2.3.1.1 .Hỡnh thức tổ chức cụng tỏc văn thư-Lưu trữ
3.2. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện cụng tỏc văn thư-lưu trữ tại văn phũng
3.2.3. Tăng cường cơ sở vật chất phương tiện, trang thiết bị trong cụng tỏc văn
tỏc văn thư-lưu trữ tại văn phũng UBND huyện Mỹ Đức.
Để đỏnh giỏ chất lượng, hiệu quả của một văn phũng người ta căn cứ vào nhiều yếu tố trong đú cú hệ thống trang tiết bị của cơ quan, một văn phũng thật sự hiện đại thỡ cần cú những thiết bị tiờn tiến đỏp ứng yờu cầu của cụng việc một cỏch tốt nhất
Một văn phũng hiện đại thỡ trang thiết bị là yờu cầu quan trọng khi đú sẽ gúp phần nõng cao hiệu quả cụng tỏc văn phũng, giảm bớt được gỏnh nặng cho cỏn bộ nhõn viờn.
Cần quan tõm hơn đến mụi trường làm việc như: ỏnh sỏng, màu sắc, điều kiện làm việc. Đảm bảo sự thoải mỏi, đảm bảo sức khoẻ cho nhõn viờn khi làm việc cú như vậy sẽ tạo ra năng suất cao.
Hiện nay, khi mà trang thiết bị -KHKT đó được ứng dụng sõu rộng vào cụng tỏc văn phũng mang lại hiệu quả cao trong cụng tỏc.Cỏc phương tiện ngày càng phong phỳ, đa dạng như: mỏy tớnh điện tử, mỏy photocoppy, mỏy fax, mỏy in,.... cựng với đú là cỏc trang thiết bị thụng thường như là: ghim, kẹp, cặp hồ sơ, bỳt, giỏ đựng hồ sơ...và cỏc trang thiết bị cho cụng tỏc lưu trữ cũng phải khụng ngừng được đổi mới, củng cố cho đầy đủ ngay cả cỏc thiết bị thụng thường như tủ, cỏc phương tiện di chuyển tài liệu trong kho lưu trữ đến dụng cụ theo dừi nhiệt độ, độ ẩm, phương tiện phũng chỏy, chữa chỏy...đa dạng và phong phỳ về chủng loại rất thuận tiện cho việc lựa chọn.
Sự phỏt triển như vậy là cơ sở là điều kiện tốt để tăng cường đổi mới trang tiết bị kỹ thuật cho cụng tỏc văn phũng, văn thư lưu trữ nhận thấy được tỏc dụng của trang thiết bị khụng ớt một số nơi đó đầu tư cho cơ sở vật chất cho cụng tỏc văn phũng song khụng phải cơ quan nào cũng nhận thấy được điều này hay cú thể do chi phớ quỏ lớn nờn cơ quan khụng giỏm đầu tư.
Đứng trước tiến trỡnh cụng nghiệp hoỏ hiện đại hoỏ đất nước và hội nhập thế giới để khụng rơi vào tỡnh trạng lạc hậu đi sau thời đại cần thực hiện một số vấn đề đặt ra: phải nõng cao hiệu lực hiệu quả hoạt động quản lý của hệ thống hành chớnh nhà nước đối với nền kinh tế thị trường định hướng xó hội chủ nghĩa thực hiện hiện đại hoỏ cụng sở của hệ thống hành chớnh phự hợp với yờu cầu của cơ chế quản lý mới giỳp nõng cao hiệu quả cụng việc. Tại Quyết định số 169/2003/QĐ-TTg ngày 12 thỏng 8 năm 2003 của thủ tướng chớnh phủ phờ duyệt đề ỏn đổi mới phương thức điều hành và hiện đại hoỏ cụng sở của hệ thống hành chớnh nhà nước giai đoạn 1( 2003 – 2005).
