4.2 G IM TH IU CÁC NGUYÊN NHÂN GÂY LÃNG PHÍ
4.2.2 ánhăgiáăd li uăthuăđ c
B ng 4-21 B ng th ng kê tr trungăbìnhăvƠăđ l ch chu n c a các nguyên nhân gây lãng phí (d a trên 60 m u kh o sát )
STT Ngun nhân gây lưngăphíătrongăquyătrìnhăthi tăk
T năsu tăxu tăhi nă
(1)
Tácăđ ng
Chi phí (2) Ch tăl ng (3) Ti năđ (4) Trung bình ăl chă chu n Trung bình ăl chă chu n Trung bình ăl chă chu n Trung bình ăl chă chu n
A.ăNHịMăNGUYểNăNHỂNăLIểNăQUANă NăD ăỄN
A.1 T măd ngăth căhi nă(d án t m d ng, đi u ch nh k ho ch th c
hi n, khi u n i tranh ch p…) 3.07 1.103 3.60 1.108 2.93 1.133 3.80 1.102
B.ăNHịMăNGUYểNăNHỂNăLIểNăQUANă NăCỄCăBểNăLIểNăQUAN
B.1 Thayăđ iădoăyêuăc uăc aăThi tăk ,ăTh mătraă(đi u ch nh thi t k ,
thay đ i ph ng án, VE,..) 3.75 1.068 3.28 0.958 3.13 1.096 3.53 1.065
B.2 Thayăđ iădoăyêuăc uăc aăCh ăđ uăt (thay đ i ý t ng, đi u
ch nh quy ho ch, thay đ i thi t k …) 3.60 1.196 3.60 0.995 3.02 1.282 3.83 0.994
B.3 Thayăđ iădoăyêuăc uăc aăNhƠăth uă(v t li u s n có trên th
tr ng, tính ph c t p khi thi cơng,...) 3.02 1.033 3.08 1.062 2.85 1.039 2.98 0.911
B.4 Thayăđ iădoăyêuăc uăc aăChínhăquy nă(thay đ i lu t, ngh đ nh,
thông t , quy chu n, tiêu chu n,… 2.82 0.948 3.10 1.100 2.82 1.033 3.25 1.144
B.5 Ch ăđ iăph iăh păgi aăcácăbên 3.68 1.097 3.15 0.971 2.93 1.205 3.57 1.140
HVTH: Hu nh Quang Nh t STT Nguyên nhân gây lưngăphíătrongăquyătrìnhăthi tăk
T năsu tăxu tăhi nă
(1)
Tácăđ ng
Chi phí (2) Ch tăl ng (3) Ti năđ (4) Trung bình ăl chă chu n Trung bình ăl chă chu n Trung bình ăl chă chu n Trung bình ăl chă chu n
C.1 C pănh tăh ăs ă(l i, sai sót,...) 3.57 0.998 2.87 1.033 3.05 0.982 3.07 1.023
C.2 B ăsungăh ăs ă(thi u thông tin, thông tin không rõ ràng,...) 3.43 1.079 02.77 0.909 3.05 1.096 3.27 1.006 C.3 S aăđ iăh ăs ă(t i u, ki m soát thi t k , chi ti t d th a…) 3.47 0.999 3.25 0.968 3.12 1.027 3.30 1.030
D.ăNHịMăNGUYểNăNHỂNăLIểNăQUANă NăKI NăTH CăậK ăN NG
D.1 Thi tăk ăthi uăth căti n,ăthi uăki năth că(sai chi ti t c u t o,
không kh thi khi thi công, sai yêu c u k thu t..) 2.78 1.075 3.32 1.049 3.33 1.145 3.30 0.979
E.ăNHịMăNGUYểNăNHỂNăLIểNăQUANă NăQUYăTRỊNH
E.1 Giámăsátăqătrìnhăth căhi n,ăki mătraăt ngăcơngătácăqăm c 2.87 1.016 2.95 1.032 2.7 1.124 3.32 1.214
