STT Chỉ tiêu Điểm trung bình
1 Lượng tồn kho của Công ty luôn ở mức hợp lý 2.67
2 Kho luôn đáp ứng được nhu cầu tồn hàng vào các mùa cao điểm 3.08
3 Chất lượng bảo quản hàng hóa tại kho ln được đảm bảo 4.08
4 Kho luôn đảm bảo tồn hàng cho những yêu cầu riêng của đơn v chiến lược kinh doanh
3.03
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả. Đối với một cơng ty phân phối hàng hóa như PSD, tồn kho lâu ảnh sẽ ảnh hưởng đến diện tích thuê kho, cũng như lợi nhuận và các chi phí phát sinh kèm theo. Đối với nhân tố “Kho luôn đáp ứng được nhu cầu tồn hàng vào các mùa cao điểm” và “Kho luôn đảm bảo tồn hàng cho những yêu cầu riêng của đơn vị chiến lược kinh doanh”, kết quả cho thấy hai yếu tố này được đánh giá mở mức trung bình, do việc lập kế hoạch chưa chính xác, dẫn đến thiếu hàng cho khách hàng vào mùa cao điểm cũng như việc điều chuyển kho giữa các chi nhánh chưa hợp lý. Riêng yếu tố “Chất lượng bảo quản hàng hóa tại kho ln được đảm bảo” được đánh giá cao do đây là các mặt hàng điện thoại, điện tử… đã được đóng gói theo quy chuẩn của nhà sản xuất, khó hư hỏng.
Đối với yếu tố “Lượng tồn kho của công ty luôn ở mức hợp lý”, kết quả được đánh giá ở mức trung bình yếu. Qua trao đổi với trưởng bộ phận kho và giao hàng của chi nhánh Hà Nội và Hồ Chí Minh, các ngun nhân của tình trạng này như sau:
+ Do cơng tác dự báo chưa thực sự tốt: điều này dẫn đến việc nhập hàng
nhiều hơn so với số lượng thực tế bán ra. Thậm chí, hiện tại trong kho cịn đang tồn nhiều mặt hàng được nhập từ năm 2010.
+ Do áp lực doanh số được đặt ra của nhà cung cấp: Đối với mỗi nhà
cung cấp, đặc biệt là các nhà cung cấp lớn, thường đưa ra định mức tối thiểu về số lượng và giá trị nhập hàng theo tháng hoặc quý cho PSD để có thể tiếp tục là nhà phân phối hoặc hưởng các chương trình chiết khấu từ nhà cung cấp. Điều này thường dẫn đến vào thời điểm cuối tháng hoặc quý, số lượng hàng hóa nhập về của
PSD (hàng mua trong nước lẫn nước ngồi) đều có sự gia tăng lớn, trong khi số lượng bán ra của PSD ít hơn số lượng nhập về, dẫn đến tồn kho tăng cao. Nhìn vào Bảng 2.13 và Bảng 2.14 có thể nhận thấy, số lượng lẫn trọng lượng nhập hàng trong 06 tháng đầu năm 2015 so với 6 tháng đầu đều tăng hơn nhiều, đặc biệt vào tháng 3 và tháng 6 là những tháng cuối q, trong khi diện tích kho khơng thay đổi dẫn đến thiếu diện tích chứa hàng.
+ Do hàng nhận giữ hộ của khách hàng: Một số khách hàng của PSD tiến
hành mua một số lượng hàng hóa, tuy nhiên, hệ thống kho của họ không cịn đủ diện tích, cho nên, khách hàng quyết định để số lượng hàng hóa này tại kho PSD và sẽ cam kết một ngày cụ thể để nhận số lượng hàng hóa này. Điều này dẫn đến trên sổ sách, chứng từ, số lượng hàng hóa này đã được xuất ra khỏi kho, nhưng trên thực tế vẫn tồn tại kho hàng và chiếm diện tích cũng khá lớn.
2.4.5 Giao hàng.
Giao hàng là trách nhiệm của Bộ phận Kho và giao hàng. Sau khi hàng hóa được kiểm tra và nhập vào hệ thống quản lý tồn kho WMS, số lượng hàng hóa thực tế sẽ hiển thị trên hệ thống này và Phịng Kinh doanh có thể tiến hành xuất hàng. Đầu tiên, đơn hàng cần được tạo trên hệ thống WMS và chuyển thông tin này đến các bộ phận liên quan để có giao hàng cho khách hàng.
2.4.5.1Quy trình tạo đơn hàng:
Việc tạo đơn hàng sẽ do Bộ phận điều phối kinh doanh thực hiện dựa trên những thông tin do nhân viên kinh doanh cung cấp. Phòng Kế tốn sẽ kiểm tra lại tính hợp lệ của đơn hàng trước khi đơn hàng được đưa xuống bộ phận Kho.