Hiện tại thỡ tại phũng văn thư và lưu trữ của huyện cũn thiếu một số trang thiết bị cần được đổi mới và một số thiết bị chưa cú cần được đầu tư mua mới để phục vụ tốt hơn cho cụng tỏc này.hiện nay tại phũng văn thư mỏy photocoppy chưa cú cũn phải đi ra ngoài pho to mỗi khi cú văn bản như vậy vừa mất thời gian và cụng sức, mỏy fax cũng rất quan trọng trong cụng việc để cú thể gửi văn bản nhanh
chúng cho cơ quan khỏc khi cú những văn bản cần gửi ngay sẽ tiết kiệm được tiền của.
Phũng lưu trữ vẫn cũn thiếu những thiết bị để bảo vệ tài liệu như chưa cú mỏy chống ẩm, mỏy hỳt bụi trong khi tài liệu ở kho thỡ rất nhiều cú những tài liệu từ năm 1965 trở lại đõy nếu như khụng cú biện phỏp bảo vệ thỡ cỏc tài liệu này sẽ bị hỏng và khụng cú khả năng tỏi sử dụng. Chớnh vỡ vậy mà cần phải đổi mới để cho phự phợp với tỡnh hỡnh thực tế hiện nay.
Văn phũng UBND huyện Mỹ Đức cần ỏp dụng cỏc trang thiết bị này để nõng cao hơn nữa cụng tỏc văn phũng, văn thư-lưu trữ để tiết kiệm được thời gian và giải quyết cụng việc được nhanh chúng, kịp thời, chớnh xỏc.Khi lựa chọn thỡ cũng cần phải lựa chọn những trang thiết bị sao cho phự hợp với khụng gian làm việc và cỏch bố trớ của căn phũng để trỏnh gõy ra những phản cảm cho người sử dụng, mất một khoản chi phớ đầu tư mua trang thiết bị mà lại khụng phự hợp gõy ra tỡnh trạng lóng phớ.
3.2.4. Hồn thiện cỏc khõu nghiệp vụ cụng tỏc văn thư - lưu trữ.
Cỏc nghiệp vụ hành chớnh văn phũng ngày nay được xõy dựng đầy đủ hoàn chỉnh cú sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại húa cho cụng tỏc văn phũng, văn thư - lưu trữ được vận hành thụng suốt kết hợp với những con người được đào tạo đạt đến trỡnh độ cao sẽ giỳp cho cụng việc được trụi chảy, nhanh chúng.
Trong cụng tỏc văn phũng, văn thư-lưu trữ UBND huyện Mỹ Đức đó đạt được những kết quả nhất định nhưng bờn cạnh đú thỡ cũng cũn những điểm cần khắc phục để đỏp ứng cụng cuộc cải cỏch hành chớnh hiện nay theo cơ chế “một cửa, một cửa liờn thụng” mà UBND huyện đang bước đầu thực hiện. Cụng tỏc văn phũng, văn thư- lưu trữ cú trang thiết bị hiện đại và cú con người làm việc được đào tạo đạt trỡnh độ cao nhưng nếu thiếu quy tắc, khụng cú tớnh khoa học thỡ cũng khụng cú kết quả cao.Bởi vậy cần cú sự kết hợp ăn khớp giữa hai yếu tố này thỡ sẽ mang lại hiệu quả cao trong cụng việc. Hiện nay cũn cú những hạn chế chưa đỏp ứng được yờu cầu sự nghiệp đổi mới, cụng nghiệp hoỏ hiện đại hoỏ đất nước. Cỏc nghiệp vụ văn phũng như soạn thảo văn bản, xõy dựng chương trỡnh cụng tỏc, tổ chức hội nghị, chỉnh lý tài liệu…cũng cần cú quy chế, quy định cụ thể rừ ràng, những nghiệp vụ hành chớnh cú vai trũ kết nối trang bị kỹ thuật với con người.Trong cụng tỏc văn thư- lưu trữ của UBND huyện Mỹ Đức cần chỳ ý hoàn thiện cỏc khõu sau:
- Xõy dựng hệ thống quy trỡnh soạn thảo văn bản, ban hành văn bản và xử lý văn bản.
