I: Lương nhân viên
Ngày 10 tháng 06 năm
2.2.6.2 Chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí liên quan đến việc quản lý và phục vụ chung cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Chi phí quản lý doanh nghiệp ở các công ty có thể chiếm một tỉ lệ nhỏ hay lớn là phụ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của công ty đó. Ở Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Tùng Giang chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm: chi phí nhân viên quản lý, chi phí đồ dùng, văn phòng, chi phí khấu hao tài sản cố định, thuế, phí, lệ phí, chi phí điện nước, điện thoại, chi phí tiếp khách...
Chứng từ sử dụng:
Căn cứ vào chứng từ gốc bảng chấm công, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, bảng thanh toán lương, bảng tính khấu hao tài sản cố định, phiếu chi, giấy thanh toán tạm ứng… để kế toán tiến hàng nhập liệu.
Để hoạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp công ty sử dụng TK 642 và các tiểu khoản sau:
TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp TK 6421: chi phí nhân viên quản lý TK 6423: chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424: chi phí khấu hao tài sản cố định TK 6425: thuế, phí, lệ phí
TK 6427: chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428: chi phí bằng tiền khác
Qui trình nhập liệu, khai báo dữ liệu và luân chuyển chứng từ:
Qui trình nhập liệu, khai báo dữ liệu vào máy tính giống như qui trình nhập liệu của kế toán chi phí bán hàng. Những chi phí liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp hàng ngày sẽ được kế toán nhập liệu vào cửa sổ khai báo chi phí quản lý doanh nghiệp. Kế toán mở cửa sổ khai báo chi phí quản lý doanh nghiệp, kích chuột vào ô “nhập dữ liệu” tùy theo nghiệp vụ kinh tế là phiếu chi hay ủy nhiệm chi, phiếu kế toán, hóa đơn giá trị gia tăng mà kế toán tiền mặt, tiền gửi hay kế toán công nợ nhập dữ liệu vào ô “loại chứng từ” cho phù hợp. Cụ thể như sau:
* Đối với chi phí tiền lương ở bộ phận quản lý doanh nghiệp: Chi phí này bao gồm tiền lương của bộ phận quản lý, kế toán tiền lương dựa vào bảng tính lương nhập dữ liệu vào máy tính như sau: mở cửa số khai báo dữ liệu, chọn ô “loại chứng từ”, mục
“phiếu kế toán” chọn “bút toán tổng hợp” để phần mềm tự xử lý và đưa vào sổ liên quan khác, kế toán hạch toán:
Nợ TK 6421
Có TK 334, 3382, 3383, 3384, 3389…
(Tham chiếu bảng bảng tính lương và phân bổ lương tháng 10)
* Đối với chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận quản lý doanh nghiệp: Kế toán tài sản căn cứ vào bảng tính khấu hao tài sản cố định sử dụng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp được theo dõi và tính trên Excel để nhập số liệu vào cửa sổ khai báo, chọn ô “loại chứng từ” mục “tài sản cố định”, chọn “khấu hao tài sản cố định”, phần mềm sẽ chuyển số liệu vào sổ cái tài khoản, kế toán hạch toán: Nợ TK 6424/Có TK 214
(Tham chiếu với bảng tính khấu hao tài sản cố định quý 2)
* Đối với thuế, phí, lệ phí: là các khoản thuế nhà đất, các khoản phí, lệ phí giao thông, cầu phà. Các khoản này trong doanh nghiệp phát sinh ít và chiếm một tỉ lệ không đáng kể.
* Chi phí đồ dùng văn phòng: là các chi phí về đồ dùng văn phòng, dụng cụ dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như: bàn ghế, quạt, máy fax, điện thoại bàn, tủ hồ sơ, những đồ dùng này doanh nghiệp ít phải bổ sung mua sắm thêm và trong quý 2 thì doanh nghiệp không có nghiệp vụ mua sắm thêm.
* Đối với chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác liên quan đến bộ phận quản lý: căn cứ theo đề nghị thanh toán của cá nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ mua ngoài và chi phí khác liên quan đến quản lý doanh nghiệp. Kế toán tiền mặt lập phiếu chi, xin chữ ký của các cấp phê duyệt rồi chuyển phiếu chi cho thủ quĩ để thủ quĩ chi tiền thanh toán, kế toán hạch toán:
Nợ TK 6427, 6428 Nợ TK 133 (nếu có)
Có TK 1111, 1121, 331…
Sau khi khai báo, dữ liệu sẽ được phần mềm ghi nhận tự động vào các sổ liên quan như: sổ nhật ký chung, số chi tiết TK 6427, 6428, số cái TK 642 và các sổ liên quan khác.
PHIẾU CHI