E.2 Phơnăb ătƠiănguyên (nhân l c, thi t b , th i gian,…)ăth căhi nă
ch aăh pălỦ 3.12 0.976 3.33 1.020 2.97 1.104 3.20 1.054
E.3 Hi uăqu ăs ăd ngătƠiănguyênă(nhân l c, thi t b , th i gian,…)
ch aăcao 3.05 0.910 3.30 1.139 2.87 1.096 3.47 0.999
F. NHÓM NGUYÊN NHAN KHÁC
F.1 Saiăsótătrongăđi uăkho năh păđ ng/ătiêuăchíăthi tăk ă(d / thi u so
HVTH: Hu nh Quang Nh t C năc t d li u kh o sát, nh măđ năgi n hóa phân tích, có th xácăđ nhăđ c 06 nguyên nhân gây lưngăphíătrongăquyătrìnhăthi tăk (các ngun nhân có trung bình c a m i nguyên nhân l năh nătrungăbìnhăt ng):
B ng 4-22 B ng t ng h p các nguyên nhân gây lãng phí
Ngunănhơnăgơyălưngăphíătrongăquyătrìnhăthi tăk su tăx T nă
Chi phí T nă su tăx Ch tă l ng T nă su tăx Ti nă đ Trung bình H ng B.2
Thayăđ iădoăyêuăc uăc aăCh ăđ uăt (thay
đ iăỦăt ng,ăđi uăch nhăquyăho ch,ăthayă đ iăthi tăk ầ)
13.8 11.6 14.7 13.3 1
B.1
Thayăđ iădoăyêuăc uăc aăThi tăk ,ăTh mă traă(đi uăch nhăthi tăk ,ăthayăđ iăph ngă
án, VE,..)
12.3 11.7 13.2 12.4 2
B.5 Ch ăđ iăph iăh păgi aăcácăbên 11.6 10.8 13.1 11.8 3
C.3 S aăđ iăh ăs ă(t iă u,ăki măsoátăthi tăk ,ă
chiăti tăd ăth aầ) 11.3 10.8 11.5 11.2 4
C.1 C pănh tăh ăs ă(l i,ăsaiăsót,...) 10.2 10.9 11.0 10.7 5
C.2 B ăsungăh ăs ă(thi uăthôngătin,ăthôngătină
không rõ ràng,...) 9.5 10.5 11.2 10.4 6
A.1
T măd ngăth căhi nă(d ăánăt măd ng,ă đi uăch nhăk ăho chăth căhi n,ăkhi uăn iă tranhăch pầ)
10.8 8.8 11.4 10.3 7
E.2 Phơnăb ătƠiănguyênă(nhơnăl c,ăthi tăb ,ă
th iăgian,ầ)ăth căhi năch aăh pălỦ 10.4 9.3 10.3 10.0 8
E.3 Hi uăqu ăs ăd ngătƠiănguyênă(nhơnăl c,ă
thi tăb ,ăth iăgian,ầ)ăch aăcao 10.1 8.8 10.6 9.8 9
D.1
Thi tăk ăthi uăth căti n,ăthi uăki năth că (saiăchiăti tăc uăt o,ăkhôngăkh ăthiăkhiăthiă công,ăsaiăyêuăc uăk ăthu t..)
9.2 9.3 9.2 9.2 10
B.3
Thayăđ iădoăyêuăc uăc aăNhƠăth uă(v tă li uăs năcóătrênăth ătr ng,ătínhăph căt pă
khi thi cơng,...)
9.3 8.6 9.0 9.0 11
B.4
Thayăđ iădoăyêuăc uăc aăChínhăquy nă (thayăđ iălu t,ăngh ăđ nh,ăthôngăt ,ăquyă chu n,ătiêuăchu n,ầ)
8.7 8.0 9.2 8.6 12
E.1 Giám sát quáătrìnhăth căhi n,ăki mătraă
t ngăcôngătácăquáăm c 8.5 7.7 9.5 8.6 13
F.1
Saiăsótătrongăđi uăkho năh păđ ng/ătiêuă chíăthi tăk ă(d ă/ăthi uăsoăv iăcácăquyăđ nhă trongăh păđ ng,...)
