2.3.1.1 .Hỡnh thức tổ chức cụng tỏc văn thư-Lưu trữ
3.2. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện cụng tỏc văn thư-lưu trữ tại văn phũng
3.2.4.1. Hoàn thiện cụng tỏc soạn thảo văn bản, ban hành và xử lý văn bản
văn bản.
- Cụng tỏc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi. - Hoàn thiện cụng tỏc lập hồ sơ và nộp hồ sơ lưu trữ.
- Cú biện phỏp để giải quyết những hồ sơ tớch đống.
3.2.4.1. Hoàn thiện cụng tỏc soạn thảo văn bản, ban hành và xử lý vănbản. bản.
Trong quỏ trỡnh cải cỏch hành chớnh UBND huyện cũng đó đạt được những kết quả nhất định song đi liền với nú là những nhựơc điểm đũi hỏi cần rỳt kinh nghiệm để tốt hơn.
Cần xõy dựng và chuẩn hoỏ cỏc quy trỡnh soạn thảo và ban hành, xử lý văn bản và phải cú quy chế, quy định rừ ràng về cụng tỏc này cần đầy đủ: soạn thảo văn bản, nhõn bản, ký văn bản, đúng dấu văn bản,...cần căn cứ vào cỏc quy định của nhà nước, hướng dẫn của cục văn thư và lưu trữ nhà nước và chức năng nhiệm vụ, thẩm quyền quy chế và hoạt động của UBND huyện.
Cỏc phũng ban khi soạn thảo văn bản cần phải chỳ ý đến cỡ chữ, kiểu chữ...vỡ trong văn bản ban hành của huyện vẫn cú những văn bản bị sai vỡ những lỗi này vớ dụ như khi ban hành quyết định thỡ sau mỗi căn cứ là dấu chấm phẩy đến căn cứ cuối cựng mới sử dụng dấu phẩy nhưng trờn thực tế thỡ vẫn cú những văn bản cỏc căn cứ đều dựng dấu chấm như vậy là sai với quy định, cần cú quy định rừ ràng về thẩm quyền photo văn bản, hạn chế văn bản để biết, văn bản phải được trỡnh bày trờn hai mặt của tờ giấy cú như vậy mới đảm bảo đầy đủ tớnh hiệu lực và tớnh phỏp lý của văn bản khi ban hành.
Tỡnh trạng văn bản khi tới phũng văn thư để đăng ký, đúng dấu văn bản để chuyển đi vẫn chưa cú chữ ký nhỏy của người cú thẩm quyền, trỏch nhiệm nờn phải khắc phục tỡnh trạng này, nhõn viờn văn thư khụng được đúng dấu những văn bản khi chưa cú chữ ký của cấp trờn, cần tuõn thủ cỏc bước theo đỳng quy định của nhà nước. Cũng cần phải quy định rừ trỏch nhiệm cho từng ngưũi cú thẩm quyền để khi ban hành văn bản khụng bị sai về thẩm quyền ký để cú thể quy trỏch nhiệm cụ thể và chớnh xỏc cho từng người. Vỡ cú những trường hợp lợi dụng điều này để làm điều trỏi phỏp luật vỡ lợi ớch của bản thõn gõy ra hậu quả nghiờm trọng.