Lương Thực Nam Trung Bộ chi nhánh Khánh Hịa (2020)
Cuối năm 2013, Cơng ty Cổ phần Lương thực Nam Trung Bộ đã mở rộng kinh doanh thêm lĩnh vực cà phê, hợp tác với hãng cà phê nổi tiếng là Bốn Mùa. Hai công ty đã hợp tác và mở ra cửa hàng cà phê bốn mùa nhằm trưng bày, giới thiệu kinh doanh sản phẩm tại địa chỉ bên cạnh số 36-38 đường Lê Thánh Tơn, thành phố Nha Trang. Vì được đặt cạnh cơng ty nên cuộc hợp tác này sẽ rất hữu ích giúp cho việc quảng bá thương hiệu thuận tiện hơn cho hai bên và đồng thời thu hút thêm lượng khách hàng tiềm năng.
2.1.5.4 Cơng nghệ phẩm
Bên cạnh đó cơng ty cịn kinh doanh sang một số mặt hàng công nghệ thực phẩm, phục vụ cho nhu cầu cần thiết hằng ngày cho người tiêu dùng như đường, bột ngọt, dầu ăn,…
2.1.6 Năng lực kinh doanh của công ty
2.1.6.1 Lao động
Bảng 2. 1 Số lượng và chất lượng lao động của Công ty giai đoạn 2018-2020
(ĐVT: người)
(Nguồn: Phịng tổ chức hành chính)
Nhận xét:
Nhìn chung khơng có sự thay đổi gì nhiều qua các năm. Lao động nam vẫn chiếm đa số họ thường làm ở các bộ phận như nhân viên kinh doanh, ở các công việc nặng nhọc như giao hàng, lái xe,... Lao động nữ thường làm ở các bộ phận như kế tốn hay bán hàng,...
+Năm 2018 có tổng số 32 lao động thì có 19 lao động là nam và tổng số lao động nữ là 13 người.
+Năm 2019 có tổng số 33 lao động thì số lao động là nam không đổi và tăng số lao động là nữ thêm 1 người so với năm 2018.
+Năm 2020 cơ cấu lao động thơng giới tính khơng có sự thay đổi.
- Cơ cấu lao động theo trình độ học vấn
Nhân viên có trình độ cao đẳng, trung cấp và lao động phổ thông tương đối nhiều so đại học.
+Đối với lao động có trình độ về đại học hay cao đẳng sẽ làm việc ở khối văn phịng như vị trí kinh doanh, kế tốn, nhân sự… hay ban lãnh đạo , số còn lại sẽ được bố trí vào các bộ phận bán hàng hoặc giao hàng,.. Từ năm 2018-2020, khơng có sự thay đổi về mặt số lượng, điều này là tín hiệu tốt cho thấy mỗi phịng ban đều làm tốt cơng việc được giao và có sự phối hợp nhịp nhàng.
+Nhân viên có trình độ cao đẳng trung cấp có số lượng lao động là 12 ở năm 2018, năm 2019 thì tăng thêm 1 (tức 13 nhân viên) và giữ vững số lượng đến hết năm 2020. Đây chính là lực lượng lao động chiếm tỷ lệ nhiều nhất và phụ trách các công việc như bán hàng, giao dịch, thủ kho trong công ty.
+ Lao động phổ chiếm số lượng tương đối nhiều. Công ty vẫn giữ nguyên số lượng lao động này ở mức 10 người qua 3 năm khơng thay đổi. Nhóm lao động này làm ở vị trí khn vác, vận chuyển hàng hóa.
- Cơ cấu lao động theo độ tuổi
Chủ yếu tập trung ở nhóm tuổi 15-30 đa phần là lao động trẻ do tính chất cơng việc địi hỏi sự năng động sáng tạo và sức khỏe để phù hợp với những bộ phận kinh doanh hay bán hàng hoặc những công việc nặng nhọc khác. Ngoài ra, cơ cấu lao động theo độ tuổi của công ty cũng tập trung vào độ tuổi 40-45, điều này cho thấy công ty biết sử dụng thế mạnh nhóm tuổi này để giữ những chức vụ đầu não quan trọng trong cơng ty.
45
+Nhóm tuổi từ 18-30 chủ yếu là các nhân viên bán hàng và các nhân viên vận chuyển và khuân vác. Nhóm tuổi này khơng có sự thay đổi số lượng trong giai đoạn 2018-2020.
+Nhóm tuổi từ 30 – 45 thường là những nhân viên văn phịng và những người có kinh nghiệm rải rác ở các bộ phận để giám sát, thúc đẩy và kiểm tra, đôn đốc các hoạt động trong công ty. Ở giai đoạn 2018– 2019, cơng ty có tăng thêm 1 nhân viên, sang năm 2020 thì khơng có sự thay đổi
+Nhóm tuổi từ trên 45 là những người của các ban quản trị, những người trưởng phòng trong các bộ phận những người giữ vai trò cốt cán chèo lái công ty, họ là những người đề xuất chiến lược, những quyết định quan trọng và những hướng đi trong tương lai cho công ty. Trong ba năm liên tiếp giai đoạn 2018-2020 thì khơng có sự thay đổi số lượng nhân viên ở nhóm tuổi này.
Qua phân tích trên cho ta thấy cơ cấu lao động công ty phù hợp với đặc điểm ngành nghề công ty đang hoạt động, quy mô của công ty. Công ty đang dần cải thiện trình độ lao động của mình qua các năm nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.