- Cụng tỏc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi. - Hoàn thiện cụng tỏc lập hồ sơ và nộp hồ sơ lưu trữ.
- Cú biện phỏp để giải quyết những hồ sơ tớch đống.
3.2.4.1. Hoàn thiện cụng tỏc soạn thảo văn bản, ban hành và xử lý vănbản. bản.
Trong quỏ trỡnh cải cỏch hành chớnh UBND huyện cũng đó đạt được những kết quả nhất định song đi liền với nú là những nhựơc điểm đũi hỏi cần rỳt kinh nghiệm để tốt hơn.
Cần xõy dựng và chuẩn hoỏ cỏc quy trỡnh soạn thảo và ban hành, xử lý văn bản và phải cú quy chế, quy định rừ ràng về cụng tỏc này cần đầy đủ: soạn thảo văn bản, nhõn bản, ký văn bản, đúng dấu văn bản,...cần căn cứ vào cỏc quy định của nhà nước, hướng dẫn của cục văn thư và lưu trữ nhà nước và chức năng nhiệm vụ, thẩm quyền quy chế và hoạt động của UBND huyện.
Cỏc phũng ban khi soạn thảo văn bản cần phải chỳ ý đến cỡ chữ, kiểu chữ...vỡ trong văn bản ban hành của huyện vẫn cú những văn bản bị sai vỡ những lỗi này vớ dụ như khi ban hành quyết định thỡ sau mỗi căn cứ là dấu chấm phẩy đến căn cứ cuối cựng mới sử dụng dấu phẩy nhưng trờn thực tế thỡ vẫn cú những văn bản cỏc căn cứ đều dựng dấu chấm như vậy là sai với quy định, cần cú quy định rừ ràng về thẩm quyền photo văn bản, hạn chế văn bản để biết, văn bản phải được trỡnh bày trờn hai mặt của tờ giấy cú như vậy mới đảm bảo đầy đủ tớnh hiệu lực và tớnh phỏp lý của văn bản khi ban hành.
Tỡnh trạng văn bản khi tới phũng văn thư để đăng ký, đúng dấu văn bản để chuyển đi vẫn chưa cú chữ ký nhỏy của người cú thẩm quyền, trỏch nhiệm nờn phải khắc phục tỡnh trạng này, nhõn viờn văn thư khụng được đúng dấu những văn bản khi chưa cú chữ ký của cấp trờn, cần tuõn thủ cỏc bước theo đỳng quy định của nhà nước. Cũng cần phải quy định rừ trỏch nhiệm cho từng ngưũi cú thẩm quyền để khi ban hành văn bản khụng bị sai về thẩm quyền ký để cú thể quy trỏch nhiệm cụ thể và chớnh xỏc cho từng người. Vỡ cú những trường hợp lợi dụng điều này để làm điều trỏi phỏp luật vỡ lợi ớch của bản thõn gõy ra hậu quả nghiờm trọng.
3.2.4.2. Đổi mới cụng tỏc quản lý văn bản đến, văn bản đi trong vănphũng UBND huyện Mỹ Đức. phũng UBND huyện Mỹ Đức.
Để nõng cao hiệu quả của cụng tỏc UBND huyện cần phỏt huy ưu điểm đồng thời khắc phục những yếu kộm. Cung cấp kịp thời, nhanh chúng đầy đủ, chớnh xỏc cho hoạt động quản lý của UBND huyện.
Thế kỉ 21 với việc bựng nổ thụng tin dẫn đến quỏ tải và cú thể bị chỡm trong thế giới thụng tin, nguồn lực thụng tin là vụ cựng quan trọng vượt nờn mọi nguồn lực khỏc. Khi thụng tin nhiều thỡ đặt ra một vấn đề là sử dụng và quản lý nú như thế nào cho thớch hợp, cú hiệu quả.Thụng tin văn bản cú vai trũ quan trọng trong hoạt động của UBND huyện và tỡnh hỡnh phỏt triển kinh tế- xó hội của địa phương. Chớnh vỡ thế việc tiếp nhận, xử lý, bảo quản và sử dụng phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà nước trong thời đại ngày nay là nhiệm vụ hàng đầu của cụng tỏc văn thư - lưu trữ.
