3.2. Giải pháp nâng cao năng lực đàm phán TMQT của DN Việt Nam
3.2.2. Giải pháp vi mô
Nhà nước có cơng việc của nhà nước, doanh nghiệp có nhiệm vụ của doanh nghiệp. Trong bối cảnh ngày nay, để nâng cao hơn nữa năng lực của
các doanh nghiệp Việt Nam trong đàm phán TMQT, bên cạnh những giải pháp mang tầm vĩ mô của Đảng, Nhà nước, các bộ ngành liên quan; bản thân doanh nghiệp cũng cần có những kế hoạch, giải pháp ngắn hạn và dài hạn để khắc phục những hạn chế còn tồn đọng, nâng cao hơn hiệu quả kinh doanh.
3.2.2.1. Nâng cao kỹ năng đàm phán cho đội ngũ đàm phán
Trong sự phát triển tồn cầu hóa, tính cạnh tranh ngày càng khốc liệt, các doanh nghiệp không chỉ cạnh tranh với nhau về doanh thu, về thị trường mà còn là nguồn nhân lực. Để nâng cao năng lực đàm phán, bản thân doanh nghiệp phải có kế hoạch chương trình đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ nhân viên các kỹ năng đàm phán. Bên cạnh đó, bản thân cá nhân mỗi người phải hợp tác, có ý thức học hỏi, nâng cao trình độ, nghiệp vụ, chun mơn của mình.
Nâng cao chất lượng của cơng tác chuẩn bị
Như đã trình bày ở trên, giai đoạn chuẩn bị của các doanh nghiệp Việt Nam còn rất nhiều hạn chế, ảnh hưởng rất lớn đến cả quá trình đàm phán và thực hiện hợp đồng sau này; nên vấn đề đầu tiên là các doanh nghiệp Việt Nam cần làm thế nào cho giai đoạn đàm phán được tiến hành nhanh chóng, có phương pháp và có kế hoạch, phân công công việc cụ thể, rõ ràng hợp với chuyên môn của từng người.
Với thực tế còn tồn đọng của các doanh nghiệp Việt Nam, muốn nâng cao được chất lượng của cơng tác chuẩn bị; doanh nghiệp phải tìm cách nâng cao nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng của vấn đề đàm phán trong TMQT và của giai đoạn chuẩn bị trước khi khởi sự đàm phán là điều sống cịn, đó là khoảng thời gian để các nhà đàm phán nghiên cứu, tìm kiếm số liệu thống kê và những trường hợp điển hình để hỗ trợ cho lập luận của mình và phác họa ngắn gọn về những cá tính đối tác sắp đàm phán để xác định mục tiêu, chuẩn bị kế hoạch , nhân sự cho quá trình đàm phán. Nhận thức được điều này, bản thân các nhân viên sẽ có ý thức hồn thành tốt cơng việc được giao phó, tích cực hoàn thành nhiệm vụ.
Tiếp theo, doanh nghiệp cần phải thật sự đầu tư tiền của, thời gian cũng như công sức một cách hợp lý cho giai đoạn thu thập và xư lý thơng tin. Cần có những biện pháp tìm kiếm thơng tin nhanh và hiệu quả; đừng chỉ dựa vào nguồn thông tin của đối tác, hay của người giới thiệu; cần vận dụng tất cả các kênh thông tin hiện nay như thương vụ Việt Nam ở nước ngoài – là một kênh thơng tin mà các doanh nghiệp Việt Nam cịn chưa tận dụng hết, rồi thông qua các hiệp hội ngành hàng, tổ chức kinh tế, thông qua internet...Chọn lọc và xử lý thơng tin thì phải giao cho người thực sự có năng lực, làm việc phải có phương pháp và khoa học và phải tuân thủ nguyên tắc thơng tin khơng chính xác cịn tệ hơn là khơng có thơng tin, số liệu thống kê của các công ty đem lại rất nhiều thông tin hữu ích. Doanh nghiệp cần có kế hoạch đào tạo và nâng cao kỹ năng cho nhân viên trong việc chọn lọc và xử lý thơng tin.
Bên cạnh đó, lãnh đạo các doanh nghiệp nên có kế hoạch, tạo điều kiện cho nhân viên của mình tiếp xúc văn hóa của một số đối tác chính, tìm hiểu những nét văn hóa cơ bản có khả năng ảnh hưởng tới hoạt động đàm phán của đối tác: người Mỹ đàm phán thì có những nét gì khác với thương nhân Nhật, Trung Quốc hay EU, đối với từng đối tác thì nên áp dụng các chiến lược và chiến thuật gì trong đàm phán… những đối tác nước ngồi gần như là một “bí ẩn” mà chúng ta phải khám phá rất nhiều, nếu muốn có một cuộc đàm phán thành công.
