2.1. Tổng quan về công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Vnlogs
2.1.3. Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ các phòng ban
22
Sơ đồ 2.1: Bộ máy quản lý nhân sự của công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Vnlogs
(Nguồn: Tài liệu Công ty Cổ Phần XNK Vnlogs 2019 - 2021)
2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban
Hội đồng cổ đông: Hội đồng cổ đông trong Công ty Vnlogs gồm có 3 thành viên chủ chốt là anh Mạc Hữu Toàn, anh Mạc Văn Minh và chị Dương Thị Lan, cũng chính là 3 thành viên đác góp vốn vào cơng ty những ngày đầu mới thành lập. Đây sẽ là cơ quan quản lý của cơng ty có quyền quyết định cao nhất đến mọi vấn đề liên quan đến quyền và nghĩa vụ của công ty, cũng như quyền quyết định các chiến lược phát triển, mơ hình cơ cấu tổ chức, thành lập cơng ty con, chi nhánh của cơng ty,...
Phịng Giám đốc: Người đại diện hợp pháp của Công ty là anh Mạc Hữu Tồn, chịu trách nhiệm quản lý Cơng ty, thực hiện, triển khai các kế hoạch kinh doanh và chiến lược quản
Phịng Giám Đốc Phó Giám Đốc Bộ phận giao dịch & chứng từ Phòng Marketing & Sale Bộ phận hiện trường Phịng Kế Tốn Phòng Hành Chính Phịng Chứng Từ Phịng Khách Hàng Hội đồng cổ đông
23
lý Công ty. Theo dõi hoạt động kinh doanh của các phòng nghiệp vụ, tổ chức và điều hành mọi hoạt động kinh doanh của cơng ty. Bên cạnh đó, chịu trách nhiệm pháp lý về mọi hoạt động của công ty trước pháp luật, các cơ quan chức năng, các đối tượng bên ngoài khác như khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng. Ngồi ra, giải quyết các chính sách về chế độ lao động, tiền lương.
Phịng Phó Giám Đốc: Anh Đào Quang Anh - phó Giám Đốc cơng ty có trách nhiệm
quản lý đối với các hoạt động chính của 3 phịng ban chính là Phịng chứng từ, Phòng Marketing và Sale, Phòng Khách hàng. Được phép ký kết các hợp đồng và đưa ra quyết định các khoản chi tiêu theo thẩm quyền và trong phạm vi được Giám đốc phân công hoặc ủy quyền. Đề xuất các vấn đề tổ chức nhân sự, tiền lương của các bộ phận để Giám đốc ký quyết định.
Phòng Maketing & Sale: Có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng trên hệ thống, giới thiệu về
dịch vụ của Công ty. Quản lý hồ sơ về giá cả, thông tin khách hàng, lịch tàu, báo giá cho khách hàng, hướng dẫn và tư vấn cho khách hàng các vấn đề có liên quan đến thủ tục gửi và nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Hỗ trợ giám đốc trong việc lập ra các kế hoạch kinh doanh theo các mục tiêu ngắn và dài hạn, đề xuất phương hướng chỉ đạo mạng lưới phát triển kinh doanh dịch vụ. Đồng thời, nghiên cứu, chọn lựa các phương án để giải quyết những vấn đề xảy ra trong quá trình làm việc nhằm phục vụ khách hàng tốt nhất.
Phòng Khách Hàng: Là phòng tham mưu cho ban Giám đốc chăm sóc khách hàng. Lập
kế hoạch ngân sách chăm sóc khách hàng hàng năm trình Trưởng phịng bán hàng xem xét và đề xuất BGĐ thông qua. Từ những thông tin mà khách hàng cung cấp cho nhân viên sales, tiến hành lấy booking từ hãng tàu. Liên hệ khách hàng để nhận thông tin lô hàng, ngày lấy hàng để lấy booking, lịch tàu và giải đáp thắc mắc liên quan đến vấn đề hàng hóa. Tổ chức tổng hợp ý kiến khiếu nại của khách hàng trong cơng ty, từ đó phân tích nguyên nhân, hành động khắc phục phịng ngừa và theo dõi q trình thực hiện.
Phịng Kế Tốn: Tham mưu giúp GĐ Công ty thực hiện tồn bộ cơng tác hạch tốn, kế
tốn, tài chính theo quy định của Điều lệ Cơng ty. Quản lý tài chính của công ty, quản lý hoạt động thu chi từ hoạt động dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế, hải quan và trucking nội địa, kiểm sốt cơng nợ. Tính tốn và chi tiền hoa hồng, ứng tiền khi cần thiết và thực hiện chi trả tiền lương, các khoản phụ cấp cho nhân viên công ty. Tổng hợp, phân tích tài chính trong Cơng ty một cách thường xuyên, hàng tháng đảm bảo phục vụ cho công tác điều hành của BGĐ. Lập báo cáo kết quả hoạt động SX-KD hàng tháng, hàng năm của Công ty tại từng thời điểm.
24
Phịng Hành Chính: Là bộ phận chuyên môn nghiệp vụ tham mưu giúp Giám đốc về công tác tổ chức cán bộ, lao động, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, quy hoạch, hành chính, y tế và bảo vệ chính trị nội bộ. Đảm nhiệm cơng tác hành chính - tổng hợp, văn thư - lưu trữ, thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát, pháp chế theo quy định hiện hành, quản lý công tác bảo vệ và tổ xe. Nhận tài liệu về việc xếp hàng từ phòng giao dịch, kiểm tra với phòng khách hàng để làm giấy đòi nợ và gửi kèm các tài liệu về việc xếp hàng, sau đó gửi cho phịng kế tốn để làm đơn.
Phòng Chứng Từ:
Bộ Phận giao dịch và chứng từ
Nhận thông tin về lô hàng, agent, shipper, consignee, lấy booking confirmation. Nhận chứng từ từ khách hàng bao gồm: invoice, packing list, contract, PO… tùy theo lô hàng mà cần những chứng từ khác nhau để làm bill chi tiết gửi cho bên vận chuyển 1 bản, khách hàng 1 bản để kiểm tra sự chính xác trước khi làm bill gốc. Liên hệ với khách hàng khi bộ chứng từ có sai xót. Tiến hành các nghiệp vụ khai báo cho lơ hàng, truyền thông tin và lấy kết quả phân luồng hàng hóa từ chi cục Hải quan. Bên cạnh đó cung cấp, tư vấn các dịch vụ cho khách hàng nếu khách hàng yêu cầu.
Bộ Phận hiện trường
Liên hệ với bộ phận chứng từ lấy chứng từ và thông tin cần thiết để lên tờ khai. Giao nhận hàng hóa theo điều kiện Incoterm mà khách hàng áp dụng. Quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu đóng tại bãi container CY hay tại trạm hàng lẻ CFS. Vận chuyển hàng hóa ra cảng hoặc ICD rồi giao cho hãng tàu và lấy các chứng từ cần thiết. Nếu lô hàng rơi vào luồng vàng và đỏ thì tiến hành kiểm tra chứng từ, kiểm hóa giúp đỡ và hỗ trợ cán bộ hải quan hoàn thành thông quan và thanh lý Hải quan.
25