Về cụng tỏc quản lý văn bản đến và văn bản đi tại văn phũng UBND huyện Mỹ Đức cần cú những biện phỏp khắc phục để được tốt hơn:
Cỏc phũng, ban chuyờn mụn tự chịu trỏch nhiệm về nội dung, hỡnh thức của văn bản do mỡnh soạn thảo và trỡnh lónh đạo ký trực tiếp.
Để tra tỡm tài liệu nhanh chúng khi cần thiết thỡ cần phải bố trớ phũng lưu trữ cho hợp lý hơn và cỏn bộ làm cụng tỏc này cần phải sắp xếp khoa học cho từng mục tài liệu.
Nếu như cơ quan quản lý văn bản bằng sổ thỡ cần cú quy định rừ ràng trong việc sử dụng, nờn cú cỏc loại sổ khỏc nhau để dễ quản lý và sử dụng khi cần thiết, khi đăng ký vào sổ hạn chế tối đa việc nhầm lẫn, nờn tổ chức hai loại văn bản đến và đi với hai loại màu khỏc nhau.cú cỏc loại sổ đăng ký như: sổ cụng văn đến và đi, sổ quyết định đến và đi, sổ kế hoạch và thụng bỏo….như hiện nay UBND huyện đang làm tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng.
Nếu sử dụng việc quản lý văn bản trờn mỏy vi tớnh thỡ cần lập cỏc file, cú cỏc phần mền khỏc nhau để quản lý văn bản để khi thao tỏc tỡm văn bản nhanh chúng khụng gặp khú khắn, khụng nờn để quỏ nhiều loại văn bản vào một file gõy ra nhầm lẫn và khụng thuận tiện khi sử dụng vớ dụ như khi để văn bản khụng hợp lý thỡ khi lónh đạo muốn tỡm thụng tin rất mất thời gian gõy phản cảm cho người khỏc , quản lý văn bản trờn mỏy vi tớnh là một hỡnh thức rất tốt vừa nhanh chúng vừa tiết kiệm thời gian làm việc tạo năng suất cao trong cụng việc.
Lập văn bản thành cỏc tập tài liệu và cú số thứ tự theo từng loại như văn thư đang thực hiện
Lập những bộ hồ sơ gốc khi cần thiết sẽ tỡm dễ dàng và trỏnh được tỡnh trạng mất văn bản.
Hạn chế việc sao văn bản để vừa tiết kiệm tiền của, trỏnh được những sai sút tới những nơi cần gửi văn bản: sao những văn bản liờn quan tới chức năng nhiệm vụ của cơ quan, phũng, ban cú trỏch nhiệm để giải quyết.Việc sao y văn bản gửi đI mang tớnh chất để biết nờn hạn chế, cú thể thụng bỏo qua cỏc cuộc họp hay đưa văn bản lờn mạng…
Trong cụng tỏc lưu trữ thỡ việc sắp xếp tài liệu cần cú khoa học, phục vụ cho qỳa trỡnh hoạt động về sau này, cú những văn bản cú giỏ trị lõu dài ảnh hưởng tới sự phỏt triển của địa phương, nếu khõu này làm khụng tốt thỡ dẫn đến tài liệu bị mối mọt, ẩm mốc,tài liệu khụng cũn nguyờn vẹn và khụng sử dụng được. Nhất là đối với những tài liệu cú giỏ trị lịch sử của quốc gia.
Cần cú sự kiểm soỏt chặt chẽ về việc ký photo văn bản, cú quy định rừ ràng đối với những văn bản bắt buộc phải cú chữ ký sống, loại nào được dựng chữ ký photo như vậy cú thể hạn chế và phỏt hiện được những đối tượng lợi dụng văn bản làm trỏi phỏp luật.
Cỏc thủ tục phỏt hành tất cả cỏc văn bản sau khi cú chữ ký chớnh thức của lónh đạo nờn được thực hiện ở bộ phận văn thư.
