ĐVT: Kg
Trọng lượng Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 TỔNG CỘNG Năm 2014 2,247,660 1,160,732 1,224,652 2,168,723 1,527,279 1,643,415 9,972,461
Năm 2015 3,101,146 1,523,208 2,402,703 2,314,545 3,115,277 3,399,220 15,856,099
Tỷ lệ 38% 31% 96% 7% 104% 107% 59%
Nguồn: Công ty Cổ phần Dịch vụ Phân phối Tổng hợp Dầu khí.
Số lượng lẫn trọng lượng hàng nhập mua 06 tháng đầu năm 2015 đều tăng mạnh so với 06 tháng đầu năm 2014, trong khi diện tích các kho hàng không thay đổi. Việc PSD tăng số lượng mua hàng nhằm được hưởng các chiết khấu của nhà cung cấp. Tuy nhiên, nếu doanh số bán hàng khơng như dự đốn sẽ gây áp lực lớn lên hệ thống kho bãi.
Bảng 2.15: Kết quả điều tra đối với yếu tố Mua hàng.
STT Chỉ tiêu Điểm trung bình
1 Nhà cung cấp giao hàng đúng thời gian cam kết 3.23 2 Nhà cung cấp ln hỗ trợ cho các u cầu riêng khi phía Cơng ty cần 3.71
3 Chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu 4.02
Yếu tố nhà cung cấp giao hàng đúng thời gian cam kết được đánh giá trung bình khá. Nguyên nhân là do đối với hàng nhập khẩu, thời gian giao hàng phụ thuộc nhiều vào hãng tàu, chưa kể thủ tục thơng quan có thể kéo dài do phải đáp ứng các yêu cầu của cơ quan chức năng như mang hàng đi đo kiểm, đặc biệt là đối với các loại hàng hóa yêu cầu giấy phép hay giấy chứng nhận để nhập khẩu. Đối với yếu tố nhà cung cấp luôn hỗ trợ cho các yêu cầu riêng khi Công ty cần được đánh giá khá cao do PSD là nhà phân phối lớn, độ bao phủ rộng, nhà sản xuất cố gắng tìm mọi cách để đáp ứng nhu cầu của PSD. Riêng yếu tố Chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu được đánh giá tốt do mặt hàng nhập chủ yếu của PSD là các mặt hàng điện thoại, máy tính, linh kiện điện tử… Đây là những mặt hàng đã được đóng gói cẩn thận theo quy chuẩn của nhà sản xuất, ngồi ra PSD ln tìm những nhà cung cấp lớn, có uy tín để phân phối nhằm đảm bảo chất lượng nguồn hàng tốt nhất.
2.4.4 Tồn kho.
Hiện tại PSD có 9 kho hàng nằm rải rác khắp các tỉnh thành của Việt Nam: xem Phụ lục 03.
Ngồi ra, diện tích và số lượng hàng hóa các kho như sau:
Bảng 2.16: Diện tích và số lượng hàng hóa các kho PSD.
Tên kho hàng Diện tích (m2)
Số lượng hàng hóa trong 06 tháng đầu năm 2015 (cái)
Cần Thơ 185 17,001 TP. Hồ Chí Minh 2,317 435,049 Gia Lai 66 7,704 Đắk Lắk 100 7,028 Nha Trang 77 5,647 Đà Nẵng 160 16,570 Nghệ An 50 8,751 Hải Phòng 90 6,685 Hà Nội 401 249,170
Nguồn: Công ty Cổ phần Dịch vụ Phân phối Tổng hợp Dầu khí.
Đối với một cơng ty phân phối như PSD, kho bãi là điều đặc biệt quan trọng. Đây sẽ là những nơi nhận hàng, điều phối và giao nhận hàng đến các khách hàng.