8.4 7.6 8.7 8.2 14
HVTH: Hu nh Quang Nh t
4.2.3 Nh năxét,ăđánhăgiá t d li u kh o sát
a) V nhóm ngun nhân lãng phí
C năc t k t qu kh o sát, có th nh n th y 3 nhóm ngun nhân chính gây lãng phí trong quy trình thi t k hi n nay g m:
- Nhómănguyênănhơnăliênăquanăđ năcácăbênăliênăquanăchi măth ăh ngăcaoănh tă (Ch ăđ uăt ,ăThi tăk ă- th mătra,ăph iăh păgi aăcácăbên) choăth yăy uăt ăconă ng iălƠănguyênănhơnăchi măt ătr ngăcaogơyăthayăđ i,ătuyănhiênăđơyăl iălƠănhómăr tă khó đ ălo iăb .ăDoăđóăvi căs ăd ngăcácăcơngăc ătinhăg năđ ăxơyăd ngăph ngăánăh nă ch ăcácăr iăroăphát sinh,ăch pănh nă ăm căthi tăh iăt iăthi uăhayăchuy năđ iăcácăr iăroă sang các bên khác (h păđ ng,ăb oăhi m,ăbiênăb năth ngănh tăđ uăvƠoăgi aăcácăbên,ầ) lƠăcácăph ngăánăcóăth ăxemăxétăđ n.
- Nhómănguyênănhơnăliênăquanăđ năh ăs (s aăđ iăh ăs ,ăc pănh tăh ăs vƠăb ă sungăh ăs )ălƠănguyênănhơnăcóătr ngăs ăđ ngăth hai . Nhóm nguyên nhân này
th ngăxu tăhi nădoăc ch ăquanăl n khách quan.
+ăCh ăquan:ăth ngădoăvi căqu nălỦăvƠăphơnăcơngăn iăb ănh :ăt măsốtănh măt iă uă hayăki măsốtănh măđ măb oătínhăanătoƠnăvƠăkh ăthiătrongăthiăcơng,ăcơngătácăqu nălỦă ch aăđ căch tăch ă(thi uăthơngătin,ăb ăsungăthơngătin),ădoătrìnhăđ ăn ngăl căchună mơnăc aăng iătr căti păth căhi nă(l i,ăsaiăsót,ầ)
+ăKháchăquan:ăvi căthayăđ iădoăphátăsinhăkhơngăl ngătr c,ăm tăh năch ăc aăy uăt ă côngăngh ăs ăd ng,ầ.
