Sơ đồ tài khoản theo phương pháp kiểm kê định kỳ (Sơ đồ 2)
1.5.1 Chức năng và nhiệm vụ
Nhập liệu đầy đủ, chính xác số lượng thành phẩm, hàng hóa dịch vụ bán ra và tiêu thụ nội bộ.
Xác định, lập và cài đặt được công thức tính giá vốn của hàng đã bán, xây dựng tiêu thức phân bổ CPBH, CPQLDN hợp lý để xác định đúng đắn kết quả bán hàng.
Thao tác theo đúng sự chỉ dẫn của phần mềm kế toán để cung cấp thông tin chính xác, trung thực.
Trong điều kiện ứng dụng phầm mềm kế toán máy, công tác kế toán được thực hiện tả theo đúng trình tự nhất định và không đồng nhất với kế toán thủ công.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán riêng. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ qui trình ghi sổ kế toán nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo qui định. Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Bất kỳ một doanh nghiệp nào trước khi đưa một phần mềm vào sử dụng thì trước hết doanh nghiệp đó phải tiến hành tổ chức công tác kế toán trên máy tính như sau:
Tổ chức khai báo ban đầu
Để đưa một phần mềm kế toán vào sử dụng thì công việc đầu tiên là phải khai báo danh mục ban đầu. Danh mục là tập hợp dữ liệu để quản lý một cách có tổ chức và không nhầm lẫn các đối tượng thông qua việc mã hóa các đối tượng cụ thể cần quản lý. Mỗi danh mục bao gồm nhiều danh điểm, mỗi danh điểm là một đối tượng cụ thể cần quản lý, đối với kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh thì liên quan đến các danh mục như sau: danh mục hàng hóa, danh mục khách hàng, danh mục tài khoản.
Tổ chức mã hoá các đối tượng quản lý
Mã hoá là cách thức thể hiện việc phân loại quy định ký hiệu, xếp lớp các đối tượng cần quản lý. Mã hoá được sử dụng trong tất cả các hệ thống thông tin, đặc biệt là thông tin kế toán.
Việc mã hoá các đối tượng quản lý được thực hiện qua các bước:
- Xác định đối tượng cần mã hoá (khách hàng, nhà cung cấp, hàng hoá…) - Lựa chọn phương pháp mã hoá
- Triển khai mã hoá cho từng đối tượng quản lý theo phương pháp mã hoá đã chọn.
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Công ty quy định danh mục tài khoản trên máy chi tiết hóa các tài khoản cấp 1 thành tài khoản cấp 2, 3, 4... theo các đối tượng quản lý đã được mã hoá chi tiết. Khi thực hiện kế toán trên máy, chỉ được phép hạch toán trực tiếp vào tài khoản chi tiết nếu tài khoản đó đã mở chi tiết. Khi tìm, xem hoặc in sổ sách kế toán, người dùng có thể lọc theo cả tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết.
Phần mềm kế toán nhập dữ liệu một lần và cung cấp tất cả các loại báo cáo kế toán theo yêu cầu của người dùng. Công ty tổ chức công tác kế toán trên máy mang lại nhiều lợi ích lớn trong quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán với khả năng mở rộng, tính mềm dẻo và tiện ích, từ đó thực hiện tốt hơn chức
năng, vai trò và nhiệm vụ của kế toán.