Tiêu đề thư là phần thơng tin trên tờ giấy thư, nó thường bao gồm tên địa chỉ, Logo, màu sắc thương hiệu của công ty, tên công ty, địa chỉ, thông tin liên lạc. Một tiêu đề thư đạt chuẩn sẽ đóng vai trị như 1 nhận diện thương hiệu, khiến lá thư trở nên trang trọng và chuyên nghiệp hơn.
Hình 4.10. Mẫu tiêu đề thư
Tiêu đề thư là một trong những yếu tố quan trọng để nhận dang doanh nghiệp, vì nó thường truyền tải thơng tin hình ảnh doanh nghiệp với các đối tác qua các công văn, thư chào hàng, báo giá,…như là một lời chào và khẳng định tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp tới đối tác
Việc thiết kế letterhead sắp xếp kiểu dáng, màu sắc sẽ luôn đồng nhất với danh thiếp và phong thư cũng như kiểu dáng của Website công ty.
Thể hiện nổi bật Logo của doanh nghiệp ở những vị trí hiệu quả nhất trên tiêu đề thư, tạo điểm nhấn cho tiêu đề thư.
Khi chọn giấy cho tiêu đề thư nên chọn kiểu phù hợp với phong thư, phải kiểm tra nó có phù hợp với kích thước phong thư đang có hay khơng, nên kiểm tra cách gập tiêu đề thư lại khi đút vào phong thư.
1. Sử dụng tiêu đề thư
Nhiều người cho rằng chỉ những công ty lớn mới cần đến tiêu đề thư trong thư từ trao đổi công việc với đối tác. Tuy nhiên thực tế là doanh nghiệp ở mọi quy mô, bất kể là cá nhân, nhỏ hay lớn đều cần sử dụng đến chúng.
Tiêu đề thư được sử dụng rất linh hoạt cho nhiều mục đích khác nhau - Lập hóa đơn
- Ghi biên bản hay thông báo
- Gửi thông tin đến các đối tác kinh doanh - Đệ trình các kiến nghị
Tiêu đề thư không chỉ được chú trọng sử dụng ở văn phịng mà cịn được sử dụng cho mục đích cá nhân ngay tại nhà nhờ các công cụ tạo tiêu đề thư online.
2. Vai trò chủ yếu của tiêu đề thư trong thư tín thương mại 2.1. Vai trò cơ bản của tiêu đề thư 2.1. Vai trò cơ bản của tiêu đề thư
Mỗi công ty đều có 1 tiêu đề thư riêng. Chúng đóng 1 phần vai trị trong việc lan tỏa hình ảnh thương hiệu và giúp phân biệt các doanh nghiệp với nhau. Thông thường, khách hàng sẽ dễ dàng nhận diện được các thương hiệu nhờ Logo được gắn ở tiêu đề thư. Đó chính là lý do vì sao chúng ta khơng nên đánh giá thấp tầm quan trọng của tiêu đề thư. Biết cách sắp xếp bố cục của tiêu đề thư và gắn Logo vào một cách hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng tích cực về hình ảnh thương hiệu trong mắt khách hàng
2.2. Tài liệu hợp pháp
Tiêu đề thư thường được sử dụng trong những tình huống trao đổi thơng tin chính thức bởi nó được xem như 1 tài liệu hợp pháp của doanh nghiệp
2.3. Thể hiện sự chuyên nghiệp
Tiêu đề thư thể hiện thái độ trân trọng đối với các đối tác và khách hàng sẽ luôn cảm thấy hài lòng khi nhận được những bức thư thể hiện sự trang trọng từ công ty. Việc sử dụng tiêu đề thư cho khách hàng thấy được doanh nghiệp ở mức độ chuyên
nghiệp cao, giúp xác định và khẳng định thương hiệu của công ty trong mắt khách hàng.
Hình 4.11. Mẫu tiêu đề thư của Tomplet
Một tiêu đề thư chuyên nghiệp sẽ thể hiện được khả năng và tiềm năng của cơng ty đó trong tương lai. Nếu khơng có nó, lá thư trao đổi gửi cho khách hàng sẽ trở nên thật cụt ngủn và thiếu trang trọng, từ đó tạo cho khách hàng mối nghi ngờ về khả năng của cơng ty. Đó cũng chính là lí do tại sao các doanh nghiệp lớn nhỏ đều đang cố gắng cá nhân hóa hình ảnh của mình đến khách hàng bằng tiêu đề thư.
2.4. Tiêu đề thư là một nhân viên bán hàng
Không chỉ đại diện cho tồn bộ hình ảnh doanh nghiệp, tiêu đề thư còn giúp thúc đẩy và phát triển thương hiệu. Mức độ ấn tượng bắt mắt của tiêu đề thư sẽ quyết định việc ngươi đọc có tiếp tục đọc nội dung lá thư hay không.
Thêm một lý do nữa lý giải tại sao tiêu đề thư lại không thể thiếu đối với bất kì doanh nghiệp nào: Một tiêu đề thư được thiết kế ấn tượng và khơn ngoan có thể giúp tạo ấn tượng về sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt khách hàng. Như vậy, nếu tiêu đề thư đó đủ hấp dẫn, nó đã thành công trong việc quảng bá hình ảnh của thương hiệu
Hình 4.12. Mẫu tiêu đề thư của Wplan
2.5. Thuyết phục khách hàng
Tiêu đề thư đẹp sẽ tạo ấn tượng đầu tiên và rất quan trọng đối với khách hàng, bởi nó sẽ là thứ thuyết phục và khuyến khích khách hàng tiếp tục theo dõi và đọc toàn bộ nội dung thư. Tiêu đề thư nên thể hiện những thông tin chi tiết nhất để khách hàng cảm thấy tin tưởng và hiểu sơ bộ về tầm nhìn của cơng ty. Hơn nữa, mục đích của tiêu
đề thư cũng chính là tạo cảm giác chính thống cho lá thư và khẳng định rằng nó được gửi từ một doanh nghiệp uy tín, chun nghiệp.
2.6. Cơng cụ Marketing
Tiêu đề thư cung cấp cho người xem (có thể sẽ là khách hàng trong tương lai) thông tin liên lạc cụ thể, chính xác để họ có thể trực tiếp liên hệ một cách dễ dàng. Nói cách khác, tùy thuộc vào hình thức của tiêu đề thư, nó có thể trở thành 1 cơng cụ thu hút khách hàng tiềm năng từ đó giúp tăng doanh thu, lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Những điều cần chú ý khi thiết kế tiêu đề thư
- Kích thước: Nên để kích thước tiêu đề là 900 x 100 px
- Mẫu tiêu đề: Trong số rất nhiều lựa chọn về tiêu đề thư, hãy chọn loại tiêu đề có thể dễ dàng đặt ở căn giữa khổ giấy
- Độ phân giải: Độ phân giải nên đặt là 300 dpi