đường biển
1.5.1. Thời gian giao nhận hàng hóa
Là một trong những tiêu chí đánh giá hàng đầu khi đánh giá chất lượng của một dịch vụ giao nhận vì sự quan trọng cung cấp lợi ích mong đợi khi khách hàng đi mua hàng, thường được đo bằng tổng lượng thời gian từ thời điểm khách hàng ký đơn đặt hàng tới lúc hàng được giao hay khoảng thời gian bổ sung hàng hóa trong dự trữ.
Sự chính xác về thời gian: Sự phát triển ngày càng cao của công nghệ thông tin khiến
thời gian giao nhận hàng hóa được rút ngắn hơn rất nhiều trong khi độ chính xác lại cao và khơng chỉ riêng một ngành nào mà với tất cả các ngành các dịch vụ thì cải thiện thời gian là tất yếu. Đặc biệt, đối với dịch vụ logistics – dịch vụ giao nhận, vấn đề về thời gian càng cần được chú trọng nhiều hơn. Bất kì một doanh nghiệp nào hoạt động đều phải có kế hoạch được vạch ra từ trước, việc vận chuyển hàng hóa cần chính xác về thời gian mà không làm ảnh hưởng đến kế hoạch của khách hàng. Hơn thế nữa mỗi lô hàng đều cần nhân lực giao hàng vì vậy sự sai lệch về thời gian sẽ làm lãng phí nhân lực. Với những điều kiện về đường xá, về phương tiện vận chuyển, về địa hình địa lý…chưa đáp ứng được nhu cầu đề ra của ngành và làm ảnh hưởng đến sự chính xác về thời gian cũng như ảnh hưởng lớn đến khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp.
Sự tiết kiệm về thời gian: Các mặt hàng vận chuyển hết sức đa dạng và phong phú, có
những mặt hàng có thời gian sử dụng khơng dài vì vậy nếu thời gian vận chuyển càng nhỏ thì thời gian đứng trên thị trường càng lâu. Hơn nữa, thời gian vận chuyển càng ngắn càng tiết kiệm chi phí cho khách hàng và cho các bên vận chuyển. Các đại lý ở nước ta cịn nhỏ lẻ vì vậy kho bãi cịn hẹp, khả năng dự trữ hàng chưa lớn. Một yêu cầu đặt ra là khách hàng có thể cần hàng bất cứ khi nào, dịch vụ giao nhận có thêm nhiệm vụ dự trữ hàng và vận chuyển theo thời gian mà khách yêu cầu. Để làm được điều này, ngoài nhu cầu về phương tiện vận chuyển đa dạng kịp thời, doanh nghiệp còn cần hệ thống kho bãi rộng rãi để dự trữ hàng.
1.5.2. Độ an tồn của hàng hóa
Các hàng hóa ln đa dạng về mẫu mã, đặc tính riêng trong đó có những mặt hàng dễ gặp rủi ro, bị tổn thất như hàng dễ vỡ, hàng dễ ẩm mốc, điều kiện bảo quản đặc biệt…Đối với mỗi loại hàng hóa khác nhau cần có hình thức vận chuyển chun biệt để mức tổn thất là nhỏ
17
nhất. Với những hàng hóa quan trọng các đơn vị vận chuyển cần phải mua bảo hiểm cao cho hàng hóa, có thể là bảo hiểm tồn bộ. Cơng ty giao nhận hàng hóa có dịch vụ giao nhận chất lượng phải tạo dựng được niềm tin với khách hàng bằng việc đưa ra những cam kết bảo vệ hàng hóa từ lúc vận chuyển cho đến khi đến tay khách hàng.
Bên cạnh đó, mỗi cơng ty đều cần có chế độ bảo hành đầy đủ, chặt chẽ quy định rõ trong từng bản hợp đồng. Nếu trong q trình vận chuyển có những rủi ro gì thì đơn vị vận chuyển phải cam kết rằng sẽ có trách nhiệm đền bù thiệt hại theo tổn thất của hàng hóa. Cam kết, chính sách này để đảm bảo quyền lợi thỏa đáng cho cả khách hàng và đơn vị vận tải, tránh phát sinh những rắc rối dẫn đến các vấn đề pháp lý sau quá trình vận chuyển.
1.5.3. Giá cả dịch vụ hàng hóa
Trên thực tế, tiết kiệm thời gian vận chuyển tức là đã tiết kiệm một phần nào chi phí cho khách hàng. Tuy nhiên, ngồi tiết kiệm thời gian để có mức chi phí thấp nhất cho khách hàng, các doanh nghiệp làm dịch vụ cần có nhiều biện pháp giảm thiểu chi phí cho khách hàng. Như việc tìm ra hình thức vận chuyển tốt nhất, giá cả tốt nhất, tiết kiệm nhất, cải tiến rút ngắn các khâu rườm rà gây lãng phí… Chi phí dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế bao gồm các thành phần cơ bản như chi phí làm thủ tục chuyên ngành, thông quan hải quan và trucking (vận chuyển).
