5. Kết cấu của khóa luận
2.1. Tổng quan về Công ty TNHH Thaipro
2.1.4. Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Thaipro
Nguồn: Phịng hành chính Cơng ty TNHH Thaipro
Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban
Giám đốc:
Giám đốc do hội đồng quản trị bầu ra và là người đại diện cho cơng ty trước pháp luật, có trách nhiệm quản lý, sắp xếp bộ máy tổ chức cho phù hợp, trực tiếp điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh, đứng ra ký kết hợp đồng với hãng tàu, lập phương án kinh doanh sao cho cơng ty hoạt động có hiệu quả nhất
Phịng kế tốn: Giám đốc Phịng kế tốn Phòng chứng từ Phòng customer service Phòng kinh doanh Xuất nhập khẩu Logistics Sale Pricing Phòng operation
Tham mưu cho giám đốc về cơng tác tài chính kế tốn. Phụ trách cơng việc thu chi của cơng ty, hạch tốn đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh, báo cáo các số liệu chính xác định kỳ. Theo dõi và tổ chức cho hoạt động kinh doanh liên tục và hiệu quả, chi tạm ứng cho nhân viên giao nhận hồn thành cơng tác. Cung cấp các số liệu, thông tin phục vụ công tác dự báo. Lập kế hoạch trung dài hạn, tìm kiếm các nguồn vốn để đảm bảo thực hiện cơng tác giao nhận.
Phịng chứng từ:
Nhận thông tin vè lô hàng, agent, shiper, consignee, lấy booking confirmation. Nhận chứng từ từ khách hàng: invoice, packing list, contract, PO…tùy theo lô hàng mà cần những chứng từ khác nhau để làm bill chi tiết gửi cho bên vận chuyển 1 bản, khách hàng 1 bản để kiểm tra sự chính xác trước khi làm bill gốc. Liên hệ với khách hàng khi bộ chứng từ có sai xót. Tiến hành các nghiệp vụ khai báo cho lơ hàng, truyền thông tin và lấy kết quả phân luồng hàng hóa từ chi cục Hải quan. Liên lạc thường xuyên với bên vận chuyển để lấy thông tin hãng tàu, máy bay, container, theo dõi tình hình các lơ hàng, nắm được tình hình vận chuyển lơ hàng và thơng báo với người gửi hàng. Bên cạnh đó cung cấp, tư vấn các dịch vụ cho khách hàng nếu khách hàng yêu cầu. Thực hiện việc hỏi ý kiến của khách hàng trong một số tình huống như về: loại hình vận chuyển, các điều kiện cần thiết cho phù hợp với yêu cầu xếp hàng của họ.
Phòng kinh doanh (Gồm phòng Sale XNK và Sale Logistics):
Tìm kiếm khách hàng,[nhận đơn đặt hàng và giới thiệu về lĩnh vực hoạt động cũng như quyền lợi mà khách hàng sẽ nhận được khi sử dụng dịch vụ của công ty. Mặt khác, phải thường xuyên quan tâm chăm sóc khách hàng đã có để họ nói là khách hàng trung thành của cơng ty.
Nhân viên kinh doanh tìm kiếm khách hàng, tiếp nhận nhu cầu của khách hàng, chào giá dịch vụ của công ty, đàm phán với các hãng tàu. Sau đó tiến hành xem xét và báo giá, hai bên thỏa thuận và ký hợp đồng giao nhận.
Sale XNK:
Tìm kiếm khách hàng/đối tác nước ngoài, để bán/mua sản phẩm, chăm sóc các mối quan hệ, tự chốt đơn cho doanh nghiệp. Mục tiêu là đem lại doanh thu và lợi nhuận cho hoạt động kinh doanh của cơng ty mình. Các cơng việc gồm có: Tìm kiếm khách hàng nước ngoài và ký kết hợp đồng, Quản lý dữ liệu lô hàng, xử lý các khiếu nại và phát sinh trong q trình vận chuyển hàng hóa.
Sale Logistics:
Nhân viên kinh doanh Logistics là những người làm việc tại công ty logistics hoặc trong đơn vị hậu cần của một tổ chức. Họ chịu trách nhiệm tìm kiếm, thuyết phục khách hàng sử dụng các dịch vụ, cung cấp giá cước, chi phí vận chuyển liên quan, hỗ
trợ điều phối, lập kế hoạch và thực hiện, giám sát các hoạt động của chuỗi cung ứng trong một tổ chức. Cụ thể là:
Tìm kiếm khách hàng qua việc quảng bá, giới thiệu các dịch vụ vận chuyển của hãng.
Thường xuyên liên hệ và quan tâm hỏi thăm tới những khách hàng mà mình phụ trách. Nếu có những đánh giá và thảo luận song phương với khách hàng về những gì còn tồn tại cần khắc phục và những ưu điểm cần phát huy đối với dịch vụ của công ty.
Phòng Customer Service:
Là những người làm trung gian giữa shipper và hãng tàu, tư vấn tất cả các thủ tục xuất nhập khẩu khác nhau cho các khách hàng, handle lơ hàng từ khi có sự hợp tác giữa sales và khách hàng đến khi lô hàng cập cảng xuất và đảm bảo người nhận nhận đầy đủ hàng hóa.
Phịng Operation:
Bộ phận giao nhận dưới sự chỉ đạo của phòng kinh doanh phụ trách việc tổ chức, thực hiện yêu cầu giao nhận và vận chuyển hàng hóa, báo cáo định kỳ theo quy định. Bộ phận giao nhận phụ trách cơng việc giao nhận hàng hóa, các thủ tục nhập suất có liên quan trực tiếp đến cơng tác giao nhận, điều phối, theo dõi kiểm tra và giám sát với đoàn xe của các nhà đối tác vận tải hợp pháp về các chứng từ có liên quan trực tiếp đến công tác giao nhận. Giải quyết mọi vướng mắc của khách hàng một cách nhanh gọn và dứt điểm cho từng lô hàng.