: đối chiếu, kiểm traChứng từ
Ban giám đốc Phòng
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Ban giám đốcPhòng Phòng kỹ thuật Phòng tài chính - kế toán Phòng kinh doanh Phòng tổ chức hành chính Bộ phận bán hàng Phòng ban khác
Giám đốc: là người đại diện của Công ty trước pháp luật, là người điều hành và quyết định về các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trực tiếp trước công ty về hiệu quả hoạt động của Công ty.
Phòng Tài chính - Kế toán: Nhân sự có 5 người, kế toán trưởng là Bà Nguyễn Hồng Giang có chức năng tư vấn cho Giám đốc trong việc hạch toán kế toán theo đúng chế độ hạch toán và chế độ quản lý tài chính, theo dõi và quản lý vốn của công ty, phản ánh cung cấp kịp thời đầy đủ thường xuyên toàn bộ hoạt động kinh tế của đơn vị phân tích hoạt động kinh tế, hạch toán trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng như kê khai thực hiện các nghĩa vụ với cơ quan Thuế.
Phòng tổ chức hành chính: Đảm nhận công việc trong việc vận dụng thực hiện các chính sách nhà nước về công tác cán bộ lao động tiền lương, tổ chức bộ máy quản lý, kiểm tra việc thực hiện và bồi đưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên.
Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về kiểm tra kỹ thuật, bảo hành sản phẩm, kiểm tra chất lượng đầu vào và đầu ra của sản phẩm.
Phòng kinh doanh: Đây là một bộ phận độc lập có nhiệm vụ thăm dò thị trường, giới thiệu sản phẩm, kinh doanh thương mại, tổ chức bán và phân phối sản phẩm, nhằm tìm ra những nguồn lợi từ bên ngoài.
Bộ phận bán hàng: Phụ trách việc bán hàng tại công ty, phân phối sản phẩm cho khách hàng theo hợp đồng, quản lý theo dõi số lượng hàng xuất.
2.1.3 Tổ chức công tác kế toán ở Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Tùng Giang Giang
2.1.3.1 Bộ máy kế toán trong công ty
• Sơ đồ bộ máy kế toán
Kế toán bán hàng Thủ quĩ kiêm kế toán tiền lương Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Kế toán công nợ kiêm TSCĐ Thủ kho
• Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy kế toán tại Công ty
Kế toán trưởng: là người trực tiếp phụ trách phòng kế toán của công ty, có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán, ký duyệt chứng từ, báo cáo, tài liệu có liên quan, đồng thời là kế toán tổng hợp, tập hợp số liệu trong kỳ để lập và phân tích các báo cáo kế toán.
Thủ quĩ kiêm kế toán tiền lương:theo dõi các khoản thu chi tiền mặt tại quĩ của doanh nghiệp, phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm quĩ tiền mặt tại công ty, tiến hành phát trả lương cho cán bộ công nhân viên trong toàn doanh nghiệp. Kế toán hạch toán và trích, nộp tiền BHXH, BHYT, KPCĐ theo qui định.
Kế toán bán hàng: theo dõi nhu cầu hàng hóa và chịu trách nhiệm về tình hình bán hàng của công ty. Đồng thời, kế toán bán hàng theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn của hàng hóa trong kỳ, ghi chép và tập hợp các khoản chi phí liên quan tới quá trình mua hàng và bán hàng.
Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: theo dõi, hạch toán và quản lý các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vốn bằng tiền.
Kế toán công nợ kiêm tài sản cố định: chịu trách nhiệm theo dõi các khoản nợ để thu hồi vốn nhanh cho Công ty cũng như hoàn thành công nợ với khách hàng và đối tác, đồng thời hạch toán các nghiệp vụ tăng giảm tài sản cố định, tính khấu hao tài sản cố định, hạch toán các trường hợp thanh lý, nhượng bán tài sản cố định.
Thủ kho: theo dõi tình hình nhập - xuất tồn hàng hóa của Công ty, đảm bảo mọi vật tư hàng hóa xuất kho đều được ghi nhận và phản ánh vào tài liệu, chứng từ kế toán như thẻ kho, phiếu nhập, xuất kho.
Trong năm 2012 công ty tăng cường phát triển lĩnh vực thương mại, bán hàng hóa với số lượng nhiều nên nghiệp vụ bán hàng phát sinh lớn. Do đó tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung để đảm bảo hoàn thành tốt công tác kế toán phục vụ cho công tác quản lý và yêu cầu của doanh nghiệp.
