thực hiện.
Lộ trình ứng dụng phần mềm ERP
Lộ trình từ xây dựng cho đến vận hành hệ thống ERP là quá trình dài hạn. Theo các cơng ty đã thực hiện trước đó thì q trình này có thể mất từ một đến vài năm. Theo ơng Phí Anh Tuấn, phó chủ nhiệm ICT Partnership, phó giám đốc cơng ty Cổ phần Giải pháp Phần mềm A-Z, lộ trình ứng dụng ERP trải qua 5 bước bao gồm: Xác định mục tiêu-lập kế hoạch, lựa chọn nhà cung cấp, chuẩn hố quy trình nghiệp vụ và dữ liệu, chạy thử, huấn luyện sử dụng. Theo bà Ngọc Mai, chuyên gia tư vấn FPT-ERP, lơ trình ứng dụng ERP gồm 4 bước: Xây dựng chiến lược/mục tiêu, đánh giá và lựa chọn giải pháp, triển khai, vận hành-bảo trì-nâng cấp. Dựa trên kinh nghiệm này, lộ trình ứng dụng ERP cho cơng ty TNHH Red Bull (VN) được vạch ra như sau:
Hình 3.3: Lộ trình ứng dụng phần mềmERP ERP
Bước 1: Xác định mục tiêu
Ở bước này cơng ty cần phân tích chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các phòng ban để xác định các công việc mà hệ thống ERP sẽ thực hiện. Công việc này cần sự tham gia của tất cả các phòng ban, cụ thể: Ban Giám đốc thống kê lại các quyết định của họ dựa trên những báo cáo nào; các phòng ban xem lại các thông tin nào cần trao đổi trong công việc; những nhân viên trực tiếp tác nghiệp liệt kê lại những thông tin họ tiếp nhận hàng ngày, …
Bên cạnh đó cơng ty cần nghiên cứu để hiểu rõ các phần mềm đang ứng dụng hiện tại từ đó quyết định nên tận dụng lại các phần mềm này hay tích hợp chúng vào ERP hay bỏ đi và thay thế hoàn toàn bằng ERP.
Cuối cùng cơng ty cần tối ưu hóa các q trình làm việc, văn bản hóa chúng để có cơ sở thống nhất cơng việc sau này.
Theo kinh nghiệm của các chuyên gia tư vấn, bước xác định mục tiêu này có thể kéo dài từ 2 đến 6 tháng.
Bước 2: Đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp phần mềm và lựa chọn giải pháp ERP
Sau khi đã xác định được mục tiêu, công ty cần tiến hành lựa chọn nhà cung cấp cũng như lựa chọn phần mềm phù hợp với doanh nghiệp. Công đoạn này có thể mất từ 1 đến 6 tháng. Do thị trường có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm. Để lựa chọn nhà cung cấp tốt, công ty nên chọn những nhà cung cấp có kinh nghiệm, có uy tín thể hiện qua việc xây dựng thành cơng cho các công ty nổi tiếng. Đội ngũ nhân viên của họ phải giỏi về nghiệp vụ và tinh thông về công nghệ.
Sau khi chọn được nhà cung cấp, công ty sẽ cùng với họ lựa chọn hệ thống ERP phù hợp. Các yêu cầu đối với hệ thống gồm:
- Phù hợp với quy mô công ty và các mục tiêu đã xác định.
- Có các chức năng đáp ứng nhu cầu quản lý nghiệp vụ hiện tại của công ty. - Mang đến cho cơng ty một mơ hình quản lý được chuẩn hóa, hiện đại và phù hợp với mơ hình quản lý quốc tế.
- Hệ thống có tính ổn định và có khả năng mở rộng, điều chỉnh để phù hợp với các yêu cầu tương lai.
