2.3.1.1 .Hỡnh thức tổ chức cụng tỏc văn thư-Lưu trữ
3.2. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện cụng tỏc văn thư-lưu trữ tại văn phũng
3.2.5. Ứng dụng CNTT vào trong cụng tỏc văn thư-lưu trữ tại văn phũng UBND
mỏy vi tớnh để vừa khoa học vừa dễ tỡm, mất ớt thời gian.
Cần tổ chức cỏc lớp tập huấn cho cỏn bộ, cụng chức trong UBND huyện về việc lập hồ sơ và thường xuyờn kiểm tra, đụn đốc thực hiện cụng việc này và lập cỏc danh mục hồ sơ tài liệu để dễ quản lý của đơn vị. Cần phải họp để ban hành cỏc danh mục tài liệu thuộc diện phải nộp vào lưu trữ. Hiện nay tại UBND huyện đó thực hiện trước khi huỷ bỏ tài liệu đều họp để cú thể xỏc định chớnh xỏc tài liệu cần bảo quản và tài liệu cú thể huỷ bỏ.
Hàng năm nhõn viờn lưu trữ của huyện phải tiến hành thu đầy đủ cỏc tài liệu từ cỏc nguồn nộp lưu. Việc thu tài liệu hàng năm vào lưu trữ huyện phải tiến hành theo đỳng quy định của nhà nước, khi thu tài liệu phải lập biờn mục hồ sơ Đối với cỏc tài liệu bị chất đống cần cú kinh phớ đầu tư để chỉnh lý.
3.2.5. Ứng dụng CNTT vào trong cụng tỏc văn thư-lưu trữ tại vănphũng UBND huyện. phũng UBND huyện.
CNTT với những thành tựu kỳ diệu của cụng nghệ tin học, mỏy tớnh và cụng nghệ truyền thụng đó làm cụng tỏc văn phũng thay đổi về cơ bản. Đưa con người sang một kỷ nguyờn mới với cỏc trang bị phương tiện hiện đại.
Hầu hết cỏc cụng việc trong văn phũng, đều cú sự hỗ trợ của cụng nghệ thụng tin: mỏy vi tớnh, cỏc phương tiện kỹ thuật hiện đại.
Văn phũng UBND huyện Mỹ Đức đó được trang bị như: mỏy fax, mỏy tớnh,... những luồng thụng tin đầu vào và đầu ra đều qua sổ cụng văn từ đú nhõn viờn lưu trữ sẽ phõn loại và lưu trữ cho phự hợp với phụng lưu trữ của cơ quan.
Hiện nay khi mỏy vi tớnh thụng qua việc nối mạng( LAN, WAN) cú thể xử lý văn bản đến và đi một cỏch nhanh chúng, chớnh xỏc được truyền trờn mạng.Việc lưu trữ cú thể dựng cỏc film, micro film, băng từ, đĩa từ...cú thể lưu trữ thụng tin với trữ lượng rất lớn tăng hơn hàng triệu lần. Do đú khụng cần sao chộp, nhõn in văn bản và phỏt hành theo kiểu thủ cụng, qua đường bưu điện như trước đõy. Với việc xuất hiện cỏc đĩa cứng, nhất là đĩa quang, xử lý ghi nhận và đọc cỏc thụng tin lưu trữ bằng bộ phận quang học đó lưu trữ thụng tin với khối lượng rất lớn. Bằng cỏch này thỡ cú thể vừa tỡm kiếm thụng tin vừa trao đổi với đối tỏc những thụng tin cần thiết, cú thể chi phớ lỳc đầu bỏ ra là khỏ lớn nhưng những lợi ớch của nú mang lại là vụ cựng to lớn vừa tiết kiệm thời gian, cụng sức. Một ngươỡ dự cú thụng minh hay cú chớ nhớ tốt đến đõu thỡ cũng khụng thể nhớ hết được một khối lưọng thụng tin khổng lồ từ năm này sang năm khỏc nhất là cơ quan hành chớnh nhà nước hàng năm văn bản đi đến rất nhiều thỡ với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật đó cú thể giải quyết được vấn đề này.
Chớnh vỡ vậy mà văn phũng UBND huyện Mỹ Đức cần ỏp dụng những tiến bộ của CNTT vào trong cụng tỏc văn thư - lưu trữ để hiệu quả cụng việc được tăng lờn, trở thành một văn phũng hiện đại “văn phũng khụng giấy” khụng cũn phải là cỏc tủ đựng hồ sơ mà thay vào đú là cỏc đĩa mềm và đĩa cứng... để quản lý, xử lý cỏc thụng tin đầu vào, đầu ra được nhanh chúng, liờn hệ làm việc thuận tiện. Khi mỏy tớnh được nối mạng phải cú khoỏ với mật khẩu để bảo vệ thụng tin của mỏy ứng dụng CNTT thỡ cú thể tỡm kiếm thụng tin và trao đổi thụng tin một cỏch nhanh chúng, kịp thời cho lónh đạo để cú thể ra những quyết định sỏng suốt. Khi quản lý cỏc văn bản cần cú phần mềm quản lý. Nhất là để thực hiện cụng văn số: 733/VP- HCTC của văn phũng thành phố Hà Nội về việc khụng gửi giấy mời cho cỏc sở, ban, ngành, UBND cỏc quận, huyện, thành phố qua đường bưu điện mà sẽ gửi qua đường điện tử và qua điện thoại cầm tay thỡ càng đũi hỏi UBND huyện phải ứng dụng CNTT để cú thể cập nhật thụng tin nhanh chúng phục vụ cho lónh đạo của cơ quan kịp thời chớnh xỏc chỏnh được sai sút.