2.2. Thực trạng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tạ
2.2.1. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công
Tuỳ theo lô hàng được nhập khẩu theo các điều khoản Incoterms khác nhau thì cơng ty Forwarder sẽ thực hiện các quy trình cụ thể khác nhau. Đa phần sẽ nhập khẩu theo điều kiện E hoặc F.
Sơ đồ 2.2: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty Vnlogs
(Nguồn: Tài liệu Công ty Cổ Phần XNK Vnlogs 2019 - 2021)
Bước 6: Chuẩn bị chứng từ để làm thủ tục hải quan Bước 7: Truyền tờ khai hải quan Bước 8: Lấy lệnh giao hàng Bước 9: Làm thủ tục hải quan tại chi cục hải quan Bước 10: Lấy hàng Bước 11: Tập hợp chứng từ, hóa đơn và làm thơng báo nợ. Bước 1: Bộ phận Customer service liên hệ với đại lý nước ngoài để gửi
thông tin lô hàng Bước 2: Liên hệ với shipper để sắp xếp làm thủ tục và lịch vận chuyển quốc tế sao cho phù hợp. Bước 3: Nhận thông tin từ đại lý và thông báo lại cho khách hàng. Bước 4: Khi hàng về đến cảng. kê khai maifest Bước 5:Gửi thông báo hàng về cho khách hàng
28
Bước 1: Bộ phận Customer service liên hệ với Đại lý nước ngồi để gửi thơng tin lơ hàng Bước 2: Liên hệ với shipper để sắp xếp làm thủ tục và lịch vận chuyển quốc tế sao cho phù hợp
Sau khi Đại lý nhận được thông tin lô hàng, họ sẽ liên hệ với Shipper để sắp xếp làm thủ tục và lịch vận chuyển quốc tế sao cho phù hợp. Tùy theo nhu cầu của khách hàng, lô hàng đó sẽ được vận chuyển bằng đường biển, đường hàng không, đường bộ hay đường sắt. Việc này cần tìm một đối tác tin cậy vừa có giá và dịch vụ tốt giúp công ty quản lý và cập nhật thường xun tiến trình của lơ hàng.
Bước 3: Nhận thông tin từ đại lý và thông báo lại cho khách hàng.
Nhận thơng tin từ phía Đại lý và thơng báo lại cho khách hàng của công ty về quá trình thực hiện. Sau khi hàng đã được giao lên phương tiện vận tải, đối với đường biển thì Đại lý sẽ gửi lại Vận đơn (vận đơn Bill of Lading) cho cơng ty. Sau đó cùng với khách hàng check lại các thông tin trên Vận đơn và các chứng từ khác do người xuất khẩu gửi cho người nhập khẩu (Ví dụ như Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice, Packing list, Certificate of origin, Health certificate, Phytosanitary, Certificate of Analysis,…)
Bước 4: Khi hàng về đến cảng, kê khai manifest
Đối với hàng FCL/LCL thì hãng tàu hoặc Consolidator sẽ gửi thơng báo hàng về (Arrival Notice) cho công ty và đồng thường phân quyền cho công ty để khai Cargo Manifest. Thông thường họ sẽ gửi trước khi hàng về một, hai ngày. (Cargo Manifest là bản kê khai thông tin của lô hàng phải kê khai cho Hải quan của nước nhập khẩu trước khi hàng hóa cập cảng). Bộ phận chứng từ tiến hành kê khai Manifest trên website Cổng thông tin một cửa quốc gia (www.vnsw.gov.vn). Đây một cơng đoạn khơng hề khó tuy nhiên lại đòi hỏi sự cẩn thận, kỹ lưỡng của người khai.
Bước 5: Gửi thông báo hàng về cho khách hàng
Bộ phận chứng từ làm Thông báo hàng về và gửi cho khách hàng. Nội dung chứng từ này khá đơn giản, chủ yếu dựa theo Vận đơn của lô hàng. Những điểm cần chú nên ghi trên Thông báo hàng về gồm:
Ngày hàng về (ETA – Estimated time of arrival);
29
đúng Chi cục Hải quan bởi mỗi Chi cục Hải quan khác nhau sẽ phụ trách quản lý các lô hàng nhập khẩu về các bến cảng khác nhau. Ngồi ra, nó cịn giúp DN nhập khẩu biết địa điểm để lấy hàng sau khi đã hồn thành thủ tục thơng quan lơ hàng;
Các chi phí Local charges và các chi phí Logistics khác mà DN nhập khẩu phải trả cho Forwarder hoặc các phụ phí của hãng tàu. Trường hợp tàu delay (trì hỗn) về muộn phải có thơng báo cho khách hàng trong thời gian sớm nhất và có văn bản xác nhận. Các trường hợp có chuyển tải thì nên xin xác nhận của hãng tàu.
Khi làm Manifest thì nên copy thơng tin từ B/L chứ khơng nên gõ tay, để tránh sai sót nhỏ đáng tiếc. Có thể làm form mẫu sẵn để các lơ hàng sau làm nhanh hơn nhưng nên cẩn thận kiểm tra lại. Nên sử dụng chữ màu đỏ cho các phần sẽ được thay đổi cho các lô hàng tiếp sau. Điều này giúp việc rà sốt thơng tin cần sửa và kiểm tra thơng tin tốt hơn.
Bước 6: Chuẩn bị chứng từ để làm thủ tục Hải quan
Khi đã có thơng báo hàng về, Forwarder yêu cầu Khách hàng chuẩn bị và gửi các chứng từ cần thiết để làm thủ tục Hải quan. Bộ chứng từ cần nộp cho Hải quan (Theo Điều 16 Thông tư 39/2018/BTC) gồm:
Giấy giới thiệu: 01 bản gốc Tờ khai hải quan: 01 copy Invoice & packing list: 01 sao y Vận đơn B/L: 01 sao y
Giấy phép nhập khẩu (Nếu có): 01 bản gốc hoặc bản copy; Kiểm tra chuyên ngành (Nếu có): 01 bản gốc hoặc bản copy; Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (nếu có): 01 bản gốc; Hợp đồng XNK uỷ thác (nếu có): 01 bản sao;
Hố đơn phí vận chuyển quốc tế (nếu DN nhập theo điều kiện E hoặc F): 01 bản sao.
Bước 7: Truyền tờ khai Hải quan
Phòng Chứng từ sẽ thực hiện truyền tờ khai Hải quan điện tử. Để truyền được chúng ta cần chuẩn bị:
Chứng từ cần thiết (đã nêu ở bước 6). Phần mềm Ecus5 Vnaccs (cài đặt ở máy của Khách hàng hoặc máy của công ty Forwarder).
30
Bước 8: Lấy lệnh giao hàng (Đổi lệnh)
Lệnh giao hàng (Delivery Order) sẽ do Hãng tàu/ Đại lý hãng tàu/ Consolidator hoặc Kho hàng được ủy quyền từ Hãng hàng khơng cấp tùy theo lơ hàng đó nhập theo phương thức FCL/ LCL/ Bulk Cargo hay Air. Forwarder mang chứng từ sau để lấy lệnh giao hàng: Giấy giới thiệu; Chứng minh thư; Bill of lading; Giấy ủy quyền (nếu có); Biên lai đã thanh tốn cước phí và các phụ phí khác (bao gồm cả tiền cược container) (nếu có).
Bước 9: Làm thủ tục Hải quan tại chi cục Hải quan.
Doanh nghiệp nộp hồ sơ Hải quan và tiến hành làm thủ tục thông quan tại Chi cục Hải