2.3.2.1. Khái quát hoạt động quản lý sinh viên của Trường ĐHGD
Như đã trình bày ở phần trên, việc tổ chức đào tạo của Trường ĐHGD được thực hiện theo các mơ hình đào tạo tương ứng với hai giai đoạn: từ cuối năm 2012 trở về trước và sau năm 2012. Theo đó, hoạt động QLSV của Trường cũng phải thực hiện theo các quy định mang tính đặc thù mà ĐHQGHN đã ban hành cho mơ hình đào tạo cử nhân sư phạm.
Ngoài những văn bản chung quy định về CTSV và QLSV của Bộ GD&ĐT, của ĐHQGHN, hoạt động QLSV của Trường ĐHGD được thực hiện căn cứ vào các văn bản sau:
- Quy định về đào tạo cử nhân sư phạm ở Đại học Quốc gia Hà Nội, được ban hành theo Quyết định số 657/ĐT ngày 01/8/2006 của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội (sau đây gọi là Quy định 657).
58
- Quy định tổ chức đào tạo đại học theo mơ hình kết hợp – kế tiếp ở Đại học Quốc gia Hà Nội, ban hành theo Quyết định số 3079/QĐ-ĐHQGHN ngày 20/9/2012 của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội (sau đây gọi là Quy định 3079).
- Thông báo số 3169/TB-ĐHQGHN ngày 09/9/2014 của ĐHQGHN về một số điều chỉnh trong công tác phối hợp tổ chức đào tạo và quản lý sinh viên giữa các đơn vị.
Căn cứ vào mơ hình đào tạo của Trường ĐHGD và căn cứ vào tình hình thực tế trong QLĐT và QLSV, hoạt động QLSV của Trường ĐHGD được chia làm 3 giai đoạn với những đặc thù như sau:
1. Giai đoạn từ cuối năm 2012 trở về trước:
Trong giai đoạn này, Trường ĐHGD thực hiện tổ chức đào tạo theo mơ hình kế tiếp (mơ hình 3+1) và mơ hình cấp bằng cử nhân thứ 2 (mơ hình 4+1), và hoạt động QLSV được quy định tại Điều 13 và Điều 14 của Quy định 657. Cụ thể, Trường ĐHGD có trách nhiệm tiếp nhận bàn giao hồ sơ QLSV từ các đơn vị tham gia đào tạo sư phạm; phối hợp với các đơn vị tham gia đào tạo sư phạm theo dõi việc tổ chức đào tạo, học tập của SV; phối hợp quản lý, giáo dục lòng yêu nghề đối với SV ngành sư phạm trong 3 năm học đầu và chỉ chịu trách nhiệm QLSV từ năm thứ tư. Còn đơn vị tham gia đào tạo sư phạm (Trường ĐHKHTN và Trường ĐHKHXH&NV) chịu trách nhiệm tổ chức quản lý sinh viên, cử cán bộ phịng CTSV chun trách và cán bộ thuộc khoa có SV sư phạm theo dõi QLSV ngành sư phạm trong 3 năm học đầu; bàn giao hồ sơ QLSV ngành sư phạm cho Khoa Sư phạm sau khi kết thúc năm học thứ ba.
2. Giai đoạn từ tháng 9/2012 đến tháng 9/2014
Trong giai đoạn này, Trường ĐHGD thực hiện tổ chức đào tạo theo mơ hình kết hợp – kế tiếp: mơ hình a + b (cụ thể đối với Trường ĐHGD là mơ hình đào tạo cử nhân sư phạm 3 + 1). Hoạt động QLSV được quy định tại Chương 5 trong Quy định 3079. Các vấn đề liên quan đến QLSV được quy định ở Chương 5, bao gồm năm điều (từ Điều 11 đến Điều 15), cụ thể:
- Điều 11: Trách nhiệm của đơn vị quản lý chương trình đào tạo. - Điều 12: Trách nhiệm của đơn vị kết hợp đào tạo.
59
- Điều 13: Trách nhiệm của các đơn vị tham gia đào tạo khác. - Điều 14: Trách nhiệm của các đơn vị phục vụ đào tạo.
- Điều 15: Trách nhiệm của các Ban chức năng, Đồn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh và Hội sinh viên.
