Đức.
* Phũng nội vụ:
Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo phõn cụng của UBND huyện, và hướng dẫn của cỏc cơ quan cú thẩm quyền.
Trỡnh UBND huyện, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức cụ thể của cỏc cơ quan chuyờn mụn của huyện, theo quy định của UBND thành phố.
Giỳp UBND huyện, quản lý cụng tỏc tổ chức, biờn chế, tiền lượng theo phõn cấp của UBND thành phố và quy định của phỏp luật, cụng tỏc xõy dựng và củng cố chớnh quyền cơ sở.
* Phũng Lao động, Thương binh và Xó hội:
Trỡnh UBND huyện, ban hành văn bản hướng dẫn, cỏc chương trỡnh cụng tỏc về việc thực hiện cỏc chớnh sỏch, chế độ và phỏp luật của Nhà nước về lao động, thương binh và xó hội trờn địa bàn;
Tổ chức thực hiện cỏc chủ trương, chớnh sỏch, phỏp luật về lao động, việc làm, an tồn lao động, dạy nghề, bảo hiểm xó hội, thương binh, liệt sĩ và người cú cụng với cỏch mạng, bảo trợ xó hội, xoỏ đúi giảm nghốo, phũng chống tệ nạn xó hội của huyện...
* Phũng tài chớnh – Kế hoạch:
Là cơ quan chuyờn mụn thuộc UBND huyện, cú chức năng tham mưu, giỳp UBND huyện, quản lý Nhà nước Về tài chớnh, ngõn sỏch.
Trỡnh UBND huyện, ban hành cỏc văn bản triển khai thực hiện chớnh sỏch, chế độ và phỏp luật về lĩnh vực tài chớnh, ngõn sỏch, giỏ cả trờn địa bàn huyện.
Hướng dẫn cỏc cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện, UBND cấp xó xõy dựng dự toỏn ngõn sỏch hàng năm;xõy dựng dự toỏn ngõn sỏch cấp huyện, theo chỉ đạo của UBND tỉnh và hướng dẫn của Sở Tài chớnh, trỡnh UBND huyện, để UBND huyện, trỡnh HĐND cựng cấp quyết định, kế hoạch đầu tư và đăng ký kinh doanh.
Phối hợp với cỏc cơ quan thu thuế trong việc quản lý tài chớnh ngõn sỏch Nhà nước thuộc huyện.
Thẩm tra cỏc dự ỏn đầu tư do huyện, quản lý: thẩm định và chịu trỏch nhiệm quyết toỏn thu, chi ngõn sỏch cấp xó: lập quyết toỏn thu, chi ngõn sỏch của huyện: tổng hợp, lập bỏo cỏo quyết toỏn thu ngõn sỏch trờn địa bàn huyện, và quyết toỏn thu, chi ngõn sỏch huyện, trỡnh UBND huyện, xem xột gửi Sở Tài chớnh; bỏo cỏo bổ sung quyết toỏn ngõn sỏch gửi Sở Tài chớnh sau khi được HĐND huyện phờ chuẩn.
* Phũng giỏo dục:
Là cơ quan chuyờn mụn thuộc UBND huyện, cú chức năng tham mưu, giỳp UBND huyện, thực hiện quản lý Nhà nước về giỏo dục mầm non, tiểu học, trung học cơ sở, phổ thụng thuộc phạm vi của huyện.
* Phũng văn hoỏ - Thụng tin:
Là cơ quan chuyờn mụn thuộc UBND huyện, cú chức năng tham mưu, giỳp UBND huyện, thực hiện quản lý Nhà nước về văn húa, thụng tin, thể dục, thể thao, phỏt thanh, truyền hỡnh.
Xõy dựng kế hoạch dài hạn và hàng năm, chương trỡnh, giải phỏp phỏt triền và quản lý cụng tỏc văn hoỏ, thụng tin, thể thao, phỏt thanh, truyền hỡnh và tổ chức thực hiện khi được UBND huyện phờ duyệt.
* Phũng tài nguyờn và mụi trường:
Là cơ quan chuyờn mụn thuộc UBND huyện, cú chức năng tham mưu, giỳp UBND huyện, thực hiện quản lý nhà nước về tài nguyờn đất, tài nguyờn nước, tài nguyờn khoỏng sản, mụi trường.
