Các mặt hàng nhập khẩu về công ty đa số sẽ phải kiểm tra chuyên ngành vậy nên việc các nhân viên chứng từ yêu cầu phải luôn cập nhật, nắm rõ về các Thông Tư, Nghị định mới ban hành để áp dụng phù hợp. Để đảm bảo được chất lượng khi cung cấp dịch vụ liên quan đến những mặt hàng khác như hàng lỏng, hàng cần nhiều thủ tục đặc biệt, điều quan trọng nhất là cơng ty phải có cơng tác chuẩn bị thật tốt, nghiên cứu thật kỹ quy trình, các thủ tục xuất nhập khẩu cần thiết để đảm bảo chất lượng và tính chuyên nghiệp khi làm việc với khách, tránh để tình trạng nghiệp vụ vẫn còn lơ mơ, chưa rõ ràng mà đã nhận làm cho khách thì chỉ khiến hình ảnh của cơng ty đi xuống. Bên cạnh đó, cơng ty cũng cần phải tăng số lượng nhân viên chứng từ nhằm phân chia công việc và xử lý công việc tốt hơn, tránh những trường hợp sai sót khơng cần thiết.
Tiếp đến, phải xây dựng lại các quy trình nhập khẩu trong cơng ty sao cho càng cụ thể, chi tiết bao nhiêu thì càng giúp cho việc quản lý chất lượng trở nên hiệu quả bấy nhiêu. Ở quy trình mới này thì phải đảm bảo rằng trong mỗi cơng đoạn, các công việc phải được thể hiện một cách chi tiết, rõ ràng, ví dụ như ai sẽ là người làm, làm những cơng việc gì, làm khi nào và làm như thế nào. Có như vậy thì mới đảm bảo được rằng mọi người trong cơng ty biết rõ giới hạn trách nhiệm của mình đối với một lơ hàng ra sao. Ngồi ra, có thể tuyển dụng thêm nhân viên chứng từ có kinh nghiệm tốt để có thể giải quyết các vấn đề liên quan đến lơ hàng nhanh và chính xác nhất.
Cơng ty nên có chính sách, chiến lược lâu dài về giá cả, thị trường, chất lượng, thời gian cũng như luôn quan tâm đến nhu cầu thực tế của khách hàng, biết cách giữ mối quan hệ làm
55
ăn, thường xuyên liên lạc để nắm bắt thông tin phải hồi từ khách hàng. Những chính sách ưu đãi về giá cả như chính sách giảm giá cho khách hàng lâu năm, khách hàng ký hợp đồng thường xuyên. Bên cạnh đó, việc mở rộng hệ thống đại lý đối với Vnlogs hiện nay là thực sự cần thiết. Việc tăng số lượng đại lý đầu nước ngoài sẽ giúp cho công ty không chỉ mở rộng thị trường mà cịn giúp cơng ty lựa chọn được mức giá tốt nhất với chất lượng đảm bảo, từ đó giúp hạ giá dịch vụ cung cấp cho khách, tăng mức độ cạnh tranh trên thị trường, tạo điều kiện thuận lợi để thu hút nhiều khách hàng hơn nữa. Với mỗi thị trường, cơng ty nên tìm kiếm tối thiểu 3 - 5 đại lý, giá chính là yếu tố quyết định cho việc doanh nghiệp có được làm lơ hàng này hay khơng. Do đó, nếu doanh nghiệp khơng có mức giá tốt nhất cho khách hàng thì hiển nhiên là họ sẽ đi tìm cơng ty khác để làm dịch vụ. Mỗi đại lý sẽ có một mức giá khác nhau cho mỗi thời điểm và mỗi tuyến. Vì thế, khi doanh nghiệp nhận được thơng tin từ khách hàng thì việc đầu tiên sẽ là đi tìm được mức giá tốt nhất cho khách hàng. Và nếu khơng có được hệ thống đại lý đủ lớn, doanh nghiệp rất có thể sẽ để mất khách hàng của mình. Như đã đề cập ở trên, ngồi vấn đề về giá, các bên đại lý cũng sẽ là bên làm việc trực tiếp với chúng ta, vì vậy để giảm sự rủi ro trong q trình làm việc, cơng ty nên tìm kiếm thêm nhiều đối tác để tạo mối quan hệ phòng trường hợp xảy ra vấn đề với đối tác khác.
3.2.3. Giải pháp đào tạo nguồn nhân lực và quản trị nguồn lực
Trước tiên, trong công tác tuyển dụng, để đảm bảo chất lượng làm việc của nhân viên thì ngay từ khâu này, cơng ty nên lựa chọn cho mình những nhân sự có chất lượng nhất định. Về mặt đối tượng tuyển dụng, cơng ty hồn tồn có thể phụ thuộc vào yêu cầu của vị trí làm việc để lựa chọn những ứng viên có kinh nghiệm hoặc khơng, tuy nhiên rõ ràng là nên ưu tiên những người đã từng được đào tạo về chun mơn để đảm bảo họ có một kiến thức nền vững chắc phục vụ cho công việc sau này. Thêm nữa, hiện nay đội hình nhân sự của Vnlogs đều là những người tương đối trẻ, do đó, khi tuyển dụng thêm, cơng ty cũng nên lựa chọn những ứng viên có độ tuổi tương đương như vậy để tạo môi trường làm việc thoải mái hơn cho mọi người trong công ty.
Trong công tác quản trị nguồn nhân lực mà cụ thể mà tính tốn lương thưởng cho nhân viên, công ty cũng cần xây dựng lại một cơ chế tính lương sao cho hợp lý, đảm bảo tính cơng bằng, minh bạch. Cơng ty phải quy định rõ những mức thưởng cụ thể dành cho những nhân viên có thành tích cao, đồng thời cũng cần đưa ra những mức phạt hợp lý cho những trường hợp tuy hoàn thành nhiệm vụ nhưng chưa tốt, vẫn để có sai sót hoặc làm sơ sài, chống đối.