Trong các điều quy định về cơng tác QLSV ở trên thì Điều 11 và Điều 12 thể hiện rõ ràng trách nhiệm trong hoạt động QLSV của đơn vị quản lý CTĐT (Trường ĐHGD) và trách nhiệm của đơn vị kết hợp đào tạo (Trường ĐHKHTN, Trường ĐHKHXH&NV), và những phân công trong trách nhiệm QLSV của Quy định này có nhiều khác biệt so với những quy định về trách nhiệm mà các đơn vị trên thực hiện trong giai đoạn từ cuối năm 2012 trở về trước. Cụ thể:
Đơn vị quản lý CTĐT có trách nhiệm phối hợp với đơn vị kết hợp đào tạo quản lý và tổ chức các hoạt động của SV trong giai đoạn kết hợp a:
- Phối hợp đón tiếp SV, tổ chức kê khai thông tin, hồ sơ SV trên cổng thông tin điện tử của ĐHQGHN ngay trong quá trình nhập học;
- Chủ trì việc cử cán bộ là giảng viên đồng chủ nhiệm lớp khóa học; cử CVHT và chủ nhiệm lớp mơn học do đơn vị mình phụ trách; cử cán bộ chuyên trách theo dõi, giám sát, hỗ trợ, tư vấn nghề nghiệp; phối hợp chặt chẽ với đơn vị kết hợp đào tạo kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh;
- Chủ trì, phối hợp với đơn vị kết hợp đào tạo tổ chức sinh hoạt ngoại khóa, hội thảo khoa học, các buổi giao lưu để tăng cường sự gắn bó và say mê nghề nghiệp của sinh viên với ngành đã đăng ký học, tạo thuận lợi cho quá trình học tập, rèn luyện trong những năm học tiếp theo;
- Xác nhận nhân thân và các giấy tờ liên quan cần thiết cho SV; - Phối hợp xét đăng ký môn học, thôi học, buộc thôi học cho SV.
Sau khi kết thúc giai đoạn kết hợp a, đơn vị quản lý CTĐT nhận bàn giao hồ sơ SV, quản lý toàn diện SV trong giai đoạn kế tiếp b theo đúng quy định về QLSV của ĐHQGHN đối với các đơn vị đào tạo.
Đơn vị kết hợp đào tạo có trách nhiệm như sau:
- Phối hợp với Trung tâm Hỗ trợ sinh viên, bố trí chỗ ở và QLSV trong ký túc xá theo đúng đối tượng;
60
- Phối hợp với các đơn vị quản lý CTĐT ban hành các Quyết định về tổ chức đội ngũ cán bộ lớp, chi đoàn, liên chi đoàn; cử giáo viên chủ nhiệm lớp khóa học, lớp mơn học, CVHT hoặc trợ giảng để tổ chức đào tạo và QLSV; triển khai các hoạt động của các lớp, chi đồn khóa học; hồn thành việc ổn định tổ chức của hệ thống lớp, chi đồn, chi bộ (nếu có) theo quy định của ĐHQGHN;
- Chủ trì cử cán bộ phụ trách CTSV theo dõi việc giảng dạy và học tập, tư vấn, hỗ trợ đời sống, các hoạt động khác cho SV trong giai đoạn kết hợp a;
- Phối hợp với đơn vị quản lý CTĐT tổ chức đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, xếp loại để làm căn cứ xét và cấp học bổng cho SV;
- Cung cấp các thông tin cần thiết cho đơn vị quản lý CTĐT (qua cổng thông tin điện tử của ĐHQGHN) về kết quả học tập và rèn luyện của SV để xác nhận các giấy tờ liên quan đến SV;
- Trên cơ sở tham khảo ý kiến các đơn vị quản lý CTĐT và đơn vị tham gia đào tạo để ra quyết định thôi học, buộc thôi học và cung cấp thông tin kết quả học tập, rèn luyện của SV trong giai đoạn kết hợp a;
- Chủ trì tổ chức và QLSV đi trao đổi ở nước ngoài trong giai đoạn kết hợp a;
- Thường xuyên trao đổi thông tin cho đơn vị quản lý CTĐT thông qua đội ngũ giáo viên chủ nhiệm lớp khóa học và cán bộ chuyên trách;
- Bàn giao đầy đủ thông tin, kết quả học tập và rèn luyện của SV cho đơn vị quản lý CTĐT trong thời hạn 10 làm việc sau khi kết thúc thi học kỳ;
- Bàn giao kết quả học tập, rèn luyện và các hồ sơ liên quan cho đơn vị quản lý CTĐT trước ngày 30/6 hàng năm;
- Bàn giao SV cho đơn vị quản lý CTĐT trước ngày 15/6 hàng năm khi kết thúc giai đoạn kết hợp a;
- Phối hợp với đơn vị quản lý CTĐT và đơn vị tham gia đào tạo phát hiện và giải quyết kịp thời các vấn đề khác liên quan tới SV.
