CHƯƠNG 3 : THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
3.1 Tình hình cơng tác quản trị nguồn nhân lực tại công ty
3.1.2.1 Hoạch định nguồn nhân lực và phân tích cơng việc:
Đối với việc hoạch định NNL, công ty hoạch định theo nhu cầu hiện tại
của cơng ty. Khi có nhu cầu, các trưởng phòng ban lập phiếu đề nghị và đưa cho bộ phận nhân sự. Bộ phận HCNS có nhiệm vụ xem xét nhu cầu có phù hợp với chiến lược phát triển của công ty hay không, nếu phù hợp sẽ lên kế hoạch cho việc thực hiện.
Dưới đây là kết quả của việc hoạch định nhu cầu nhân sự của công ty
trong 3 năm gần đây:
Bảng 3.5 Bảng dự báo nhu cầu nhân sự của công ty
ĐVT: người Phòng ban 2010 2011 2012 Phịng kế tốn 2 1 1 Phòng hàng nhập 3 2 3 Phòng hàng xuất 1 2 2 Phòng vận chuyển 2 1 2 Phòng HCNS 1 0 1 Tổng 9 6 9 (Nguồn: Phòng HCNS)
Sau khi xác dự báo được nhu cầu nhân sự mà cơng ty cần, phịng HCNS sẽ thực hiện phân tích cơng việc để mô tả công việc cũng như yêu cầu của cơng việc.
Phân tích cơng việc là một phần quan trọng trong hoạt động quản trị nguồn nhân lực ở cơng ty. Việc phân tích cơng việc giúp xác định được trách nhiệm, nhiệm vụ và tiêu chuẩn khi thực hiện cơng việc, giúp cơng ty có thể
- Trang 49 -
tuyển dụng được đúng người và đúng việc. Ngồi ra phân tích cơng việc giúp nhân viên xác định được những cơng việc mình cần phải làm, tránh tình trạng
cơng việc bị chồng chéo và chán nản khi làm việc.
Nhận thấy được tầm quan trọng đó, cơng ty đã xây dựng được bảng mô tả công việc cho từng phòng ban. Tất cả nhân viên ở từng phòng ban đều thực hiện theo bảng mô tả công việc trong đó có xác định rõ cơng việc cần phải làm là gì, các mối quan hệ cần có, trách nhiệm, kết quả thực hiện công việc và các yêu cầu đối với nhân viên thực hiện.
Nhận xét:
Các phòng ban đều có sự phối hợp với nhau trong quá trình hoạch định nhu cầu nguồn nhân lực cho công ty, tuy nhiên, việc hoạch định chỉ được thực hiện khi có nhu cầu phát sinh trong quá trình làm việc, điều này có thể làm cho phịng HCNS gặp lúng túng và khó khăn trong khâu hoạch định, xác định yêu cầu công việc không rõ ràng.
Việc phân tích cơng việc cũng được phòng HCNS thực hiện, song chỉ mang tính chất sơ sài, chưa được chú trọng. Việc lập bảng mô tả cơng việc chung cho từng phịng ban khiến cho các nhân viên trong phịng ban đó khơng xác định được công việc cụ thể mà mình sẽ làm, khiến cho công việc thực
hiện bị chồng chéo, người làm người không làm, đặc biệt là việc sử dụng nhân viên khơng hiệu quả và đơi khi có thể gây nhàm chán cho nhân viên.
Sau khi lên kế hoạch cho nhu cầu nhân sự cần thiết đồng thời thực hiện phân tích cơng việc, xác định rõ yêu cần cũng như tính chất cơng việc, bước tiếp theo nhà quản trị thực hiện là tiến hành công tác tuyển dụng. Việc lên kế
- Trang 50 -
hoạch nhu cầu nhân sự chính xác cùng với sự chi tiết của phân tích cơng việc sẽ giúp nhà quản trị tuyển dụng hiệu quả.