Cácăcơngăc ăđ ăqu nălỦăquyătrình,ăs ăđ ăphơnăchiaăcơngăvi c,ăqu nălỦăr iăro,ăđánhăgiáă các nguyên nhân ậtácăđ ngăc aăt ngănhơnăt ălưngăphíăhayăcácăbƠiăh căkinhănghi m,ă đƠoăt o,ầcóăth ălƠănh ngăph ngăánăh uăhi uăđ ăgi iăquy tănhómănguyênănhơnănƠy. b) V chi ti t các nguyên nhân gây lãng phí
- Yêu c u c a Ch đ uăt là nguyên nhân hàng đ u gây ra lãng phí. K t qu này
t ngăt nh ănghiênăc u c a M.Osmani và c ng s [19], Truong và Cao [31]. Nghiên c u c a Daound Y. và c ng s [38] đánhăgiáăCh đ uăt đóngăm t v trí ch ch t trong vi căthúcăđ y và xây d ng quy trình xuyên su t vòngăđ i d án và nhăh ng đ n s thành công khi áp d ngăt ăduyătinhăg n.ăTuyănhiênăđơyăl i lƠăđ iăt ngăth ng
HVTH: Hu nh Quang Nh t xuyênăđ aăraăcácăquy tăđ nhăđ năph ng,ănh t là v th i gian và hay t p trung b i các m c tiêu tài chính ng n h năh nălƠăápăd ng các bi n pháp ph i h p. Trong nhi u tr ng h p, Ch đ uăt th c hi năthayăđ i ngay c khi thi t k đưăđ c ký (Llatas và M.Osmani) [20]
- Thi t k - th m tra là nguyên nhân th 2 gây lãng phí. Nghiên c u c a M.Osmani
và c ng s [19], Faniran và Caban [19], Ekanayake và c ng s [29] , Truong và Cao [31] đ uăđánhăgiáăđơyălƠănguyênănhơnăhƠngăđ u c n ph iăđ c c i thi năđ h n ch lãng phí. S thayăđ i này có 2 m t: v m t l iăích,ăthayăđ i do thi t k - th m tra s mang l i ch tăl ng h s ăcaoăh nădoăvi căthayăđ i ch nh s a góp ph n t ngătínhăană tồn cho d án, gi m thi u chi phí nguyên ậ v t li u,ăđ m b o tính d thi cơng và gi m thi u sai sót khi th c hi n d án. V m t tác h i, s thayăđ i này d năđ n phát sinh chi phí v n hành cho chính b năthơnăđ năv t ăv n (chi phí ho tăđ ng công ty, l ngănhơnăviên,..),ăgi m hi u su t công vi cădoăt ngăth i gian th c hi n so v i yêu c u.
- Ch đ i ph i h p gi a các bên là nguyên nhân ti p theo gây lãng phí. S ph i
h p không nhpănhƠng,ă năỦăgi a các bên liên quan gây h u qu rõ ràng nh t là dịng ch yăthơngătinăkhơngăđ c liên t c và s ti p c năthôngătinăkhôngăđ c nh t quán. i u này không ch gây nhăh ngăđ n ch tăl ng và ti năđ chungătrongăgiaiăđo n chu n b , phát sinh chi phí s a ch a, c p nh t mà còn nhăh ngălơuădƠiăđ năgiaiăđo n thi cơng - đi năhìnhălƠăxungăđ t gi a các b mônăvƠăgiaiăđo n v n hành s d ng - b o trì, b o hành cơng trình, h s ăhoƠnăcơngăkhác bi t so v i h s ăthi t k ầ.
- S aăđ i, b sung, c p nh t h s ălƠănh ng nguyên nhân quan tr ng c n ph i đánhăgiá. Nguyên nhân này th ng xu t phát t chính n i t i c a b n thân doanh nghi pă(n ngăl c chuyên môn, kh n ngăqu n lý ph i h p, ki n th c- k n ngăc a nhân viên th c hi n).ăDoăđóăhoƠnătoƠnăkh d ăchoăvi căng năch n và h n ch phát sinh gây nhăh ngăđ n m c tiêu chung.
