Công tác sinh viên là một trong những công tác trọng tâm của Hiệu trưởng nhà trường, nhằm bảo đảm thực hiện mục tiêu giáo dục là đào tạo con người Việt Nam phát triển tồn diện, có đạo đức, tri thức, sức khoẻ, thẩm mỹ và nghề nghiệp, trung thành với lý tưởng độc lập dân tộc và chủ nghĩa xã hội; hình thành và bồi dưỡng nhân cách, phẩm chất và năng lực của công dân, đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc [4, tr.1]. Chính vì vậy, có thể nói thực hiện nội dung QLSV là việc thực hiện các chức năng của quản lý TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com
20
đối với các cấp quản lý của nhà trường, từ cấp lãnh đạo cao nhất (Ban giám hiệu) trong vai trò lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra đánh giá đến các cấp tham mưu (phòng chức năng, khoa, bộ phận,...) trong vai trò tổ chức, triển khai thực hiện các nội dung công tác sinh viên.
1.2.3.1. Khái niệm Quản lý sinh viên
Theo Quy chế cơng tác sinh viên đối với chương trình đào tạo đại học hệ chính quy, ban hành theo Thông tư số 10/2016/TT-BGDĐT ngày 05/4/2016 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo, sinh viên là “người đang học chương trình đào tạo trình độ đại học hệ chính quy tại các cơ sở giáo dục đại học. Sinh viên là trung tâm của các hoạt động giáo dục và đào tạo trong cơ sở giáo dục đại học, được bảo đảm điều kiện thực hiện đầy đủ nhiệm vụ và quyền trong quá trình học tập và rèn luyện tại cơ sở giáo dục và đào tạo” [4, tr.1].
Vì giới hạn của đề tài chỉ nghiên cứu đối tượng SV hệ chính quy, nên có thể thu hẹp nội hàm khái niệm SV như sau: sinh viên là nhóm thanh niên trẻ (trong độ tuổi từ 18-25 tuổi), đã tốt nghiệp trung học phổ thông và đã vượt qua kỳ thi tuyển sinh vào trường đại học, cao đẳng; thuộc nhóm người xuất thân từ các tầng lớp xã hội khác nhau; đang trong quá trình học tập, chuẩn bị nghề nghiệp chun mơn để có thể bước vào nhóm xã hội mới là tầng lớp tri thức trẻ [16, tr.16].
Đối với nhà trường, QLSV được coi là cơng tác trọng tâm vì SV là một trong những đối tượng quản lý quan trọng của nhà trường, nhằm đảm bảo thực hiện mục tiêu giáo dục nói chung và mục tiêu giáo dục của nhà trường nói riêng. Có thể thấy, ở đây chủ thể quản lý chính là lãnh đạo nhà trường và đối tượng quản lý vừa là đội ngũ cán bộ chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ CTSV và vừa là chính bản thân sinh viên. Tuy nhiên, với một góc độ khác, đội ngũ cán bộ thực hiện nhiệm vụ CTSV lại là chủ thể quản lý và sinh viên là đối tượng quản lý trong công tác QLSV. Chính vì vậy, đội ngũ cán bộ thực hiện nhiệm vụ CTSV có vai trị rất quan trọng, vừa phải đóng vai trị là chủ thể quản lý và lại vừa đóng vai trị khách thể quản lý trong hoạt động này.
Từ những định nghĩa về quản lý và sinh viên như trên, có thể nói QLSV là một trong những hoạt động quản lý nhà trường trên cơ sở thực hiện các chức TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com
21
năng kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra các nội dung của công tác sinh viên nhằm đạt được mục tiêu giáo dục của nhà trường.
1.2.3.2. Lập kế hoạch quản lý sinh viên
Lập kế hoạch (hay cịn được gọi là Kế hoạch hóa) là một chức năng quản lý, đó là việc xác định mục tiêu, mục đích đối với thành tựu tương lai của tổ chức và các con đường, biện pháp, cách thức để đạt được mục tiêu đó [10, tr.123], là việc đưa tồn bộ hoạt động quản lý vào cơng tác kế hoạch, trong đó chỉ rõ các mục tiêu, bước đi, biện pháp thực hiện và đảm bảo các nguồn lực để đạt tới các mục tiêu của tổ chức đó [10, tr.124].
Có ba nội dung chủ yếu trong chức năng kế hoạch hóa:
- Xác định, hình thành mục tiêu (phương hướng) đối với tổ chức;
- Xác định và đảm bảo (có tính chắc chắn, có tính cam kết) về các nguồn lực của tổ chức để đạt được các mục tiêu này;
- Quyết định xem những hoạt động nào là cần thiết để đạt được mục tiêu đó [10, tr.123].