* Phũng tư phỏp:
Cú chức năng tham mưu, giỳp UBND huyện, quản lý Nhà nước về cụng tỏc xõy dựng văn bản quy phạm phỏp luật, kiểm tra văn bản quy phạm phỏp luật, phổ biến, giỏo dục phỏp luật, thi hành ỏn dõn sự, chứng thực, hộ tịch, trợ giỳp phỏp lý, hoà giải ở cơ sở và cỏc cụng tỏc tư phỏp khỏc.
Là cơ quan chuyờn mụn thuộc UBND huyện, cú chức năng tham mưu, giỳp UBND huyện, thực hiện quản lý nhà nước về nụng, lõm, thuỷ sản, định canh, định cư, kinh tế mới, khoa học và cụng nghệ, cụng nghiệp, tiểu thủ cụng nghiệp, thương mại, du lịch.
* Thanh tra huyện.
Là cơ quan chuyờn mụn thuộc UBND huyện, cú trỏch nhiệm giỳp UBND huyện, quản lý nhà nước về cụng tỏc thanh tra và thực hiện nhiệm vụ, quyền thành tra hành chớnh trong phạm vi quản lý nhà nước của UBND huyện.
*Phũng cụng thương:
Là cơ quan chuyờn mụn thuộc UBND huyện, cú chức năng tham mưu, giỳp UBND huyện, thực hiện quản lý nhà nước về kiến trỳc, quy hoạch, xõy dựng vật liệu xõy dựng, nhà ở, cụng sở, giao thụng, bưu chớnh, viễn thụng và cụng nghệ thụng tin.
* Phũng y tế
Là cơ quan chuyờn mụn thuộc UBND huyện, giỳp UBND huyện quản lý nhà nước về y tế, chăm súc sức khỏe cộng đồng.
2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phũng HĐN-UBNDhuyện Mỹ Đức. huyện Mỹ Đức.
a. Chức năng, nhiệm vụ:
Tại Điều 1 Quy chế làm việc của Văn phũng HĐND - UBND huyện Mỹ Đức. Văn phũng HĐND - UBND huyện là cơ quan giỳp việc cho Thường trực HĐND và UBND. Cú chức năng tham mưu tổng hợp và hậu cần, phối hợp phục vụ sự lónh đạo, chỉ đạo của HĐND và điều hành của UBND đối với cỏc cơ quan, phũng, ban, UBND cỏc xó, thị trấn trong huyện.
b. Nhiệm vụ của Văn phũng HĐND và UBND huyện Mỹ Đức:
Tổ chức và xử lý thụng tin, bảo đảm phản ỏnh thường xuyờn, kịp thời, chớnh xỏc tỡnh hỡnh cỏc mặt về chớnh trị, kinh tế, xó hội, an ninh, quốc phũng, đối nội, đối ngoại, dõn trớ..., phục vụ cho cụng tỏc điều hành của UBND huyện, Chủ tịch và cỏc Phú Chủ tịch UBND và hoạt động của HĐND huyện.
Xõy dựng cỏc chương trỡnh làm việc ( bao gồm chương trỡnh làm việc của Văn phũng Uỷ ban huyện và giỳp Thường trực HĐND hàng thỏng, quý năm ) và UBND huyện triển khai việc thực hiện chương trỡnh đú. Giỳp UBND huyện tổ chức cỏc kỳ họp của UBND, cỏc phiờn họp của Chủ tịch, Phú Chủ tịch UBND huyện nắm danh sỏch thành phần dự họp, ghi biờn bản, dự thảo cỏc văn bản cỏc kỳ họp ( nếu cú ).
Phối hợp với cỏc cơ quan liờn quan, giỳp Thường trực HĐND soạn thảo cỏc văn bản chuẩn bị cỏc kỳ họp, cỏc cuộc giỏm sỏt, tiếp xỳc cử tri và cỏc hoạt động khỏc của HĐND.
Giỳp Thường trực HĐND và UBND huyện theo dừi, đụn đốc cỏc cơ quan chuyờn mụn thuộc HĐND, UBND huyện và UBND cỏc xó, thị trấn thực hiện những quy định của Nhà nước về chuẩn bị cỏc đề ỏn, tham gia ý kiến và nội dung trong quỏ trỡnh soạn thảo cỏc văn bản.