Riêng 2 kho Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh có thêm chức năng tiếp nhận hàng hóa nhập khẩu về nên đường cần đủ rộng để xe container có thể bốc dỡ hàng xuống. Nhận thức được điều này, các kho hàng của PSD được bố trí tại các thành phố lớn của cả nước, và ưu tiên đặt tại ở các quận trung tâm để thuận tiện cho việc giao hàng. (Ở Thành phố Hồ Chí Minh là quận Gị Vấp và Hà Nội là quận Cầu Giấy). Theo Bảng 2.16, số lượng hàng hóa chủ yếu tập trung ở 2 kho lớn là Hồ Chí Minh và Hà Nội. Tuy nhiên, do số lượng hàng hóa quá nhiều, 2 kho này đặc biệt là kho Hà Nội ln trong tình trạng thiếu chỗ chứa, hàng hóa thường sắp xếp ra cả ngồi hành lang hoặc phải thường xuyên thuê thêm diện tích kho của bên thứ ba. Chính vì vậy, hiện tại hàng hóa sắp xếp trong kho khá tùy tiện nhằm tối đa hóa diện tích. Điều này gây ảnh hưởng năng suất làm việc ở trong kho, do khơng có khu vực riêng để thực hiện việc nhận hàng, xuất hàng, có thể gây nhầm lẫn khi thực hiện. Nhân viên giao nhận có thể vơ tình lấy nhầm hàng hóa đang chờ nhập vào kho để đi giao cho khách. Ngồi ra, việc thiếu diện tích cịn ảnh hưởng đến cơng tác phịng cháy chữa cháy, xử lý cơn trùng trong kho.
Hình 2.8: Một số hình ảnh kho hàng của PSD.
Bảng 2.17: Kết quả điều tra của tác giả đối với yếu tố Tồn kho.
STT Chỉ tiêu Điểm trung bình
1 Lượng tồn kho của Cơng ty ln ở mức hợp lý 2.67
2 Kho luôn đáp ứng được nhu cầu tồn hàng vào các mùa cao điểm 3.08
3 Chất lượng bảo quản hàng hóa tại kho ln được đảm bảo 4.08
4 Kho luôn đảm bảo tồn hàng cho những yêu cầu riêng của đơn v chiến lược kinh doanh
3.03
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả. Đối với một công ty phân phối hàng hóa như PSD, tồn kho lâu ảnh sẽ ảnh hưởng đến diện tích thuê kho, cũng như lợi nhuận và các chi phí phát sinh kèm theo. Đối với nhân tố “Kho luôn đáp ứng được nhu cầu tồn hàng vào các mùa cao điểm” và “Kho luôn đảm bảo tồn hàng cho những yêu cầu riêng của đơn vị chiến lược kinh doanh”, kết quả cho thấy hai yếu tố này được đánh giá mở mức trung bình, do việc lập kế hoạch chưa chính xác, dẫn đến thiếu hàng cho khách hàng vào mùa cao điểm cũng như việc điều chuyển kho giữa các chi nhánh chưa hợp lý. Riêng yếu tố “Chất lượng bảo quản hàng hóa tại kho ln được đảm bảo” được đánh giá cao do đây là các mặt hàng điện thoại, điện tử… đã được đóng gói theo quy chuẩn của nhà sản xuất, khó hư hỏng.
Đối với yếu tố “Lượng tồn kho của công ty luôn ở mức hợp lý”, kết quả được đánh giá ở mức trung bình yếu. Qua trao đổi với trưởng bộ phận kho và giao hàng của chi nhánh Hà Nội và Hồ Chí Minh, các ngun nhân của tình trạng này như sau:
+ Do công tác dự báo chưa thực sự tốt: điều này dẫn đến việc nhập hàng
nhiều hơn so với số lượng thực tế bán ra. Thậm chí, hiện tại trong kho còn đang tồn nhiều mặt hàng được nhập từ năm 2010.
