2.2. Thực trạng công tác quản lý tài sản tại Công ty Cổ phần Công viên, cây xanh
2.2.1. Thực trạng tài sản tại Công ty Cổ phần Cơng viên, cây xanh Hải Phịng
Tài sản là cơ sở vật chất quan trọng để Cơng ty Cổ phần Cơng viên, cây xanh Hải Phịng. Do vậy, từ năm 2016 đến nay tài sản tại Cơng ty Cổ phần Cơng viên, cây xanh Hải Phịng được Nhà nước, các cơ quan, đơn vị quan tâm trang bị bằng
các phương thức mua sắm, đầu tư. Tính đến 31/12/2020, hiện trạng tài sản, cơ sở vật chất đang quản lý, sử dụng của Công ty Cổ phần Công viên, cây xanh Hải Phòng là:
- Tài sản cố định hữu hình là 10,174,997,977 triệu đồng, trong đó nhà cửa vật kiến trúc là 6,200,310,773 triệu đồng, phương tiện vận tải là 3,821,345,386 triệu đồng, thiệt bị dụng cụ sản xuất là 153,341,818 triệu đồng.
- Tài sản cố định vơ hình là 150,080,000 triệu đồng.
Bảng 2.2. Tổng tài sản của Công ty Cổ phần Công viên, cây xanh Hải Phịng
Đơn vị tính: đồng Năm TSNH TSDH Tổng TS 2017 13,471,219,258 5,354,759,216 18,825,978,474 2018 24,087,838,364 5,023,411,864 28,772,340,363 2019 14,769,474,401 4,489,533,219 19,259,007,620 2020 15,328,608,836 6,923,106,239 22,251,715,075 2021 20,041,357,600 5,997,957,645 26,039,315,245
(Nguồn: Số liệu do Công ty Cổ phần Công viên, cây xanh Hải Phòng cung cấp)
Từ bảng số liệu bảng 2.2. có thể minh họa cơ cấu tài sản của Công ty Cổ phần Công viên, cây xanh Hải Phòng qua biểu đồ 2.1 dưới đây:
Biểu đồ 2.1. Cơ cấu tài sản của Cơng ty Cổ phần Cơng viên, cây xanh Hải Phịng từ năm 2017-2021
Tài sản của Công ty Cổ phần Cơng viên, cây xanh Hải Phịng thể hiện qua biểu đồ 2.1. cho thấy: TSDH chiếm 29-40% còn lại là TSNH
Qua công tác kiểm tra tài sản thực tế, TS về cơ bản đáp ứng được tình hình thực tiễn của Công ty Cổ phần Công viên, cây xanh Hải Phòng. Tuy nhiên, việc trang bị tài sản quản lý bằng ngân sách Nhà nước chưa đáp ứng được nhu cầu công tác của Công ty, nhiều đơn vị vẫn phải tự trang bị các thiết bị như bàn ghế, máy tính, máy photocopy bằng các nguồn khác.
