2.3.1.1 .Hỡnh thức tổ chức cụng tỏc văn thư-Lưu trữ
2.4.1. Cụng tỏc văn thư
* Ưu điểm
Qua quỏ trỡnh thực tập tại cơ quan em nhận thấy cụng tỏc văn thư tại UBND huyện Mỹ Đức đó đỏp ứng đượctương đối đầy đủ cỏc yờu cầu chuyờn mụn nghiệp vụ. Từ bố trớ địa điểm đến bố trớ thiết bị trong văn phũng, đến việc bồi dương nõng cao trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ cho cỏn bộ văn thư, đến việc thực hiện cỏc khõu nghiệp vụ...cỏn bộ văn thư thường xuyờn được đi học và tiếp nhận những văn bản mới nhất của nhà nước quy định về chế độ văn thư cũng như những quy định trong cỏch trỡnh bày văn bản để chỏnh được những sai xút trỏi với quy định của phỏp luật.
Vị trớ của văn phũng được trớ ở tầng một gần cổng ra vào, việc bố trớ này đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp xỳc với cỏc phũng, ban trong huyện và khỏch đến làm việc, giao dịch. Mặt khỏc khi bố trớ văn phũng ở vị trớ này cũng tạo điều kiện cho việc tiếp nhận và chuyển giao văn bản một cỏch nhanh chúng, kịp thời, thuận tiện hơn.
Việc bố trớ đầy đủ thiết bị làm việc cần thiết trong phũng văn thư cũng tạo điều kiện thuận lợi cho cỏn bộ văn thư làm việc. Đõy là cơ sở để cỏn bộ văn thư cú thể cập nhật thụng tin đầy đủ kịp thời và chớnh xỏc. Bộ phận văn thư đú được trang bị 01 mỏy tớnh, 01 mỏy in...
Việc quản lý và tổ chức cụng tỏc văn thư một cỏch khoa học, phự hợp với tỡnh hỡnh thực tế của UBND huyện Mỹ Đức, đú gúp phần tớch cực vào cụng cuộc cải cỏch hành chớnh tại địa phương.
Việc soạn thảo văn bản tuõn theo quy trỡnh thống nhất và đầy đủ cỏc bước, đầy đủ thể thức văn bản, thẩm quyền ký, đúng dấu và ban hành văn bản theo quy định của Nhà nước. Khắc phục tỡnh trạng một số văn bản sai thể thức quy định trước đõy.
Việc quản lý và chuyển giao văn bản đi của văn phũng UBND huyện cũng được thực hiện một cỏch khoa học và đầy đủ từ khõu soạn thảo văn bản đến chuyển giao văn bản. Đó đỏp ứng được yờu cầu nghiệp vụ cần thiết trong việc đăng ký văn bản đi.
Bộ phận văn thư cũng đang ứng dụng CNTT vào việc quản lý văn bản đến và văn bản đi.
Nhỡn chung cụng tỏc quản lý sổ văn bản đi – đến tại bộ phận văn thư của Văn phũng UBND huyện Mỹ Đức đó bước đầu cú ứng dụng CNTT, nờn chất lượng và hiệu quả cụng việc đú và đang được nõng lờn rất nhiều, đỏp ứng nhu cầu sao, lưu, tra cứu thụng tin khi cần thiết.
Cụng tỏc lập hồ sơ tài liệu cũng được thực hiện đầy đủ và chớnh xỏc. Từ việc sắp xếp phõn loại, ghi tiờu đề và thời hạn bảo quản hồ sơ đến biờn mục bờn trong và bờn ngoài .
* Nhược điểm.
Cụng tỏc văn thư bờn cạnh những mặt đó đạt được thỡ vẫn cũn những hạn chế sau:
Việc chỉ đạo cụng tỏc văn thư chưa được rừ ràng cụ thể. Cỏc cụng văn gửi đến đợi khi khụng được chuyển giao kịp thời đến người cú trỏch nhiệm giải quyết.
Vẫn cũn tồn tại tỡnh trạng búc phong bỡ khụng dựng kộo theo quy định mà dựng tay để búc bỡ gõy ảnh hưởng đến văn bản cú thể bị rỏch trong khi búc và cú những văn bản khụng được chuyển giao ngay ngày hụm đú.
