Cụng tỏc thu thập, bổ xung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ

2.3.1.1 .Hỡnh thức tổ chức cụng tỏc văn thư-Lưu trữ

2.3.4. Cụng tỏc quản lý văn bản đến văn bản đi

2.3.5.2. Cụng tỏc thu thập, bổ xung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Là cơ quan hành chớnh nhà nước hàng năm HĐND- UBND huyện Mỹ Đức cú khoảng hơn 5000 văn bản được ban hành những văn bản này đều được lưu lại và nộp lờn kho lưu trữ bao gồm từ những văn bản từ năm 1965 trở lại đõy. Do khụng cú cỏn bộ lưu trữ riờng nờn nguồn tài liệu thu thập vào kho là khụng cú, tài liệu cũn bị phõn tỏn tại cỏc phũng, ban.

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là khõu quan trọng nhất cuả ngành lưu trữ, cú thể núi tài liệu chỉnh lý mới được coi là kho lưu trữ. Cụng việc này phải đũi hỏi cỏn bộ phải cú chuyờn mụn, kinh nghiệm, cần phải làm cẩn thận chớnh xỏc đỳng kỹ thuật. Vỡ vậy cụng tỏc này cần được chỳ trọng và được đào tạo can sbộ lưu trữ chuyờn nghiệp.

2.3.5.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ

Cụng tỏc bảo quản tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Mỹ Đức được thực hiện như sau:

- Phũng ngừa, phũng hỏng và phục chế tài liệu lưu trữ

- Tạo điều kiện tốt nhất để kộo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ - Bảo đảm giữ gỡn trạng thỏi ban đầu của tài liệu lưu trữ

- Sắp xếp tài liệu trong kho một cỏch khoa học, quản lý việc xuất, nhập tài liệu theo cỏc quy định chặt chẽ.

- Kiểm tra tỡnh trạng tài liệu thường xuyờn, lập phụng thay đối với cỏc tài liệu cú giỏ trị đặc biệt.Tuy nhiờn, cỏc thiết bị như dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm chưa được trang bị theo yờu cầu của kho lưu trữ, cỏc biện phỏp kỹ thuật phũng chống ẩm mốc…gõy hư hại tài liệu cũn những hạn chế. Vỡ cũn thiếu trang thiết bị nờn việc bảo quản tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ nờn khụng đủ khả năng thực hiện biện phỏp bảo quản.