Khi xác định mục tiêu cho đàm phán, các doanh nghiệp Việt Nam không nên xác định mục tiêu quá nhiều, dàn trải như hiện nay, mà cần phải xác định mục tiêu nào là quan trọng nhất, đặt lên hàng đầu, điều khoản nào là không thể nhượng bộ, điều này căn cứ vào chiến lược và kế hoạch kinh doanh của chính doanh nghiệp. Bên cạnh đó, thơng qua những thơng tin đã thu thập được về thị trường, điểm mạnh điểm yếu của đối tác, doanh nghiệp Việt Nam có thể đặt ra một vài mục tiêu phụ nếu đạt được thì càng tốt. Thực tế đã chứng minh, không phải cứ đặt ra nhiều mục tiêu là tốt mà phải biết cái nào là mục
tiêu trọng yếu và phải quán triệt nó đối với tất cả mọi người trong đồn đàm phán . Ví dụ như, có những cuộc đàm phán để trở thành nhà phân phối độc quyền thì mục tiêu đàm phán khác với mua bán hàng hóa thơng thường: khơng cịn là nội dung hàng hóa thế nào, giá cả ra sao…mà lúc đó nội dung đàm phán sẽ là phần trăm hoa hồng, chính sách xúc tiến bán hàng, điều khoản ưu đãi…
Trên cơ sở những thơng tin có được, đặc biệt là thơng tin về thành phần của đối phương tham gia đàm phán, doanh nghiệp cần bố trí đội ngũ đàm phán hợp lý, đầy đủ thành phần để có thể phản biện lại đối phương ở bất kỳ tình huống nào. Cần lựa chọn những cá nhân xuất sắc, có năng lực có kinh nghiệm ở lĩnh vực họ đảm nhận, đặc biệt là chỉ định rõ ràng, chính xác ai là người lãnh đạo đồn và có quyền quyết định nếu trong đồn đàm phán khơng có lãnh đạo doanh nghiệp tham gia. Bên cạnh đó, cần lập kế hoạch chương trình đàm phán linh hoạt và có các kịch bản tình huống; chuẩn bị các chiến lược và chiến thuật đơn giản và linh động.
Với kỹ năng còn hạn chế của các doanh nghiệp Việt Nam trong quá trình đàm phán, thì nên tiến hành đàm phán thử nếu đó là một cuộc đàm phán quan trọng, qua đó mọi người có thể tập dượt, rút kinh nghiệm khi thật sự bước lên bàn đàm phán, có thể chủ động áp dụng những sách lược đàm phán thích hợp.
Nâng cao việc vận dụng chiến lược, chiến thuật trong đàm phán Trong đàm phán TMQT, các doanh nghiệp Việt Nam cần nâng cao hơn việc xác định chiến lược, chiến thuật sau khi đã nắm được những thông tin cơ bản về đối tác; vận dụng linh hoạt các chiến lược và chiến thuật theo cách “tùy cơ ứng biến”. Nội dung về chiến lược và chiến thuật trong đàm phán vô cùng đa dạng, vấn đề quan trọng là phải có vốn hiểu biết; và lựa chọn chiến lược, chiến thuật nào trong từng tình huống cụ thể: với đối tác này nên áp dụng chiến lược đàm phán kiểu cứng, kiểu mềm hay kiểu hợp tác; và ở lĩnh
vực này mình khơng am hiểu lắm thì nên áp dụng chiến thuật tâm lý hay tri thức…Để làm được điều này không đơn giản chút nào, và cần phải có kinh nghiệm. Khi đàm phán phải quan sát phản ứng, thái độ của đối phương, vận dụng đàm phán “mềm mỏng” hay “cứng rắn” để đạt mục đích.
Và vấn đề quan trọng nữa là cần phải gác sang một bên quan niệm “cổ điển” trước đây là khơng coi trọng văn hóa kinh doanh, và cần nghiên cứu kỹ văn hóa, phong tục tạp quán của nước đối tác - vấn đề mà các nhà đàm phán Việt Nam cịn coi nhẹ, để vận dụng nó vào nghệ thuật đàm phán: như đối tác có coi trọng vấn đề quà cáp hay khơng, đối với đối tác nước này thì nên tặng quà như thế nào, tặng những món q gì; rồi nên tổ chức tiệc chiêu đãi như thế nào; lễ nghi trong giao tiếp ra làm sao; nên bố trí việc ăn uống nghỉ ngơi giải trí cho đối tác như thế nào; tiến hành đàm phán vào thời gian nào thì hợp lý…tất nhiên những vấn đề này với đối tác Mỹ thì khác với Nhật Bản, khác với Trung Quốc, khác với đối tác châu Âu…và lại rất quan trọng trong đàm phán TMQT.
Nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ
Trong đàm phán TMQT, chỉ vì yếu về chun mơn nghiệp vụ mà nhiều khi các doanh nghiệp Việt Nam buộc phải nhường cho đối phương những điều khoản không cần thiết; mạo hiểm đặt bút ký vào những bản hợp đồng dẫn đến bất lợi cho phía mình khi thực hiện, trường hợp hợp đồng Ure giữa Việt Nam và Hồng kơng là một ví dụ; khơng nắm rõ các nội dung quan trọng của hợp đồng dẫn đến bị đối tác lừa như trường hợp của Unimex Thái Bình…, nên nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cũng là một giải pháp quan trọng. Đặc biệt, hiện nay một khi Việt Nam gia nhập tổ chức WTO, thì các doanh nghiệp Việt Nam khó lịng có đủ sức cạnh tranh nếu phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam chưa tự trang bị cho mình đầy đủ tri thức cần thiết và khơng có tầm nhìn xa và rộng.
Trước hết các nhà làm công tác đàm phán hợp đồng XNK phải tự mình trau dồi trình độ chun mơn, nghiệp vụ của mình như những vấn đề liên quan đến ngoại thương; hợp đồng XNK, đặc biệt cần chú ý đến những điều khoản quan trọng của hợp đồng vì đây là nội dung chủ yếu của thương lượng; rồi những vấn đề cần lưu ý khi ký kết hợp đồng, kiểm tra xem nó có đúng như đã thỏa thuận khơng, có sai sót gì khơng. Các doanh nghiệp Việt Nam không nên quá chú trọng đến vấn đề giá thấp hay giá cao như hiện nay, gây căng thẳng cho q trình đàm phán mà có thể thu lợi từ những điều khoản khác như đối tác có những chương trình hỗ trợ trong việc xúc tiến bán hàng, những điều khoản liên quan đến chiết khấu thanh toán, chiếu khấu thương mại hay giảm giá hàng bán…
Các nhà đàm phán cũng phải có những hiểu biết tối thiểu về pháp luật, những vấn đề pháp lý liên quan đến hợp đồng XNK chẳng hạn như việc nên thương lượng để áp dụng luật Việt Nam khi ký kết hợp đồng với thương nhân nước ngoài, nên lựa chọn các cơ quan xét xử tranh chấp của Việt Nam như VIAC để có được thuận lợi hơn cho q trình sau này.
Khi đàm phán TMQT, các nhà đàm phán Việt Nam cũng phải am hiểu về một số tập quán kinh doanh trên thế giới như Incoterms của Mỹ thì có những nội dung rất khác với Incoterms 2000 (các điều khoản thương mại quốc tế)…, nắm rõ từng nội dung của từng điều khoản nếu khơng có thể sẽ phản tác dụng.
Hiện nay rất nhiều nước tư bản áp dụng án lệ trong mua bán quốc tế; để đơn giản hóa thủ tục ký kết và giảm thiểu chi phí, thời gian giao dịch đàm phán các hãng kinh doanh lớn đã chuẩn hóa nội dung hợp đồng bằng những hợp đồng mẫu. Vì vậy các thương nhân Việt Nam cũng cần có sự quan tâm đúng mức đến các án lệ, các loại hợp đồng mẫu cũng như những vấn đề pháp lý liên quan để đạt được hiệu quả cao hơn trong quá trình đàm phán TMQT.
Và bên cạnh đó, vì các doanh nghiệp Việt Nam cịn hạn chế về nghiệp vụ, chuyên môn cũng như kỹ năng đàm phán nên trong quá trình đàm phán cần sử dụng chuyên gia tư vấn hay luật sư khi cần thiết.
Nâng cao trình độ ngoại ngữ
Ở Việt Nam hiện nay, ngoài một số ít cuộc thương lượng, đàm phán ký kết hợp đồng là bằng tiếng nga, tiếng nhật, tiếng pháp còn lại hầu hết đều sử dụng tiếng anh làm phương tiện giao dịch chính thức. Các nhà đàm phán nếu không biết ngoại ngữ chẳng khác nào ra trận mà khơng có vũ khí, bác sỹ lên bàn mổ mà khơng có dao mổ. Nếu khơng có một ngơn ngữ chung thì sự khác biệt về ngơn ngữ vốn lớn càng lớn hơn, các bên không thể hiểu nhau và chắc chắn không tiến tới được một thỏa thuận hữu ích. Đặc biệt hiện nay, Việt Nam đang kinh doanh với rất nhiều các đối tác Mỹ, Châu Âu thì tiếng anh là một yêu cầu tất yếu. Và một doanh nghiệp dù nhỏ cũng luôn mong muốn mở rộng hoạt động với các đối tác nước ngoài. Trong số những trở ngại ban đầu của hoạt động này có sự trở ngại từ rào cản ngơn ngữ.