Do nhõn viờn văn thư hạn chế mà số lượng văn bản hàng ngày lại nhiều nờn đụi khi việc vào sổ văn bản và đúng dấu chưa thực hiện tốt như: văn thư vẫn để cho những bộ phận khỏc đúng dấu, vào sổ văn bản như vậy sẽ dẫn đến là cú những văn bản dấu đúng cũn bị mờ, khụng ngay ngắn.
Cụng văn chuyển đến nhiều khi khụng đăng ký ngay vào sổ, nờn nhiều khi cũn cú những văn bản bị bỏ sút khụng đăng ký, hoặc văn bản nhiều lỳc cũn chưa vào sổ ngay trong ngày mà để dồn lại.
Số lượng văn bản đến và đi nhiều đụi khi nhõn viờn văn thư cũn gặp nhiều khú khăn trong thực hiện cụng việc, trong khi đội ngũ nhõn viờn văn thư lại hạn chế, chỉ cú một người phụ trỏch nờn nhiều khi khụng trỏnh khỏi những sai sút.
Nhỡn chung cụng tỏc văn thư của cơ quan đó tiến hành tốt cỏc nghiệp vụ của mỡnh, cung cấp cỏc văn bản quan trọng cho lónh đạo kịp thời trong quản lý điều hành.
2.4.2 Cụng tỏc lưu trữ.Ưu điểm. Ưu điểm.
Hiện nay việc lưu trữ hồ sơ tài liệu tại kho lưu trữ của Văn phũng HĐND và UBND huyện Mỹ Đức được thực hiện tương đối tốt, chất lượng lưu trữ từng bước được nõng cao và hoàn thiện. Hàng năm đều thực hiện thu hồ sơ, tài liệu và lưu trữ
trong kho. Tổ chức phõn loại, thống kờ phõn loại hồ sơ tài liệu trong kho lưu trữ gọn gàng, ngăn nắp.
Việc bảo quản và phõn loại chỉnh lý tài liệu của cơ quan đạt được những yờu cầu đề ra. Tài liệu sau khi được phõn loại theo một phương ỏn nhất định được sắp xếp gọn gàng ngăn nắp.
Phụng lưu trữ được bố trớ đảm bảo cho việc bảo quản cất giữ tài liệu, đi lại khai thỏc thuận tiện.
Nhược điểm.
Bờn cạnh những điểm đó đạt được thỡ cụng tỏc lưu trữ cũng tồn tại những hạn chế nhất định đú là:
Nhận thức của lónh đạo về tầm quan trọng của cụng tỏc lưu trữ mặc dự đó được nõng cao nhưng vẫn chưa đầy đủ, cụng tỏc lưu trữ chưa được quan tõm thường xuyờn, chưa được đầu tư đỳng mức. nhõn viờn văn thư kiờm cả lưu trữ nờn cụng tỏc văn thư cũn gặp nhiều khú khăn. Vỡ vậy mà cần đào tạo cỏn bộ lưu trữ riờng để cụng việc được tốt hơn.
Tài liệu của cơ quan bị lẫn lộn khỏ nhiều, việc sắp xếp tài liệu chưa chớnh xỏc. Dẫn đến nhiều tài liệu bị mất hoặc khụng tỡm thấy khi cần, tài liệu trựng lặp nhiều, kho lưu trữ hạn hẹp, ẩm và tối điều này gõy ảnh hưởng cho việc bảo quản tài liệu.
Tài liệu lưu trữ được để trờn tầng 3 nờn gặp nhiều khú khăn trong việc tra tỡm tài liệu khi cần dựng đến.
Trang thiết bị văn phũng tuy đú được trang bị đủ về số lượng, nhưng chất lượng một số mỏy cũn rất lạc hậu, gõy ảnh hưởng tới chất lượng cụng việc và năng xuất lao động.
Văn phũng đó sử dụng mỏy tớnh nhưng chưa cú nối mạng nờn việc thu thập thụng tin trờn mạng cũn rất hạn chế chưa đỏp ứng được yờu cầu thực tế của cụng việc.
Cỏc trang thiết bị để bảo vệ tài liệu lưu trữ cũn chưa đỏp ứng được yờu cầu như chưa cú: mỏy hỳt bụi, mỏy điều hoà…
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CễNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHềNG HĐND VÀ UBND HUYỆN MỸ ĐỨC- HÀ NỘI. 3.1.Một số nhận xột và đỏnh giỏ về cụng tỏc văn phũng tại UBND huyện Mỹ Đức.
3.1.1.Về cơ cấu tổ chức.