1.5.4. Dịch vụ chăm sóc khách hàng
Những cơng ty có quy mơ lớn thì thường được khách hàng quan tâm đến nhiều hơn đặc biệt là về dịch vụ chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Dịch vụ chăm sóc khách hàng ở đây là thông qua cách ứng xử, thái độ làm việc, sự tận tình của nhân viên cơng ty, các dịch vụ về sau khi khách hàng sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng hóa được rất nhiều khách hàng cực kỳ chú trọng. Từ khách hàng lớn, đến khách hàng nhỏ, khách hàng quen thuộc hay khách hàng mới đều phải được cung cấp những dịch vụ tốt nhất mà khơng có sự ưu tiên hơn.
Tuy nhiên, đối với các ngành dịch vụ nói chung và với dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nói riêng thì dịch vụ chăm sóc khách hàng là một tiêu chuẩn quan trọng. Cách thức phục vụ bao gồm thái độ của những nhân viên của doanh nghiệp từ cao xuống thấp phải thống nhất kể cả những nhân viên trực điện thoại, nhân viên giao hàng, lái xe, áp tải hàng, phương thức thanh toán, thủ tục hải quan,…
18
Chương 2: THỰC TRẠNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP BẰNG
ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XNK VNLOGS 2.1. Tổng quan về công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Vnlogs
2.1.1. Lịch sử hình thành và q trình phát triển cơng ty Vnlogs
2.1.1.1. Thông tin chung
Tên Tiếng Việt: Công ty Cổ Phần Xuất Nhập khẩu và dịch vụ Hải quan Vnlogs Tên quốc tế: VNLOGS EXPORT AND IMPORT STOCK COMPANY
Tên viết tắt: VNLOGS., JSC Logo cơng ty:
Hình 1.1: Logo Công ty Cổ phần XNK Vnlogs
Ngày thành lập công ty: Ngày 22 tháng 09 năm 2015
Địa chỉ đăng ký của chi nhánh: Số nhà 8B Phú Minh, Phường Cổ Nhuế 2, Quận Bắc Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Mã Số Thuế: 0107001486
Người đại diện: MẠC HỮU TỒN
Loại hình doanh nghiệp: Cơng ty cổ phần ngoài NN Quản lý bởi: Chi cục thuế Bắc Từ Liêm
Vốn điều lệ: 1.800.000.000 VNĐ
Địa chỉ: Lê Đức Thọ, Mỹ Đình 2, Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội Số điện thoại: 0987287988
19 Website: http://vnlogs.com.vn
2.1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Vnlogs
Công ty Cổ Phần Xuất nhập khẩu Vnlogs (gọi tắt là công ty Vnlogs) là doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa nội địa và quốc tế bằng đường biển, đường hàng không, kê khai hải quan, tư vấn hỗ trợ xuất nhập khẩu hàng hóa và các dịch vụ liên quan khác.
Giai đoạn 2014-2015, hoạt động giao nhận vận tải trên thế giới có nhiều khởi sắc, ngày càng có nhiều doanh nghiệp tham gia kinh doanh trong lĩnh vực này. Nắm bắt được xu thế đó, ngày 22 tháng 9 năm 2015, cơng ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Vnlogs đã được thành lập bởi các nhà sáng lập có kinh nghiệm và chuyên nghiệp với trụ sở chính được đặt tại số nhà 8B Phú Minh, phường Cổ Nhuế 2, quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội, Việt Nam. Vnlogs hoạt động với vai trò là một Forwarder, tức là một trung gian giao nhận, chứ không trực tiếp đứng ra vận chuyển hàng hóa.
Những ngày đầu thành lập, Vnlogs chỉ thực hiện những nghiệp vụ đơn giản là khai báo hải quan và kinh doanh cước. Hai năm sau đó, cơng ty đã quyết định chuyển trụ sở hoạt động từ quận Bắc Từ Liêm sang văn phòng làm việc mới tại đường Lê Đức Thọ, quận Nam Từ Liêm với diện tích mặt bằng và trang thiết bị hiện đại hơn. Với nỗ lực khơng ngừng của tồn bộ nhân viên, đặc biệt là bộ phận bán hàng, hiện tại, công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Vnlogs không chỉ xây dựng được một mạng lưới khách hàng lớn mà còn mang đến nhiều dịch vụ với chất lượng cao hơn nhằm đáp ứng được nhu cầu của nhiều tập khách hàng. Từ việc thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa chủ yếu từ thị trường Trung Quốc thì hiện nay cơng ty đã bắt đầu thực hiện các nghiệp vụ khác nhau bao gồm cả xuất khẩu và nhập khẩu với các thị trường khác trên thế giới như Indonesia, Ấn Độ, Hàn Quốc, Nhật Bản, Hoa Kỳ... Ngồi ra, trong 2 năm gần đây, cơng ty đã thành lập thêm bộ phận mua hàng để thực hiện hoạt động tìm kiếm nguồn hàng, đặt hàng, mua hàng từ Trung Quốc theo yêu cầu của khách hàng tại Việt Nam.