Tuy nhiên có khơng nhiều các doanh nghiệp Việt Nam coi việc giải quyết sự bất đồng ngôn ngữ là một kế hoạch lớn và cần phải được đầu tư giải quyết từ gốc. Doanh nghiệp cần có định hướng và kế hoạch đầu tư lâu dài trong việc tạo dựng các “cầu nối ngơn ngữ” cho chính doanh nghiệp mình. Việc đầu tư cho “cầu nối ngôn ngữ” không đơn thuần chỉ là việc đầu tư tiền bạc mà quan trọng hơn hết còn là đầu tư vào nhân sự. Một khi các bất đồng về ngôn ngữ của doanh nghiệp được giải quyết cũng đồng nghĩa với các cánh cửa trong giao thương quốc tế, các cơ hội trong kinh doanh được mở ra. Trong quá trình đàm phán nếu phải phụ thuộc vào các biên phiên dịch viên để chuyển tải những sắc thái tinh tế cũng như các số liệu quan trọng, thì chúng ta cũng phải có niềm tin tuyệt đối với những người chuyển tải ngôn ngữ này và trong mọi trường hợp cũng không được kỳ vọng quá nhiều vào khả năng chuyển tải ngôn ngữ của người phiên dịch. Bên cạnh đó, nếu các nhà đàm
phán Việt Nam có thể hiểu ngơn ngữ của đối phương, thì có thể sử dụng phiên dịch như một phần của chiến lược, có thể tận dụng thời gian phiên dịch để suy nghĩ, xem xét, tìm kiếm các lỹ lẽ phản biện lại đối phương.
Thực tiễn đàm phán của các doanh nghiệp Việt Nam, còn bộc lộ rất nhiều hạn chế về ngoại ngữ nó khơng những có ảnh hưởng nhiều đến nhịp điệu và làm chậm tiến trình của cuộc đàm phán, mà nó cịn là ngun nhân gây nên những tranh chấp trong giai đoạn thực hiện cam kết sau đàm phán như trường hợp doanh nghiệp Việt Nam đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu Ure của Hồng Kơng như đã phân tích ở trên. Do đó, làm cách này hay cách khác để nâng cao được trình độ ngoại ngữ của nhân viên là nhiệm vụ mang tính chiến lược của các doanh nghiệp XNK Việt Nam hiện nay.
Nâng cao việc học hỏi, tổng kết, đúc rút kinh nghiệm sau quá trình đàm phán
So với thời kỳ sơ khai, khi Việt Nam bắt đầu mở cửa nền kinh tế, thì kinh doanh quốc tế của các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và đàm phán TMQT nói riêng đã có nhiều tiến bộ đáng kể. Tuy nhiên, như chúng ta thấy, hoạt động đàm phán của thương nhân Việt Nam ngày nay vẫn bộc lộ rất nhiều yếu kém và hạn chế. Do đó, để nâng cao được năng lực đàm phán TMQT, doanh nghiệp cũng cần phải nâng cao hơn nữa việc tổng kết, đúc rút kinh nghiệm sau quá trình đàm phán. Đây là cách nhanh nhất để cải thiện kỹ năng đàm phán của mình. Chỉ có đúc rút sau q trình thực tiễn mới biết được mình cịn những gì yếu kém, để tự hồn thiện mình.
Doanh nghiệp cũng nên khuyến khích những người làm cơng tác đàm phán có một cuốn sổ hoặc một cuốn nhật ký về các cuộc đàm phán đã chủ trì hoặc tham dự, ghi vào đó là những kinh nghiệm của bản thân được đúc rút sau thực tiễn đàm phán. Trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng thường xuyên theo dõi, đối chiếu xem những gì đã thỏa thuận được có gây ra những
khó khăn gì cho q trình thực hiện hợp đồng khơng, từ đó rút kinh nghiệm cho các cuộc đàm phán sau.
Bên cạnh đó, cần nâng cao ý thức học hỏi; tăng cường giao lưu trao đổi kinh nghiệm giữa các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể nâng cao khả năng trong công tác đàm phán ký kết hợp đồng XNK qua việc học hỏi, trao đổi kinh nghiệm cho nhau, thiết lập các kênh thông tin hoặc qua các hệ thống thơng tin sẵn có hoặc tổ chức các cuộc hội thảo chuyên đề, thông qua các hiệp