5. Kết cấu khóa luận
2.2. Thực trạng công tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty cổ phần Tiến
2.2.4. Thực trạng công tác tuyển chọn nhân lực tại Công ty cổ phần Tiến
Hộp 2.2: Thông báo tuyển dụng Công ty Cổ phần Tiến Thành CÔNG TY CỐ PHẦN TIẾN THÀNH
Lĩnh vực hoạt động: Thiết kế cung ứng, sản xuất bao bì carton
Địa chỉ liên hệ: KCN Quế Võ, Lô G11, huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh Điện thoại: 0241. 210.286/617.418- 042. 042.182.416
Fax: 0241.634.204
THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG Vị trí tuyển: nhân viên kế tốn Số lượng: 1 người
Yêu cầu:
- Tốt nghiệp đại học chính quy chun ngành kế tốn – tài chính - Giới tính: Nữ
- Độ tuổi: từ 27 tuổi trở lên
- Kinh nghiệm: có ít nhất 5 năm làm việc ở bộ phận kế tốn - Có khả năng kiểm tốn, tổng hợp và phân tích số liệu - Có kĩ năng tổ chức quản lý, cẩn thận và trung thực
- Nắm vững và am hiểu các các quy định pháp luật về thuế, chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán ở Việt Nam
- Sử dụng thành thạo phần mềm kế tốn và vi tính văn phịng - Có sức khỏe tốt, có thể đi cơng tác xa và làm việc ngoài giờ
Yêu cầu hồ sơ: bao gồm
- Đơn xin việc viết tay - Sơ yếu lý lịch
- Bản tóm tắt khả năng, kinh nghiệm làm việc - Văn bằng, chứng chỉ có liên quan
- Giấy chứng nhận sức khỏe trong 6 tháng gần đây 4 ảnh 3x4
Thời gian nhận hồ sơ: 18/4//2016-18/5/2016
Địa điểm nhận hồ sơ: Phịng hành chính- nhân sự Cơng ty cổ phần Tiến Thành
(Nguồn: Phịng hành chính- nhân sự)
2.2.4. Thực trạng cơng tác tuyển chọn nhân lực tại Công ty cổ phầnTiến Thành Tiến Thành
2.2.4.1. Thu nhận và xử lý hồ sơ
Sau khi thơng báo tuyển dụng, phịng hành chính nhân sự sẽ tiến hành thu nhận hồ sơ. Thời gian thu nhận và xử lý hồ sơ được Phòng HC-NS thực hiện đúng theo kế hoạch đã đề ra đó là 30 ngày kể từ ngày tiến hành thơng báo tuyển dụng. Theo quy định của cơng ty thì hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau: Đơn xin việc; Sơ yếu lý lịch; Giấy khám sức khỏe; Bản sao chứng minh thư nhân dân; Bản sao sổ hộ khẩu; Bản sao các văn bằng chứng chỉ liên quan. Nhân viên tuyển dụng của công ty thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ của các ứng viên theo cả hai hình thức đó là thu trực tiếp tại văn phịng cơng ty và thu gián tiếp thơng qua thư điện tử đó là email sau đó tổng hợp các hồ sơ và lưu trữ một cách cẩn thận. Nếu là hồ sơ mà ứng viên nộp trực tiếp tại công ty thì sẽ được để riêng tại nơi quy định, nếu hồ sơ được ứng viên gửi qua thư điện tử thì nhân viên tuyển dụng sẽ tổng hợp các hồ sơ đó thành một file cụ thể. Việc lưu trữ này giúp cho việc thu nhận không bị thất lạc hồ sơ và việc tìm kiếm hồ sơ để xử lý hồ sơ sẽ dễ dàng hơn. Trong thời gian thu nhận hồ sơ thì nhân viên nhân sự cũng đồng thời tiến hành lọc hồ sơ đối với những hồ sơ của ứng viên đã nộp và gửi về thư điện tử của cơng ty.
