DỊCH VỤ TẠI KHÁCH SẠN VĂN MIẾU
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của khách sạnVăn Miếu
Bộ máy tổ chức của khách sạn Văn Miếu bao gồm các bộ phận: Bộ
Bộ phận quản lý chung Bộ phận Lễ tân Bộ phận Buồng Bộ phận Bảo vệ- Kỹ thuật Bộ phận Nhà hàng Bộ phận Kế toán
phận quản lý chung, bộ phận lễ tân, bộ phận buồng, bộ phận bảo vệ - kỹ thuật, bộ phận nhà hàng, bộ phận kế toán.
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy khách sạn Văn Miếu
(Nguồn: Khách sạn Văn Miếu)
Chức năng chính của từng bộ phận của khách sạn:
Bộ phận quản lý chung: là bộ phận có chức năng hành chính cao nhất
về quản lý khách sạn. Dưới sự lãnh đạo và chỉ dẫn của Giám đốc điều hành để lập kế hoạch công tác, các quy tắc, quy định để đạt được mục tiêu kinh doanh đặt ra của Hội đồng quản trị. Thực hiện đôn đốc kiểm tra, chỉ đạo các bộ phận hoàn thành công việc được giao; phối hợp quan hệ và công việc giữa các bộ phận trong khách sạn, thay mặt khách sạn liên hệ với các tổ chức cơ quan, khách sạn bên ngoài, giải quyết các công việc hành chính hàng ngày để đảm bảo cho công việc kinh doanh của khách sạn diễn ra bình thường.
Giám đốc điều hành: là người được Hội đồng quản trị bầu ra, là người
giúp việc cho Chủ tịch Hội đồng quản trị, lãnh đạo điều hành mọi hoạt động của khách sạn, nghiêm túc chấp hành các phương châm chính sách, pháp luật của Nhà nước. Trên cơ sở kế hoạch kinh doanh hàng năm và kế hoạch hàng tháng đã được Chủ tịch Hội đồng quản trị phê duyệt, chủ động lập kế hoạch
kinh doanh hàng tuần, thông báo phổ biến cho các bộ phận thực hiện, báo cáo tháng và tư vấn kế hoạch tháng cho Chủ tịch.
Giám đốc điều hành giám sát nguồn thu, chi tiêu, bảng lương, giám sát chất lượng, bố trí việc làm cho nhân viên, xử lý phàn nàn của khách, trả lời thư, kiểm tra hàng ngày danh sách khách đến, kiểm tra số lượng nhân viên của ca làm việc, kiểm tra các dịch vụ đã đặt, công tác nhân sự .Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Hội đồng quản trị về các nhiệm vụ được giao, đảm bảo khách sạn hoạt động hiệu quả.
Bộ phận lễ tân: Gồm có 05 người: 01 phụ trách bộ phận, 04 nhân viên
lễ tân. Có nhiệm vụ đón tiếp khách, nhận các yêu cầu khi khách làm thủ tục đến khách sạn hay rời khỏi khách sạn. Cùng với các tổ bàn-bar, nhân viên buồng thanh toán các công nợ phát sinh trong thời gian khách lưu trú, giúp khách hàng trong việc đổi tiền, gọi xe…Chuẩn bị hóa đơn, thanh toán, thu tiền mặt và thực hiện các giao dịch thanh toán một cách chính xác. Có trách nhiệm cùng với các tổ khác trong khách sạn đáp ứng được nhu cầu của khách. Tuyên truyền, quảng bá sản phẩm dịch vụ của khách sạn đến với người tiêu dùng. Tìm hiểu và nghiên cứu thị trường, đưa ra các ý kiến nhằm nâng cao sức cạnh tranh, mở rộng thị phần hay chuyển hướng kinh doanh của khách sạn.
Bộ phận buồng: Gồm có 05 người: 01 phụ trách bộ phận, 04 nhân viên
buồng. Có nhiệm vụ duy trì sự sạch sẽ phòng của khách và các khu vực công cộng trong khách sạn. Đặt đồ trong phòng theo quy định của khách sạn, phục vụ khi khách có nhu cầu giặt là. Phục vụ khách trong quá trình khách lưu trú, thực hiện đầy đủ yêu cầu của khách về dọn dẹp vệ sinh phòng và nơi công cộng trong khu vực của khách sạn. Đảm bảo và duy trì các trang thiết bị trong phòng luôn sạch sẽ, đạt tiêu chuẩn vệ sinh. Báo cho trưởng bộ phận hoặc giám đốc điều hành khi có sự cố hư hỏng xảy ra.