+ Do áp lực doanh số được đặt ra của nhà cung cấp: Đối với mỗi nhà
cung cấp, đặc biệt là các nhà cung cấp lớn, thường đưa ra định mức tối thiểu về số lượng và giá trị nhập hàng theo tháng hoặc quý cho PSD để có thể tiếp tục là nhà phân phối hoặc hưởng các chương trình chiết khấu từ nhà cung cấp. Điều này thường dẫn đến vào thời điểm cuối tháng hoặc quý, số lượng hàng hóa nhập về của
PSD (hàng mua trong nước lẫn nước ngồi) đều có sự gia tăng lớn, trong khi số lượng bán ra của PSD ít hơn số lượng nhập về, dẫn đến tồn kho tăng cao. Nhìn vào Bảng 2.13 và Bảng 2.14 có thể nhận thấy, số lượng lẫn trọng lượng nhập hàng trong 06 tháng đầu năm 2015 so với 6 tháng đầu đều tăng hơn nhiều, đặc biệt vào tháng 3 và tháng 6 là những tháng cuối q, trong khi diện tích kho khơng thay đổi dẫn đến thiếu diện tích chứa hàng.
+ Do hàng nhận giữ hộ của khách hàng: Một số khách hàng của PSD tiến
hành mua một số lượng hàng hóa, tuy nhiên, hệ thống kho của họ khơng cịn đủ diện tích, cho nên, khách hàng quyết định để số lượng hàng hóa này tại kho PSD và sẽ cam kết một ngày cụ thể để nhận số lượng hàng hóa này. Điều này dẫn đến trên sổ sách, chứng từ, số lượng hàng hóa này đã được xuất ra khỏi kho, nhưng trên thực tế vẫn tồn tại kho hàng và chiếm diện tích cũng khá lớn.
2.4.5 Giao hàng.
Giao hàng là trách nhiệm của Bộ phận Kho và giao hàng. Sau khi hàng hóa được kiểm tra và nhập vào hệ thống quản lý tồn kho WMS, số lượng hàng hóa thực tế sẽ hiển thị trên hệ thống này và Phịng Kinh doanh có thể tiến hành xuất hàng. Đầu tiên, đơn hàng cần được tạo trên hệ thống WMS và chuyển thông tin này đến các bộ phận liên quan để có giao hàng cho khách hàng.
2.4.5.1Quy trình tạo đơn hàng:
Việc tạo đơn hàng sẽ do Bộ phận điều phối kinh doanh thực hiện dựa trên những thông tin do nhân viên kinh doanh cung cấp. Phịng Kế tốn sẽ kiểm tra lại tính hợp lệ của đơn hàng trước khi đơn hàng được đưa xuống bộ phận Kho.
Quy trình tạo đơn hàng: Xem Phụ lục 04.
2.4.5.2Quy trình xuất hàng:
Sau khi nhận được thông tin đơn hàng từ Phịng Kế tốn, bộ phận Kho sẽ thực hiện việc xuất và giao hàng.
+ Nhân viên lấy hàng (Picker): Nhân viên lấy hàng sẽ nhận Phiếu kế hoạch
lấy hàng từ nhân viên scanner. Nhân viên sẽ đến nơi chứa hàng hóa, bốc dỡ hàng hóa xuống theo từng đơn hàng và đưa tới khu vực qt hàng hóa.
QUY TRÌNH XUẤT HÀNG
Tiến hành lấy hàng
Chuyển kế hoạch giao hàng cho nhân viên lấy hàng In và ký Phiếu xuất kho Nhận thông tin DO từ WMSIn kế hoạch giao hàng
Bắt đầu
Sai
Chuyển hàng hóa và phiếu xuất kho cho nhân viên giao nhận Kiểm tra số lượng thực tế với phiếu xuất khoĐúng/ Ký nhận trên phiếu xuất kho
Sai Đúng
Chuyển hàng hóa và bộ chứng từ xuất hàng cho nhân viên giao nhận
Chọn phương tiện vận chuyển (của công ty hay nhà vận chuyển)PSD Tiến hành giao hàng cho khách hàngThu hồi liên 2 phiếu xuất kho và hóa đơn Thu thập hóa đơn từ phịng kế tốn PSD / Nhà
vận chuyển
Giao hàng cho khách hàng Nhà vận chuyển
Chuyển hàng hóa và bộ chứng từ xuất hàng cho nhà vận chuyển
Gửi liên hóa đơn và ph ếu xuất kho cho kế tốn
óng Kế thúc
+ Nhân viên scanner: Nhân viên scanner sẽ nhận thông tin đơn hàng từ WMS và in Phiếu kế hoạch lấy hàng cung cấp cho nhân viên lấy hàng. Khi nhân viên lấy hàng đưa hàng đến khu vực quét hàng hóa, nhân viên scanner sẽ scan số IMEI cho từng hàng hóa theo từng số DO. Sau khi scan, nhân viên scanner sẽ in Phiếu xuất kho, ký và chuyển hàng hóa đến khu vực kiểm hàng.