Kết thúc q trình thu nhận hồ sơ, phịng hành chính nhân sự sẽ kết hợp với hội đồng tuyển dụng tiến hành sơ tuyển hồ sơ. Việc sơ tuyển hồ sơ thường được tiến hành trong thời hạn tối đa là một tuần kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ, dựa vào bản mô tả công việc và tiêu chuẩn cơng việc, trình độ và kinh nghiệm làm việc của ứng viên, nhân viên tuyển dụng chọn ra hồ sơ của ứng viên nào phù hợp hay không phù hợp với vị trí/chức danh cơng việc, sau đó tổng hợp lại và báo cáo kết quả xử lý hồ sơ cho Trưởng phòng HC-NS. Những ứng viên nào đạt yêu cầu sẽ được bộ phận tuyển dụng lên lịch hẹn phỏng vấn và thơng báo cho ứng viên đó biết bằng cách gọi điện trực tiếp và gửi thư mời phỏng vấn thông qua thư điện tử.
Sau quá trình sơ tuyển hồ sơ nhà tuyển dụng đã loại bỏ được một loạt các hồ sơ khơng thích hợp đồng thời sắp xếp được các danh sách ứng viên đáp ứng được các yêu cầu cơ bản mà cơng ty đưa ra cho từng bị trí tuyển dụng. Tiếp đó phịng HC-NS sẽ lập phiếu đề xuất phỏng vấn và danh sách các thành viên hội đồng phỏng vấn trình Giám đốc duyệt, sau đó thơng báo cho hội đồng phỏng vấn và các ứng viên biết về thời gian và địa điểm phỏng vấn
Có thể thấy rằng cơng tác nghiên cứu và lựa chọn hồ sơ của Công ty tiến hành khá bài bản, hạn chế được phần nào những thiếu xót trong việc lựa chọn những ứng viên có đầy đủ năng lực, đảm bảo cho cơng tác phỏng vấn thuận lợi và có chất lượng hơn.
2.2.4.2. Phỏng vấn tuyển dụng
Những ứng viên tham gia phỏng vấn là những người đạt qua vịng sàng lọc hồ sơ và được cơng ty thơng báo lịch hẹn phỏng vấn. Hình thức phỏng vấn của cơng ty trong những năm gần đây đó là hình thức phỏng vấn trực tiếp do Hội đồng tuyển dụng thực hiện. Hội đồng tuyển dụng của công ty bao gồm: Giám đốc; Trưởng Phịng Hành chính – Nhân sự và trưởng phịng/bộ phận chức năng có liên quan đến vị trí tuyển dụng (Trưởng Phịng Kế tốn – Tài chính; Trưởng Phịng Kỹ thuật;…)
Bảng 2.5. Quy định về hình thức phỏng vấn tuyển dụng trong cơng ty STT Vị trí tuyển dụng Hình thức phỏng
vấn
Thành phần hội động tuyển dụng
1 Công nhân, nhân viên kĩ thuật
-Phỏng vấn -Thi tay nghề
- Trưởng phòng Kỹ thuật
- Phó giám đốc
2 Nhân viên hành chính, văn phịng
- Phỏng vấn - Trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng vị trí đó
- Chun viên tuyển dụng 3 Trưởng phịng, Phó giám đốc - Phỏng vấn - Thi tự luận - Giám đốc cơng ty - Trưởng phịng hành chính – nhân sự (Nguồn: Phịng hành chính- nhân sự)
Phỏng vấn là khâu đặc biệt quan trọng giúp kiểm tra đánh giá ứng viên ở những phần ngoài lề mà bằng cấp, giấy tờ khơng nói lên được đó là sở trường, mục tiêu, phong cách làm việc, nguyện vọng và một phần tính cách ứng viên,.. Đây là yếu tố quan trọng giúp Công ty biết được ứng viên là người như thế nào trong cơng
việc, có thể gắn bó lâu dài với cơng ty được hay khơng, và nó ảnh hưởng nhiều đến lựa chọn nhân viên trúng tuyển
Đối với lao động giản đơn
Thông thường trong trường hợp Công ty tuyển dụng công nhân trực tiếp nếu cần áp dụng phương pháp phỏng vấn thì chỉ dừng lại ở phương pháp phỏng vấn sơ bộ và được thực hiện một cách đơn giản gọn nhẹ. Việc phỏng vấn chỉ do đại diện Phòng HC-NS và trưởng bộ phận cần tuyển dụng tiến hành
Các câu hỏi đặt ra trong quá trình phỏng vấn thường xoay quanh các nội dung mà ứng viên kê trong sơ yếu lý lịch như: Quá trình học tập? Tiểu sử phát triển của bản thân? Các kĩ năng, năng khiểu khác( nếu có)? Tại sao lại ứng tuyển vào Cơng ty? Mức thu nhập mong muốn?
