- Về lâu dài, để tăng cường công tác quản lý hàng tồn kho trong năm
3.2.4Quản lý chặt chẽ các khoản nợ phải thu đồng thời xác định chính sách tín dụng thương mại hợp lý:
dụng thương mại hợp lý:
Các khoản phải thu của công ty trong thời gian qua chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong tổng vốn lưu động, do vậy nó ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn lưu động của công ty. Trong xu thế hiện nay, bán hàng trả chậm đã trở nên phổ biến và thành một tập quán chung. Việc tiêu thụ này chỉ có ý nghĩa khi thu hồi được vốn thực hiện tái sản xuất, tăng hiệu quả sử dụng vốn.
Qua nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý khoản phải thu cho thấy Cơng ty chưa có chính sách tín dụng thương mại đối với khách hàng. Việc xây dựng chính sách tín dụng thương mại có ý nghĩa rất quan trọng và cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động của cơng ty. Một chính sách tín dụng thương mại hợp lý sẽ đảm bảo được sự ổn định, tự chủ về mặt tài chính, đẩy nhanh tốc độ luân chuyển của vốn lưu động. Vì vậy, cơng ty cần thực hiện một số biện pháp sau đây:
- Thứ nhất, Công ty cần xác định bán chịu và mức độ nợ phải thu. Xác định chính sách bán chịu phải hợp lý đối với từng loại khách hàng trên cơ sở đã thẩm định kỹ uy tín cũng như khả năng thanh tốn của họ:
+ Đối với khách hàng lớn và có uy tín Cơng ty có thể bán nhiều hàng và chấp nhận thanh tốn chậm nhưng vẫn có chính sách tín dụng khuyến khích trả sớm.
+ Đối với khách hàng mới Công ty chưa nắm bắt được nhiều về khả năng thanh tốn của họ, hay chưa có uy tín và mức độ tin cậy khơng cao, thì Cơng ty cần tiến hành phương thức thanh tốn ngay, hoặc có thể bán với một lượng hàng hoá vừa phải để tạo mối quan hệ với đối tác. đồng thời Cơng ty cần có những biện pháp phịng ngừa rủi ro như u cầu đặt cọc, trả trước một phần giá trị đơn hàng, giới hạn giá trị tín dụng.
+ Đối với những khách hàng nợ khơng có hoặc khả năng thanh tốn q thấp, Cơng ty có thể từ chối nhằm tránh rủi ro về khả năng thanh tốn của khách hàng.
Khi xác định chính sách bán chịu Cơng ty cần chú ý tới các yếu tố chủ yếu ảnh hưởng tới cơng tác xác định chính sách bán chịu của mình: như mục tiêu mở rộng thị trường tiêu thụ, tăng Doanh thu hay tăng lợi nhuận, tình trạng cạnh tranh, tình trạng Tài chính của Cơng ty
Vấn đề khó khăn nhất trong xác định chính sách tín dụng là xác định điều kiện thanh tốn (thời hạn thanh toán và chiết khấu thanh toán), làm sao để vừa có tác dụng khuyến khích khách hàng mua hàng và thanh tốn sớm lại vừa không ảnh hương tới mục tiêu của Cơng ty.
Để có thể xác định tỷ lệ chiết khấu hợp lý Cơng ty cần phải dặt nó trong mối quan hệ với lãi suất vay vốn hiện hành của Ngân hàng. Bởi vì khi bán hàng trả chậm Cơng ty phải vay vốn để đáp ứng nhu cầu vốn cho hoạt động kinh doanh được tiến hành liên tục. Do đó việc Cơng ty giảm giá cho khách hàng một tỷ lệ nhất định trên tổng số tiền hàng mà tỷ lệ đó nhỏ hơn lãi suất vay ngắn hạn để thu hồi được tiền ngay vẫn có lợi hơn là khơng chiết khấu để cho khách hàng nợ một thời gianvà trong thời gian đó Cơng ty lại phải vay vốn chịu lãi suất để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh của mình.
Khi ký kết hợp đồng thương mại, Cơng ty cần phải chú ý chặt chẽ đến từng câu chữ, đảm bảo lợi ích và tính pháp lý cao của hợp đồng thương mại, từ đó dễ dàng giải quyết những bất đồng, tranh chấp, và vi phạm hợp đồng.
- Thứ hai, Cơng ty phải kiểm sốt chặt chẽ Nợ phải thu và có các biện pháp cụ thể thu hồi cơng nợ:
+ Cơng ty phải mở sổ theo dõi các khoản nợ: chi tiết tới từng khách hàng, có tên địa chỉ khách hàng, thời hạn nợ, số tiền nợ và cả tỷ lệ nợ (bởi từ tỷ lệ nợ ta biết được trọng tâm quản lý đối với khoản Nợ phải thu của khách hàng này). Đồng thời phân ra thành các loại: Nợ trong hạn, nợ đến hạn, và nợ quá hạn và có biện pháp quản lý phù hợp đối với từng loại:
Đối với các khoản nợ trong hạn và đến hạn: khi còn là các khoản nợ trong hạn Công ty cần phải theo dõi liên tục,đến khi đến hạn thanh tốn Cơng ty cần có biện pháp đốc thu: thơng báo nợ đến hạn cho khách hàng, Công ty chuẩn bị giấy tờ
chứng từ thanh toán, thực hiện kịp thời thủ tục thanh toán để rút ngắn thời gian và chủ động trong thanh toán.
Đối với những khoản nợ quá hạn thanh tốn, Cơng ty phải tiến hành phân tích rõ ngun nhân vì sao khách hàng khơng thanh toán đúng hạn, do nguyên nhân khách quan hay chủ quan (nếu là nguyên nhân khách quan thì Cơng ty có thể ra hạn thêm) từ đó đưa ra những biện pháp thích ứng tuỳ từng thời kỳ giai đoạn: Nếu mới phát sinh thì nên áp dụng biện pháp mềm mỏng, mang tính chất yêu cầu. Sau một thời gian không tiến chuyển, Công ty cử người xuống tận nơi, dùng biện pháp cứng rắn hơn, đưa ra những cơ sơ pháp lý buộc khách hàng trả nợ. Nếu khách hàng vẫn dây dưa khơng trả Cơng ty u cầu và đệ đơn Tồ án kinh tế xem xét giải quyết.
Các biện pháp mà Cơng ty đưa ra phải vừa có lý vừa có tình, khơng được dùng những biện pháp tiêu cực không đúng pháp luật, gây tai tiếng xấu cho Công ty làm mất uy tín.
Đồng thời Cơng ty cần phân loại thành Nợ q hạn có khả năng địi được (thì có biện pháp như trên) và Nợ quá hạn khơng có khả năng địi, với khoản Nợ q hạn khơng có khả năng địi nghĩa là đã mất vốn, Cơng ty cần trích quỹ dự phịng các khoản phải thu khó địi để bù đắp. Cũng chính vì vậy mà bắt đầu từ năm tới Cơng ty cần trích lập Khoản dự phịng nợ phải thu khó địi.