Giai đoạn 2017 – 2021, UBND Thành phố đã cấp kinh phí phục vụ mua sắm TSCĐ hữu hình và TSCĐ vơ hình phục vụ cơng tác chuyên môn cho Công ty Cổ phần Cơng viên, cây xanh Hải Phịng được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 2.3. Bảng tổng hợp giá trị tài sản của Công ty Cổ phần Cơng viên cây xanh Hải Phịng qua các năm
(Đơn vị tính: đồng) TT Nội dung 2017 2018 2019 2020 2021 A định hữu hình Tài sản cố 9,080,175,068 10,134,997,977 12,377,851,655 10,174,997,977 10,174,997,977 I Nhà cửa vật kiến trúc 6,072,760,773 6,200,310,773 8,403,164,451 6,200,310,773 6,200,310,773 II Phương tiện vận tải 3,007,414,295 3,821,345,386 3,821,345,386 3,821,345,386 3,821,345,386 III Thiết bị dụng cụ sản xuất 113,341,818 153,341,818 153,341,818 153,341,818 B định vơ hình Tài sản cố 150,080,000 150,080,000 150,080,000 150,080,000 150,080,000 CỘNG 9,230,255,068 10,285,077,977 12,527,931,655 10,325,077,977 10,325,077,977
(Nguồn: Do Công ty Cổ phần Cơng viên, cây xanh Hải Phịng cung cấp)
Bộ phận kế hoạch đầu tư đã làm tốt công tác tham mưu cho Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc về ngân sách đảm bảo công tác của Công ty, báo cáo hoạt động với UBND Thành phố Hải Phịng, theo dõi và đơn đốc thực hiện các nguồn ngân sách đảm bảo các danh mục đã phê duyệt. Bộ phận kế hoạch đầu tư, đặc biệt là phịng Kế tốn Tài vụ thực hiện việc giám sát đầu tư và giám sát hiệu quả đầu tư của các dự án, tổng hợp đánh giá đầu tư báo cáo với UNND Thành phố theo quy định về công tác đấu thầu, mua sắm.
Bảng 2.4. Kết quả đầu tư mua sắm vật tư, phương tiện kỹ thuật giai đoạn 2017 – 2021
TT Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2017 Năm 2019 Năm 2021
1 Số dự án/ gói thầu Dự án/
gói thầu 5 5 6 2 Tổng mức đầu tư các dự
án/ gói thầu Triệu đồng 114.000 210.000 92.000 3 Qua đấu thầu đã tiết kiệm Triệu đồng 9.600 9.000 8.000
(Nguồn: Do Công ty Cổ phần Công viên, cây xanh Hải Phòng cung cấp)
Giai đoạn 2017 – 2021, Công ty đã đầu tư mua sắm vật tư, phương tiện kỹ thuật là 16 dự án/ gói thầu với tổng giá trị là 416 triệu đồng để phục vụ cho công tác của Công ty. Qua đấu thầu đã tiết kiệm cho Công ty 18,6 triệu đồng.
Kết quả của việc trang bị tài sản của Công ty cho thấy:
- Công ty về cơ bản đã trang bị tài sản cho các đơn vị, bộ phận trực thuộc đáp ứng đúng theo tiêu chuẩn quy định của nhà nước, UBND Thành phố và Bộ Tài nguyên và Môi trường;
- Công ty đã trang bị đủ tài sản, đúng chủng loại, định mức; mua sắm tài sản chất lượng tốt, giá thành rẻ, công tác đấu thầu công khai trên mạng, lựa chọn nhà cung cấp có đủ năng lực và đảm bảo;
- Căn cứ vào nhu cầu thực tế công tác các đơn vị, bộ phận mà Công ty đã trang bị kịp thời các phương tiện, vật tư kỹ thuật phục vụ công tác đột xuất của các đơn vị, bộ phận.
Hạn chế của việc trang bị tài sản của Công ty:
- Về tài sản quản lý: Các quy định về tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị còn hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu cơng tác. Số lượng máy tính trang bị cho các đơn vị còn thiếu. Do vậy, một số đơn vị tự mua hoặc được cho tặng, một số đơn vị dùng máy tính cá nhân để làm việc.
- Về phương tiện xe ô tô: Quy định tiêu chuẩn, định mức trang bị xe ô tô chuyên dùng cho công tác môi trường hiện chưa đáp ứng được nhu cầu của Công ty trong việc
đảm bảo cơng tác. Việc hốn cải thùng xe để phục vụ công tác không đảm bảo an tồn, vệ sinh mơi trường, chưa phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ của Công ty.
- Về quản lý, sử dụng đất: Quỹ đất của Công ty eo hẹp, chật nên khơng cịn quỹ đất để xây dựng thêm trụ sở làm việc. Một số phịng làm việc diện tích nhỏ, khơng có khả năng cải tạo mở rộng, cơ sỏ vật chất xuống cấp, khơng đủ diện tích làm việc cho đơn vị. Đa số các đơn vị, bộ phận có kiến nghị cấp thêm diện tích sử dụng do diện tích làm việc khơng đáp ứng được nhu cầu làm việc.