Bộ phận bảo vệ - Kỹ thuật: Gồm có 06 người: 01 phụ trách bộ phận,
Đảm bảo tuyệt đối an ninh, an toàn cho người và tài sản trong và ngoài khách sạn. Quản lý toàn bộ tài sản thuộc về khách sạn, tìm mọi biện pháp để giảm thiểu thất thoát vật tư, hàng hoá, tài sản của khách sạn. Kiểm soat luồng người ra, vào khách sạn. Kết hợp với lễ tân giải quyết các thủ tục check-in, check-out cho khách một cách nhanh nhất, phối hợp để giải quyết các tình huống phát sinh. Tạo điều kiện thuận lợi cho khách khi ra, vào khách sạn. Kịp thời phát hiện những thay đổi vị trí của các trang thiết bị để ngăn ngừa những tình huống xấu có thể xảy ra. Duy trì việc kiểm tra và báo cáo hàng ngày với Giám đốc điều hành. Phối hợp với an ninh khu vực giữ gìn trật tự quanh khách sạn cũng như thông báo kịp thời khi có sự việc không hay xảy ra.
Nhân viên kỹ thuật phụ trách mảng máy tính, internet, wifi, website có trách nhiệm kiểm tra thường xuyên hệ thống máy tính làm việc và máy tính phục vụ khách, đảm bảo máy tính hoạt động tốt, mạng internet và wifi được duy trì, thường xuyên duy trì và nâng cấp website: vanmieuhotel.com. Khi có sự cố không giải quyết được thì phải báo cáo cho giám đốc điều hành để có phương án khắc phục ngay. Nhân viên kỹ thuật phụ trách chăm sóc, bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ thiết bị điện, điện lạnh, điện nhẹ, hệ thống cấp thoát nước cho khách sạn, thay mới khi cần thiết để đảm bảo các trang thiết bị điện, nước được hoạt động bình thường.
Bộ phận nhà hàng: Bộ phận nhà hàng gồm có 6 người: 01 đầu bếp làm trưởng bộ phận, 02 nhân viên đầu bếp và 03 nhân viên phục vụ bàn bar. Có chức năng kinh doanh thức ăn, đồ uống và phục vụ nhu cầu ăn, uống của khách tại nhà hàng. Bộ phận nhà hàng cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận lễ tân để tiếp nhận yêu cầu của khách, thiết kế thực đơn phù hợp, phục vụ khách các món ăn, đồ uống một cách tốt nhất. Xây dựng thực đơn có thương hiệu, các món ăn có hương vị, phong cách phục vụ riêng, ấn tượng để thu hút khách. Nhân viên trong nhà hàng phải có kiến thức về an toàn vệ sinh thực phẩm. Góp ý, tư vấn cho Bộ phận quản lý chung về kinh doanh, quy trình công nghệ phục vụ khách.
Bộ phận tài chính kế toán:
Bộ phận này vừa thực hiện chức năng tham mưu vừa thực hiện chức năng điều hành. Bộ phận gồm có 04 người: Kế toán trưởng làm trưởng bộ phận, 01 kế toán tổng hợp, 01 thủ quỹ, 01 thủ kho.
Trưởng bộ phận tài chính kế toán tổ chức, chỉ đạo, hướng dẫn nhân viên trong bộ phận thực hiện mọi nghiệp vụ kế toán tài chính theo đúng quy định của pháp luật và đúng quy định của công ty. Định kỳ hàng tháng, quý, năm lập báo cáo cân đối kế toán, kết quả kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ báo cáo giám đốc điều hành. Kiểm soát thu, chi, doanh thu, tài sản, phải thu, nợ phải trả, chi phí nhân công, chi phí nguyên nhiên vật liệu, hàng hóa, hàng tồn kho
Bảng 2.1.Cơ cấu lao động trong khách sạn Năm 2011:
Lao động Số người Tỷ lệ (%)
Lao động trực tiếp 22 75,86
Lao động gián tiếp 04 13,79
Lao động quản lý 03 10,35
Tổng số lao động 29 100
(Nguồn: khách sạn Văn Miếu)
Bảng 2.2. Cơ cấu lao động trong các bộ phận Năm 2011 :
Bộ phận Số người Bộ phận quản lý chung 3 Bộ phận Lễ tân 5 Bộ phận Buồng phòng 5 Bộ phận Bảo vệ - Kỹ thuật 6 Bộ phận Nhà hàng: Bàn bar, Bếp 6 Bộ phận Tài chính Kế toán 4
(Nguồn: khách sạn Văn Miếu)
Bảng 2.3. Cơ cấu trình độ học vấn trong khách sạn Năm 2011:
Trình độ Số người
Trên đại học 2
Cao đẳng 10
Trung cấp 7
Sơ cấp 4
(Nguồn: khách sạn Văn Miếu)
Trong khách sạn lao động trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn, trình độ học vấn cao, tuy nhiên số lượng lao động được đào tạo chuyên môn nghiệp vụ chưa cao.
Hiện nay, khách sạn Văn Miếu còn thiếu bộ phận Marketing điều này ảnh hưởng không nhỏ tới tình hình nghiên cứu thị trường của khách sạn. Các chức năng Marketing đang được bộ phận quản lý chung cùng với bộ phận lễ tân đảm nhận. Giám đốc điều hành trực tiếp kiêm nhiệm, tổ chức thực hiện các nghiệp vụ Marketing.