Bảng kiểm soát tiến độ
Bảng kiểm soát tiến độ công việc là một công cụ trực quan giúp cho các nhân viên phịng dịch vụ nắm được tình trạng của các xe trong xưởng. Một số chức năng của bảng kiểm sốt tiến độ cơng việc là:
Các cuộc hẹn: Trên bảng có chỗ đ ể phiếu yêu cầu sửa chữa cho những xe mà Cố vấn dị ch vụ nhận đ ược cuộc hẹn vào ngày giờ cụ thể.
Chờ sửa chữa: Phiếu yêu cầu sửa chữa đã qua bước tiếp nhận và đang chờ để quản đốc hoặc kiểm soát viên giao việc cho kỹ thuật viên
Công việc tiếp theo: Dựa trên mức độ ưu tiên và thời gian, phiếu yêu cầu sửa chữa được đặt vào những ô của thời gian và của kỹ thuật viên thích hợp
Cơng việc đang thực hiện: Những xe đang được kỹ thuật viên thực hiện công việc
Bảng theo dõi tiến độ công việc: Thời gian làm việc còn lại và số giờ làm việc của từng kỹ thuật viên tại từng thời điểm. Kỹ thuật viên nghỉ hoặc đang học tập dễ dàng được nhận thấy và thời gian ước tính hồn thành cơng việc được ghi rõ. Chờ kiểm tra (kiểm tra chất lượng): Xe đã được kỹ thuật viên hồn chỉnh hồn thành cơng việc và đang chờ quản đốc, nhân viên kiểm tra chất lượng lần cuối hoặc đi thử xe.
Chờ rửa xe: Hệ thống cần xác định và ưu tiên cho những xe cần rửa dựa trên giờ giao xe.
Chờ hoá đơn: Khu vực để phiếu yêu cầu sửa chữa chờ làm hoá đơn thanh toán Chờ phụ tùng: Những xe chờ phụ tùng dễ dàng được nhận biết.
Công việc tạm dừng: Khu vực để phiếu yêu cầu sửa chữa chờ sự uỷ quyền của khách hàng hoặc người điều phối tiến độ cơng việc.
50
Chờ thanh tốn: Phiếu yêu cầu sửa chữa đã được Cố vấn dịch vụ hồn thiện và có tính tiền cơng lao động, phụ tùng, và dầu mỡ đang chờ được thanh toán. Khách hàng chưa trả tiền cho công việc.
Chờ giao xe: Xe đang chờ được giao cho khách hàng tại thời điểm đã hẹn.
Liên hệ sau sửa chữa : Chọn những khách hàng cần liên hệ để cố vấn dịch vụ, lễ tân, hoặc người được chỉ định liên hệ sau sửa chữa bằng điện thoại hoặc thư. Chờ thuê ngoài: Nhận biết được những xe đưa ra ngoài để sửa chữa ngồi trạm.. Kiểm sốt hiệu quả tiến độ công việc
Mục tiêu của việc kiểm soát hiệu quả tiến độ cơng việc thiết lập dịng di chuyển của công việc và xe trong trạm một cách hiệu quả, để đảm bảo đúng thời gian giao xe và tận dụng tối đa hiệu suất của kỹ thuật viên.
Để làm được điều này cần phải:
- Cải thiện cả quy trình cơng việc và giấy tờ
- Giảm các nguyên nhân dẫn tới đình trệ cơng việc - Giảm thời gian nhàn rỗi của kỹ thuật viên
- Giảm các nguyên nhân dẫn tới dừng công việc - Sử dụng các cơng cụ kiểm sốt cơng việc tiêu chuẩn
"Thời gian chờ" là khoảng thời gian xe của khách hàng nằm tại trạm, từ bước nhận xe tới khi giao xe cho khách hàng. Một điểm rõ ràng là nhiều khách hàng không lựa chọn dị ch vụ của các trạm dị ch vụ đ ể sửa chữa và bảo dưỡng vì họ thấy phải chờ đ ợi quá lâu. Giảm thời gian chờ qua việc tiêu chuẩn hố quy trình cơng việc và giấy tờ sẽ giúp đ ại lý tạo đ ược thuận tiện hơn cho khách hàng, qua đó cải thiện đ ược sự hài lịng, duy trì khách hàng và tăng khối lượng cơng việc.
51 Cải thiện quy trình cơng việc và giấy tờ