2.2.2. Thực trạng quản lý sử dụng tài sản tại Công ty Cổ phần Cơng viên, cây xanh Hải Phịng
Kỳ họp thứ ba, Quốc hội khóa XII đã thơng qua Luật Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước, chính thức có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2009. Căn cứ vào hướng dẫn của Luật, Công ty Cổ phần Công viên, cây xanh Hải Phịng đã quản lý sử dụng tài sản của Cơng ty như sau:
Công ty giao cho các đơn vị cơ sở gồm 03 phòng ban, 6 xí nghiệp, 01 tổ Thanh tra và thủ trưởng tại các đơn vị cơ sở chịu trách nhiệm về tổng tài sản của đơn vị mình. Mỗi đơn vị bố trí ít nhất 01 người theo dõi tài sản và thực hiện việc kiểm kê theo dõi tại đơn vị, đồng thời tổng hợp số liệu báo cáo cấp trên. Việc giao tài sản cho các đơn vị thì có sổ sách bàn giao theo dõi ký nhận và tiếp nhận tài sản.
Với cá nhân được giao tài sản thì phải chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý và sử dụng. Việc báo cáo tài sản được phân cấp từ cá nhân sử dụng báo cáo qua cán bộ quản lý tài sản để báo cáo ban Giám đốc và Hội đồng quản trị. Thơng qua đó, Cơng ty báo cáo với UBND Thành phố trang cấp và mua sắm mới tài sản để phục vụ công tác của Công ty.
Hiện tại, công ty đang xây dựng nội quy hoạt động riêng quy định một phần việc quản lý và sử dụng từng loại tài sản. Hầu hết các đơn vị của chúng tơi dựa vào quy trình quản lý và xây dựng tài sản của chúng tôi để quản lý và sử dụng tài sản của họ. Việc ban hành các nội quy liên quan đến quản lý và sử dụng tài sản sẽ cụ thể, chi tiết theo khả năng của mình, bao gồm các nội quy về sổ sách tài sản, ghi sổ kế toán, đăng ký tài sản, bảo dưỡng, sửa chữa, bảo vệ tài sản ... Nhiều đơn vị phát huy tốt vai trị của mình trong quản lý, sử dụng tài sản, phát huy đúng mục đích, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị.
Doanh nghiệp chúng tôi báo cáo tình hình tăng hoặc giảm tài sản cho Bộ Kế hoạch - Tài chính và Hội đồng quản trị hàng năm để thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và thường xuyên theo quy định của Bộ Tài chính. Tuy nhiên, theo quy định của Kho bạc, báo cáo tập trung vào trụ sở, phương tiện đi lại và tài sản trị giá hơn 500 triệu đồng. Các tài sản cịn lại do Cơng ty và đơn vị sử dụng bảo trì, quản lý và kiểm sốt.
Để đảm bảo cho việc sử dụng tài sản hiệu quả, tiết kiệm và tránh lãng phí, UBND Thành phố và Công ty thường xuyên tổ chức kiểm kê tài sản, kiểm tra, xây dựng quy chế sử dụng tài sản của Công ty.
Hàng năm UBND Thành phố và Cơng ty đều có văn bản hướng dẫn gửi các đơn vị và yêu cầu các đơn vị trong Công ty xây dựng kế hoạch kiểm kê tài sản báo cáo UBND Thành phố và Công ty.