Đối với lao động có chun mơn, kĩ thuật, trình độ cao
Hội đồng tuyển dụng là những người có kinh nghiệm lâu năm trong tuyển dụng và làm việc, những người đi sát thực tế nhất với những công việc yêu cầu cần tăng nhân sự do vậy sẽ có những cái nhìn khái qt nhất, chính xác nhất đối với các ứng viên.
Q trình phỏng vấn được chia làm 2 vịng: Phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn sâu - Phỏng vấn sơ bộ
Căn cứ vào yêu cầu của công việc, của vị trí, căn cứ vào kết quả nghiên cứu hồ sơ, vào những điểm lưu ý của mỗi ứng viên để tiến hành chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn. Dưới đây là một số câu hỏi thường đặt ra trong phỏng vấn sơ bộ
Câu 1: Tại sao Anh( chị) lại muốn làm việc tại tổ chức chúng tôi? Câu 2: Khi làm việc nếu gặp khó khăn và áp lực anh( chị)sẽ sử lý ra sao Câu 3: Anh( chị) yêu cầu gì ở buổi đào tạo?
Câu 4: Anh ( chị) thích làm việc nhóm hay độc lập? tại sao Câu 5: Điểm mạnh và điểm yếu của Anh( chị)
Câu 6: Anh( chị) có ý kiến gì về thơng báo tuyển dụng của cơng ty?
Câu 7: Anh( chị) thấy các tiêu chuẩn đánh giá các ứng viên của ứng viên ra sao Câu 8: Anh( chị) thấy cơng việc hiện tại có phù hợp với bản thân khơng? Tại sao?
Thơng qua q trình phỏng vấn này sẽ đánh giá được tổng quát về các yếu tố như hồn cảnh, tính tình quan niệm sống , sự năng động và nhạy bén, khả năng làm
việc trong điều kiện áp lực công việc của mỗi ứng viên. Sau đó Hội đồng tuyển dụng sẽ tiến hành giải đáp các ý kiến thắc mắc của ứng viên. Nếu ứng viên khơng cịn thắc mắc thì đại diện Hội đồng tuyển dụng cám ơn một lần nữa và hẹn thời gian thông báo kết quả của buổi phỏng vấn tới ứng viên, buổi phỏng vấn kết thúc.
Sau khi phỏng vấn hội đồng phỏng vấn sẽ họp để bình xét, lấy ý kiến chung trong thang điểm đánh giá của từng ứng viên phỏng vấn để lựa chọn ra ứng viên trúng tuyển vòng 1. Phịng HC-NS sẽ thơng báo cho các ứng viên biết có trúng tuyển hay khơng, và thơng báo ngày giơ cụ thể phỏng vấn vịng hai
- Phỏng vấn sâu, phỏng vấn trực tiếp
Sau khi có danh sách ứng viên phỏng vấn lần hai, hội đồng phỏng vấn dựa vào yêu cầu của công việc, dựa vào kết quả, những nhận xét, những lưu ý của mỗi ứng viên trong vòng phỏng vấn sơ bộ để chuẩn bị sẵn các câu hỏi trong vòng phỏng vấn này
Hội đồng phỏng vấn cũng dự đốn trước những tình huống, những câu hỏi mà ứng viên có thể thắc mắc trong quá trình phỏng vấn, chuẩn bị sẵn những phương án trả lời để không bị bị động trước các câu hỏi của ứng viên
Đúng thời gian đã thông báo từ trước hội đồng phỏng vấn sẽ đưa ra những tình huống cơng việc để trả lời. Nhờ việc đưa ra những tình huống mà hội đồng phỏng vấn có thể đánh giá một cách khách quan nhất về những vấn đề thuộc khả năng chuyên môn nghiệp vụ và các kĩ năng nghề nghiệp của ứng viên, thấy được năng lực thực sự của từng ứng viên. Đây là căn cứ quan trọng nhất và thuyết phục nhất để hội đồng tuyển dụng có thể đưa ra quyết định tuyển dụng.