Có ba loại kế hoạch: Kế hoạch chiến lược, Quy hoạch và Kế hoạch hành động/Kế hoạch tác nghiệp. Kế hoạch chiến lược hướng tới mục tiêu dài hạn và các giải pháp lớn để thực hiện mục tiêu, là công cụ để xác định các ưu tiên và đề ra các quyết định đúng đắn cho nhà trường trong một thời kỳ dài (5 năm, 10 năm, 20 năm...). Quy hoạch là kế hoạch gắn với một nội dung hoạt động, trên một địa bàn và trong một thời gian cụ thể. Kế hoạch hành động chính là các kế hoạch năm học hay kế hoạch học kỳ, kế hoạch tháng...
Đối với hoạt động QLSV, có thể nói Quy hoạch là công tác lập kế hoạch do cấp độ quản lý cấp cao nhất thực hiện (lãnh đạo/ban giám hiệu nhà trường), là việc đưa toàn bộ hoạt động QLSV vào cơng tác kế hoạch, trong đó chỉ rõ các mục tiêu, bước đi, biện pháp thực hiện và bảo đảm các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của nhà trường trong việc thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ của SV, đảm bảo việc hỗ trợ cho hoạt động quản lý đào tạo (ĐT), nghiên cứu khoa học (NCKH), hợp tác phát triển (HTPT) và các mục tiêu khác. Kế hoạch ở đây được thể hiện như một bản thiết kế các hoạt động cho nhà trường để trên cơ sở TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com
22
đó, nhà trường quản lý tổ chức, điều hành và điều chỉnh các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu dự kiến. Lập kế hoạch hay xây dựng kế hoạch trong QLSV có tác dụng định hướng phát triển và phối hợp các lực lượng để thực hiện hiệu quả công tác sinh viên; đảm bảo cơ sở hợp lý cho việc bố trí, huy động và phân bổ các nguồn lực để đảm bảo công tác QLSV được hoạt động một cách bình thường, hướng đạt tới mục tiêu chất lượng cao. Kế hoạch cũng là căn cứ để giám sát, kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh việc thực hiện các hoạt động của cá nhân và các bộ phận nhà trường.
Nội dung chủ yếu của công tác lập kế hoạch QLSV bao gồm:
Xác định quy mô SV cho từng thời kỳ trong giai đoạn lập kế hoạch;
Kế hoạch xây dựng tổ chức bộ máy QLSV;
Kế hoạch xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ QLSV;
Kế hoạch về cơ sở vật chất, trang thiết bị đáp ứng công tác QLSV;
Đề xuất các biện pháp thực hiện kế hoạch được xây dựng.
Trong xây dựng kế hoạch, vấn đề dự báo rất quan trọng, là công cụ, phương tiện cho việc xây dựng kế hoạch. Đó là khả năng nhìn thấy được tương lai với mức độ tin cậy nhất định và trù tính những điều kiện khách quan để thực hiện. Q trình thực hiện quy hoạch phải ln xem xét sự cân đối giữa các mục tiêu và nguồn lực, sự đồng bộ giữa các nguồn lực khác nhau trong phạm vi không gian, thời gian nhất định; phát hiện những tác động có tính chất bất thường để xem xét, điều chỉnh dự báo nếu cần.
Việc lập kế hoạch QLSV trong trường ĐH phải đáp ứng những yêu cầu cụ thể như sau:
Kế hoạch QLSV phải được xây dựng trên cơ sở chiến lược phát triển của nhà trường và đường lối, chiến lược phát triển của ngành giáo dục;
Kế hoạch QLSV phải phù hợp với nguồn lực hiện có cũng như nguồn lực dự báo của nhà trường nhưng vẫn đáp ứng được mục tiêu đã đề ra;
Kế hoạch QLSV phải được xây dựng đồng bộ với kế hoạch của các hoạt động khác của nhà trường (đào tạo, nghiên cứu khoa học, hợp tác phát triển...)
23
Xây dựng kế hoạch cơng tác QLSV trong trường đại học có ý nghĩa quan trọng trong việc phát triển của nhà trường, vì hoạt động QLSV bên cạnh việc nhằm thực hiện đầy đủ quyền lợi và nghĩa vụ của SV mà còn là mảng hoạt động hỗ trợ cho quản lý ĐT, NCKH, HTPT cũng như việc thực hiện các mục tiêu giáo dục của nhà trường.