3. Giai đoạn từ tháng 9/2014 đến nay
- Hiện nay, Trường ĐHGD vẫn đang thực hiện tổ chức đào tạo theo mơ hình kết hợp – kế tiếp: mơ hình đào tạo cử nhân sư phạm 3 + 1. Tuy nhiên, căn cứ vào tình hình thực tế trong QLĐT và QLSV, xét ý kiến đề nghị của các đơn TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com
61
vị đào tạo, ĐHQGHN đã đồng ý giao cho Trường ĐHGD thực hiện tồn bộ cơng tác QLSV, hỗ trợ xét cấp học bổng, xử lý học vụ và các việc có liên quan tới CTSV khác ngay từ năm đầu tiên (tại Thông báo số 3169/TB-ĐHQGHN ngày 09/9/2014 của ĐHQGHN về một số điều chỉnh trong công tác phối hợp tổ chức đào tạo và quản lý sinh viên giữa các đơn vị).
Trường ĐHKHTN và Trường ĐHKHXH&NV là chủ thể quyết định tổ chức giảng dạy, phân công giáo viên, nội dung giảng dạy chuyên môn, gắn đào tạo với nghiên cứu trong ba năm đầu của CTĐT; thơng báo cho Trường ĐHGD lịch trình đào tạo để phối hợp trong công tác QLSV theo các lớp học phần, chuyển kết quả học tập của SV sư phạm sau mỗi học kỳ.
Trong ba năm đầu của CTĐT Trường ĐHGD chủ động đề xuất với Trường ĐHKHTN và Trường ĐHKHXH&NV đưa triển khai các học phần, các hoạt động nghề nghiệp, nghiên cứu khoa học giáo dục cho SV một cách phù hợp.
Những nội dung về việc điều chỉnh trong công tác phối hợp tổ chức đào tạo và QLSV trên được áp dụng bắt đầu từ Khóa QH-2014 trở đi.
2.3.2.2. Lập kế hoạch quản lý sinh viên
Trong giai đoạn trước năm 2014, khi bộ phận CTSV của Trường ĐHGD vẫn đang thuộc Phịng Đào tạo thì kế hoạch CTSV được xây dựng cùng với kế hoạch đào tạo.
Bắt đầu từ năm học 2014-2015, khi Phịng Cơng tác học sinh – sinh viên (CTHSSV) của Trường ĐHGD được thành lập thì hàng năm, căn cứ Kế hoạch nhiệm vụ của Trường và Hướng dẫn công tác HSSV của ĐHQGHN, Phòng CTHSSV xây dựng kế hoạch cho hoạt động CTSV, trình Ban Giám hiệu phê duyệt để thực hiện.
Kế hoạch năm học cho hoạt động CTSV bao gồm đầy đủ các nội dung của CTSV, bao gồm các công việc như: làm thủ tục nhập học cho SV; sắp xếp lớp theo ngành, bầu ban cán sự lớp; phối hợp sắp xếp chỗ ở nội trú, làm thủ tục đăng ký tạm trú; tổ chức khám sức khỏe; triển khai công tác bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể cho SV; làm thẻ SV; tổ chức lễ khai giảng và tuần lễ sinh hoạt chính trị đầu năm; nhập dữ liệu SV vào hệ thống phần mềm quản lý đào tạo và quản TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com
62
lýngười học của ĐHQGHN, rà soát đối chiếu với hồ sơ gốc của SV; trình quyết định tiếp nhận thí sinh trúng tuyển nhập học; trình quyết định cử cố vấn học tập cho khóa học; tổ chức xét học vụ; thực hiện các chế độ chính sách, học bổng từ ngân sách Nhà nước, học bổng ngồi ngân sách, học phí, trợ cấp xã hội đối với SV; quản lý, cập nhật hồ sơ và cơ sở dữ liệu của SV về kết quả học tập, rèn luyện, khen thưởng, kỷ luật; tích hợp cơ sở dữ liệu vào hệ thống cơ sở dữ liệu về CTSV của ĐHQGHN; rà soát, kiểm tra hồ sơ SV chuẩn bị tốt nghiệp; phối hợp với các đơn vị đào tạo trong công tác QLSV... Trong kế hoạch có ghi rõ thời gian cụ thể phải thực hiện đối với từng nội dung công việc liên quan đến CTSV.
2.3.2.3. Tổ chức quản lý sinh viên
Theo Quy định về Tổ chức và hoạt động của Trường Đại học Giáo dục ban hành theo Quyết định số 568/QĐ-TCCB, ngày 02/7/2015 của Hiệu trưởng Trường Đại học Giáo dục, Phịng Cơng tác Học sinh, sinh viên (CTHSSV) có chức năng tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng trong việc quản lý học sinh, sinh viên và cựu sinh viên; thực hiện chế độ chính sách đối với sinh viên; tư vấn và hỗ trợ sinh viên trong thời gian sinh viên học tập tại trường. Các khoa trực thuộc Trường (Khoa Sư phạm, Khoa các Khoa học Giáo dục, Khoa Quản lý giáo dục) và các phòng, bộ phận chức năng, các Văn phịng Đảng và đồn thể, các trung tâm… chịu trách nhiệm phối hợp và tổ chức triển khai các nhiệm vụ CTSV theo đúng chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị.
