STT Chỉ tiêu Điểm trung bình
1 Kế hoạch dự trữ của Công ty đáp ứng tốt các yê
cầu của khách hàng 3.51
2 Công ty đáp ứng tốt các đơn hàng thường xuyên 3.68
3 Công ty đáp ứng tốt các đơn hàng gấp và đột xuất 3.06
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả.
Hiện tại công tác dự báo của PSD được đánh giá ở mức khá tốt. Yếu tố “Công ty đáp ứng tốt các đơn hàng gấp và đột xuất” chưa được đánh giá cao. Nguyên nhân do công tác lập kế hoạch dựa chủ yếu vào dữ liệu bán hàng của năm trước, dẫn đến một số đơn hàng gấp, cơng ty khơng có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Điều này đúng cho một số dòng hàng điện thoại Samsung khi
mới ra mắt. Do ít nghiên cứu xu hướng thị trường, cơng ty thường thiếu hàng hóa đối với những mặt hàng này. Ở chiều ngược lại, một số dịng hàng được nhập về nhiều nhưng khơng bán được dẫn đến thời gian tồn kho lâu, thậm chí có những mặt
Bộ phận AM gửi thông
tin đặt hàng cho Ban lãnh đạo xét duyệt
Bộ phận AM gửi thông tin đơn hàng cho nhà cung cấp
Bộ phận AM gửi thông tin về đơn hàng cho các bộ phận liên quan
Khi hàng về, bộ phận Kho tiến hành kiểm tra và nhập hàng
hàng thời gian tồn kho từ năm 2010 đến thời điểm hiện tại... Điều này là ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận cũng như kế hoạch kinh doanh của công ty.
2.4.3 Mua hàng
2.4.3.1Quy trình mua hàng
Hình 2.7: Quy trình mua hàng tại PSD.
Nguồn: Công ty Cổ phần Dịch vụ Phân phối Tổng hợp Dầu khí.
Căn cứ vào nhu cầu thực tế (mục đích mua hàng, tình hình thị trường, kế hoạch hàng quý đã có sẵn), hàng tuần hoặc thàng tháng, bộ phận AM làm đề xuất đặt hàng và trình cấp trên xét duyệt. Sau khi đề xuất đã được Ban Giám đốc duyệt, bộ phận AM sẽ gửi thông tin đặt hàng qua cho nhà cung cấp. Khi nhà cung cấp nhận và chấp nhận đơn hàng, bộ phận AM sẽ tiến hành thực hiện:
Bộ phận AM sẽ cung cấp thông tin hợp đồng gửi bộ phận Xuất nhập khẩu. Bộ phận Xuất nhập khẩu sẽ căn cứ vào hợp đồng, làm việc với đại lý vận chuyển và nhà cung cấp để nhận hàng ở nước ngoài. Khi hàng gần về Việt Nam, bộ phận Xuất nhập khẩu sẽ mở tờ khai hải quan và làm thủ tục thơng quan hàng hóa. Thơng tin chi tiết bao gồm số lượng, mã hàng hóa, thời gian hàng về sẽ được bộ phận Xuất nhập khẩu thông tin cho bộ phận Kho để sắp xếp nhận hàng.
+ Đối với hàng nhập nội địa:
Tiến hành làm hợp đồng với nhà cung cấp. Sau khi hợp đồng được ký kết, bộ phận AM gửi thông tin dự kiến hàng về (số lượng, thời gian…) để bộ phận Kho chuẩn bị mặt bằng và nhân lực nhận hàng. Đồng thời chuẩn bị thủ tục thanh toán với nhà cung cấp với Phịng Kế tốn.
2.4.3.2Quy trình nhập hàng
Quy trình nhập hàng: xem Phụ lục 02.
Việc quản lý hàng hóa trong kho hiện nay hồn tồn bằng thủ cơng, chưa có sự hỗ trợ từ WMS. Chính vì thế, mỗi ngành hàng sẽ phân công một số nhân viên kho theo dõi nhằm biết được chính xác vị trí hàng hóa đó trong kho. Điều này gây nên sự lãng phí lớn về nguồn lực, chưa kể một số ngành hàng, số lượng hàng hóa nhiều, nhân viên kho khơng nhớ rõ vị trí của mặt hàng đó, dẫn đến khi xuất kho mặt hàng này, việc tìm kiếm hàng hóa tốn nhiều thời gian, công sức.