Căn cứ vào kế hoạch kiểm tra tài sản hàng năm, Cơng ty thực hiện rà sốt, cập nhật số liệu chính xác, thơng tin về sản phẩm, phân loại tài sản theo các mức độ khã nhau: tốt, khá, trung bình, xấu và đánh giá lại giá trị tài sản để có các biện pháp xử lý phù hợp. Hàng năm, Cơng ty lập dự trù kinh phí để bảo dưỡng và sửa chữa tài sản, căn cứ vào việc quản lý tài sản của các đơn vị đề xuất gửi về, Công ty giao cho các đơn vị có liên quan xây dựng kế hoạch và dự tốn duy tu, bảo trì, bảo dưỡng phương tiện, vật tư kỹ thuật nghiệp vụ nhằm đảm bảo phục vụ công tác của Công ty. Tất cả những khoản này đều nằm trong nguồn kinh phí đã được duyệt. Ngồi ra, các đơn vị cũng chủ động bằng nguồn kinh phí tự có của đơn vị mình để bảo dưỡng, sửa chữa tài sản đáp ứng yêu cầu của hiện tại.
Từ thực tế quản lý, sử dụng tài sản tại Công ty Công viên, cây xanh Hải Phịng cho thấy: Nhìn chung các đơn vị trong Công ty đã sử dụng các loại tài sản quản lý và trụ sở làm việc của công ty, đơn vị đã được sử dụng đúng mục đích và chức năng. Bên cạnh đó, cơng tác quản lý, sử dụng tài sản tại Công ty Công viên, cây xanh Hải Phòng vẫn còn những hạn chế như ở một số đơn vị trên thực tế khi triển khai công tác quản lý tài sản chưa được chú trọng, cán bộ kiêm nhiệm cịn nhiều việc, khơng thường xun cập nhật tài sản vào phần mềm quản lý tài sản của Công ty, chưa thực hiện đúng các bước theo quy định hoặc thực hiện chưa đầy đủ. Chiếm đoạt tài sản đang sử dụng, bỏ quên hoặc bảo dưỡng không đúng cách do ý thức chủ quan của con người, lãng phí ngun vật liệu, sử dụng sai quy trình, hậu quả là thiệt hại.
Quy trình quản lý tài sản của cơng ty được thể hiện bằng sơ đồ sau đây:
Sơ đồ 2.2. Quy trình quản lý tài sản của cơng ty
(Nguồn: Tài liệu công ty)
Bước 1: Lên kế hoạch quản lý mua sắm
Đây là bước cơ bản đầu tiên để Công ty Cổ phần Cơng viên, cây xanh Hải Phịng có thể cân nhắc và lựa chọn cho mình tài sản phù hợp cần thiết nhất. Việc lên kế hoạch quản lý mua sắm cũng giúp Công ty Cổ phần Công viên, cây xanh Hải Phịng có thể nắm bắt được số lượng tài sản dự tính mà mình cần bổ sung, tránh lãng phí khi mua những tài sản không cần thiết.
Khi lập kế hoạch việc trích xuất số lượng tài sản đang có tại Cơng ty Cổ phần Cơng viên, cây xanh Hải Phịng để lên kế hoạch mua sắm là việc rất khó khăn. Chính vì vậy Ban giám đốc sẽ họp và lên kế hoạch cho từng bộ phận để giúp Công ty Cổ phần Cơng viên, cây xanh Hải Phịng biết được tài sản nào đang thiếu hụt cần bổ sung, từ đó lên kế hoạch chi tiết và phân bổ được dòng tiền để mua sắm tài sản hợp lý nhất. Ngoài ra ban giám đốc sẽ giúp các cấp lãnh đạo của Công ty Cổ phần Công viên, cây xanh Hải Phịng có thể theo dõi kế hoạch mua sắm một cách chủ động hơn.
Lên kế hoạch quản lý mua sắm
Cập nhật, nhập mới tài sản
Xuất sử dụng tài sản Thu hồi, sửa chữa tài sản Thanh lý tài sản
Tháng 12 năm 2021 khi phòng kinh doanh cần mua một lô hàng máy tính mới để thay thế. Thì đại diện phịng chỉ cần nhập thông tin về tên tài sản, mã tài sản, số lượng và đơn giá lên mục kế hoạch mua sắm trong trình ban giám đốc. Tại đây các bộ phận được phân quyền có thể xem xét, lên kế hoạch để trình duyệt. Các cấp lãnh đạo có thể truy cập để theo dõi và phê duyệt nhanh chóng.
