2.1. Tình hình chung về đàm phán TMQT của các doanh nghiệp Việt
2.1.2. Thời gian, địa điểm tổ chức đàm phán
Các cuộc đàm phán thường diễn ra ở một môi trường cụ thể và các yếu tố của mơi trường đó như quang cảnh, sự kiện, con người đặc biệt là thời gian, địa điểm có thể ảnh hưởng sâu rộng đến tiến trình thảo luận. Trong giao dịch quốc tế, mơi trường đàm phán có thể là một rào cản cụ thể. Vậy các doanh nghiệp Việt Nam thường tiến hành đàm phán với đối tác nước ngồi trong một mơi trường như thế nào, và nó có những ảnh hưởng như thế nào đến quá trình đàm phán.
Địa điểm
Thông thường các bên giao dịch kinh doanh có 4 cách chọn địa điểm đàm phán, đó là: sân đối phương, sân nhà, sân khác hoặc khơng có sân nào cả (nhờ vào sự tiến bộ của viễn thông). Đối với các doanh nghiệp Việt Nam thì chủ yếu các cuộc đàm phán là diễn ra trên sân nhà hoặc sân đối phương và dường như tỷ lệ này là gần phân đôi.
Đàm phán ở sân nhà
Đàm phán ở sân nhà là một lợi thế đối với các nhà đàm phán Việt Nam, tránh được việc mệt mỏi sau một chuyến đi xa, dễ dàng tham khảo ý kiến chuyên gia hay xin chỉ thị cấp trên; bên cạnh đó cịn chủ động trong việc bố trí phịng họp, sắp xếp chỗ ngồi rồi chủ động trong việc lựa chọn thời gian, địa điểm, tiến hành tổ chức chiêu đãi tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm sốt mơi trường đàm phán. Nhiều khi các nhà đàm phán dạn dày kinh nghiệm còn biết cách ứng dụng thuật phong thủy khi sắp xếp chỗ ngồi của bên đối tác để tạo thuận lợi cho mình.
Đa số các doanh nghiệp Việt Nam khi tổ chức đàm phán trên sân nhà thì đều biết cách tận dụng cơ hội gây ấn tượng cho đối tác về công ty, cách làm ăn và cho họ thấy được sự hiếu khách, khiến họ dễ hợp tác hơn khi thảo luận. Rất nhiều các doanh nghiệp Việt Nam bên cạnh sắp xếp thời gian trên bàn đàm phán, còn sắp xếp cả thời gian cho đối tác đi tham quan công ty, xem dây chuyền sản xuất, đi chơi tham quan thành phố, các khu di tích, biếu quà tặng kỷ niệm hay tổ chức tiệc chiêu đãi… Chính điều này mà các thương nhân Nhật Bản, Mỹ hay Đức có ấn tượng khá tốt khi sang đàm phán ở Việt Nam. Đây cũng là một tiền đề cho việc các doanh nghiệp Việt Nam tạo dựng một mối quan hệ làm ăn lâu dài với đối tác nước ngoài.
Đàm phán ở sân khách
Các doanh nghiệp Việt Nam khi đàm phán ở sân khách thì gặp phải nhiều khó khăn hơn khi đàm phán ở sân nhà như tốn kém chi phí, mơi trường khơng quen thuộc, đường dây liên lạc khó khăn và khơng an tồn, khác biệt văn hóa, bất đồng ngơn ngữ, vấn đề nghỉ ngơi và ăn uống cũng khó khăn… đặc biệt là áp lực công việc, và tâm lý mong kết thúc công việc để sớm về nước. Có những nhà lãnh đạo khi sang đàm phán ở Nhật đã rất khó khăn trong giao tiếp nếu khơng có người phiên dịch lúc đó, rồi cách tiếp đón của người
Mỹ nhiều khi cũng gây khó hiểu, khơng thể khơng ăn những thức ăn chiêu đãi không được hợp khẩu vị…
Nhưng trong quá trình tiến hành đàm phán trên sân khách, các thương nhân Việt Nam cũng thu được rất nhiều điều, vượt lên tất cả là được học hỏi và mở mang tầm mắt. Có sang Nhật, họ mới được tận mắt chứng kiến người Nhật làm việc nghiêm túc, cẩn thận và nguyên tắc như thế nào. Nó được thể hiện khơng chỉ trong các giao dịch TMQT mà trong tất cả các mặt của đời sống người dân. Nếu không sang Mỹ, các thương nhân Việt Nam không thể được tận mắt nhìn thấy cách làm việc chuyên nghiệp và nền kinh tế phát triển đến mức độ nào… Qua đó, các doanh nhân Việt Nam phần nào được mở mang, thấy được sự nghèo nàn, lạc hậu, thua kém của đất nước mình. Qua nhiều lần đàm phán với đối tác ở nước ngoài, một cách tự nhiên thương nhân Việt Nam học tập được phần nào cách làm việc chuyên nghiệp, lối tư duy lôgic của các nước phát triển và vơ hình chung nâng cao được ý thức xây dựng và phát triển đất nước. Tuy nhiên các doanh nghiệp Việt Nam chưa có nhiều thành cơng trong việc vận dụng đàm phán ở sân đối phương để khai thác thơng tin của đối phương và tìm kiếm đối tác bạn hàng vì các nhà đàm phán Việt Nam thường lúng túng, kém tự tin hơn khi đàm phán trên sân khách và thường bước vào bàn đàm phán với tư thế bị động.
Thời gian
Việt Nam là một dân tộc có quan niệm “đa chiều” về thời gian nên thường ít coi trọng về thời gian. Theo nhận xét của các nhà đàm phán nước ngoài , người Việt Nam thường trễ hẹn trong các cuộc họp cũng như trong giao hàng, nhưng chúng ta lại không chấp nhận điều này ở đối tác. Tuy nhiên trong giai đoạn hội nhập quốc tế, khi mà các doanh nghiệp Việt Nam đang kinh doanh chủ yếu với các đối tác lớn như Mỹ và Nhật Bản vốn rất nguyên tắc, coi trọng và chính xác tuyệt đối thời gian thì các doanh nhân Việt Nam
cũng đang có những bước biến chuyển tích cực, đã bắt đầu quý trọng và biết “tiếc” thời gian.