2.3.1.1 .Hỡnh thức tổ chức cụng tỏc văn thư-Lưu trữ
2.3.2. Cụng tỏc Văn Thư
Xuất phỏt từ yờu cầu và tầm quan trọng của bộ phận văn phũng núi chung và bộ phận văn thư núi riờng, cho lờn cỏc cấp lónh đạo đú khụng ngừng quan tõm tới cụng tỏc tổ chức, quản lý cụng tỏc văn thư cho tốt, phự hợp với cơ cấu của cơ quan mỡnh. Văn thư là một bộ phận của văn phũng cho lờn cụng tỏc văn thư của cơ quan được giao cho Chỏnh văn phũng chịu trỏch nhiệm trước thủ trưởng cơ quan. Ở cấp dưới cỏn bộ văn thư là người trực tiếp tổ chức quản lý và chịu trỏch nhiệm về cụng tỏc này.
Cụng tỏc văn thư được xem như là một bộ phận khụng thể thiếu được trong cơ quan. Xuất phỏt từ vai trũ và yờu cầu cần phải cú của phũng văn thư cũng như bộ phận văn thư nờn HĐND và UBND huyện Mỹ Đức đó thành lập một phũng văn thư riờng cho cơ quan phục vụ tốt hơn cho văn phũng và cơ quan.
Từ khi cú quyết định thành lập và cụng văn chỉ đạo cụng tỏc văn thư đến nay, bộ phận văn thư của Văn phũng HĐND và UBND huyện Mỹ Đức đó khụng ngừng hồn thiện và phỏt triển, đỏp ứng những yờu cầu cần thiết phục vụ cho đũi hỏi cụng việc của cỏc phũng ban trong cơ quan. Vừa đảm bảo được những bớ mật của cơ quan, vừa đỏp ứng được yờu cầu khai thỏc, sử dụng tài liệu của cỏn bộ nhõn viờn trong và ngoài cơ quan. Để đạt được những kết quả trờn phải kể tới sự lỗ lực của cỏn bộ văn thư, với trỡnh độ chuyờn mụn của bản thõn đó khụng ngừng đưa những kiến thức đó được đào tạo, ứng dụng thành tựu Cụng nghệ thụng tin vào trong cụng việc và để đỏp ứng được cỏc yờu cầu của lónh đạo đề ra. Bờn cạnh đú cũng phải kể tới sự quan tõm rất kịp thời của lónh đạo cơ quan. Đú là việc tạo điều kiện thuận lợi cho cỏn bộ văn thư đi học cỏc lớp bồi dưỡng để nõng cao trỡnh độ
chuyờn mụn nghiệp vụ. Đồng thời đảm bảo trang thiết bị, cơ sở vật chất cho phũng văn thư, đến nay phũng văn thư đó cú cỏc trang thiết bị cần thiết như:mỏy vi tớnh, mỏy photo, mỏy in…
Hàng năm Chỏnh văn phũng tiến hành kiểm tra dà súat đối với cụng tỏc văn thư. Việc kiểm tra đối với việc đăng ký cụng văn đi, đến xem số liệu đăng ký cú sai lệch với số liệu thực tế khụng, đồng thời xem văn bản đăng ký cú đỳng với số đăng ký khụng, và việc chuyển giao văn bản cú kịp thời khụng. việc kiểm tra giỳp cơ quan nắm bắt được tỡnh hỡnh tổ chức cụng tỏc văn thư tại cơ quan cú sai lệch hoặc gặp vướng mắc, khú khăn hay khụng. vỡ thế đối với bất kỳ cơ quan nào thỡ cụng tỏc kiểm tra theo dừi, kiểm tra đối với cụng tỏc văn thư cần phải thực hiện một cỏch thống nhất, toàn diện, để nõng cao nghiệp vụ một cỏch hiệu quả nhất.