2.1.3.2 Các chế độ và chính sách kế toán áp dụng tại Công ty
* Chế độ và chính sách kế toán
Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Tùng Giang hiện đang áp dụng chế độ kế toán công ty theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành
ngày 20/03/2006 đã được sửa đổi và bổ sung theo thông tư 244/2009/TT- BTC ngày 31/06/2009, áp dụng các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các thông tư ban hành kèm theo hướng dẫn việc thực hiện các chuẩn mực, quyết định đó.
Công ty đã áp dụng các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các văn bản hướng dẫn chuẩn mực do nhà nước ban hành. Các báo cáo tài chính được lập và trình bày theo đúng qui định của từng chuẩn mực thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành đang áp dụng.
Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Nguyên tắc ghi nhận Hàng tồn kho: đánh giá theo trị giá gốc (chuẩn mực 02). Giá gốc của hàng tồn kho bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến, và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở thời điểm và trạng thái hiện tại.
Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định: theo nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại.
Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng.Tỷ lệ khấu hao hàng năm được thực hiện phù hợp với quy định tại quyết định số 203/2009/QĐ-BTC ngày 20/04/2009 của Bộ trưởng BTC về ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.
Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: Theo chuẩn mực kế toán số 14. Điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng:
- Doanh thu đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích kinh tế gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hàng hóa cho người mua.
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
- Doanh thu đã xác định một cách tương đối chắc chắn
- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ các giao dịch bán hàng.
Công ty tính và nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hàng tháng, Công ty đều nộp thuế GTGT cho chi cục thuế quận Hoàng Mai.
* Kỳ kế toán, đơn vị tiền tệ trong kế toán
Năm tài chính của đơn vị bắt đầu từ 01/01 và kết thúc 31/06 năm dương lịch. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong Công ty là Việt Nam đồng.
Trường hợp nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh là ngoại tệ. Công ty sử dụng tỷ giá hối đoái do ngân hàng nhà nước công bố tại thời điểm phát sinh để làm tỷ giá qui đổi ra đồng Việt Nam
Kỳ hoạch toán: tháng
Công ty tính và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo luật thuế mới: Luật Thuế thu nhập Doanh nghiệp số 14/2008/QH12 ngày 03/06/2008 của Quốc hội khóa XII, kỳ họp thứ 3.
* Chế độ báo cáo tài chính
Các báo cáo tài chính của Công ty được lập tuân thủ theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN)
Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu số B02-DN) Lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03-DN)
Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09-DN)
- Báo cáo tài chính được lập và gửi vào cuối quý và cuối năm tài chính
- Nộp báo cáo tài chính cho các cơ quan: Cục thuế tỉnh, Cục thống kê, Tài chính quản lý doanh nghiệp, Ngân hàng.
* Hình thức kế toán áp dụng
Hình thức kế toán đang áp dụng tại Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Tùng Giang là hình thức Nhật ký chung trên phần mềm kế toán, việc hạch toán chi tiết hầu hết thực hiện trên máy, đồng thời các máy tính của Phòng tài chính kế toán được kết nối với nhau nên giảm tải khối lượng công việc ghi chép. Định kỳ hay cuối niên độ kế toán in các chứng từ, sổ sách đã được hạch toán trên phần mềm kế toán. Sổ sách kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh áp dụng trong hình thức này gồm:
- Sổ nhật ký chung - Nhật ký đặc biệt: nhật ký thu tiền, chi tiền... - Sổ chi tiết bán hàng
- Sổ cái TK 131, 632, 641, 642, 511, 911,156… - Sổ chi tiết TK 131, 632, 641, 642, 511, 911,156...
Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Tùng Giang áp dụng hình thức nhật ký chung, đây là hình thức kế toán đơn giản dễ dàng, gọn nhẹ rất phù hợp với việc ứng dựng công nghệ thông tin vào công tác kế toán. Hiện nay, Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán EFFECT.
Phần mềm kế toán EFFECT là phần mềm quản lý sâu về phát triển sản phẩm và triển khai ứng dụng trong lĩnh vực phần mềm kế toán và quản lý doanh nghiệp. Công ty lựa chọn phần mềm EFFCT là do những đặc tính ưu việt của nó như: gọn nhẹ, dễ thao tác, trường dữ liệu khai báo đơn giản, dễ tra cứu thông tin, các nhân viên trong phòng kế toán được đào tạo chuyên sâu và thuần thục thao tác sử dụng. Hiện nay EFFECT có hơn 2.000 khách hàng trên toàn quốc với các qui mô lớn nhỏ khác nhau, loại hình kinh doanh và hình thức sở hữu khác nhau đang sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của công ty. Việc sử dụng phần mềm kế toán đã giúp kế toán và các nhà quản lý trong doanh nghiệp cập nhật và khai thác các thông tin tài chính