HVTH: Hu nh Quang Nh t
4.3 XU T CÁC BI N PHÁP GI M THI U
4.3.1 B ng t ng h păcácănguyênănhơn,ătácăđ ng và cách th c gi m thi u nguyên nhân gây lãng phí
B ng 4-23 B ng t ng h păcácănguyênănhơn,ătácăđ ng và cách th c gi m thi u nguyên nhân gây lãng phí
Nguyên nhân gây lãng phí Tácăđ ng c a lãng phí Cách th c gi m thi u
Nhóm nguyên nhân liên quană đ nă các bên liên quan Thayă đ i do yêu c u c a Ch đ uăt
- Khôngă đápă ngă đ mong mu n c a ch đ uăt
- Thayăđ i do các quy t đ nhă đ nă ph ngă c a ch đ uăt
- Ki m soát thi t k
- Làm l i h s
- C p nh t,ă đi u ch nh h s phát sinh
- S aăđ iăph ngăánătheoăyêuă c u c a ch đ uăt
- Xây d ng các công c giúp tìm hi u, phân tích và chuy nă đ i các mong mu n c a ch đ uă t thành đ u m c th c hi n
- Áp d ng các ph ngă ánă h n ch các r i ro phát sinh, ch p nh n m c thi t h i t i thi u hay chuy n đ i các r i ro sang các bên khác (h p đ ng, b o hi m, biên b n th ng nh t đ u vào gi aăcácăbên,ầ) Thayă đ i do Thi t k - th m tra - H u ki m h s - Các vòng l p trong quá trình th c hi n - Quanăđi m thi t k
- T ngăth i gian, nhân l c th c hi n
- Gi m hi u su t công vi c, ch t l ng h s ădoăvi c làm l i
- Xây d ng h th ng ki n th c n n t ng
- Nghiên c u các công c ph ngăánă giúp gi m thi u vòng l p Ch đ i ph i h p gi a các bên - Ph i h p gi a các bên không ch t ch , nh p nhàng. - R i ro làm l i, c p nh t th ng nh t gi a các bên - T ngăc ng ph i h p chính th c ho c khơng chính th c thơng qua
HVTH: Hu nh Quang Nh t - Lu ng thông tin
khơng nh t qng trong q trình th c hi n.
- Xungăđ t h s ăgi a các bên nh tălƠăgiaiăđo n thi công, v n hành
vi c g p m t tr c ti p ho c tr c tuy n, m ng xã h i, g iăđi n,ầ. - Xây d ng, áp d ngă cácă ch ngă trình, cơng c giúpăt ngăc ng ph i h p, chuy năđ i thơng tin gi a các bên Nhóm nguyên nhân liên quanăđ năh ă s S aă đ i h s ă (t i u, ki m soát thi t k , chi ti t d th a…)
- T iă u,ăki m soát thi t k - i u ch nh thi t k - N ngă l c c aă n i th c hi n (l a ch n ti t di n, v t li u không phù h p, k t c u có h s d ăl n,..)
- T ngăth i gian , nhân l c th c hi n
- Thayă đ i kh iă l ng h p đ ng, nh h ngăđ n ti năđ thi cơng
- T ngăchiăphíăngunăv t li u
- T ngă c ng giám sát, ki m tra, ki m soát h s ăđ uăvƠoăvƠăđ u ra c a các công tác
- Ki măsoátăn ngăl c, hi u qu làm vi c c aăng i th c hi n
- Áp d ngă cácă ch ngă trình,ă cácă cơng c giúp ki m soát h s ,ăh n ch làm l i C p nh t h s ă (l i, sai sót,...) - Ki m tra, c p nh t sai sót - Các l i phát sinh trên b n v
- T ngăth i gian , nhân l c th c hi n
- i u ch nh, s a ch a giai đo n thi công
- T ngă chiă phí,ă th i gian th c hi n do các v năđ phát sinh giaiăđo n thi công
HVTH: Hu nh Quang Nh t B sung h s ă
(thi u thông
tin, thông tin
không rõ ràng,...) - Vi c th c hi n và ki m tra không k l ng - B sung chi ti t, m t c t di n gi iă rõă h nă Ủă t ng thi t k
- Thiăcôngăkhôngăđúngănh ăỦăđ thi t k
- T ngăth i gian , nhân l c th c hi n
- nhă h ngă đ n kh iă l ng h păđ ng,ăl uătr h s
HVTH: Hu nh Quang Nh t
4.3.2 Các bi n pháp đ xu t giúp c i thi n quy trình
a) T ng c ng ph i h p t ng tác
▪ N i dung
Ph i h p gi a các bên là m t ho tăđ ngăđ x lý nh ng v ng m c và th ng nh t lu ng thơng tin trong tồn b q trình th c hi n. Vi c th ng nh t thông tin bao g m: Thu th p,ăl uătr và truy n t iăthôngătin.ăGiúpăt ngăhi u qu cho quá trình thi t k (McGeogre) [39]. T đóăgi m thi uăđ c vi c làm l i do sai sót thơng tin
Theo Azlan Shah Ali và Ismail Rahmat [40], có 2 cách th căt ngătácăth ng s d ng là liên h tr c ti p và thông qua các cu c h p.