Bước 3: Chuẩn hóa quy trình, dữ liệu và chay thử
Sau khi lựa chọn hệ thống ERP phù hợp, cơng ty tiến hành chuẩn hóa các quy trình để triển khai các mục tiêu đã xác định ở bước 1. Chuẩn hóa quy trình bao gồm chỉnh sửa các tính năng có sẵn trong hệ thống hoặc bổ sung thêm các tính năng mà hệ thống chưa có để đáp ứng yêu cầu đặc thù của công ty.
Sau khi chuẩn hóa quy trình, cơng ty tiến hành chuẩn hóa dữ liệu bằng việc chuyển dữ liệu từ các phần mềm cũ qua hệ thống ERP đồng thời đưa các dữ liệu mới phát sinh vào hệ thống.
Cuối cùng sau khi đã chuẩn hóa xong, cơng ty tiến hành chạy thử hệ thống để kiểm tra tính ổn định và đánh giá các tính năng, phát hiện các vấn đề để chỉnh sửa trước khi vận hành chính thức.
Tồn bộ bước chuẩn hóa quy trình, dữ liệu và chạy thử hệ thống có thể kéo dài từ 8 tháng đến 1 hoặc nhiều năm tùy vào mức độ chỉnh sửa và bổ sung mà công ty yêu cầu.
Bước 4: Tổ chức đào tạo sử dụng hệ thống
Kết hợp với nhà cung cấp tổ chức đào tạo cho tồn thành viên trong cơng ty hiểu các chức năng của hệ thống và cách vận hành chúng. Mỗi cấp trong cơng ty sẽ có những vai trị khác nhau nên việc huấn luyện sử dụng hệ thống cũng nên tách biệt theo các vai trò này. Cụ thể: ban Giám đốc và người quản trị hệ thống sẽ được đào tạo về mơ hình tổ chức thơng tin, quy trình xử lý thơng tin, cách khai thác hệ thống, cách phát triển thêm các ứng dụng,… Nhân viên trực tiếp khai thác hệ thống sẽ được đào tạo về cách nhập liệu, chỉnh sửa và sử dụng dữ liệu. Cơng tác đào tạo có thể kéo dài từ 1 đến 2 tháng.
Bước 5: Vận hành, bảo trì, nâng cấp
Để vận hành thành công, công ty cần cùng với nhà cung cấp phần mềm nghiên cứu và xây dựng các giải pháp phịng ngừa để chống lại các sự cố có thể
80
xảy ra trong khi vận hành. Bên cạnh đó, cơng ty cần xây dựng các biện pháp kiểm sốt, quản lý chặt chẽ q trình triển khai.
3.3. Kiến nghị
3.3.1. Tạo mơi trường luật pháp rõ ràng và thơng thống hơn
Hệ thống luật pháp Việt Nam hiện đang trong quá trình đổi mới để hoàn thiện hơn đặc biệt là trong lĩnh vực Hải quan. Hàng năm có rất nhiều Thơng tư, Nghị định mới ra đời nhằm bổ sung, sửa đổi hoặc thay thế những văn bản cũ. Do đó gây khó khăn cho các doanh nghiệp trong việc tra cứu, tìm hiểu và thực hiện. Để tạo điều kiện dễ dàng hơn cho các doanh nghiệp, cơ quan nhà nước cần đẩy mạnh nhanh chóng hồn thiện hệ thống pháp luật, xây dựng một hệ thống pháp luật tổng quát nhất nhằm hạn chế các sửa đổi, bổ sung.
