61 3.1.1 Phương hướng hoạt động của chuỗi cung ứng
3.2. Giải pháp hồn thiện hoạt động chuỗi cung ứng tại cơng ty TNHH Red Bull
3.2.5. Giải pháp 5: Cải thiện hoạt động và mạng lưới phân phối của công ty
Thứ nhất, bộ phận phân phối cần kết hợp với bộ phận kinh doanh để quản lý
lượng hàng đại lý tới lấy hàng ngày, hạn chế xảy ra tình trạng hàng rớt làm tồn kho tăng cao do đại lý không cho xe tới chở hết lượng hàng đã đặt.
Thứ hai, cần vi tính hóa hoạt động quản lý tồn kho và phân phối. Đưa số liệu về lượng nhập kho – xuất kho hàng ngày tương ứng với số lô sản xuất vào theo dõi trên hệ thống. Xuất kho theo nguyên tắc nhập trước xuất trước nên quản lý theo số lô là điều cần thiết. Bên cạnh đó để cơng tác xuất kho hiệu quả hơn, nhanh chóng hơn và chính xác hơn, cần cải tiến trong cách làm việc. Thay vì để đảm bảo nguyên tắc nhập trước xuất trước, cơng nhân khi lấy hàng đóng lên xe đại lý phải quan sát đúng số lô theo yêu cầu của người điều phối, đồng thời người điều phối cũng phải đứng giám sát công nhân làm việc, thu thập từng phiếu ghi số lô sản xuất dán trên mỗi kiện hàng để đảm bảo lấy đúng trật tự thì cơng ty có thể áp dụng một thủ thuật nhỏ để quản lý hiệu quả hơn. Thủ thuật đó được thực thi bằng cách cải tiến lại kho bãi. Thay vì kho hiện tại trên nền bằng phẳng, cơng ty có thể sửa đổi để có một độ dốc nhất định. Khi đó thành phẩm xuất xưởng sẽ được xếp theo thứ tự từ trước ra sau, hết dãy này đến dãy khác. Khi xuất xưởng, chỉ cần cho xe nâng lấy từng dãy một. Kiện hàng đầu tiên được lấy đi, kiện sau đó sẽ trơi xuống, cứ như vậy cho đến hết dãy hàng một cách tự động. Theo thủ thuật này sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong việc xuất hàng vì lúc này chỉ cần xe nâng xúc các kiện hàng trước mặt mà không phải di chuyển nhiều.
Thứ ba, bộ phận phân phối cũng cần theo dõi chặt chẽ lượng đặt hàng của
từng đại lý nhỏ qua thời gian để nắm thông tin về nhu cầu của từng thị trường họ phục vụ. Theo đó nắm được tức thì các khu vực có đơn hàng giảm đột biến rồi thơng tin cho bộ phận kinh doanh để có biện pháp kích thích; hoặc kiểm tra các đại lý khi xuất hiện các đơn hàng cao bất thường tránh tình trạng xuất khẩu trái phép ra nước ngoài.
Thứ tư, lượng hàng phân phối và thời gian phân phối cho từng đại lý bán lẻ
là công việc của nhà phân phối độc quyền của công ty. Tuy nhiên công ty cũng cần phối hợp quản lý để nắm được số lượng cũng như số lô phân bổ cho từng đại lý bán lẻ từ đó cơng ty có thể kiểm sốt chặt chẽ hơn lượng hàng đang lưu thông trên thị trường, phục vụ công tác nghiên cứu thị trường hay truy hồi sản phẩm khi cần thiết.
Thứ năm, công ty cần tạo mối quan hệ tốt hơn với các nhà vận chuyển để họ
phục vụ có trách nhiệm hơn, thương lượng với họ để thực hiện cơng việc tốt hơn, đồng thời cũng bàn bạc tìm cách tháo gỡ các khó khăn trong hoạt động chung.
Cuối cùng, công ty nên xây dựng quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng
nhằm gia tăng tốc độ xử lý từ đó nâng cao sự hài lịng cho khách hàng. 3.2.6. Giải pháp 6: Hồn thiện hệ thống công nghệ thông tin
Cơng ty cần hồn thiện hệ thống cơng nghệ thông tin để thống nhất tất cả các phịng ban. Tương tự như nhiều cơng ty khác, công ty Red Bull hiện cũng đang sử dụng nhiều phần mềm nhỏ phục vụ cho từng chức năng riêng của mỗi phịng ban, như: phần mềm kế tốn Bravo, phần mềm tính lương của phịng nhân sự. Hai phần mềm này hồn tồn độc lập trong hoạt động, khơng có sự liên kết nào với nhau. Để có một giải pháp thống nhất tất cả các hoạt động của chuỗi cung ứng cũng như tồn cơng ty, cơng ty cần nghiên cứu ứng dụng phần mềm ERP để quản lý.
