3.2. Một số biện pháp cụ thể để hồn thiện cơng tác quản lý tài sản tại Công ty Cổ
3.2.3. Quản lý khai thác tài sản
Một trong những công cụ quan trọng trong quản lý sử dụng thiết bị, vật tư trong cơng ty nói chung là đảm bảo nguyên tắc sử dụng, quản lý xuất và trả vật tư thiết bị sau mỗi lần sử dụng. Điều này đòi hỏi phải ghi rõ tên người sử dụng cho mỗi lần sử dụng hoặc ghi rõ thời gian của mỗi lần sử dụng vào sổ đăng ký, theo dõi và hơn hết là ghi lại tình trạng máy móc, thiết bị, vật tư sau mỗi lần sử dụng, giờ sử dụng, vận hành để xác định vai trò. và trách nhiệm của các cá nhân trong việc quản lý, bảo trì và sử dụng các thiết bị, vật tư của công ty.
Tuy nhiên, kết quả nghiên cứu quan sát cho thấy hầu hết các tiêu chí này trong quá trình sử dụng vật tư thiết bị tại Hội vẫn chưa được thực hiện. Điều này cho thấy, tiêu chí quan trọng nhất trong quản lý, sử dụng và vận hành vật tư thiết bị tại doanh nghiệp hiện đang có nhiều vướng mắc cần giải quyết. Đây là một trong những điểm yếu cần nhanh chóng khắc phục để nâng cao chất lượng công tác quản lý vật tư thiết bị của công ty trong thời gian tới. Để khắc phục những điểm yếu đi kèm này, công ty phải:
+ Lập kế hoạch quản lý, kiểm tra đánh giá hiệu quả sử dụng vật tư thiết bị và triển khai thực hiện đến từng nhân viên.
+ Thiết lập quy chế báo cáo công việc như tuần / tháng / quý / năm hoặc đột xuất để nắm bắt thơng tin kịp thời. Ngồi ra, các nhà quản lý thường đi sát thực tế hơn để đưa ra các chính sách phù hợp và chính xác.
+ Tổ chức kiểm tra thường xuyên, định kỳ hồ sơ theo dõi tình hình sử dụng thiết bị, vật tư tại các khoa, phòng nhằm tổng kết đánh giá hiệu quả sử dụng. Tăng
cường cơng tác kiểm tra, giám sát, đánh giá tình hình sử dụng thiết bị, vật tư trong đơn vị, yêu cầu các khoa, phịng thực hiện đúng quy trình quản lý, sử dụng thiết bị, vật tư, nhất là việc sử dụng phải thuộc đối tượng thông tin đầy đủ theo yêu cầu.
+ Xây dựng kế hoạch công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn và phát triển hàng năm. Cần chú ý đào tạo và chuyển giao công nghệ khi mua hàng của nhà cung cấp.
+ Định kỳ có kế hoạch mời các chuyên gia, đối tác đã cung cấp vật tư thiết bị đến đào tạo, hướng dẫn khai thác công năng của thiết bị và giải đáp thắc mắc của người sử dụng.
+ Tổ chức thảo luận chuyên đề đề xuất các giải pháp sử dụng hiệu quả vật tư thiết bị. Khen thưởng và khuyến khích kịp thời những đề xuất dẫn đến kết quả cải tiến.