3.2.4.3. Nõng cao cụng tỏc lập hồ sơ, nộp hồ sơ và lưu trữ, xử lý hồ sơ bịtớch đống. tớch đống.
Cụng tỏc lập hồ sơ là việc vụ cựng quan trọng cú ý nghĩa thiết thực trong hoạt động của cơ quan, ảnh hưởng tới sự phỏt triển kinh tế xó hội của địa phương vỡ vậy mà UBND huyện phải cú quy định rừ ràng, chế tài cụ thể đối với việc lập hồ sơ vào lưu trữ của huyện. Vỡ cú những văn bản sau khi giải quyết xong bị thất lạc khụng tỡm thấy khi cần tỏi sử dụng và khụng đủ cơ sở để kiểm tra cụng việc và rỳt kinh nghiệm trong giải quyết cụng việc hoặc thiếu thụng tin.
Những tài liệu cú liờn quan đến nhau hay những tài liệu cựng chủng loại nờn sếp với nhau để khi tỡm được dễ ràng. Vớ dụ như: cỏc quyết định sắp xếp ra một danh mục, cỏc cụng văn một danh mục riờng biệt như vậy sẽ trỏnh được việc nhầm lẫn, dễ tỡm, dễ bảo quản.
Cú nhứng văn bản cụ thể quy định những loại hồ sơ mà cỏc cơ quan, đơn vị phải lập của cục văn thư – lưu trữ như việc lập: hồ sơ cỏn bộ, hồ sơ trỡnh ký, hồ sơ nguyờn tắc…quy định thời hạn bảo quản đối với những văn bản thuộc diện nộp lưu. Cũng cần cú quy định rừ ràng cụ thể về việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ để cú thể qua đõy đỏnh giỏ năng lực và hiệu quả làm việc của cỏn bộ, nhõn viờn.
Cỏc phũng, ban của huyện và văn phũng cũng cần lập danh mục hồ sơ cụng việc của đơn vị mỡnh. Việc nộp hồ sơ lưu trữ phải thực hiện nghiờm tỳc, đảm bảo chất lượng hồ sơ dựa vào hai văn bản:
Một là: văn bản của cục lưu trữ Nhà nước cụng văn số 26/LTNN-NVĐP ngày 22 thỏng 01 năm 2003 hướng dẫn xõy dựng và ban hành danh mục số 1 cỏc cơ quan, tổ chức buộc diện nộp lưu tài liệu vào trung tõm lưu trữ tỉnh và lưu trữ huyện, mỗi huyện phải xõy dựng và ban hành ngay cỏc danh mục cỏc cơ quan, tổ chức thuộc UBND huyện thuộc diện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ theo chế độ lịch sử.
Hai là: Cần căn cứ vào cụng văn số 102/VTLTNN-NVĐP ngày 04 thỏng 3 năm 2004 của cục văn thư lưu trữ Nhà nước ban hành danh mục mẫu thành phần tài liệu tiờu biểu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ của huyện theo chế độ lịch sử.
Khi tiến hành lập hồ sơ thỡ cần phải phõn loại cẩn thận trỏnh trường hợp những văn bản cú giỏ trị cần lưu trữ để sử dụng thỡ khụng cho vào lưu trữ, cũn những tài liệu cú thể huỷ bỏ thỡ lại lưu trữ.
Văn phũng UBND huyện cũng nờn thử ỏp dụng quản lý tài liệu lưu trữ bằng mỏy vi tớnh để vừa khoa học vừa dễ tỡm, mất ớt thời gian.
Cần tổ chức cỏc lớp tập huấn cho cỏn bộ, cụng chức trong UBND huyện về việc lập hồ sơ và thường xuyờn kiểm tra, đụn đốc thực hiện cụng việc này và lập cỏc danh mục hồ sơ tài liệu để dễ quản lý của đơn vị. Cần phải họp để ban hành cỏc danh mục tài liệu thuộc diện phải nộp vào lưu trữ. Hiện nay tại UBND huyện đó thực