2.3.1.1 .Hỡnh thức tổ chức cụng tỏc văn thư-Lưu trữ
2.3.3. Cụng tỏc soạn thảo và ban hành văn bản
Soạn thảo văn bản là một cụng việc quan trọng diễn ra hàng ngày trong tất cả cỏc cơ quan chớnh quyền địa phương, đơn vị hành chớnh sự nghiệp và tổ chức kinh tế. Cụng việc này cú ảnh hưởng rất lớn đến năng suất và chất lượng của hoạt động quản lý.
Soạn thảo văn bản đó thể hiện đường lối, chủ trương chớnh sỏch của Đảng và Nhà nước, sự lónh đạo, chỉ đạo của cấp trờn, đảm bảo tớnh khoa học tớnh đại chỳng và khả thi. Nắm vững được vai trũ và vị trớ của soạn thảo nờn cũng như cỏc cơ quan khỏc, UBND huyện Mỹ Đức cũng rất coi trọng cụng tỏc nàỳ, đồng thời cũng cú sự phõn cụng rừ ràng, giao nhiệm vụ cụ thể đến từng người cú trỏch nhiệm thực hiện.
Việc soạn thảo văn bản cũng đảm bảo tuõn thủ theo cỏc quy trỡnh thống nhất và đầy đủ gồm cỏc bước:
+ Xỏc định mục đớch yờu cầu soạn thảo.
+ Xỏc định đỳng tờn loại văn bản và cỏch trỡnh bày thể thức văn bản như số, ký hiệu văn bản…
+ Thu thập và xử lý thụng tin.
+ Xõy dựng đề cương và viết bản thảo.
+ Duyệt bản thảo và hoàn chỉnh bản thảo, trỡnh duyệt củng cố văn bản.
Việc tuõn thủ cỏc nguyờn tắc đảm bảo văn bản ban hành ra đều đỳng theo thể thức văn bản theo quy định của Nhà nước.
Số lượng văn bản mà UBND huyện Mỹ Đức ban hành ra cũng tương đối nhiều, bao gồm đầy đủ cỏc loại văn bản cần thiết phục vụ quỏ trỡnh giải quyết cụng việc của cơ quan.
Cụng tỏc soạn thảo văn bản thỡ cỏn bộ chuyờn mụn cỏc phũng soạn thảo ra những văn bản thuộc lĩnh vực mà cơ quan, đơn vị quản lý khi trưởng phũng, ban giao nhiệm vụ khi nhận được ý kiến chỉ đạo của cấp trờn phụ trỏch lĩnh vực đú. Trưởng phũng, ban đú sẽ chịu trỏch nhiệm kiểm tra về thể thức và nội dung văn bản và ký văn bản.
Việc nhõn in văn bản chỉ khi đó cú chữ ký chớnh thức của người cú thẩm quyền và do chớnh bộ phận phũng ban đú chịu trỏch nhiệm. Hiện nay phũng, ban nào cũng cú mỏy vi tớnh vỡ thế nờn người soạn thảo văn bản trực tiếp sửa theo ý kiến chỉ đạo của người duyệt trờn mỏy vi tớnh. Và nhõn bản với số lượng yờu cầu giỳp cho bộ phận đỏnh mỏy của văn phũng UBND huyện giảm được nhiều thời gian.
*Về thẩm quyền ban hành văn bản của UBND huyện được ban hành theo đỳng thẩm quyền quy định của nhà nước, cỏc phũng ban chuyờn mụn thuộc huyện khụng được phộp ban hành văn bản quy phạm phỏp luật.
Chủ tịch UBND huyện ký cỏc văn bản như chỉ thị, quyết định của huyện về những chủ trương cụng tỏc quan trọng về tổ chức bộ mỏy và nhõn sự của cỏc phũng ban, cơ quan trực thuộc, cỏc chỉ tiờu quan trọng về kế họach ngõn sỏch, vốn đầu tư xõy dựng cơ bản, phờ chuẩn biờn bản bầu cử chủ tịch, phú chủ tịch UBND cỏc xó, thị trấn và cỏc văn bản về quản lý đất đai.
Phú chủ tịch UBND huyện phụ trỏch cỏc lĩnh vực cụng tỏc được chủ tịch uỷ nhiệm ký thay một số chỉ thị, quyết định của UBND huyện để chỉ đạo cụ thể để ký cỏc văn bản xử lý cỏc vấn đề cụ thể, ký duyệt luận chứng kinh tế, kỹ thuật làm căn cứ ghi kế hoạch khởi cụng xõy dựng cơ bản sau khi được UBND huyện thụng qua.
Chỏnh văn phũng được thừa lệnh chủ tịch UBND ký cỏc cụng văn thụng thường, giấy giới thiệu, thụng bỏo, sao lục cỏc văn bản của cấp trờn, ý kiến chỉ đạo của UBND để cỏc ngành, cỏc cấp thực hiện cỏc bỏo cỏo tuần.
Về thể thức và kỹ thuật trỡnh bày văn bản:
Đõy là hai yếu cơ bản để tạo ra một văn bản đỳng quy định nhằm đảm bảo cho văn bản ban hành đỳng tiờu chuẩn và hiệu lực phỏp lý thi hành
Cỏc văn bản của UBND huyện ban hành là tương đối chớnh xỏc và đầy đủ nội dung chỉ cú một số văn bản là bị sai về : nơi nhận, một số văn bản cũn bị sai về thể thức sau mỗi căn cứ vẫn dựng dấu chấm( xem quyết định số 467/QĐ-UBND và thụng bỏo số 06/TB- HĐND ở phần phụ lục).