Tổ chức kiểm tra cỏc Quyết định của cơ quan, phũng ban, cỏc xó, thịtrấn, phỏt hiện và đề nghị HĐND và UBND huyện uốn nắn kịp thời những vấn đề chưa phự hợp với chủ trương, chớnh sỏch của Đảng, phỏp luật của Nhà nước.
Phối hợp với cỏc cơ quan giỳp Thường trực HĐND và UBND huyện tổ chức tiếp dõn, giải quyết khiếu nại, tố cỏo của cụng dõn thuộc thẩm quyền.
Quản lý biờn chế cụng chức, cỏn bộ, nhõn viờn Văn phũng HĐND và UBND huyện theo quy định của Nhà nước. Quản lý tài sản, kinh phớ của Văn phũng, kinh phớ của HĐND.
Theo dừi cụng tỏc tụn giỏo, phối hợp với cỏc cơ quan, phũng ban giỳp UBND huyện trong cụng tỏc Thi đua- Khen thưởng của huyện.
Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ hoạt động của UBND huyện.
c. Cơ cấu tổ chức của Văn phũng( xem phụ lục 2)
Cơ cấu tổ chức của Văn phũng Uỷ ban Nhõn dõn huyện gồm: Chỏnh Văn phũng, phú Văn phũng và cỏc bộ phận chuyờn mụn: Hành chớnh quản trị văn thư.
Văn phũng HĐND và UBND huyện làm việc theo chế độ thủ trưởng, Chỏnh Văn phũng chịu trỏch nhiệm chung, cỏc Phú Văn phũng giỳp việc.
- Chỏnh Văn phũng
Chỏnh Văn phũng HĐND và UBND huyện là người điều hành mọi hoạt động Văn phũng, chịu trỏch nhiệm trước UBND huyện về toàn bộ cụng tỏc của Văn phũng, chịu trỏch nhiệm trước Thường trực HĐND và phục vụ cỏc hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND và cỏc Ban của HĐND.
- Phú Chỏnh Văn phũng
Giỳp Chỏnh Văn phũng, trực tiếp theo dừi tổng hợp cỏc ngành: Cụng nghiệp, xõy dựng, giao thụng, cụng tỏc Thi đua- Khen thưởng, tụn giỏo, cụng tỏc Hành chớnh - Quản trị. Đảm bảo cơ sở vật chất và cỏc điều kiện phục vụ sự lónh đạo của Chủ tịch, cỏc Phú Chủ tịch, theo dừi đụn đốc cụng tỏc quản lý tài sản nội vụ cơ quan, thực hiện chức trỏch nhiệm vụ của Chỏnh Văn phũng khi Chỏnh Văn phũng đi vắng hoặc được uỷ quyền.
d. Cỏc bộ phận chuyờn mụn:
- Nhõn viờn Văn thư kiờm lưu trữ: Tiếp nhận chuyển giao đầy đủ, kịp thời,
chớnh xỏc cỏc văn bản, giấy tờ theo đỳng sự điều hành của Chỏnh Văn phũng. Gửi cụng văn, điện tớn đến bưu điện kịp thời, cú ký nhận về việc chuyển giao văn bản, bảo quản tài liệu, con dấu theo đỳng chế độ bảo mật và quy định bảo vệ bớ mật Nhà nước. Làm tốt cụng tỏc Lưu trữ hồ sơ theo quy định của Nhà nước.
- Nhõn viờn đỏnh mỏy: Cú nhiệm vụ đỏnh mỏy, in tài liệu đủ số lượng, khụng sai sút, bảo đảm kỹ thuật, mỹ thuật, thời gian.
- Bộ phận kế toỏn: Thực hiện chế độ thanh quyết toỏn kịp thời, chớnh xỏc theo
quy định Luật Ngõn sỏch. Cập nhật và bỏo cỏo chỉ tiờu hàng ngày của cơ quan với lónh đạo Văn phũng để bỏo cỏo Chủ tịch và Phú Chủ tịch UBND huyện. Giỳp lónh đạo Văn phũng trong việc lập dự trự kinh phớ thu - chi của cơ quan, thực hiện chế độ bỏo cỏo, quyết toỏn tài chớnh theo định kỳ. Theo dừi ngày cụng lao động của cỏn bộ, cụng nhõn viờn trong cơ quan và đề xuất với lónh đạo để quản lý tốt tài chớnh, tài sản cơ quan phục vụ cú hiệu quả.