3.1.2.2 Tuyển dụng
Tuyển dụng là một tiến trình được lập ra nhằm đáp ứng đúng nhu cầu về nhân sự, yêu cầu công việc của công ty, dưới hình thức tuyển dụng nhằm cung cấp những cơng nhân viên có trình độ và tay nghề đúng yêu cầu của các bộ phận trong công ty. Việc tuyển dụng nhân viên là lựa chọn những người phù hợp với tính chất từng loại công việc, khả năng con người chỉ phát huy tối đa nếu ta bố trí họ vào làm những cơng việc thích hợp. Dưới đây là quy trình áp dụng cho việc tuyển dụng nhân viên và quản lý trong công ty trừ các nhân sự cấp cao được quy định riêng:
Bước 1:
Hình 3.1 Quy trình tuyển dụng tại cơng ty TCI
Nguồn: phịng HCNS Theo dõi trong
thời gian thử Quyết định tuyển chính Tiếp nhận nhân viên mới Đánh giá,quyết định tuyển Phỏng vấn vòng 2 Xác định nhu cầu tuyển dụng Xác định yêu
cầu công việc
Phỏng vấn sơ bộ Tiếp nhận và sàn lọc hồ sơ Tìm kiếm, thu hút ứng viên
- Trang 51 -
Bước 1: Xác định yêu cầu tuyển dụng
Nhu cầu tuyển dụng phát sinh từ các phòng ban trong công ty. Các bộ phận căn cứ vào kế hoạch hoạt động kinh doanh và nhu cầu công việc phát sinh để lập kế hoạch tuyển dụng vào phiếu đăng ký nhu cầu nhân sự theo mẫu
quy định bao gồm những nội dung như tuyển dụng phục vụ u cầu cho cơng
việc gì, điều kiện dự tuyển, số lượng cần tuyển dụng, loại lao động: chính thức hay thời vụ, thời gian cần nhân sự.
Bước 2: Xác định u cầu cơng việc
Phịng HCNS tiếp nhận phiếu đăng ký nhu cầu nhân sự từ các phòng ban và xem xét có phù hợp với nhu cầu thực tế hay không. Sau khi xem xét, phòng HCNS đưa qua Giám đốc để xét duyệt. Sau đó dựa vào u cầu và tính chất cơng việc, phịng HCNS sẽ đề ra các tiêu chuẩn cho vị trí tuyển dụng.
Bước 3: Tìm kiếm, thu hút ứng viên
Sau khi được sự phê duyệt của ban giám đốc, phòng HCNS sẽ tiến hành
đăng tin tuyển dụng trên các trang mạng như timviecnhanh.com, vieclam24h,
mywork, vietnamwork...để tìm kiếm, thu hút ứng viên.
Bước 4: Tiếp nhận và sàn lọc hồ sơ
Bộ phận HCNS sẽ tiếp nhận hồ sơ của các ứng viên, sau đó phân loại các ứng viên dựa theo các tiêu chí đã đề ra, nhưng ưu tiên theo tiêu chuẩn kinh
nghiệm làm việc trong ngành.
Bước 5: Phỏng vấn sơ bộ
Sau khi sàn lọc được các hồ sơ tốt nhất, phịng HCNS sẽ gọi điện thơng báo lịch phỏng vấn cho các ứng viên. Trưởng phòng nhân sự sẽ là người trực
- Trang 52 -
tiếp phỏng vấn sơ bộ.
Bước 6: Phỏng vấn lần 2
Các ứng viên vượt qua vòng phỏng vấn sơ bộ sẽ được gọi để thông báo lịch phỏng vấn lần 2. Trong vòng 2, giám đốc điều hành và trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng sẽ trực tiếp phỏng vấn ứng viên.
Bước 7: Đánh giá, quyết định tuyển chọn
Sau cuộc phỏng vấn, giám đốc điều hành và trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng sẽ thống nhất kết quả và chọn ra ứng viên phù hợp với vị trí nhất. Phòng HCNS sẽ nhận kết quả và gọi điện thông báo cho ứng viên thời gian nhận việc.
Bước 8: Tiếp nhận nhân viên mới
Giao việc và hướng dẫn nhân viên mới. Ký hợp đồng lao động thử việc.
Bước 9: Theo dõi trong thời gian thử việc
Trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng và trưởng phịng nhân sự sẽ quan
sát nhân viên mới trong thời gian thử việc để đánh giá khả năng của nhân viên mới có thật sự phù hợp với vị trí đó khơng.
Bước 10: Quyết định tuyển chính thức
Sau q trình theo dõi trong thời gian thử việc, nhận thấy năng lực nhân viên mới phù hợp, có thể đáp ứng yêu cầu của vị trí thì trưởng bộ phận sẽ thơng báo cho phịng HCNS để đưa ra quyết định tuyển dụng chính thức, ký hợp đồng lao động.