Đối với các vị trí nhân viên phịng ban, vị trí cấp cao thì ngồi phỏng vấn sâu ra sẽ có thêm phần phỏng vấn tiếng anh( nếu vị trí địi hỏi khả năng ngoại ngữ), ngồi ra sẽ thi năng lực qua hình thức thi tự luận. Hội đồng chấm thi và phỏng vấn những vị trí này là những người trong ban Giám đốc, trưởng các phịng ban có vị trí cần tuyển.
Trong q trình phỏng vấn các ứng viên có thể thắc mắc, những câu hỏi liên quan đến công việc ứng tuyển, thông tin về công ty, chế độ đãi ngộ,… Câu trả lời sẽ do ban Giám đốc hoặc trưởng các phịng ban giải đáp, đảm bảo tính chính xác và tin cậy.
Sau khi quá trình phỏng vấn kết thúc, các thành viên trong hội đồng phỏng vấn tiến hành so sánh các bảng điểm để đưa ra tổng số điểm cho từng ứng viên sao cho khách quan nhất. Tiếp đó, hội đồng phỏng vấn sẽ chọn từ trên xuống dưới những ứng viên có điểm số cao nhất cho đến khi đủ chỉ tiêu, số ứng viên sẽ bị loại nhưng vẫn được lưu hồ sơ để có thể sử dụng khi tuyển dụng đợt kế tiếp hoặc cần nhân lực đột xuất.
2.2.4.3. Thi tuyển
Nội dung của bài thi tuyển nhằm kiểm tra trình độ chun mơn, tay nghề, năng lực kĩ năng của nhân viên(Xem mẫu đề thi trắc nghiệm, phụ lục số 4)
Đối với ứng viên là lao động gián tiếp
Phịng Hành chính- nhân sự hướng dẫn các ứng viên thực hiện các bước sau: - Điền đầy dủ thông tin vào phiếu lý lịch nhân sự.
- Bài kiểm tra IQ ( kiểm tra kiến thức về khả năng tư duy, nắm bắt vấn đề...). - Bài kiểm tra về trình độ chun mơn (theo chức danh dự tuyển).
- Bài kiểm tra các kỹ năng nghiệp vụ (ngoại ngữ, vi tính, giao tiếp,...)
Đối với ứng viên là lao động trực tiếp
Phịng Hành chính- nhân sự hướng dẫn các ứng viên thực hiện các bước sau: - Điền đầy dủ thông tin vào phiếu lý lịch nhân sự.
- Bài kiểm tra IQ ( kiểm tra kiến thức về khả năng tư duy, nắm bắt vấn đề...). - Bài kiểm tra về trình độ chun mơn (theo chức danh dự tuyển).
- Bài kiểm tra các kỹ năng nghiệp vụ (ngoại ngữ, vi tính, giao tiếp,...).
Đối với cơng nhân kĩ thuật địi hỏi tay nghề
Các ứng viên ứng tuyển vị trí kĩ thuật cần phải trải qua bài thi tay nghề để kiểm tra năng lực, trình độ có thể đảm nhận được u cầu của công việc hay không.
Bài thi tay nghề do phịng hành chính nhân sự tổ chức, Phó giám đốc, trưởng phòng kĩ thuật, Quản đốc phân xưởng ra đề và trực tiếp chấm thi.
