2.1. Tổng quan về Chi nhánh Cơng ty TNHH thương mại Vũ Hồng Lê
2.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Cơ cấu tổ chức quản lý:
(Nguồn: Sơ đồ phòng ban Chi nhánh cơng ty TNHH thương mại Vũ Hồng Lê)
Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức quản lý của Chi nhánh cơng ty TNHH thương mại Vũ Hồng Lê
GIÁM ĐỐC P. Tổ chức - Hành chính P. Kinh doanh P. Kế hoạch
thị trường P. Kế tốn tài chính P. Kỹ thuật
Nhiệm vụ của các phòng ban trong chi nhánh:
- Giám đốc chi nhánh: Là người đại diện cao nhất của chi nhánh, chịu trách nhiệm chính trước pháp luật về tồn bộ q trình kinh doanh của chi nhánh, là người điều hành cao nhất và ra các quyết định quản lý tồn chi nhánh.
- Phó giám đốc kỹ thuật: Là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về mọi vấn đề liên quan đến sản phẩm như: chất lượng, số lượng, chủng loại, dịch vụ sản phẩm.
- Phó giám đốc kinh doanh tiếp thị: Chuyên phụ trách về các hoạt động
có liên quan đến thị trường đầu vào, đầu ra tìm nguồn hàng và lên kế hoạch lập kênh tiêu thụ.
- Phịng tổ chức hành chính: Là bộ phận thừa hành để thực hiện công tác
quản trị hành chính, quản trị nhân sự, thanh tra, bảo vệ pháp chế, thi đua, tuyên truyền. Làm trung tâm thơng tin giữa các phịng, truyền mệnh lệnh của lãnh đạo đến nơi cần thiết một cách kịp thời, chính xác. Quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ, văn phịng phẩm theo phân cấp. Thực hiện cơng tác quản trị nhân sự trong tồn cơng ty, tiếp nhận tồn bộ hồ sơ người lao động để cung cấp thơng tin cho giám đốc sử dụng, bố trí lao động, sử dụng lao động và các chế độ chính sách cho người lao động trong cơng ty.
- Phịng kinh doanh: Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh của chi nhánh, tổ chức mạng lưới tiêu thụ sản phẩm, giao dịch với khách hàng.
- Phòng kế hoạch thị trường: Chức năng cơ bản là tìm kiếm thị trường tiêu thụ, phân phối sản phẩm theo các kênh đã có, nắm chắc giá cả, lợi thế và hạn chế các sản phẩm, thiết kế hình thức quảng cáo, tiếp thị chiết khấu nhằm bổ trợ công tác bán hàng.
- Phịng kế tốn tài chính: Tham mưu giúp giám đốc chỉ đạo, quản lý điều hành công tác kinh tế tài chính và hạch tốn kế tốn, xúc tiến huy động tài chính và quản lý cơng tác đầu tư tài chính. Thực hiện và theo dõi cơng tác kế toán tiền lương, tiền thưởng và các khoản thu nhập, chi trả theo chế độ, chính sách đối với người lao động trong cơng ty. Thanh tốn, quyết tốn các chi phí hoạt động, chi phí phục vụ sản xuất kinh doanh và chi phí đầu các dự án theo quy định.
- Phịng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm trong cơng tác quản lý kỹ thuật, kiểm tra chất lượng sản phẩm.
Tổ chức bộ máy kế toán:
Chế độ kế toán áp dụng: Cơng ty áp dụng Chế độ Kế tốn doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính.
Cơng ty tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức tập trung, tồn bộ cơng tác kế tốn trong cơng ty được tiến hành tập trung tại phịng kế tốn của cơng ty. Ở các bộ phận khác khơng tổ chức kế tốn riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra cơng tác kế tốn ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đó, lập báo cáo và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phịng kế tốn của cơng ty để xử lý và tiến hành cơng tác kế tốn.
(Nguồn: Sơ đồ phịng ban Chi nhánh cơng ty TNHH thương mại Vũ Hồng Lê)
Hình 2.2: Bộ máy kế tốn của Chi nhánh cơng ty TNHH thương mại Vũ Hồng Lê
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các vị trí trong bộ máy kế tốn của Cơng ty:
- Kế toán trưởng: Giúp giám đốc công ty tổ chức bộ máy kế toán, chỉ
đạo hạch tốn trong tồn cơng ty theo chế độ kế toán của nhà nước và quy chế quản lý của công ty. Định kỳ lập báo cáo tài chính kế tốn, tổ chức sử dụng vốn và công tác thu hồi vốn.
- Kế tốn tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp số liệu do các kế tốn khác chuyển đến từ đó kiểm tra chứng từ chi phí tính giá thành sản phẩm, lập báo cáo tài chính nộp cho cấp trên.
- Kế toán ngân hàng: Lập phiếu thu chi; Thực hiện các giao dịch với ngân hàng như lập kế hoạch vay vốn, theo dõi khế ước để trả nợ và lập các báo cáo về nghiệp vụ ngân hàng. Theo dõi tiền gửi, tiền vay (hạn mức vay của từng ngân hàng phải cụ thể chi tiết từng món vay) tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam. Cuối mỗi ngày phải cập nhật số dư của tài khoản tiền gửi, tiền vay các ngân hàng và lấy chứng từ giao lại cho kế toán trưởng để vào nhật ký chung.
- Kế tốn thuế: Theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước,
Kế toán tổng hợp Kế toán ngân hàng Kế toán thuế Kế tốn tiền lương Thủ quỹ KẾ TỐN TRƯỞNG
các khoản phải nộp, các khoản thuế được hoàn lại.
- Kế toán tiền lương: Hàng tháng nhận bảng chấm cơng, các chứng từ có
liên quan đến việc tính lương, các khoản được hưởng theo chế độ quy định trong điều lệ và các khoản trích nộp theo lương từ các đội, đồng thời theo dõi tính tốn và có nhiệm vụ chi trả lương hàng tháng cho người lao động.
- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ theo dõi quản lý quỹ tiền mặt, kịp thời báo cáo tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt.
Đặc điểm hoạt động kinh doanh:
Ban giám đốc và đội ngũ cán bộ, nhân viên của Chi nhánh cơng ty là những người có trình độ chun mơn, có kinh nghiệm trong lĩnh vực xe máy về dòng xe ga và xe số. Hiện nay, Chi nhánh đang kinh doanh chủ yếu các mặt hàng:
- Các loại xe ga và xe số
- Phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của mô tô, xe máy
- Cung cấp các dịch vụ về bảo dưỡng, sửa chữa mô tô, xe máy.