+ Nhân viên kiểm hàng: Nhân viên kiểm hàng sẽ kiểm tra số lượng hàng hóa, phiếu xuất kho. Nếu đúng, nhân viên này sẽ ký trên phiếu xuất kho và đưa đến khu vực giao nhận. Nếu sai, nhân viên này sẽ thông báo lại cho nhân viên lấy hàng để thực hiện lại việc lấy hàng.
Quét IMEI/ số Serial
Hình 2.9: Quy trình xuất hàng tại PSD.
Nguồn: Cơng ty Cổ phần Dịch vụ Phân phối Tổng hợp Dầu khí.
N h â n vi ên ki ể N h â n vi N h â n vi
2.4.5.3Quy trình giao hàng:
+ Trưởng đội giao nhận: thu thập hóa đơn từ Phịng Tài chính Kế tốn cho
mỗi DO. Sau đó, nhân viên này sẽ quyết định việc lựa cho phương tiện giao hàng sao cho thuận tiện nhất. Đối với các đơn hàng nội tỉnh, phương tiện thường được sử dụng là xe và đội ngũ giao hàng của chính Cơng ty. Đối với các đơn hàng ngoại tỉnh, đi xa, PSD thường sử dụng các nhà vận chuyển chuyên nghiệp như: Kerry TTC, Sài Gịn Post, Nhất Tín, Viettel…
+ Nhân viên giao nhận: nhận hàng hóa và chứng từ từ trưởng đội giao nhận.
Sau đó giao hàng đến cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký nhận trên bộ chứng từ hàng xuất. Bộ chứng từ này sẽ được thu thập và chuyển về nhân viên hành chính ở kho.
+ Nhà vận chuyển: ký nhận việc nhận hàng hóa của PSD từ trưởng đội giao
nhận. Bộ chứng từ ký nhận với nhà vận chuyển sẽ được chuyển về cho nhân viên hành chính kho. Hàng hóa sẽ được nhà vận chuyển giao tận tay khách hàng.
+ Nhân viên hành chính kho: nhân viên hành chính kho sẽ nhận bộ chứng
từ xuất hàng để tiến hành đóng đơn hàng. Nhân viên này sẽ điền thông tin ngày giờ khách hàng nhận hàng, số đơn vận chuyển, thông tin người giao hàng để đối chiếu sau này khi cần thiết.
Bảng 2.18: Số lượng nhân viên giao hàng và phương tiện tại các kho của PSD.
Kho Số lượng nhân viên giao hàng Phương tiện
Hà Nội 19 19 xe máy + 2 ơ tơ
Hải Phịng 2 2 xe máy
Đà Nẵng 4 4 xe máy
Nghệ An 1 1 xe máy
Nha Trang 2 1 xe máy
Đắk Lắk 2 2 xe máy
Gia Lai 2 2 xe máy
TP. Hồ Chí Minh 40 40 xe máy + 4 ô tô
Cần Thơ 3 3 xe máy + 1 ô tô
Bảng 2.19: Kết quả điều tra của tác giả đối với yếu tố Giao hàng.
