2.1. Tình hình chung về đàm phán TMQT của các doanh nghiệp Việt
2.1.3. Phương thức, phong cách tiến hành đàm phán
Phương thức tiến hành đàm phán
Đàm phán là một lĩnh vực rất đa dạng. Với mỗi cuộc đàm phán thì nó đều có cách thức và phong cách tiến hành đàm phán khác nhau. Tuy nhiên, mỗi một dân tộc, mỗi một quốc gia hay một khu vực kinh tế thì đều có những nét đặc thù riêng. Phương thức tiến hành đàm phán TMQT của các doanh nghiệp Việt Nam nhìn chung, có những đặc điểm nổi bật sau:
Đối với các doanh nghiệp Việt Nam thì hình thức đàm phán được ưa chuộng nhất là kết hợp cả 3 hình thức: thư tín, điện thoại và gặp mặt. Các doanh nhân Việt Nam đều không cảm thấy tin tưởng nếu chỉ bàn bạc với đối tác thơng qua thư tín, điện thoại. Thơng thường, họ chỉ sử dụng phương thức này để làm quen, liên lạc và giao tiếp trước với đối tác, còn đến khi ra quyết định thì phải gặp gỡ trực tiếp.
Trong cách làm việc của người Việt Nam cũng thể hiện nét cẩn trọng nhất định. Người Việt Nam vẫn có câu nói : “nhìn mặt bắt hình dong”. Dù được biết đối tác thông qua một kênh thông tin rất đáng tin cậy, biết được rất nhiều thơng tin về đối tác… thì các doanh nghiệp Việt Nam cũng chỉ thật sự cảm thấy an tâm khi gặp gỡ và trực tiếp đàm phán với họ. Chính vì vậy, ngày nay dù công nghệ thông tin, điện tử viễn thông đang rất phát triển, có rất nhiều cách thức để con người có thể giao tiếp với nhau, nhưng với các doanh nghiệp Việt Nam thì đa số vẫn sử dụng phương thức đàm phán trực tiếp trong kinh doanh quốc tế. Họ có thể sử dụng internet để gửi thư, có thể dùng điện thoại để trao đổi vài thơng tin với nhau hoặc để tìm kiếm đối tác, bạn hàng. Nhưng để thương lượng và đi đến quyết định thì thơng thường các doanh nghiệp Việt Nam sẽ dùng đến bàn đàm phán. Không thể truyền đạt được hết thông tin qua điện thoại và qua internet thì cũng đồng nghĩa với việc không
diễn đạt được hết ý. Hơn nữa, Việt Nam có nhu cầu thiết lập mối quan hệ với đối tác trước khi làm việc nên coi trọng hình thức đàm phán mặt đối mặt hơn. Có thể trong tương lai, với sự tiến bộ của các phương tiện thông tin, một bên ở lãnh thổ Việt Nam và bên kia là ở châu Mỹ xa xơi vẫn có thể tiến hành đàm phán được với nhau mà không cần phải đi lại, bên này phải sang lãnh thổ của bên kia; khi đó “bàn” đàm phán chỉ cịn mang tính tượng trưng.
Phong cách tiến hành đàm phán
Phong cách tiến hành đàm phán của Việt Nam cũng có nhiều nét khác với các nước trên thế giới. Theo nhận xét của nhiều đối tác nước ngồi, các cuộc đàm phán với phía Việt Nam thường diễn ra ít căng thẳng hơn so với các nước như Nhật hay Trung Quốc. Nhìn chung, các doanh nghiệp Việt Nam có một phong cách ơn hịa trong đàm phán TMQT. Điều này một phần cũng do đặc trưng văn hóa của Việt Nam quyết định.
Tính ơn hịa trước hết thể hiện ở chỗ: Trong đàm phán, các nhà kinh doanh Việt Nam thường diễn đạt dài dịng ít khi đi vào vấn đề trực tiếp, nhiều khi thể hiện tính thiếu quyết đốn và để tránh phải quyết đốn đồng thời giữ được hòa thuận, khơng làm mất lịng đối tác người Việt Nam rất hay cười và đôi khi nụ cười được bắt gặp vào những lúc ít được chờ đợi nhất. Trong q trình thương lượng, ít khi phản đối trực tiếp đối tác nhằm duy trì hịa khí tránh xung đột. Ngoài ra, các nhà đàm phán Việt Nam đặc biệt trọng danh dự và danh dự gắn liền với năng lực đàm phán. Bên cạnh chú ý tới hiệu quả kinh tế, các doanh nghiệp Việt Nam cũng khá coi trọng việc chiêu đãi và tặng quà trong đàm phán TMQT. Đa số thương nhân Việt Nam hiếu khách, thân ái trong quan hệ hơn nhiều dân tộc khác cùng nhóm như Nhật hay Trung Quốc. Vì vậy các đối tác nước ngoài thường cảm thấy dễ chịu hơn, có được cảm giác thân thiện, điều này giúp cho mối quan hệ làm ăn của các doanh nghiệp Việt Nam và các doanh nghiệp nước khác được phát triển.
Tính ơn hịa trong đàm phán còn được thể hiện trong phong cách giao tiếp của người Việt Nam: người Việt Nam vừa thích giao tiếp, vừa rụt rè; thường lấy tình cảm làm nguyên tắc ứng xử; khá ưa tế nhị, ý tứ trong giao tiếp với người nước ngồi. Bên cạnh đó, cách nói của người Việt Nam cũng lịch sự, với mỗi tình huống thì có cách cảm ơn và xin lỗi khác nhau. Trong giao tiếp thường ngày cũng như trong đàm phán thường hay gật đầu liên tục, kèm theo tiếng đệm “vâng” nếu nói tiếng việt và “yes” nếu nói tiếng anh. Cũng theo nhận xét của nhiều thương nhân nước ngoài đã từng làm việc với người Việt Nam: Đàm phán TMQT, các doanh nhân Việt Nam cũng rất trọng nghi thức được thể hiện trong cách xưng hô, giới thiệu hay ghi danh thiếp cũng rất đầy đủ. Cách ăn mặc trong giao tiếp cũng rất được coi trọng như ăn mặc nghiêm chỉnh, lịch sự: nam giới thường mặc complet thắt cravate, nữ giới thường mặc váy và áo sơ mi, lễ tân thường mặc áo dài dân tộc. Phong cách này cũng được đối tác nước ngoài rất hoan nghênh.