Qua quá trình tuyển dụng, thực hiện theo quy trình thì cơng ty đạt được kết quả tuyển dụng như sau:
- Trang 53 -
Bảng 3.6 Kết quả tuyển dụng của công ty
ĐVT: người Bộ phận 2010 2011 2012 Phòng kế tốn 2 0 0 Phịng hàng nhập 3 1 2 Phòng hàng xuất 1 2 1 Phòng vận chuyển 2 1 2 Phòng HCNS 1 0 1 Tổng 9 4 6 (Nguồn: phòng HCNS)
Kết quả từ bảng 3.6 trên so với kế hoạch dự báo nhu cầu nhân sự ở bảng 3.5 cho thấy, sau quá trình tuyển dụng, với năm 2010, việc tuyển dụng đạt 100% (9 người) so với kế hoạch đề ra, tuy nhiên đến năm 2011, thì kết quả
tuyển dụng so với kế hoạch ít hơn 2 người, năm 2012 ít hơn 3 người. Nhân viên mới sau thời gian thử việc nghỉ điều này có thể cho thấy cơng ty đã có sự thiếu sót trong khâu tuyển dụng, công ty chưa nêu rõ yêu cầu công việc, mô tả cụ thể công việc của vị trí tuyển dụng khiến cho ứng viên mơ hồ, khơng xác định được cơng việc chính mà mình cần thực hiện, chính điều này khiến cho
ứng viên thoả thuận mức lương không phù hợp, khả năng đánh giá của người
tuyển dụng cịn hạn chế, chưa có các tiêu chuẩn cũng như hệ thống đánh giá định lượng nên phụ thuộc vào việc đánh giá dựa trên cảm tính của người đánh
giá, dẫn đến tình trạng trong thời gian thử việc, cơng việc nằm ngồi khả năng của họ hoặc mức lương không phù hợp với khối lượng công việc mà họ thực tế phải làm.
- Trang 54 -
tục làm việc tại công ty:
Bảng 3.7 Số lượng nhân viên mới còn lại
ĐVT: người 2010 2011 2012 Phòng kế tốn 1 0 0 Phịng hàng nhập 2 0 2 Phòng hàng xuất 1 1 1 Phòng vận chuyển 1 0 1 Phòng HCNS 1 0 0 Tổng 6 1 4 (Nguồn : phòng HCNS)
Qua 1 năm, số lượng nhân viên mới cịn lại sau q trình tuyển dụng giảm
đi đáng kể, năm 2010, số nhân viên mới nghỉ việc giảm 3 người, năm 2011
giảm 3 người, năm 2012 giảm người. Số nhân viên mới nghỉ việc sau một năm làm việc cho cơng ty vì chính sách duy trì nguồn nhân lực của cơng ty
chưa thật sự hiệu quả, môi trường làm việc gị bó, đặc biệt đây là cơng ty tư
nhân, hoạt động theo kiểu gia đình, phong cách lãnh đạo độc đốn của giám đốc-người lãnh đạo ln quản lý theo ý chí của mình, bác bỏ, trấn áp ý kiến
của nhân viên, khiến cho nhân viên không thoải mái, không phục tùng và khơng có sự năng nổ trong cơng việc.
Nhận xét:
Cơng tác tuyển dụng của công ty được thực hiện một các bài bản và có quy trình chặt chẽ, được áp dụng cho tất cả các vị trí tuyển dụng trong cơng ty. Việc cơng ty áp dụng 2 vịng phỏng vấn sẽ giúp cơng ty tuyển chọn được ứng viên tốt nhất cho vị trí cịn trống của công ty.
- Trang 55 -
Công tác tuyển chọn của công ty được diễn ra theo một quy trình nghiêm ngặt, được sự thơng qua của ban giám đốc, trưởng phòng các phòng ban và quy trình này được áp dụng đối với tất cả các hệ thống của công ty và tất cả các vị trí.
Cơng ty tiến hành tuyển chọn một cách cơng bằng và không phân biệt đối với các ứng viên kể cả ứng viên do nhân viên hay ban giám đốc giới thiệu nhằm đảm bảo sự hài lòng của tất cả ứng viên kể cả được ký hợp đồng hay không và cả nhân viên trong công ty.
Tuy nhiên, lượng ứng viên nộp hồ sơ vào công ty cịn hạn chế vì việc
đăng tin tuyển dụng của cơng ty vẫn cịn trong phạm vi nhỏ, công ty chỉ đăng
tin trên một vài trang mạng tuyển dụng, điều này làm cho lượng hồ sơ bị giới hạn và có thể để mất đi những ứng viên giỏi mà cơng ty đang cần. Ngồi ra, trong quá trình tuyển dụng, cơng ty chưa có hệ thống tiêu chuẩn định lượng để đánh giá ứng viên, chỉ dựa trên sự đánh giá cảm tính của người phỏng vấn
khiến cho việc đánh giá khơng chính xác.
Mơ tả công việc chưa thật sự được công ty chú trọng ảnh hưởng rất lớn đến việc tuyển dụng được ứng viên phù hợp.
Ngồi ra, phịng HCNS cịn gặp lúng túng, khó khăn trong việc tuyển gấp nhân viên mới thay thế vị trí khi nhân viên cũ nghỉ việc đột ngột.
Sau quá trình tuyển dụng để đáp ứng nhu cầu cần thiết nhân sự của công ty, công việc tiếp theo mà nhà quản trị cần thực hiện là đào tạo đội ngũ nhân viên và tạo điều kiện cho nhân viên phát triển, đây cũng là một trong những yếu tố giúp giữ chân nhân viên.