Quy trình tạo đơn hàng: Xem Phụ lục 04.
2.4.5.2Quy trình xuất hàng:
Sau khi nhận được thông tin đơn hàng từ Phịng Kế tốn, bộ phận Kho sẽ thực hiện việc xuất và giao hàng.
+ Nhân viên lấy hàng (Picker): Nhân viên lấy hàng sẽ nhận Phiếu kế hoạch
lấy hàng từ nhân viên scanner. Nhân viên sẽ đến nơi chứa hàng hóa, bốc dỡ hàng hóa xuống theo từng đơn hàng và đưa tới khu vực qt hàng hóa.
QUY TRÌNH XUẤT HÀNG
Tiến hành lấy hàng
Chuyển kế hoạch giao hàng cho nhân viên lấy hàng In và ký Phiếu xuất kho Nhận thông tin DO từ WMSIn kế hoạch giao hàng
Bắt đầu
Sai
Chuyển hàng hóa và phiếu xuất kho cho nhân viên giao nhận Kiểm tra số lượng thực tế với phiếu xuất khoĐúng/ Ký nhận trên phiếu xuất kho
Sai Đúng
Chuyển hàng hóa và bộ chứng từ xuất hàng cho nhân viên giao nhận
Chọn phương tiện vận chuyển (của công ty hay nhà vận chuyển)PSD Tiến hành giao hàng cho khách hàngThu hồi liên 2 phiếu xuất kho và hóa đơn Thu thập hóa đơn từ phịng kế tốn PSD / Nhà
vận chuyển
Giao hàng cho khách hàng Nhà vận chuyển
Chuyển hàng hóa và bộ chứng từ xuất hàng cho nhà vận chuyển
Gửi liên hóa đơn và ph ếu xuất kho cho kế tốn
óng Kế thúc
+ Nhân viên scanner: Nhân viên scanner sẽ nhận thông tin đơn hàng từ WMS và in Phiếu kế hoạch lấy hàng cung cấp cho nhân viên lấy hàng. Khi nhân viên lấy hàng đưa hàng đến khu vực quét hàng hóa, nhân viên scanner sẽ scan số IMEI cho từng hàng hóa theo từng số DO. Sau khi scan, nhân viên scanner sẽ in Phiếu xuất kho, ký và chuyển hàng hóa đến khu vực kiểm hàng.
+ Nhân viên kiểm hàng: Nhân viên kiểm hàng sẽ kiểm tra số lượng hàng hóa, phiếu xuất kho. Nếu đúng, nhân viên này sẽ ký trên phiếu xuất kho và đưa đến khu vực giao nhận. Nếu sai, nhân viên này sẽ thông báo lại cho nhân viên lấy hàng để thực hiện lại việc lấy hàng.
Quét IMEI/ số Serial
Hình 2.9: Quy trình xuất hàng tại PSD.
Nguồn: Cơng ty Cổ phần Dịch vụ Phân phối Tổng hợp Dầu khí.
N h â n vi ên ki ể N h â n vi N h â n vi
2.4.5.3Quy trình giao hàng:
+ Trưởng đội giao nhận: thu thập hóa đơn từ Phịng Tài chính Kế tốn cho
mỗi DO. Sau đó, nhân viên này sẽ quyết định việc lựa cho phương tiện giao hàng sao cho thuận tiện nhất. Đối với các đơn hàng nội tỉnh, phương tiện thường được sử dụng là xe và đội ngũ giao hàng của chính Cơng ty. Đối với các đơn hàng ngoại tỉnh, đi xa, PSD thường sử dụng các nhà vận chuyển chuyên nghiệp như: Kerry TTC, Sài Gịn Post, Nhất Tín, Viettel…
+ Nhân viên giao nhận: nhận hàng hóa và chứng từ từ trưởng đội giao nhận.
Sau đó giao hàng đến cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký nhận trên bộ chứng từ hàng xuất. Bộ chứng từ này sẽ được thu thập và chuyển về nhân viên hành chính ở kho.
+ Nhà vận chuyển: ký nhận việc nhận hàng hóa của PSD từ trưởng đội giao
nhận. Bộ chứng từ ký nhận với nhà vận chuyển sẽ được chuyển về cho nhân viên hành chính kho. Hàng hóa sẽ được nhà vận chuyển giao tận tay khách hàng.
+ Nhân viên hành chính kho: nhân viên hành chính kho sẽ nhận bộ chứng
từ xuất hàng để tiến hành đóng đơn hàng. Nhân viên này sẽ điền thông tin ngày giờ khách hàng nhận hàng, số đơn vận chuyển, thông tin người giao hàng để đối chiếu sau này khi cần thiết.