Ở cấp độ quản lý cấp thấp, các phòng, ban chức năng, khoa đào tạo/chuyên môn cần xây dựng kế hoạch hành động/kế hoạch tác nghiệp trong hoạt động QLSV dựa trên chức năng, nhiệm vụ được quy định cho đơn vị đó. Kế hoạch hay kế hoạch hành động hướng tới mục tiêu trước mắt và các biện pháp cụ thể để đạt tới các mục tiêu, được lập cho một thời kỳ ngắn (dưới một năm); tập trung vào những hoạt động đặc biệt, các công việc chi tiết để thực hiện một mục đích hay nhiệm vụ, thời gian bắt đầu và thời gian hoàn thành, các nguồn lực, người thực hiện và kết quả cụ thể của hoạt động đó.
1.2.3.3. Tổ chức quản lý sinh viên
Sau khi đã thực hiện xong việc lập kế hoạch, tức là đã xác định được mục tiêu, xác định và đảm bảo các nguồn lực và những hoạt động cần thực hiện để đạt được mục tiêu đã đề ra, chức năng quan trọng tiếp theo của quản lý là tổ chức một cách có hiệu quả nhằm phối hợp, điều phối các nguồn lực. Xét về mặt chức năng quản lý, tổ chức là quá trình hình thành nên cấu trúc quan hệ giữa các thành viên, giữa các bộ phận trong một tổ chức nhằm làm cho họ thực hiện thành công các kế hoạch và đạt được mục tiêu tổng thể của tổ chức đó [10, tr.104].
Ernest Dale đã mô tả chức năng tổ chức như một quá trình gồm năm bước như sau:
1. Lập danh sách các công việc cần phải hoàn thành để đạt được mục tiêu của tổ chức.
2. Phân chia toàn bộ công việc thành những nhiệm vụ để các thành viên hay các bộ phận trong tổ chức thực hiện một cách thuận lợi và hợp lôgic. Bước này gọi là phân công lao động (division of work).
24
3. Kết hợp các nhiệm vụ một cách lôgic và hiệu quả. Việc nhóm gộp nhiệm vụ cũng như thành viên như vậy gọi là bước phân chia bộ phận (departmentalization.)
4. Thiết lập một cơ chế điều phối (coordination). Sự liên kết hoạt động của các cá nhân, các nhóm, các bộ phận một cách hợp lý sẽ tạo điều kiện để đạt được mục tiêu của tổ chức một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.
5. Theo dõi đánh giá tính hiệu nghiệm của cấu trúc tổ chức và tiến hành những điều chỉnh cần thiết.
Đối với tổ chức QLSV, trước hết cần xác định các nội dung của công tác sinh viên (chính là danh sách cơng việc cần hồn thành), sau đó là xây dựng cấu trúc tổ chức (phân chia cơng việc, hình thành bộ phận) và cuối cùng là thiết lập cơ chế điều phối hoạt động này.
Trong tổ chức QLSV, đầu tiên nhà trường sẽ phải xây dựng cấu trúc tổ chức, hình thành bộ máy quản lý sinh viên cùng chức năng, nhiệm vụ của chúng, tức là xây dựng và hình thành các bộ phận, phòng ban cùng các cơng việc của các bộ phận, phịng ban đó.
Bộ máy QLSV là toàn bộ tổ chức và cán bộ, nhân viên (người lãnh đạo, chuyên viên, chuyên viên kỹ thuật) của trường ĐH thực hiện công tác QLSV của nhà trường. Tổ chức bộ máy QLSV là việc xác định, hình thành và phát triển bộ máy quản lý nhằm đảm bảo việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ trong công tác QLSV và đạt được mục tiêu đề ra.
Theo lý thuyết tổ chức và cũng tương tự như trong cấu trúc tổ chức bộ máy quản lý giáo dục, cấu trúc tổ chức bộ máy QLSV trong trường ĐH là hệ thống các bộ phận được xác lập trong tổ chức với những tên gọi, những quy định về chức năng, nhiệm vụ và chức danh cho từng người. Xây dựng cấu trúc tổ chức bộ máy QLSV là xác định xem bộ máy QLSV của nhà trường gồm có những bộ phận nào, biên chế mỗi bộ phận là bao nhiêu người. Các bộ phận của quản lý (đơn vị hay cá nhân) được chun mơn hóa có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định; được bố trí theo những cấp khác nhau; chịu sự lãnh đạo trực tiếp của một cấp quản lý nhất định.