- Liên h tr c ti p: thơng qua v năb n chính th c (th t , báo cáo,… ) và traoăđ i khơng chính th c (g i đi n, m ng xã h i (zalo, viber, skype…),…).
- Các cu c h p (g p m t tr c ti p, meeting, zoom,..):ăđ c lên l chătr c (báo cáo ti n đ , ph i h p các bên,…), cu c h păđ t xu t (gi i quy t các v n đ phát sinh, xác nh n thông tin thay đ i,…)
▪ Vai trò c a bi n pháp
- Th ng nh tăthôngătinăđ uăvƠoătr c khi th c hi n
- Gi m thi u s sai l ch thơng tin trong q trình th c hi n
- Gi i quy t nhanh chóng, tri tăđ các v năđ phát sinh x y ra trong quá trình th c hi n
b) Danh sách ki m tra (Checklists)
▪ N i dung
M t trong nh ngăph ngăphápălơuăđ i,ăđ năgi nănh ngăvôăcùngăhi u qu đ ki m sốt quy trình là s d ng các danh sách ki m tra. ơy là m t trong nh ng công c qu n lý ch tăl ngăc ăb n nh t, giúp nh c nh vƠăh ng d n th c hi n. J. Freire và L F. Alarco´n [27] đ xu t th c hi n danh sách ki m tra trong 3 giaiăđo n:
- Ki m tra tr c khi th c hi n: đ m b o các thông tin t i thi u c n thi t đ b t đ u th c hi n, h n ch vi c làm l i do thông tin không đ y đ .
HVTH: Hu nh Quang Nh t - Ki m tra các b n s aăđ i trong quá trình th c hi n: giúp ki m sốt s l ng và các s a đ i trong quá trình th c hi n, giúp tiêu chu n hóa thơng tin đ u ra và gi m các l i x y ra khi th c hi n.
- Ki m tra sau khi th c hi n: Giúp đánh giá các yêu c u t i thi u c n thi t đ u ra s n ph m, góp ph n h n ch sai sót, thi u thơng tin khi chuy n giao cho các công tác sau hay các bên liên quan.
▪ Vai trò c a bi n pháp - Gi m thi u các l i, sai sót
- H n ch sai sót mang tính chu i (sai sót liên ti p nhau) do ki m sốt hi u qu ch t l ngăcơngătácăđ u vào l năđ u ra
- K p th i phát hi n các d li uăkhôngăđ yăđ tr c khi ti n hành th c hi n.
- Ki măsốtăđ c nh ngăthayăđ i trong q trình th c hi n giúp chu n hóa các c u ki n, gi m th i gian th c hi n các d ánăt ngăt
c) Tri n khai ch c n ng ch t l ng (QFD)
▪ N i dung
QFD là m t công c h ngăđ n vi c t o ra giá tr cho khách hàng b ng vi c chuy n đ i các nhu c u c a Ch đ uăt thành m c tiêu thi t k vƠăcácăđi măđ m b o ch t l ng (Akao) [41]. Giúp ngay c Ch đ uăt l năđ năv t ăv n h n ch đ c vi căđi u ch nh làm l iădoăxácăđ nhăđúngăvƠăđ yăđ các nhu c uăbanăđ u
4ăgiaiăđo n c a QFD g m: nh n th c -> thi t k -> phát tri n -> chuy n giao giúp chuy năđ i nhu c u c a Ch đ uăt thành ngôn ng thi t k : b n v , s li u và bi n pháp thi cơng. 2 ma tr n hình thành trong q trình th c hi n QFD g m ma tr năt ngă