Hiện nay có một số quy định thủ tục hành chính rất gắt gao, ảnh hưởng tới hoạt động của công ty như quy định về việc công bố nguyên vật liệu trước khi nhập khẩu. Thời gian để hoàn thành thủ tục này thường kéo dài từ 14 đến 30 ngày. Điều này gây trở ngại lớn cho công ty trong các trường hợp khẩn cấp khi nguồn cung ứng nguyên vật liệu hiện tại gặp sự cố đột xuất, cơng ty phải tìm nguồn cung ứng mới để đáp ứng nhu cầu sản xuất. Tuy nhiên thời gian để hồn thành thủ tục cơng bố trên mất khoảng một tháng do đó tổng thời gian từ khi tìm được nhà cung ứng mới cho tới khi đặt hàng, hoàn thành thủ tục nhập khẩu và đưa vào sử dụng có thể lên tới hai tháng. Thời gian này quá dài đối với cơng ty trong các trường hợp khẩn cấp. Để phịng tránh rủi ro trên, cơng ty có thể duy trì mức tồn kho an tồn cao hơn nhưng điều đó lại làm tăng chi phí lưu kho và giảm hiệu quả hoạt động của chuỗi cung ứng. Chính vì vậy, kiến nghị đối với cơ quan nhà nước là rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục hành chính.
3.3.2. Xây dựng nguồn nguyên liệu
Đường là một trong những nguyên liệu chính của cơng ty. Chi phí cho nguyên liệu này chiếm rất lớn trong tổng chi phí sản xuất. Điểm bất lợi lớn cho công ty là chênh lệch giữa giá đường trong nước và thế giới rất cao, có khi lên đến
40%, nhưng công ty lại không được phép nhập khẩu nhiều vì nhà nước quản lý thơng qua hạn ngạch. Để hỗ trợ công ty cũng như các doanh nghiệp khác, cơ quan nhà nước cần bãi bỏ chính sách hạn ngạch hoặc tìm giải pháp nâng cao năng suất và giảm giá thành sản xuất mía đường trong nước.
3.3.3. Nâng cấp cơ sở hạ tầng
Hệ thống giao thơng nước ta cịn rất kém. Để bảo vệ hệ thống đường xá, nhà nước ban hành quy định về tải trọng trên các phương tiện vận chuyển. Điểm bất lợi cho công ty là quy định của nhà nước chưa phù hợp với quốc tế, cụ thể về tải trọng container. Tiêu chuẩn vận tải biển quốc tế đối với container 20 feet cho phép chứa 25 tấn hàng hoá, nhưng vận tải nội địa Việt Nam chỉ cho phép tối đa khoảng 20 tấn hàng hố. Do đó, để tn thủ đúng quy định của nhà nước thì cơng ty phải bỏ qua cơ hội tiết kiệm chi phí khi gia tăng lượng hàng hoá nhằm tận dụng tối đa container. Để tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp, nhà nước nên sửa đổi lại các quy định trong sự phù hợp với thế giới.
3.3.4. Nâng cấp hạ tầng internet
Hạ tầng công nghệ thông tin nước ta phát triển nhanh chóng trong những năm gần đây, tuy nhiên hệ thống chưa được ổn định, thường chập chờn và chưa đủ mạnh so với các nước. Để tạo thuận lợi trong việc chia sẻ thông tin trong chuỗi cung ứng đặc biệt khi chuỗi cung ứng được liên kết với nhà cung cấp, khách hàng và các đối tác khác, nhà nước cần đẩy mạnh phát triển hạ tầng công nghệ thông tin hơn nữa.
3.3.5. Đào tạo nguồn nhân lực
Hiện nay chưa có trường đại học, cao đẳng nào đào tạo chuyên ngành quản trị chuỗi cung ứng mà mới chỉ có những mơn học nhỏ. Do đó nguồn nhân lực am hiểu về lĩnh vực này hiện khơng nhiều. Bộ Giáo dục nên khuyến khích các trường mở thêm chuyên ngành này nhằm đáp ứng nhu cầu các doanh nghiệp đồng thời phù hợp với sự phát triển của thế giới.