Với ERP, công ty sẽ có được các lợi ích sau:
- Năng suất lao động tăng do các dữ liệu chỉ phải nhập vào một lần cho mọi hoạt động liên quan. Theo đó các báo cáo cũng sẽ được lập nhanh hơn, chính xác
hơn. Dữ liệu cung cấp cho các phòng ban cũng sẽ được cập nhật kịp thời hơn. Ví dụ, số liệu về lượng nguyên liệu tiêu thụ mỗi ngày, chỉ cần bộ phận sản xuất cập nhật một lần, bộ phận kho cũng như kế toán sẽ biết được số liệu ngay mà khơng cần chờ đến cuối tháng mới có báo cáo.
- Cơng ty có khả năng kiểm sốt mức tồn kho nguyên vật liệu và thành phầm, cơng nợ, chi phí, doanh thu và lợi nhuận. Điều này hỗ trợ cho các trưởng bộ phận hay ban giám đốc công ty quản lý và ra các quyết định kịp thời nhất.
- Phần mềm ERP hỗ trợ nhân viên trong việc tính tốn lượng ngun liệu cần sử dụng cho mỗi đơn hàng mới, kiểm tra và báo động nếu nguyên liệu không đủ cho sản xuất, thời gian cần sản xuất, … thơng qua đó giúp cơng ty tối ưu hố các nguồn lực như ngun vật liệu, nhân cơng, máy móc. Quản lý các nguồn lực này vừa đủ để sản xuất kinh doanh.
- Thông tin, dữ liệu của công ty được tập trung tại một hệ thống một cách đầy đủ và kịp thời nhất. Đồng thời hệ thống cịn có khả năng chia sẻ thơng tin cho mọi đối tượng cần sử dụng trong cơng ty. Nếu có sự kết nối với các đối tác bên ngồi, thơng tin cũng sẽ được chia sẻ cho các đối tượng này như nhà cung cấp, khách hàng, các đối tác khác.
- Để ứng dụng ERP thành công, công ty cần tổ chức lại các hoạt động theo quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế. Qua đó giúp công ty nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, gia tăng lợi nhuận, gia tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu.
Trên thị trường hiện có rất nhiều phần mềm ERP cũng như các nhiều nhà cung cấp chúng. Có những phần mềm được xây dựng sẵn theo tiêu chuẩn quốc tế. Cũng có những phần mềm được các công ty tin học nội địa xây dựng theo tình hình thực tế của các doanh nghiệp trong nước. Đa số các phần mềm này đều có khả năng chỉnh sửa cho phù hợp hơn với mọi đối tượng và nhu cầu của doanh nghiệp. Hai nhóm sản phẩm ERP tiêu biểu trên thị trường hiện nay như: phần mềm chuyên phục vụ các doanh nghiệp lớn và trung bình như: SAP ERP hay Infor ERP LN,…; các phần mềm dành cho các doanh nghiệp nhỏ hơn như: ERP của IBM, Dynamics ERP của Microsoft, … Ưu điểm của các phần mềm được nước ngoài xây dựng sẵn là nhiều tiện ích nhưng lại khá đắt đỏ và thường các doanh nghiệp trong nước
Xác định mục tiêu
Đánh giá, lựa chọn NCC và giải pháp
Chuẩn hóa quy trình, dữ liệu và chạy thử
Tổ chức đào tạo sử dụng hệ thống
Vận hành, bảo trì, nâng cấp
khơng sử dụng hết các tính năng của nó. Đối với cơng ty Red Bull, một cơng ty có quy mơ nhỏ, nên áp dụng phần mềm do các công ty công nghệ thông tin trong nước xây dựng hay điều chỉnh sẽ có hiệu quả cao hơn. Để xây dựng được hệ thống ERP phù hợp, công ty cần nghiên cứu, lên ý tưởng và cùng với các công ty tư vấn thực hiện.