Bước 2: Cập nhật, nhập mới tài sản của công ty
Sau khi đã hồn thành các bước mua sắm, Cơng ty Cổ phần Công viên, cây xanh Hải Phịng cần nhanh chóng cập nhật ngay số tài sản để kịp thời quản lý, theo dõi và sử dụng. Công ty thực hiện quản lý theo cập nhật thủ công trên Excel, đây là một trong số những hạn chế vì nếu với số lượng lớn sẽ rất mất thời gian, dễ sai sót và rủi ro mất file là rất cao.
Bước 3: Xuất sử dụng tài sản
Đối với loại tài sản như công cụ lao động hay tài sản cố định, chủ Cơng ty Cổ phần Cơng viên, cây xanh Hải Phịng thực hiện việc xuất tài sản để đưa tài sản đó vào việc sử dụng, vận hành trong Công ty Cổ phần Công viên, cây xanh Hải Phòng. Khi thực hiện được chi tiết và đầy đủ bước này sẽ mang lại lợi ích rất lớn cho Công ty Cổ phần Cơng viên, cây xanh Hải Phịng khi thực hiện thu hồi hoặc thanh lý tài sản sau này.
Tháng 12 năm 2021 Khi phịng hành chính xuất các thiết bị máy chiếu cho các phòng ban để sử dụng thì chỉ cần nhập tên thiết bị hoặc mã thiết bị trên hệ thống. Tất cả thông tin liên quan của thiết bị sẽ thể hiện. Lúc này chỉ cần chọn thiết bị muốn xuất và điền các thơng tin như ngày xuất, phịng ban sử dụng,…
Bước 4: Thu hồi, sửa chữa tài sản
Sau một khoảng thời gian sử dụng, tài sản bị hao mòn hư hỏng, hoặc trường hợp người lao động nghỉ việc thì cơng cụ lao động sẽ được thu hồi lại, thực hiện sửa chữa nếu hư hỏng và sử dụng cho những lần sau.
Trong giai đoạn này các nhân viên có thể chủ động được trong việc báo cáo sự cố, hư hỏng về tài sản mình phụ trách. Đồng thời phải kiểm sốt tình trạng tài sản khi thu hồi từ người lao động nghỉ việc và đối soát với tình trạng khi mới xuất sử dụng.
Ví dụ: Khi có nhân viên của công ty xin nghỉ và phải bàn giao lại các tài
sản của công ty đã được giao trước đó. Lúc này bộ phận nhân sự chỉ cần nhập thông tin về tài sản đã cấp cho nhân viên đó, thì tất cả thơng tin về tài sản đó như: tên tài sản, mã tài sản, nguyên giá, trạng thái tài sản ban đầu, bộ phận sử dụng,… sẽ hiển thị ra.
Bước 5: Thanh lý tài sản
Tài sản sau khi sử dụng bị hư hỏng nặng, khơng cịn khả năng phục hồi hoặc đã lỗi thời, lỗi kĩ thuật, hay chỉ đơn giản là Công ty Cổ phần Công viên, cây xanh Hải Phịng khơng cịn nhu cầu sử dụng nữa sẽ được Cơng ty Cổ phần Công viên, cây xanh Hải Phòng bán lại hay nhượng lại cho một chủ thể khác.
Bước 6: Kiểm kê tài sản
Định kỳ hàng năm và theo quy định của pháp luật hiện hành, Công ty Cổ phần Cơng viên, cây xanh Hải Phịng phải tổ chức các đợt kiểm kê nhất định để rà sốt, đối chiếu về tình trạng tài sản của mình.
Việc kiểm kê tài sản còn được thực hiện để tổng hợp trong các báo cáo về tài chính của Cơng ty Cổ phần Công viên, cây xanh Hải Phòng. Bước này thường