- Trang 56 - 3.1.2.3 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực:
Quy trình đào tạo và phát triển NNL tại công ty TCI:
Trưởng các phòng ban sau khi xem xét, xác định nhu cầu, phê duyệt và
gửi phiếu yêu cầu đào tạo về Phịng Tổ chức - Hành chính. Phịng Tổ chức - Hành chính tổng hợp danh sách trình Giám đốc phê duyệt.
- Thu thập thông tin về khoá đào tạo, liên hệ trường đao tạo, địa điểm, thời gian, kinh phí, tham mưu cho Giám đốc quyết định.
Hình 3.2 Sơ đồ cơng tác đào tạo tại Công ty
Nguồn : phòng HCNS
Không đồng ý
Đồng ý
Xác định nhu cầu đào tạo
Lập phiếu yêu cầu đào tạo
Tổ chức thực hiện
Đánh giá kết quả đào tạo
Phê duyệt
Dừng
- Trang 57 -
Bước 1 : Xác định nhu cầu đào tạo :
- Căn cứ tình hình sản xuất kinh doanh, trình độ cũng như nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên mà trưởng các phòng ban sẽ xác định nhu cầu đào tạo cho phòng ban của mình
- Tuỳ thuộc vào vị trí cơng tác, tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ và năng lực làm việc mỗi cán bộ công nhân viên có thể tự xác định yêu cầu đào tạo cho bản thân mình. Sau đó đề nghị Giám đốc xem xét, phê duyệt.
Bước 2: Lập phiếu yêu cầu đào tạo
Trưởng các phòng ban lập phiếu yêu cầu đào tạo gửi về phòng HCNS.
Bước 3: Phòng HCNS tổng hợp phiếu yêu cầu đào tạo của các đơn vị, cân
đối với tình hình thực tế về yêu cầu kinh doanh của công ty để lập danh sách
tham gia khố đào tạo trình Giám đốc xem xét.
Dưới đây là bảng tổng hợp số lượng nhân viên được cử đi đào tạotrong 3
năm vừa qua của công ty:
Bảng 3.8 Số lượng nhân viên được đi đào tạo
Đvt: người Bộ phận 2010 2011 2012 Phịng kế tốn 1 0 1 Phòng hàng nhập 1 1 0 Phòng hàng xuất 0 2 1 Phòng vận chuyển 1 0 2 Phòng HCNS 0 1 0 Tổng 3 4 4 Nguồn: phòng HCNS
- Trang 58 -
Bước 4: Tổ chức thực hiện
Công tác đào tạo của công ty là một hoạt động được tiến hành thường
xuyên trong năm, bao gồm các lĩnh vực sau:
- Đào tạo tại chỗ - Đào tao nâng cao
* Đào tạo tại chỗ: Áp dụng cho nhân viên mới tuyển
- Khi tiếp nhận nhân viên mới vào làm việc tại công ty, Trưởng (hoặc phó) các phịng ban thực hiện chương trình đào tạo gồm các nội dung chính như sau:
+ Giới thiệu chung về công ty.
+ Các nội qui, qui chế về chế độ làm việc nghỉ ngơi và chế độ trả lương. + Kiến thức chuyên môn cơ bản liên quan đến công việc.
- Thời gian thử việc:
Công ty luôn tuyển nhân viên có trình độ từ cao đẳng nên thời gian thử việc là 60 ngày. Hết thời gian thử việc, cá nhân tự viết bảng thu hoạch tự nhận xét đánh giá tình hình thực hiện cơng việc, phịng HCNS phối hợp với Trưởng
các phòng ban phụ trách nhận xét đánh giá chung.
+ Những người đạt yêu cầu sẽ được tuyển dụng chính thức và ký Hợp đồng lao động.
+ Những người không đạt yêu cầu sẽ chấm dứt thời gian thử việc hoặc kéo dài thêm thời gian thử việc (nếu cần).
* Đào tạo nâng cao: áp dụng cho nhân viên có thâm niên từ 2 năm trong cơng ty.
- Trang 59 -
- Đào tạo do Công ty tổ chức: Phòng HCNS thực hiện các bước sau: + Thơng báo cho các phịng ban về chương trình đào tạo
+ Tổng hợp danh sách trình Giám đốc phê duyệt + Thành lập Ban tổ chức tham gia, theo dõi lớp học + Tổng kết đánh giá khoá đào tạo
- Đào tạo do các tổ chức bên ngoài thực hiện:
Căn cứ vào thơng báo chiêu sinh, phịng HCNS thu thập thông tin về khoá học, thời gian và nội dung phù hợp, trưởng các phòng ban lập danh sách gửi đi đào tạo đưa cho bộ phận HCNS để trình Giám đốc phê duyệt.
Bước 5: Đánh giá kết quả đào tạo
- Đối với đào tạo nội bộ: Việc đánh giá do Trưởng các phòng ban thực