Văn phũng UBND huyện Mỹ Đức cú cơ cấu tổ chức là văn phũng chức năng. Mỗi nghiệp vụ chức năng được từng phũng, ban đảm nhận họ là những người cú trỡnh độ chuyờn mụn, nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mỡnh. Nhưng bờn cạnh đú vẫn cũn những hạn chế cần được khắc phục bởi vỡ với kiểu cơ cấu này đó vi phạm nguyờn tắc tập trung dõn chủ. Nhiều khi một người cú thể nhận những mệnh lệnh trỏi ngược nhau gõy ra sự mõu thuẫn chồng chộo.
3.1.2.Về chức năng nhiệm vụ
Vỡ văn phũng UBND huyện là đơn vị hành chớnh sự nghiệp nờn chức năng nhiệm vụ chủ yếu là tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho lónh đạo để giải quyết cụng việc, cụng tỏc văn thư, lưu trữ, tổng hợp thụng tin đó được thực hiện khỏ đầy đủ và cung cấp cho lónh đạo những thụng tin cần thiết phục vụ cho quỏ trỡnh hoạt động của cơ quan.
3.1.3. Về bố trớ văn phũng.
Việc bố trớ là tương đối khoa học phũng của chỏnh văn phũng và phũng văn thư được bố trớ ở cạnh nhau rất thuận lợi cho việc trao đổi cụng việc khi cần ý kiến chỉ đạo. phũng làm việc được trang bị cỏc phương tiện mỏy múc như: mỏy fax, mỏy in, điện thoại,.... được bố trớ ở một phũng riờng để trỏnh được tiếng ồn khi sử dụng cỏc phương tiện đú.
3.1.4. Về tổ chức cỏn bộ:
Văn phũng HĐND và UBND Mỹ Đức hiện nay cú 12 cỏn bộ cụng chức được giao phụ trỏch ở cỏc mặt cụng tỏc khỏc nhau đảm bảo cho Văn phũng UBND hoạt động hiệu quả đỏp ứng được nhiệm vụ tham mưu, giỳp việc cho lónh đạo cơ quan.
Mặc dự về biờn chế cỏn bộ văn phũng hiện nay của UBND huyện cũng đó đỏp ứng được yờu cầu giải quyết cỏc cụng việc. Song riờng ở bộ phận lưu trữ hiện nay của
cơ quan vẫn chưa bố trớ được cỏn bộ chuyờn trỏch. Do vậy mà cụng tỏc lưu trữ hiện nay vẫn chưa được đảm bảo.
3.1.5. Về cụng tỏc hậu cần.
Về yờu cầu: Chưa khoa học, cỏn bộ nhõn viờn làm cụng tỏc hậu cần vẫn chưa liệt kờ lờn kế hoạch để giải quyết cụng việc, đụi khi giải quyết việc nhỏ lại bỏ qua việc lớn, làm việc trước mắt lại quờn việc lõu dài; chưa thớch ứng được nhạy cảm với cỏi mới để hoạch định đầu tư mua sắm cỏc mẫu mó cho thớch hợp với thời đại; khụng sỏng tạo.
Về việc bố trớ nơi làm việc cho cỏn bộ nhõn viờn vẫn chưa phải là hướng cải cỏch hành chớnh, phải hiện đại hoỏ cả về nội dung và hỡnh thức, trang thiết bị của văn phũng. Trong tương lai UBND huyện Mỹ Đức cần phải đầu tư mua sắm thờm cỏc thiết bị văn phũng phục vụ cho cụng tỏc tổng hợp thụng tin và Văn thư-lưu trữ để cú thể cung cấp kịp thời, chớnh xỏc nhất về nguồn thụng tin phục vụ tốt cho quỏ trỡnh quản lý.
3.1.6. Về cụng tỏc thụng tin.
Cụng tỏc thụng tin hiện nay tại UBND huyện vẫn cũn cú những hạn chế khi mà đội ngũ làm cụng tỏc thụng tin chưa thật sự nhanh nhạy trước những thay đổi và việc ỏp dụng cụng nghệ thụng tin vào việc tra tỡm tài liệu vẫn chưa được thực hiện. Chưa khai thỏc triệt để nguồn thụng tin do tiến bộ của KHKT đem lại. Vỡ vậy mà cần phải năng động và chủ động trong việc tra tỡm tài liệu trờn mạng Internet phục vụ cho cụng việc được tốt hơn.