- Bộ phận thủ quỹ: Thực hiện việc xuất, nhập quỹ, cấp lương và chế độ khỏc
theo quy định của Nhà nước kịp thời, chớnh xỏc bỏo cỏo tỡnh hỡnh quản lý, sử dụng tài chớnh với thủ trưởng cơ quan. Nếu để thất thoỏt phải bồi thường theo đỳng quy định của Nhà nước.
- Bộ phận tài vụ: Theo dừi, quản lý toàn bộ vật tư, hàng hoỏ, tài sản kho tàng của cơ quan. Quản lý hệ thống mỏy múc, điện, nước, xăng dầu ụ tụ.
- Bộ phận bảo vệ cơ quan: Thường xuyờn cú mặt tại nơi làm việc để bảo vệ cơ quan. Hướng dẫn khỏch, cỏn bộ cơ quan để xe đỳng nơi quy định, hướng dẫn khỏch đến làm việc nhanh chúng, thuận tiện và đỳng địa chỉ.
- Bộ phận lỏi xe: Cú nhiệm vụ lỏi xe phục vụ cỏc đồng chớ lónh đạo đi cụng tỏc
theo sự điều khiển của Chỏnh Văn phũng. Bảo quản, giữ gỡn, sử dụng xe ụ tụ theo đỳng quy trỡnh, quy phạm để đảm bảo an toàn về người và phương tiện.
- Bộ phận nhà ăn: Nấu ăn cho cỏn bộ, viờn chức cơ quan và khỏch đảm bảo
đủ tiờu chuẩn, kịp thời gian. Luụn cải thiện bữa ăn, giữ gỡn vệ sinh sạch sẽ. Cú trỏch nhiệm triển khai phục vụ tốt sinh hoạt, tiếp khỏch hội nghị theo đỳng yờu cầu của cơ quan.
2.3.Thực trạng về cụng tỏc tổ chức văn thư-lưu trữ trong văn phũng UBND huyện Mỹ Đức.
2.3.1. Tỡnh hỡnh tổ chức và cỏn bộ làm cụng tỏc Văn thư- Lưu trữ.2.3.1.1.Hỡnh thức tổ chức cụng tỏc văn thư- Lưu trữ. 2.3.1.1.Hỡnh thức tổ chức cụng tỏc văn thư- Lưu trữ.
*Cụng tỏc văn thư –lưu trữ đặt dưới sự chỉ đạo của cấp nào.
Cụng tỏc văn thư-lưu trữ của UBND huyện Mỹ Đức được đặt dưới sự lónh đạo của Chỏnh văn phũng tất cả cỏc văn bản sau khi được soạn thảo theo quy định của Nhà nước.
Hoàn chỉnh cỏc văn bản của HĐND, UBND huyện, thẩm định văn bản do Văn phũng tổng hợp và cỏc cơ quan chủ đề ỏn xõy dựng trước khi ban hành. Theo dừi và đụn đốc thực hiện cỏc văn bản đú và cỏc văn bản của cấp trờn gửi về. Chỏnh Văn phũng là người trực tiếp giỳp thủ trưởng cơ quan tổ chức thực hiện cỏc nghiệp vụ cụng tỏc Văn thư của cơ quan mỡnh. Chỉ đạo cụng tỏc văn thư ở cỏc đơn vị cấp dưới. Đồng thời, Chỏnh Văn phũng, Phú Chỏnh Văn phũng thường xuyờn theo dừi, kiểm tra hoạt động của bộ phận văn thư.
* Tỡnh hỡnh tổ chức.
Cụng tỏc Văn thư- lưu trữ của UBND huyện Mỹ Đức tổ chức theo hỡnh thức tập trung thống nhất toàn bộ cỏc cụng đoạn và thao tỏc xử lý văn bản được tập trung vào một nơi do Văn phũng thực hiện.
Qua thời gian thực tập và tỡm hiểu tại Văn phũng HĐND và UBND huyện Mỹ Đức, em thấy cụng tỏc Văn thư của UBND huyện là tương đối khoa học và hợp lý, đỏp ứng được nhiệm vụ mà Nhà nước giao.Văn phũng HĐND và UBND huyện hoật động cú tổ chức chặt chẽ, đảm bảo mục đớch dưới hỡnh thức phục vụ quần chỳng nhõn dõn, vỡ dõn, giải quyết cỏc yờu cầu của dõn,đảo bảo cơ sở phỏp lý theo quy định của Nhà nước.
