2.3.1.1 .Hỡnh thức tổ chức cụng tỏc văn thư-Lưu trữ
2.3.4. Cụng tỏc quản lý văn bản đến văn bản đi
2.3.5.1. Quản lý cụng tỏc lưu trữ
Trong từng cơ quan tuỳ theo chức năng nhiệm vụ cụng việc mà điều hành quản lý cũng cú những đặc thự riờng, tài liệu lưu trữ cũng phản ỏnh những đặc điểm nhiệm vụ đú.
+Xỏc định cấu trỳc phõn loại hệ thống danh mục tài liệu lưu trữ
Hệ thống tài liệu lưu trữ của Văn phũng HĐND và UBND Mỹ Đức được phõn theo cụng dụng của tài liệu lưu trữ và chi tiết tới từng tờn loại tài liệu. Nguyờn tắc chung phõn theo ngành – thời gian, chi tiết gồm: Khối – nhúm – ngành – thời gian
- Khối phản ỏnh nguồn tài liệu - Nhúm phản ỏnh loại hỡnh tài liệu
- Ngành phản ỏnh cỏc đơn vị chuyờn mụn thuộc Văn phũng HĐND và UBND huyện Mỹ Đức quản lý.
- Thời gian tớnh theo năm
Sử dụng mó danh mục tài liệu lưu trữ
Cấp khối: Phản ỏnh nguồn tài liệu đi và đến.
Cấp nhúm: Từ 2 nguồn hỡnh thành tài liệu, cỏc văn bản được phõn cụng ra nhúm, hỡnh thức văn bản gồm văn bản phỏp quy và cỏc văn bản khỏc.
Cấp ngành: Cú cỏc nghiệp vụ chuyờn ngành nắm tỡnh hỡnh cỏc lĩnh vực thuộc cỏc chuyờn ngành khỏc nhau.
Cấp thời gian: Đõy là yếu tố quan trọng gắn với tất cả cỏc sự kiện, sự phỏt sinh của văn bản. Trong phõn loại hệ thống danh mục tài liệu lưu trữ, thời gian là yếu tố khụng thể thiếu được để sắp xếp phục vụ tra cứu.
Huyện chưa ban hành, xõy dựng được cỏc văn bản về quản lý cụng tỏc lưu trữ và cỏc văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ nhất là quy chế về chế độ cụng tỏc lưu trữ.
Chưa xõy dựng được cỏc loại kế hoạch phỏt triển và triển khai lưu trữ của huyện vỡ thế khụng cú cơ sở phỏp lý để xõy dựng phũng, kho lưu trữ, mua sắm đổi mới trang thiết bị để hoàn thiện lưu trữ địa phương.
Tại UBND huyện chưa cú ứng dụng CNTT vào trong cụng tỏc lưu trữ và chưa được bồi dưỡng,cú những hiểu biết mới về cụng tỏc, trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ một cỏch thường xuyờn.Vỡ vậy mà cỏn bộ lónh đạo huyện cần quan tõm hơn nữa đến cụng tỏc lưu trữ.