25
Phân chia bộ phận là sự phân chia cơng việc (hay cịn gọi là phân cơng lao động) và giao phần việc đã được phân chia cho một nhóm chuyên biệt nào đó thuộc tổ chức. Việc phân chia công việc chính là chun mơn hóa, tức là cá nhân hoặc đơn vị được giao thực hiện một hay vài nhiệm vụ, giúp họ có thể nhanh chóng nắm bắt và thực hiện một cách thuần thục. Việc chun mơn hóa giúp cho năng suất lao động tăng lên cũng như có thể lựa chọn các cá nhân vào những vị trí làm việc phù hợp với khả năng và mong muốn của họ.
Cấu trúc tổ chức quản lý là hình thức thể hiện cụ thể sự phân công lao động giữa các đơn vị, bộ phận quản lý, và giữa các bộ phận bao giờ cũng có mối quan hệ phụ thuộc và mối quan hệ phối hợp. Mối quan hệ phụ thuộc (hay còn gọi là mối quan hệ lãnh đạo – phục tùng) là mối quan hệ cơ bản, trực tiếp gắn chặt các bộ phận cấu thành với nhau. Mối quan hệ phối hợp là mối quan hệ hiệp thương trong công tác, thường thấy giữa các bộ phận ngang cấp nhau trong tổ chức.
Tóm lại, cấu trúc tổ chức bộ máy QLSV trong trường đại học là tập hợp các bộ phận (đơn vị hay cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc và phối hợp, được chun mơn hóa, có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp hoặc các bộ phận khác nhau nhằm thực hiện các chức năng quản lý và mục tiêu chung đã được xác định.
Quy chế CTSV quy định: “Hệ thống tổ chức, quản lý công tác sinh viên của nhà trường gồm: Thủ trưởng cơ sở giáo dục đại học, các đơn vị phụ trách công tác sinh viên, khoa, chủ nhiệm lớp sinh viên, cố vấn học tập và lớp sinh viên. Căn cứ Điều lệ trường đại học, Thủ trưởng cơ sở giáo dục đại học quy định hệ thống tổ chức, quản lý công tác sinh viên phù hợp, bảo đảm thực hiện tốt các nội dung công tác sinh viên” [4, Điều 17].
Hiện nay, khi các trường đại học tổ chức đào tạo theo hệ thống tín chỉ, khơng cịn giáo viên chủ nhiệm thì hệ thống tổ chức, quản lý CTSV gồm có Thủ trưởng cơ sở giáo dục đại học, đơn vị phụ trách CTSV (thường là phòng CTSV hoặc bộ phận CTSV thuộc phòng đào tạo, khoa đào tạo/chuyên môn), chủ nhiệm lớp sinh viên, cố vấn học tập, lớp sinh viên và lớp học phần.
26
Trách nhiệm của các cá nhân và đơn vị tham gia công tác QLSV được quy định trong Quy chế CTSV như sau:
Thủ trưởng cơ sở giáo dục đại học: Chỉ đạo, tổ chức quản lý các hoạt động của cơng tác sinh viên. Bố trí các nguồn lực nhằm bảo đảm thực hiện tốt các nội dung của công tác sinh viên.
Các đơn vị, cá nhân phụ trách công tác sinh viên: Căn cứ Điều lệ trường đại học, Thủ trưởng cơ sở giáo dục đại học quyết định thành lập và quy định chức năng, nhiệm vụ của Khoa và các đơn vị phụ trách các nội dung công tác sinh viên của nhà trường và giao cho Phịng (Ban) cơng tác chính trị - cơng tác sinh viên là đơn vị chủ trì tham mưu, tổng hợp giúp Thủ trưởng cơ sở giáo dục đại học về công tác sinh viên của nhà trường.
Chủ nhiệm lớp sinh viên: Căn cứ điều kiện cụ thể, Thủ trưởng cơ sở giáo dục đại học hoặc Trưởng khoa phân công giảng viên, viên chức của nhà trường làm công tác chủ nhiệm lớp sinh viên để hỗ trợ quản lý, hướng dẫn các hoạt động học tập và rèn luyện của lớp sinh viên.
Cố vấn học tập: Căn cứ điều kiện cụ thể, Thủ trưởng cơ sở giáo dục đại học hoặc Trưởng khoa phân công giảng viên kiêm nhiệm công tác cố vấn học tập cho sinh viên để tư vấn, hướng dẫn sinh viên thực hiện tốt quy chế, quy