2.3.1.1 .Hỡnh thức tổ chức cụng tỏc văn thư-Lưu trữ
3.2. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện cụng tỏc văn thư-lưu trữ tại văn phũng
3.2.2. Hoàn thiện cụng tỏc tổ chức và xõy dựng đội ngũ cỏn bộ nhõn viờn
Hiện nay bộ mỏy quản lý của nhà nước ta cũn cú nhiều bất cập như: bộ mỏy nhà nước cồng kềnh, thủ tục hành chớnh giải quyết tốn nhiều thời gian gõy khú khăn cho cụng dõn cần được giải quyết để đỏp ứng được xu thế phỏt triển của đất nước.Vỡ bộ mỏy quản lý nhà nước cú nhiều ảnh hưởng và cú tớnh quyết định đối với cỏc cơ quan tổ chức.
Đổi mới và hoàn thiện cụng tỏc văn phũng, văn thư-lưu trữ cú tỏc động trực tiếp đến thể chế hành chớnh là nội dung quan trọng trong cải cỏch hành chớnh nhà nước. Hiện nay đảng và nhà nước ta rất chỳ trọng đến cụng tỏc đổi mới và xõy dựng, ban hành văn bản gúp phần cải cỏch hành chớnh.Để hoàn thiện cụng tỏc văn thư – lưu trữ trong văn phũng UBND huyện thỡ vấn đề kiện toàn tổ chức và xõy dựng cỏn bộ văn thư – lưu trữ trong văn phũng là một trong những nhõn tố quyết định. Đõy cũng là một trong ba mặt cấu trỳc cơ bản của văn phũng hiện đại: Trang bị ở trỡnh độ cao, con người làm việc trong văn phũng được đào tạo đa năng, cú trỡnh độ chuyờn mụn cao, cỏc nghiệp vụ hành chớnh ngày càng hoàn thiện.
Cần hoàn thiện hơn cơ cấu tổ chức đội ngũ cỏn bộ, nhõn viờn cú sự phõn cụng cụng việc hợp lý để cú thể giảm bớt được biờn chế và khối lượng cụng việc giao cho từng nhõn viờn được hợp lý, trỏnh trưũng hợp một người phải làm quỏ nhiều cụng việc. Dẫn đến một người chịu quỏ nhiều ỏp lực của cụng việc làm cho cú thể cụng việc khú đạt được hiệu quả cao và cú những mõu thuẫn trong nội bộ.
Chớnh vỡ thế mà cụng tỏc văn thư-lưu trữ cần được hoàn thiện bởi nú liờn quan đến hầu hết cỏc đơn vị, phũng, ban, cỏn bộ cụng chức.
Xõy dựng quy chế về tổ chức làm việc, quản lý cụng văn giấy tờ, hồ sơ lưu trữ của UBND huyện cú như vậy thỡ sẽ giỳp cho việc tra tỡm tài liệu và giải quyết cụng việc được nhanh chúng, kịp thời và cú căn cứ phỏp lý. Khi đó cú quy chế làm việc thỡ sẽ quy trỏch nhiệm cho từng cỏ nhõn nhất là trong việc ký văn bản, xử lý văn bản đến và đi của UBND huyện.
Đối với cỏn bộ, nhõn viờn: cần đào tạo đội ngũ cỏn bộ trẻ, thường xuyờn cử cỏn bộ văn thư-lưu trữ đi học cỏc lớp bồi dưỡng chuyờn mụn nghiệp vụ của mỡnh để trong quỏ trỡnh giải quyết cụng việc cú khoa học và đạt hiệu quả cao nhất, nhanh nhất và kịp thời.
Tăng cường hơn nữa việc đào tạo bồi dưỡng chuyờn mụn nghiệp vụ cho đội ngũ nhõn viờn văn phũng cú ý thức trỏch nhiệm cao hơn, cú năng lực hơn trong cụng việc, cần tổ chức cỏc lớp tập huấn tại chỗ về soạn thảo văn bản, lập hồ sơ cho toàn thể cỏn bộ, cụng chức.
Nõng cao sự hiểu biết về kiến thức CNTT để cú thể ứng dụng và sử dụng thành thạo phục vụ tốt hơn cho cụng việc trong thời đại mới để trỏnh sự lạc hậu, lỳng tỳng khi triển khai thực hiện. Nhanh nhạy nắm bắt thụng tin để cú thể cung cấp một cỏch nhanh nhất và chớnh xỏc, kịp thời để trỏnh trường hợp khi thụng tin được cung cấp khụng cũn phự hợp với thực tiễn.
Để nõng cao hiệu quả làm việc của văn phũng, lónh đạo nờn cú những quy định về việc đặt quy chế làm việc trong cỏc đơn vị trực thuộc, đồng thời qua từng thời kỳ phải kiểm tra xem xột tỡnh hỡnh và bổ sung sửa đổi cho phự hợp với tỡnh hỡnh thực tế.
Giỏo dục ý thức kỷ luật và tớnh tớch cực trong lao động cho cỏn bộ nhõn viờn văn thư-lưu trữ.
Khối lượng cụng việc nhiều và số lượng văn bản nhiều, như hiện nay tại văn phũng UBND huyện chỉ cú một nhõn viờn văn thư kiờm lưu trữ và vậy mà để đảm bảo cho cụng tỏc này được thực hiện một cỏch tốt nhất và cú hiệu qủa thỡ cần bố trớ thờm 2 nhõn viờn văn thư và 2 nhõn viờn lưu trữ cú trỡnh độ trung cấp văn thư trở lờn và được tuyển dụng theo đỳng quy định của nhà nước. Khụng nờn bố trớ nhõn viờn văn thư – lưu trữ như hiện nay bởi vỡ sẽ tạo ra ỏp lực cụng việc vỡ chỉ cú một nhõn viờn kiờm cả hai cụng việc thỡ làm cho họ phải kiờm khối lượng cụng việc lớn hàng ngày cú rất nhiều văn bản đi, đến cần phải tiếp nhận lại phải làm cả lưu trữ sẽ dẫn tới cú những văn bản sẽ bị bỏ sút trong quỏ trỡnh làm việc do căng thẳng và thiếu tập trung.Hàng năm xõy dựng kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng, tập huấn nõng cao trỡnh độ nghiệp vụ văn thư-lưu trữ cho phự hợp với tỡnh hỡnh mới. Cú thể thực hiện luõn chuyển cỏn bộ từ cấp dưới lờn để cú thể trợ giỳp cho nhõn viờn văn thư để cụng tỏc văn thư – lưu trữ đỏp ứng yờu cầu hiện nay.
Bờn cạnh đú thỡ văn phũng UBND huyện Mỹ Đức cũng cần cú những chớnh sỏch để khuyến khớch cỏn bộ nhõn viờn như: tổ chức cỏc buổi đi tham quan,tăng phụ cấp cho cỏn bộ nhõn viờn...