Đối với công nhân lao động phổ thơng
Tiến hành như đối với cơng nhân có tay nghề nhưng bỏ qua bước thi tay nghề. Ví dụ dưới đây là bộ câu hỏi tự luận dành cho ứng viên cho vị trí nhân viên Hành chính- nhân sự mà Cơng ty Cổ phần Tiến Thành sử dụng trong phần thi tuyển
Câu 1: Bạn hãy cho biết thế nào là thể thức một văn bản hành chính đúng quy định?
Câu 2: Bạn có biết bảo quản và sử dụng con dấu như thế nào không? Ai và bộ phận nào được giao nhiệm vụ sử dụng và quản lý con dấu?
Câu 3: Công văn đi, công văn đến hiểu như thế nào? Câu 4: Thế nào gọi là công văn và thế nào là văn bản?
Câu 5: Có quy định nào cho việc quản lý và sử dụng con dấu không?
Hội đồng tuyển dụng tiến hành chấm thi, ghi vào phiếu kết quả tuyển dụng và trình cấp trên phê duyệt. Thời gian chấm thi không quá 3 ngày kể từ ngày nhận bài thi của ứng viên.
Tùy thuộc vào vị trí tuyển dụng mà cơng ty sử dụng hình thức thi tuyển khác nhau. Trong đó đa số là cơng ty sử dụng hình thức thi trắc nghiệm.
Biểu đồ 2.2. Tỷ lệ ứng viên trải qua các bài thi trắc nghiệm
Nguồn: Tổng hợp từ phiếu điều tra trắc nghiệm
Công ty đã có những bài thi tuyển trắc nghiệm khác biệt về nội dung cho từng vị trí tuyển dụng khác nhau, khiến cho cơng tác tuyển dụng thêm phần linh hoạt, đạt hiệu quả hơn. Thi trắc nghiệm về khả năng chuyên môn chiếm đa số (chiếm 56,7%).( Xem tổng hợp phiếu điều tra trắc nghiệm, phụ lục số 3)
2.2.4.4. Thử việc và ra quyết định tuyển dụng
Dựa vào quyết định thử việc đã được duyệt, phòng HC-NS sẽ mời các ứng viên đạt yêu cầu qua phỏng vấn nhận việc thông qua điện thoại hoặc thư điện tử.
Ngay buổi đầu thử việc nhân viên mới sẽ được trưởng phòng HC-NS trực tiếp đào tạo hướng dẫn tạo điều kiện cho nhân viên mới hội nhập vào môi trường làm việc nhanh nhất , phổ biến về nội quy, quy định về thời gian làm việc và nghỉ ngơi,…sau đó các trưởng bộ phận phịng ban quản lý trực tiếp các nhân viên mới này sẽ hướng dẫn cụ thể công việc cũng như phương pháp làm việc để họ có thể bắt tay vào cơng việc dễ dàng hơn.
Trong q trình thử việc, cơng ty ln cử các nhân viên làm việc theo nhóm trong đó người mới được tuyển dụng sẽ đi cùng với một nhân viên khác đã có kinh nghiệm lâu năm trong cơng việc để hướng dẫn. Tuy vậy, nhân viên mới vẫn được công ty giao việc để có thể thích ứng nhanh nhất với cơng việc trong thực tế và thông qua sự chỉ bảo hướng dẫn của người đã có kinh nghiệm nên có thể giảm bớt được thấp nhất những sai lầm có thể vấp phải để nhân viên mới tự tin thực hiện cơng việc của mình.
Cơng tác thử việc đối với nhân viên mới rất được cơng ty coi trọng vì q trình này giúp ứng viên bộc lộ năng lực thực sự của mình đồng thời cho thấy mức độ phù hợp giữa họ và cơng việc ở vị trí tuyển dụng. Qua q trình thử việc công ty sẽ đánh giá và ra quyết định có tuyển dụng chính thức nhân viên mới đó hay khơng.