Tóm tắt chương 3
Trong chương này, tác giả nêu ra phương hướng và mục tiêu hoạt động chuỗi cung ứng đến năm 2017 sau đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động chuỗi cung ứng của công ty. Các giải pháp bao gồm: Tăng cường sự kết nối các bộ phận trong chuỗi cung ứng của cơng ty; Hồn thiện công tác lập kế hoạch; Cải thiện công tác thu mua của công ty; Đẩy mạnh hoạt động sản xuất theo sát kế hoạch; Cải thiện hoạt động và mạng lưới phân phối của cơng ty; Hồn thiện hệ thống cơng nghệ thơng tin. Bên cạnh đó tác giả cũng đưa ra một số kiến nghị đối với cơ quan nhà nước như: Tạo môi trường luật pháp rõ ràng và thơng thống hơn; Xây dựng nguồn nguyên liệu; Nâng cấp cơ sở hạ tầng; Nâng cấp hạ tầng internet; Đào tạo nguồn nhân lực. Những giải pháp nêu trên là những gợi ý cho ban Giám đốc công ty áp dụng và điều hành hoạt động chuỗi cung ứng của công ty hiệu quả hơn.
KẾT LUẬN
Một chuỗi cung ứng hiệu quả là trong đó đạt được sự phối hợp nhuần nhuyễn giữa các hoạt động liên quan; xây dựng được chiến lược phù hợp trong các lĩnh vực sản xuất, tồn kho, địa điểm, vận tải và thông tin để thúc đẩy hoạt động của chuỗi; Các hoạt động chính bao gồm hoạch định, thu mua, sản xuất và phân phối thực hiện đúng mục tiêu của mình với các chiến lược đã xác định trên; giảm thiểu tối đa chi phí trong chuỗi và nâng cao giá trị cung cấp cho khách hàng.
Luận văn đã nêu lên được các vấn đề cơ bản về chuỗi cung ứng bao gồm các khái niệm, các nội dung hoạt động của chuỗi cung ứng, các tiêu chuẩn đo lường hiệu quả thực hiện chuỗi cung ứng và các yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động của chuỗi. Qua phân tích thực trạng của cơng ty, luận văn đã chỉ ra được các vấn đề còn tồn tại trong các bộ phận. Việc đưa ra giải pháp hoàn thiện hoạt động chuỗi cung ứng sẽ giúp quản lý các hoạt động cụ thể, từ đó khắc phục hay giảm thiểu các vấn đề tồn tại trên.
Theo nhận định của tác giả, hoạt động kế hoạch là hoạt động chủ đạo trong chuỗi cung ứng. Cần xây dựng kế hoạch tổng hợp một cách hoàn hảo, kết nối với tất cả các bộ phận liên quan từ đầu vào đến đầu ra tạo nên một chuỗi các hoạt động kết hợp nhịp nhàng, tối đa hóa hiệu quả trong việc đáp ứng nhu cầu thị trường. Tác giả đã xây dựng được bảng kế hoạch cho cơng ty trong đó kết hợp hầu hết các thông tin cần quan tâm để kiểm soát từng hoạt động của chuỗi cung ứng. Đồng thời đề tài đã nêu lên một số giải pháp khác nhằm nâng cao hiệu quả của các hoạt động này. Một trong những giải pháp tiêu biểu là hoàn thiện hệ thống công nghệ thông tin với việc áp dụng hệ thống ERP.
Hướng nghiên cứu tiếp theo luận văn là mở rộng phạm vi nghiên cứu từ nhà cung cấp đầu tiên cho tới các công ty cung cấp dịch vụ hậu cần, nhà phân phối sản phẩm, các đại lý và người tiêu dùng. Với phạm vi rộng như vậy, sẽ đánh giá được tồn bộ chuỗi cung ứng và từ đó đưa ra giải pháp hồn thiện tồn diện hơn.
TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu tiếng Việt
1. Blanchard, D., 2010. Quản trị chuỗi cung ứng – những trải nghiệm tuyệt vời. Dịch từ tiếng Anh. Người dịch Đoàn Thị Hồng Vân, Kim Ngọc Đạt, Kim Ngọc Tuấn, Bùi Văn Thiên, 2013. Hà Nội: Nhà xuất bản Lao Động – Xã Hội.