2.3.1.2. Tỡnh hỡnh cỏn bộ làm cụng tỏc Văn thư – lưu trữ.
Uỷ ban Nhõn dõn huyện Mỹ Đức bố trớ một cỏn bộ Văn thư cú trỡnh độ trung học chuyờn nghiệp, được học cỏc lớp bồi dưỡng cỏn bộ Văn thư của Tỉnh, cú 20 năm liờn tục cụng tỏc tại Văn phũng. Cú thể núi, cỏn bộ Văn thư vừa cú chuyờn mụn nghiệp vụ cụng tỏc Văn thư, vừa cú kinh nghiệm lõu năm trong nghề, hiểu rừ vị trớ, ý nghĩa của cụng tỏc Văn thư và luụn luụn hoàn thành nhiệm vụ được giao. Được đào tạo qua lớp Trung học lý luận chớnh trị, được bồi dưỡng chuyờn mụn qua cỏc lớp tập huấn để nõng cao phẩm chất chớnh trị và trỡnh độ chuyờn mụn, cú tỏc phong làm việc khoa học. Do đú, cụng tỏc Văn thư của UBND đó đạt được hiệu qủa cao, gúp phần nõng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.
Trong quỏ trỡnh thực tập em thấy UBND huyện khụng cú cỏn bộ lưu trữ chuyờn trỏch. Mà cụng tỏc này do cỏn bộ văn thư kiờm nhiệm với đội ngũ cỏn bộ như hiện nay thỡ khụng đảm nhận được chức năng nhiệm vụ của lưu trữ, đỏp ứng yờu cầu đổi mới. Bởi vỡ khối lượng cụng việc nhiều, và nhu cầu sử dụng tài liệu lưu
trữ ngày càng được tăng lờn nhất là tài liệu giải quyết cho dõn như:hồ sản xuất kinh doanh, hộ khẩu,…như vậy khụng cú cỏn bộ chuyờn mụn là điều rất kú khăn trong cụng tỏc.
Để đỏp ứng yờu cầu cụng tỏc trong tỡnh hỡnh mới, Văn phũng HĐND và UBND huyện cần tiếp tục đổi mới, từng bước hiện đại hoỏ cụng tỏc Văn phũng nhằm nõng cao năng suất, chất lượng hiệu quả trong cụng tỏc phục vụ lónh đạo cơ quan trong cụng cuộc cải cỏch hành chớnh.
những mặt đó đạt được để phỏt huy và nờu ra những nhược điểm cần khắc phục, nõng cao hiệu quả hoạt động trong năm tiếp theo.
Đồng thời, vào ngày 28/8 hàng năm, Văn phũng thường tổ chức kỷ niệm ngày truyền thống, biểu dương thành tớch đó đạt được và phắc phục những nhược điểm cũn tồn tại trong cụng tỏc Văn phũng.
2.3.2. Cụng tỏc Văn Thư
Xuất phỏt từ yờu cầu và tầm quan trọng của bộ phận văn phũng núi chung và bộ phận văn thư núi riờng, cho lờn cỏc cấp lónh đạo đú khụng ngừng quan tõm tới cụng tỏc tổ chức, quản lý cụng tỏc văn thư cho tốt, phự hợp với cơ cấu của cơ quan mỡnh. Văn thư là một bộ phận của văn phũng cho lờn cụng tỏc văn thư của cơ quan được giao cho Chỏnh văn phũng chịu trỏch nhiệm trước thủ trưởng cơ quan. Ở cấp dưới cỏn bộ văn thư là người trực tiếp tổ chức quản lý và chịu trỏch nhiệm về cụng tỏc này.
Cụng tỏc văn thư được xem như là một bộ phận khụng thể thiếu được trong cơ quan. Xuất phỏt từ vai trũ và yờu cầu cần phải cú của phũng văn thư cũng như bộ phận văn thư nờn HĐND và UBND huyện Mỹ Đức đó thành lập một phũng văn thư riờng cho cơ quan phục vụ tốt hơn cho văn phũng và cơ quan.
Từ khi cú quyết định thành lập và cụng văn chỉ đạo cụng tỏc văn thư đến nay, bộ phận văn thư của Văn phũng HĐND và UBND huyện Mỹ Đức đó khụng