Ngày 24/10/2014 Phòng CTHSSV đã được thành lập theo Quyết định số 909/QĐ-TCCB của Hiệu trưởng Trường ĐHGD. Hiện nay, Phịng CTHSSV có 5 người, gồm 01 Trưởng phịng và 04 chun viên, trong đó có 01 CB có trình độ tiến sĩ, 02 CB trình độ thạc sĩ và 02 CB hiện đang là học viên cao học.
Phịng CTHSSV đã có văn bản báo cáo về việc phân cơng cơng việc trong Phịng, trong đó cụ thể hóa chức năng, nhiệm vụ của Phịng; phân cơng chi tiết, cụ thể nhiệm vụ của các thành viên trong Phịng. Việc phân cơng này nhằm phát huy trách nhiệm của cán bộ, tăng cường sự chủ động trong triển khai và phối hợp công việc và là căn cứ cho việc đánh giá cán bộ hàng năm.
63
Qua phỏng vấn lãnh đạo và CB Phòng CTHSSV của Trường ĐHGD, hiện nay cơ cấu tổ chức QLSV của Trường về cơ bản là đã đáp ứng được yêu cầu về nhân lực để thực hiện nhiệm vụ được giao. Việc thành lập Phòng CTHSSV của Trường tạo điều kiện cho đơn vị chủ động và thuận lợi hơn trong việc triển khai các nhiệm vụ CTSV.
2.3.2.4. Chỉ đạo và kiểm tra hoạt động quản lý sinh viên
Công tác QLSV của Trường ĐHGD được giao cho một phó hiệu trưởng chịu trách nhiệm chính chỉ đạo, quản lý căn cứ vào Quyết định số 1173/QĐ- ĐHGD ngày 30/11/2015 về việc phân công phụ trách công việc của các thành viên Ban Giám hiệu. Lãnh đạo Phòng CTHSSV là cấp dưới chịu sự chỉ đạo trực tiếp trong mảng công tác được phân cơng, có trách nhiệm báo cáo định kỳ, thường xuyên cho phó hiệu trưởng hoặc báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo của phó hiệu trưởng hoặc hiệu trưởng trong các trường hợp đột xuất hoặc đặc biệt cần thiết.
Hàng năm, Trường ĐHGD báo cáo về tình hình CTSV gửi ĐHQGHN. Nội dung báo cáo về những mặt đã làm được, những hạn chế cần khắc phục và các kiến nghị của Nhà trường. Bên cạnh đó, Nhà trường thực hiện việc tự chấm điểm cho mảng hoạt động CTSV theo hướng dẫn của ĐHQGHN.
2.3.3. Đánh giá hoạt động quản lý công tác sinh viên ở Trường Đại học Giáo dục
2.3.3.1. Đánh giá các mảng hoạt động công tác sinh viên
Quy chế học sinh, sinh viên các trường đại học, cao đẳng và trung cấp chuyên nghiệp hệ chính quy của Bộ Giáo dục và Đào tạo đã quy định các nội dung nhiệm vụ của công tác HSSV. Trong phần này, tác giả sẽ tập trung đánh giá một số mảng hoạt động chính trong CTSV của Trường ĐHGD, bao gồm: (1) cơng tác tổ chức hành chính; (2) cơng tác tổ chức, quản lý hoạt động học tập và rèn luyện của sinh viên; (3) việc thực hiện các chế độ, chính sách đối với sinh viên; và (4) hoạt động tư vấn, hỗ trợ sinh viên.
Cơng tác tổ chức hành chính
Cơng tác tổ chức hành chính bao gồm: tổ chức tiếp nhận thí sinh trúng tuyển nhập học; sắp xếp, bố trí SV vào các lớp; chỉ định ban cán sự lớp; làm thẻ
64
cho SV; tổ chức lễ khai giảng và trao bằng tốt nghiệp; tổ chức tiếp nhận SV vào ở nội trú; thống kê, tổng hợp dữ liệu, quản lý hồ sơ của SV; giải quyết các cơng việc hành chính có liên quan cho SV.
Kết quả phỏng vấn các thầy, cơ Phịng CTHSSV và SV Trường ĐHGD, đa số đều cho rằng, nhìn chung các vấn đề liên quan đến cơng tác hành chính của SV, đặc biệt là việc làm thẻ SV, cấp giấy xác nhận, giấy giới thiệu... được Nhà trường thực hiện rất tốt. Từ khi Trường ĐHGD thực hiện QLSV ngay từ năm thứ nhất, vai trò của Trường ĐHGD trong CTSV đã được thể hiện một cách rõ ràng và Trường chủ động hơn từ việc xây dựng kế hoạch đến tổ chức, triển