Sở dĩ hiện nay cơng ty vẫn chưa có được một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả phần lớn đến từ nguyên nhân là do quy mô hoạt động của Vnlogs chưa đủ lớn, do đó việc áp dụng các bộ tiêu chuẩn như ISO 9001:2015 là khơng khả thi. Ngồi ra, xét về mặt bản chất, rõ ràng là với những doanh nghiệp cịn nhỏ như Vnlogs thì ban quản lý sẽ khơng chú trọng vào việc xây dựng một bộ tiêu chuẩn để quản lý chất lượng mà chỉ hồn tồn dựa trên cảm tính của nhà quản lý hoặc dựa trên những quy trình nghiệp vụ được thiết kế rất sơ sài.
Như vậy, khi đã xác định được rõ nguyên nhân như trên thì trước hết, ban Giám đốc của Vnlogs cần phải xây dựng lại các quy trình nghiệp vụ trong cơng ty sao cho càng cụ thể, chi tiết bao nhiêu thì càng giúp cho việc quản lý chất lượng trở nên hiệu quả bấy nhiêu. Ở quy
57
trình mới này thì phải đảm bảo rằng trong mỗi cơng đoạn, các công việc phải được thể hiện một cách chi tiết, rõ ràng, ví dụ như ai sẽ là người làm, làm những cơng việc gì, làm khi nào và làm như thế nào. Có như vậy thì mới đảm bảo được rằng mọi người trong công ty biết rõ giới hạn trách nhiệm của mình đối với một lơ hàng ra sao.
Tiếp đến, sau khi đã hoàn thành việc hoạch định quy trình nghiệp vụ chuẩn thì bước quan trọng tiếp theo là ban quản lý phải làm thế nào để đảm bảo quy trình đó được đưa vào thực tế. Ban Giám đốc có thể tổ chức riêng các buổi đào tạo với các trưởng phòng, trưởng bộ phận - những người trực tiếp quản lý việc thực hiện kế hoạch này của nhân viên trong cơng ty để họ có thể đưa ra những phương án quản lý riêng với nhân viên phịng ban mình.
Cuối cùng, dù làm bất cứ việc gì thì để đảm bảo mọi việc đang diễn ra theo đúng hoạch định, ban quản lý công ty cần thường xuyên kiểm tra, rà soát và điều chỉnh lại những điểm còn chưa hợp lý. Việc đánh giá kết quả làm việc của mỗi nhân viên có thể được thực hiện dựa trên kết quả thực tế của lơ hàng, ví dụ như thời gian giao nhận hàng hóa có bị chậm khơng, chứng từ có sai sót gì khơng, có phải làm lại khơng,… Đồng thời, dựa trên đánh giá của khách hàng những người đã trực tiếp sử dụng dịch vụ, xem họ có phàn nàn gì về chất lượng, thời gian giao hàng, chi phí dịch vụ hay thái độ của nhân viên khơng để từ đó ban Giám đốc sẽ xác định nguyên nhân và tiến hành điều chỉnh sao cho hợp lý.