Hiện nay, chất lượng dịch vụ giao nhận mà công ty cung cấp ngày càng được nâng cao tạo dấu ấn đặc biệt khẳng định uy tín cũng như năng lực trên tồn thị trường giao nhận miền Bắc nói riêng cũng như cả nước nói chung. Có thể kể đến những khách hàng lớn mà công ty đã hợp tác như cửa hàng thú cưng PETMART, hệ thống siêu thị mẹ và bé KIDS PLAZA, công ty 20MICRONS, VIGRACERA…
20
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và lĩnh vực hoạt động của công ty
2.1.2.1. Chức năng
Công ty thực hiện một số công việc liên quan đến quá trình vận tải và giao nhận hàng hóa như làm thủ tục hải quan, tổ chức xếp dỡ, giao hàng cho người nhận tại nơi quy định. Bên cạnh đó, cơng ty có chức năng liên hệ, tạo mối quan hệ và uy tín với các đối tác, có được sự tín nhiệm lớn của đối tác từ đó cơng ty ngày càng có nhiều khách hàng tìm tới. Ngồi ra, cơng ty cịn thực hiện những chức năng như làm công bố, kiểm dịch động thực vật, thuê phương tiện vận tải, khai thuế hải quan, gia công, uỷ thác XNK…
Công ty luôn hướng tới phát triển và hợp tác lâu dài, cung cấp dịch vụ Logistics uy tín hàng đầu ở VN và hiện đang được coi là đối tác tin cậy hàng đầu trong lĩnh vực vận tải đường biển và hàng không. Trải qua 7 năm hoạt động và phát triển cơng ty đã dần khẳng định thương hiệu vị trí của mình trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ logistics.
2.1.2.2. Nhiệm vụ và lĩnh vực hoạt động của công ty Nhiệm vụ
Thứ nhất, xây dựng đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm trong nghề, trong lĩnh vực
quản lý logistics với tinh thần làm việc hết mình, nhiệt tình và khơng ngại khó.
Thứ hai, thấu hiểu những nhu cầu về dịch vụ logistics là tối ưu chi phí đầu vào cho doanh
nghiệp và cung cấp những dịch vụ tận tâm và tín thác.
Thứ ba, mở rộng liên doanh liên kết trong và ngoài nước để thực hiện việc vận chuyển
hàng hóa bằng các phương tiện tiên tiến, hợp lý, an toàn trên các tuyến vận tải đường biển, đường bộ, đường hàng không.
Thứ tư, áp dụng công nghệ thông tin hiện đại, tiên tiến trong các hoạt động, phòng ban,
liên tục đầu tư nâng cấp các phần mềm quản lý, tối đa hóa hiệu quả kinh doanh và quản lý…
Thứ năm, đảm bảo an toàn và bổ sung nguồn vốn trên cơ sở tự tạo nguồn vốn, bảo đảm
tự chủ về tài chính, sử dụng hợp lý, theo đúng chế độ. Tuân thủ theo các chính sách, chế độ pháp luật của nhà nước trong việc thực hiện nghiêm chỉnh các hoạt động XNK.
Lĩnh vực hoạt động của công ty
Các lĩnh vực kinh doanh
Theo bản công bố nội dung đăng ký thành lập mới của công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Vnlogs, ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm các lĩnh vực chính sau đây:
21 Ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa
Một số lĩnh vực khác
Các loại hàng hóa, dịch vụ chủ yếu mà công ty hiện đang kinh doanh
Dịch vụ hải quan: công ty cung cấp tới khách hàng các dịch vụ như khai báo và làm thủ tục hải quan cho lô hàng, đại diện doanh nghiệp làm các thủ tục kiểm hóa hàng hóa, xin giấy phép chuyên ngành (nếu có), …
Dịch vụ vận chuyển quốc tế: với hệ thống đại lý ở nước ngoài, Vnlogs cung cấp cho khách hàng các dịch vụ vận chuyển đường biển hàng nguyên container, hàng lẻ container, dịch vụ giao nhận hàng tận nơi, …
Dịch vụ dán nhãn năng lượng: công ty cung cấp dịch vụ xin xác nhận hàng không phải thử nghiệm Hiệu suất năng lượng và dán nhãn năng lượng, dịch vụ mang mẫu đi thử nghiệm Hiệu suất năng lượng và dịch vụ xin công bố dán nhãn năng lượng nhanh.
Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu: công ty cung cấp dịch vụ nhận ủy thác xuất nhập khẩu, đại diện cho các doanh nghiệp, cá nhân này thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa.
Các dịch vụ khác
Quản lý chứng từ; Kiểm tra chuyên ngành; Kiểm tra chất lượng; Kiểm dịch; An toàn thực phẩm…
2.1.3. Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ các phòng ban
22
Sơ đồ 2.1: Bộ máy quản lý nhân sự của công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Vnlogs
(Nguồn: Tài liệu Công ty Cổ Phần XNK Vnlogs 2019 - 2021)
2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ các phịng ban
Hội đồng cổ đơng: Hội đồng cổ đơng trong Cơng ty Vnlogs gồm có 3 thành viên chủ chốt là anh Mạc Hữu Toàn, anh Mạc Văn Minh và chị Dương Thị Lan, cũng chính là 3 thành viên đác góp vốn vào cơng ty những ngày đầu mới thành lập. Đây sẽ là cơ quan quản lý của cơng ty có quyền quyết định cao nhất đến mọi vấn đề liên quan đến quyền và nghĩa vụ của công ty, cũng như quyền quyết định các chiến lược phát triển, mơ hình cơ cấu tổ chức, thành lập công ty con, chi nhánh của cơng ty,...
Phịng Giám đốc: Người đại diện hợp pháp của Công ty là anh Mạc Hữu Tồn, chịu trách nhiệm quản lý Cơng ty, thực hiện, triển khai các kế hoạch kinh doanh và chiến lược quản
Phịng Giám Đốc Phó Giám Đốc Bộ phận giao dịch & chứng từ Phòng Marketing & Sale Bộ phận hiện trường Phịng Kế Tốn Phịng Hành Chính Phịng Chứng Từ Phịng Khách Hàng Hội đồng cổ đơng
23
lý Công ty. Theo dõi hoạt động kinh doanh của các phòng nghiệp vụ, tổ chức và điều hành mọi hoạt động kinh doanh của cơng ty. Bên cạnh đó, chịu trách nhiệm pháp lý về mọi hoạt động của công ty trước pháp luật, các cơ quan chức năng, các đối tượng bên ngoài khác như khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng. Ngồi ra, giải quyết các chính sách về chế độ lao động, tiền lương.
Phịng Phó Giám Đốc: Anh Đào Quang Anh - phó Giám Đốc cơng ty có trách nhiệm
quản lý đối với các hoạt động chính của 3 phịng ban chính là Phòng chứng từ, Phòng Marketing và Sale, Phòng Khách hàng. Được phép ký kết các hợp đồng và đưa ra quyết định các khoản chi tiêu theo thẩm quyền và trong phạm vi được Giám đốc phân công hoặc ủy quyền. Đề xuất các vấn đề tổ chức nhân sự, tiền lương của các bộ phận để Giám đốc ký quyết định.
Phịng Maketing & Sale: Có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng trên hệ thống, giới thiệu về
dịch vụ của Công ty. Quản lý hồ sơ về giá cả, thông tin khách hàng, lịch tàu, báo giá cho khách hàng, hướng dẫn và tư vấn cho khách hàng các vấn đề có liên quan đến thủ tục gửi và nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Hỗ trợ giám đốc trong việc lập ra các kế hoạch kinh doanh theo các mục tiêu ngắn và dài hạn, đề xuất phương hướng chỉ đạo mạng lưới phát triển kinh doanh dịch vụ. Đồng thời, nghiên cứu, chọn lựa các phương án để giải quyết những vấn đề xảy ra trong quá trình làm việc nhằm phục vụ khách hàng tốt nhất.
Phòng Khách Hàng: Là phòng tham mưu cho ban Giám đốc chăm sóc khách hàng. Lập
kế hoạch ngân sách chăm sóc khách hàng hàng năm trình Trưởng phịng bán hàng xem xét và đề xuất BGĐ thông qua. Từ những thông tin mà khách hàng cung cấp cho nhân viên sales, tiến hành lấy booking từ hãng tàu. Liên hệ khách hàng để nhận thông tin lô hàng, ngày lấy hàng để lấy booking, lịch tàu và giải đáp thắc mắc liên quan đến vấn đề hàng hóa. Tổ chức