STT Chỉ tiêu Điểm trung bình
1 Phương tiện giao hàng phù hợp 3.71
2 Nhân viên giao hàng chuyên nghiệp 3.89
3 Giao hàng đúng hẹn với khách hàng 3.12
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả.
Việc giao hàng của PSD được khách hàng đánh giá khá tốt. Do Công ty luôn chú trọng việc đào tạo bài bản, chuyên nghiệp cho nhân viên giao hàng cùng với phương tiện giao hàng phù hợp bao gồm xe máy và ô tô nên đáp ứng được hầu hết các yêu cầu giao nhận hàng hóa xa, gần, thậm chí trong các ngõ, hẻm nhỏ.
2.4.6 Tối ưu hóa tổ chức trong nội bộ doanh nghiệp.
2.4.6.1Về cơ cấu tổ chức:
Bộ máy tổ chức tại PSD theo mơ hình Cơng ty Cổ phần bao gồm: Đại học đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm sốt, Ban giám đốc và các phịng ban chức năng. Chi tiết xem ở mục 2.1.4.
Cơ cấu tổ chức tại PSD theo kiểu trực tuyến chức năng giúp thu hút các chuyên gia giải quyết các vấn đề chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho Ban Giám đốc.
2.4.6.2Về hệ thống thông tin:
Do đặc điểm mạng lưới kinh doanh và kho rộng khắp, PSD cần sử dụng hệ thống chung để mọi thành viên có thể truy cập và xử lý đơn hàng. Hiên tại PSD đang sử dụng hệ thống có tên gọi là Hệ thống quản lý tồn kho WMS. Với hệ thống này, những nhân viên PSD được phân quyền truy cập có thể tạo đơn hàng, tạo phiếu nhập kho, xử lý hàng xuất, in hóa đơn, truy cập và theo dõi tồn kho.
PSD cũng có một trang web riêng tại địa chỉ: www.psd.com.vn. Trang web
này chủ yếu giới thiệu về Cơng ty, khơng có chi tiết sản phẩm, hàng hóa mà Cơng ty đang bán. Việc cập nhật thông tin tại trang web này cũng chưa được xử lý nhanh chóng, kịp thời.
Bảng 2.20: Kết quả điều tra của tác giả đối với yếu tố Tối ưu hóa tổ chức trong nội bộ doanh nghiệp.
STT Chỉ tiêu Điểm trung bình
1 Hệ thống WMS đáp ứng được nhu cầu làm việc của các
anh chị 2.85
2 Bộ máy tổ chức ổn định, Ban lãnh đạo, đội ngũ cán bộ
cơng nhân viên có năng lực, kinh nghiệm 3.86
3 Công ty luôn coi trọng công tác đào tạo nhằm nâng cao
kĩ năng cho người lao động 3.53
4 Các bộ phận trong Công ty thường tổ chức các cuộc họp
để các bộ phận cùng phối hợp hành động 3.75
5 Chức năng của các bộ phận tách bạch, trách nhiệm rõ ràng 3.81
6 Công ty luôn đảm bảo thơng tin thơng suốt và nhất qn
giữa các phịng ban 3.59
7 Công ty quy định rõ ràng về định mức thời gian cho các
công việc của các bộ phận 3.62
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả
Nhìn chung, tối ưu hóa trong nội bộ doanh nghiệp của PSD là tương đối tốt, Cơng ty có đội ngũ cán bộ quản lý gắn bó lâu năm, chức năng của các bộ phận tách bạch, rõ ràng. Tuy nhiên, yếu tố “tốc độ truy cập hệ thống thông tin của Công ty” được đánh giá trung bình yếu. Qua trao đổi với Trưởng bộ phận hệ thống thông tin, nguyên nhân do hiện tại hệ thống này được chạy trên 2 máy chủ được sử dụng từ khi thành lập Cơng ty năm 2007, ít khi được nâng cấp, trong khi số lượng dữ liệu và đơn hàng phải xử lý ngày càng nhiều, dẫn đến tốc độ truy cập không đáp ứng được