2. Hồ Tiến Dũng, 2008. Quản trị sản xuất và điều hành. Hà Nội: Nhà xuất bản Lao Động.
3. Hugos, M., 2006. Tinh hoa quản trị chuỗi cung ứng. Dịch từ tiếng Anh. Người dịch Cao Hồng Đức, 2010. Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Tổng Hợp Thành phố Hồ Chí Minh.
4. Koch, R., 1997. Nguyên lý 80/20, bí quyết làm ít được nhiều. Dịch từ tiếng Anh.
Người dịch Lê Nguyễn Minh Thọ, Trương Hớn Huy, 2008. Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Trẻ.
5. Kotler, P., 2005. Marketing Căn Bản. Dịch từ tiếng Anh. Người dịch Phan Thăng, Vũ Thị Phượng, Giang Văn Chiến, 2007. Hà Nội: Nhà xuất bản Lao Động – Xã Hội.
6. Tham khảo số liệu từ các báo cáo của các phịng ban gồm Kế tốn, Kinh doanh, Thu mua, Sản xuất, Quản lý Chất lượng của công ty từ năm 2000 tới nay.
Tài liệu tiếng anh
7. Chopra, S. and Meindl, P., 2007. Supply chain management: Strategy, planning, and operation. New Jersey: Prentice Hall.
8. Goldratt, E.M., 1984. The Goal. Massachusetts: The North River Press Publishing
Corporation.
9. Hugos, M., 2006. Essential of supply chain management. 2nd ed. New York: John Wiley & Sons Inc.
Tài liệu tham khảo trên internet
10. Báo cáo tài chính Cơng ty cổ phần nước giải khát Chương Dương.
http://www.cophieu68.vn/incomestatementq.php?view=ist&id=scd&year=-1 .
11. Năm bước làm việc với ERP. http://erpvietnam.wordpress.com/ . [Ngày truy cập: 8
tháng 4 năm 2014]
12. Ngọc Mai. ERP khởi đầu để thành công. http://www.itgvietnam.com/erp-khoi-dau-
de-thanh-cong/. [Ngày truy cập: 8 tháng 4 năm 2014]
13. Phan Lê và Hồng Nga, 2012. Thị trường nước giải khát: không ga vẫn ngầu bọt.
http://vietpress.vn/20120912020922118p0c33/thi-truong-nuoc-giai-khat-khong- gas-van-ngau-bot.htm. [Ngày truy cập: 1 tháng 7 năm 2013].
14. Ganesham, R. và Harrision, T.P., 1995. An introduction to supply chain management. http://lcm.csa.iisc.ernet.in/scm/supply_chain_intro.html . [Accessed 1
July 2013].
15. Thống kê ngành nước giải khát. http://www.stockbiz.vn/IndustryOverview.aspx ?
PHỤ LỤC 1
Nhập-xuất-tồn nguyên liệu đường năm 2013
ĐVT: Tấn
Tháng Tồn đầu kỳ Nhập kho Xuất kho Tồn
1 550 300 413 437 2 250 325 362 3 650 458 554 4 300 484 369 5 750 479 641 6 250 441 450 7 550 486 514 8 400 481 433 9 400 465 368 10 650 445 572 11 250 425 398 12 400 460 338 Nguồn: Bộ phận Thu mua PHỤ LỤC 2 Xuất-nhập-tồn thành phẩm năm 2013 ĐVT: thùng
PHỤ LỤC 1
Nhập-xuất-tồn nguyên liệu đường năm 2013
Tháng Tồn đầu kỳ Nhập kho Xuất kho Tồn
1 194.695 407.298 460.258 141.735 2 300.458 323.706 118.487 3 430.869 467.072 82.284 4 432.124 450.224 64.184 5 440.458 480.000 24.642 6 414.961 435.890 3.713 7 432.256 411.350 24.619 8 436.620 400.125 61.114