Lộ trình ứng dụng phần mềm ERP
Lộ trình từ xây dựng cho đến vận hành hệ thống ERP là quá trình dài hạn. Theo các cơng ty đã thực hiện trước đó thì q trình này có thể mất từ một đến vài năm. Theo ơng Phí Anh Tuấn, phó chủ nhiệm ICT Partnership, phó giám đốc cơng ty Cổ phần Giải pháp Phần mềm A-Z, lộ trình ứng dụng ERP trải qua 5 bước bao gồm: Xác định mục tiêu-lập kế hoạch, lựa chọn nhà cung cấp, chuẩn hố quy trình nghiệp vụ và dữ liệu, chạy thử, huấn luyện sử dụng. Theo bà Ngọc Mai, chuyên gia tư vấn FPT-ERP, lơ trình ứng dụng ERP gồm 4 bước: Xây dựng chiến lược/mục tiêu, đánh giá và lựa chọn giải pháp, triển khai, vận hành-bảo trì-nâng cấp. Dựa trên kinh nghiệm này, lộ trình ứng dụng ERP cho cơng ty TNHH Red Bull (VN) được vạch ra như sau:
Hình 3.3: Lộ trình ứng dụng phần mềmERP ERP
Bước 1: Xác định mục tiêu
Ở bước này cơng ty cần phân tích chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các phòng ban để xác định các công việc mà hệ thống ERP sẽ thực hiện. Công việc này cần sự tham gia của tất cả các phòng ban, cụ thể: Ban Giám đốc thống kê lại các quyết định của họ dựa trên những báo cáo nào; các phòng ban xem lại các thông tin nào cần trao đổi trong công việc; những nhân viên trực tiếp tác nghiệp liệt kê lại những thông tin họ tiếp nhận hàng ngày, …
Bên cạnh đó cơng ty cần nghiên cứu để hiểu rõ các phần mềm đang ứng dụng hiện tại từ đó quyết định nên tận dụng lại các phần mềm này hay tích hợp chúng vào ERP hay bỏ đi và thay thế hoàn toàn bằng ERP.
Cuối cùng cơng ty cần tối ưu hóa các q trình làm việc, văn bản hóa chúng để có cơ sở thống nhất cơng việc sau này.
Theo kinh nghiệm của các chuyên gia tư vấn, bước xác định mục tiêu này có thể kéo dài từ 2 đến 6 tháng.
Bước 2: Đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp phần mềm và lựa chọn giải pháp ERP
Sau khi đã xác định được mục tiêu, công ty cần tiến hành lựa chọn nhà cung cấp cũng như lựa chọn phần mềm phù hợp với doanh nghiệp. Công đoạn này có thể mất từ 1 đến 6 tháng. Do thị trường có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm. Để lựa chọn nhà cung cấp tốt, công ty nên chọn những nhà cung cấp có kinh nghiệm, có uy tín thể hiện qua việc xây dựng thành cơng cho các công ty nổi tiếng. Đội ngũ nhân viên của họ phải giỏi về nghiệp vụ và tinh thông về công nghệ.
Sau khi chọn được nhà cung cấp, công ty sẽ cùng với họ lựa chọn hệ thống ERP phù hợp. Các yêu cầu đối với hệ thống gồm:
- Phù hợp với quy mô cơng ty và các mục tiêu đã xác định.
- Có các chức năng đáp ứng nhu cầu quản lý nghiệp vụ hiện tại của công ty. - Mang đến cho cơng ty một mơ hình quản lý được chuẩn hóa, hiện đại và phù hợp với mơ hình quản lý quốc tế.
- Hệ thống có tính ổn định và có khả năng mở rộng, điều chỉnh để phù hợp với các yêu cầu tương lai.
Bước 3: Chuẩn hóa quy trình, dữ liệu và chay thử
Sau khi lựa chọn hệ thống ERP phù hợp, công ty tiến hành chuẩn hóa các quy trình để triển khai các mục tiêu đã xác định ở bước 1. Chuẩn hóa quy trình bao gồm chỉnh sửa các tính năng có sẵn trong hệ thống hoặc bổ sung thêm các tính năng mà hệ thống chưa có để đáp ứng yêu cầu đặc thù của cơng ty.
Sau khi chuẩn hóa quy trình, cơng ty tiến hành chuẩn hóa dữ liệu bằng việc chuyển dữ liệu từ các phần mềm cũ qua hệ thống ERP đồng thời đưa các dữ liệu mới phát sinh vào hệ thống.
Cuối cùng sau khi đã chuẩn hóa xong, cơng ty tiến hành chạy thử hệ thống để kiểm tra tính ổn định và đánh giá các tính năng, phát hiện các vấn đề để chỉnh sửa trước khi vận hành chính thức.
Tồn bộ bước chuẩn hóa quy trình, dữ liệu và chạy thử hệ thống có thể kéo dài từ 8 tháng đến 1 hoặc nhiều năm tùy vào mức độ chỉnh sửa và bổ sung mà công ty yêu cầu.
Bước 4: Tổ chức đào tạo sử dụng hệ thống
Kết hợp với nhà cung cấp tổ chức đào tạo cho tồn thành viên trong cơng ty hiểu các chức năng của hệ thống và cách vận hành chúng. Mỗi cấp trong cơng ty sẽ có những vai trị khác nhau nên việc huấn luyện sử dụng hệ thống cũng nên tách biệt theo các vai trò này. Cụ thể: ban Giám đốc và người quản trị hệ thống sẽ được đào tạo về mơ hình tổ chức thơng tin, quy trình xử lý thơng tin, cách khai thác hệ thống, cách phát triển thêm các ứng dụng,… Nhân viên trực tiếp khai thác hệ thống sẽ được đào tạo về cách nhập liệu, chỉnh sửa và sử dụng dữ liệu. Cơng tác đào tạo có thể kéo dài từ 1 đến 2 tháng.
Bước 5: Vận hành, bảo trì, nâng cấp
Để vận hành thành công, công ty cần cùng với nhà cung cấp phần mềm nghiên cứu và xây dựng các giải pháp phòng ngừa để chống lại các sự cố có thể
80
xảy ra trong khi vận hành. Bên cạnh đó, cơng ty cần xây dựng các biện pháp kiểm sốt, quản lý chặt chẽ q trình triển khai.
3.3. Kiến nghị
3.3.1. Tạo mơi trường luật pháp rõ ràng và thơng thống hơn
Hệ thống luật pháp Việt Nam hiện đang trong quá trình đổi mới để hoàn thiện hơn đặc biệt là trong lĩnh vực Hải quan. Hàng năm có rất nhiều Thơng tư, Nghị định mới ra đời nhằm bổ sung, sửa đổi hoặc thay thế những văn bản cũ. Do đó gây khó khăn cho các doanh nghiệp trong việc tra cứu, tìm hiểu và thực hiện. Để tạo điều kiện dễ dàng hơn cho các doanh nghiệp, cơ quan nhà nước cần đẩy mạnh nhanh chóng hồn thiện hệ thống pháp luật, xây dựng một hệ thống pháp luật tổng quát nhất nhằm hạn chế các sửa đổi, bổ sung.
Hiện nay có một số quy định thủ tục hành chính rất gắt gao, ảnh hưởng tới hoạt động của công ty như quy định về việc công bố nguyên vật liệu trước khi nhập khẩu. Thời gian để hoàn thành thủ tục này thường kéo dài từ 14 đến 30 ngày. Điều này gây trở ngại lớn cho công ty trong các trường hợp khẩn cấp khi nguồn cung ứng nguyên vật liệu hiện tại gặp sự cố đột xuất, cơng ty phải tìm nguồn cung ứng mới để đáp ứng nhu cầu sản xuất. Tuy nhiên thời gian để hồn thành thủ tục cơng bố trên mất khoảng một tháng do đó tổng thời gian từ khi tìm được nhà cung ứng mới cho tới khi đặt hàng, hoàn thành thủ tục nhập khẩu và đưa vào sử dụng có thể lên tới hai tháng. Thời gian này quá dài đối với công ty trong các trường hợp khẩn cấp. Để phịng tránh rủi ro trên, cơng ty có thể duy trì mức tồn kho an tồn cao hơn nhưng điều đó lại làm tăng chi phí lưu kho và giảm hiệu quả hoạt động của chuỗi cung ứng. Chính vì vậy, kiến nghị đối với cơ quan nhà nước là rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục hành chính.
3.3.2. Xây dựng nguồn nguyên liệu
Đường là một trong những nguyên liệu chính của cơng ty. Chi phí cho nguyên liệu này chiếm rất lớn trong tổng chi phí sản xuất. Điểm bất lợi lớn cho công ty là chênh lệch giữa giá đường trong nước và thế giới rất cao, có khi lên đến
40%, nhưng cơng ty lại không được phép nhập khẩu nhiều vì nhà nước quản lý thông qua hạn ngạch. Để hỗ trợ công ty cũng như các doanh nghiệp khác, cơ quan nhà nước cần bãi bỏ chính sách hạn ngạch hoặc tìm giải pháp nâng cao năng suất và giảm giá thành sản xuất mía đường trong nước.
3.3.3. Nâng cấp cơ sở hạ tầng
Hệ thống giao thơng nước ta cịn rất kém. Để bảo vệ hệ thống đường xá, nhà nước ban hành quy định về tải trọng trên các phương tiện vận chuyển. Điểm bất lợi cho công ty là quy định của nhà nước chưa phù hợp với quốc tế, cụ thể về tải trọng container. Tiêu chuẩn vận tải biển quốc tế đối với container 20 feet cho phép chứa 25 tấn hàng hoá, nhưng vận tải nội địa Việt Nam chỉ cho phép tối đa khoảng 20 tấn