Giảm thời gian nhàn rỗi của kỹ thuật viên
Việc đảm bảo kỹ thuật viên không bị thiếu việc làm sẽ ảnh hưởng rất lớn tới hiệu suất công việc và giảm thời gian chờ của khách hàng. Cần có những biện pháp tức thời để đảm bảo kỹ thuật viên khơng bị thiếu việc làm khi cơng việc bị đình trệ.
Cần đảm bảo công việc cho kỹ thuật viên tại đầu giờ. Việc kỹ thuật viên đứng trong xưởng chờ công việc đầu tiên trong ngày là phổ biến ở trạm dịch vụ. Tình trạng này giảm hiệu suất của kỹ thuật viên và gây đình trệ cơng việc cho tất cả các quy trình tiếp theo khác trong ngày. Việc này có thể được loại bỏ bằng cách sau:
- Đảm bảo kỹ thuật viên sẵn sàng làm việc tại đầu giờ. - Có đủ cơng việc cho tất cả các kỹ thuật viên tại đầu giờ. - Các khoang được chuẩn bị sẵn công việc.
- Phụ tùng được lấy ra trước.
- Bố trí giờ bắt đầu cơng việc cho các kỹ thuật viên lệch nhau. - Quyết định lưu xe có chủ định.
Mục đích của việc lưu xe có chủ đ ị nh là đ ể giữ lại một số việc tới sáng hơm sau mặc dù những cơng việc này bình thường có thể hồn thành vào đ ầu giờ ngày làm việc.
Quy trình:
Quản đốc/ kiểm sốt viên và cố vấn dịch vụ xác định xe nào có thể để lưu sang ngày hôm sau vào các buổi chiều, những xe này bao gồm:
- Những xe có thể hồn thiện nếu làm thêm ngoài giờ
- Những xe mà công việc bị gián đoạn do phụ tùng về chậm hoặc do cơng việc th ngồi.
53
- Những xe được nhận vào buổi chiều với chủ định sẽ hoàn thành trong ngày hôm sau
Giảm các công việc bị tạm ứng
Công việc bị dừng ảnh hưởng trực tiếp tới việc sử dụng lao động, vì vậy những trường hợp cơng việc bị dừng cần được giảm theo cách sau:
- Trách nhiệm dừng công việc - Giải quyết thiếu hụt công việc
- Các biện pháp đối với công việc bị dừng Tránh việc dừng công việc
Khi công việc bị dừng để xin sự đồng ý của khách hàng cho những công việc hoặc phụ tùng thay thế phát sinh, hiệu suất của trạm dịch vụ bị ảnh hưởng đáng kể và thường không đáp ứng được thời gian giao xe. Do đó hệ thống xin trước sự uỷ quyền của khách hàng cần được áp dụng. Việc xin trước sự uỷ quyền của khách hàng cho cả các công việc sửa chữa chung hoặc bảo dưỡng định kỳ khi những công việc phát sinh thường xảy ra và dễ dàng đốn trước được sẽ có hiệu quả đáng kể.
Quy trình xin trước sự uỷ quyền
1. Trong bước nhận xe. Cố vấn dịch vụ cần giải thích rõ ràng những cơng việc sẽ được thực hiện theo yêu cầu của khách hàng.
2. Tiếp theo, cố ván dịch vụ cần phỉa giải thích cho khách hàng những hạng mục có thể cần thay thế dựa trên năm sử dụng và số km của xe. Và đảm bảo thời gian giao xe,khách hàng nên đồng ý trước những công viẹc phát sinh với tổng số tiền nhất định
3. Đối với những công việc đã đợ xin sự uỷ quyền trước, cố vấn dịch vụ cần ghi rõ trên phiếu yêu cầu sửa chữa. việc này sẽ thông báo quản đốc/ kiểm sốt viên cho tiến hành cơng việc mà không dừng tiến độ
54
4. Khi công việc phát sinh đã được thực hiện việc áp dụng bằng quy trình xin trước sự uỷ quyền, khách hàng cần được thông báo về công ăn việc phát sinh này và chi phí trước khi họ tới trạm để nhận lại xe.
Giải quyết thiếu hụt công việc
Khi công việc bị dừng, ảnh hưởng tơí việc sử dụng lao động cần được giảm thiểu bằng những biện pháp kịp thời để đảm bảo kỹ thuật không thiếu việc. Người kiểm sốt cơng việc trong trạm cần giao các công việc khác cho kỹ thuật viên khi công việc bị dừng,
Cố vấn dịch vụ cũng cần phản ứng nhanh khi công việc bị dừng để giảm thiểu sự chậm chễ.
Để giảm sự chậm chễ khi bắt đầu lại công việc bằng cách giao tiếp công việc cho một kỹ thuật viên khác. Để làm được điều này cần thực hiện các việc sau:
- Tại thời điểm công việc bị dừng, kỹ thuật viên cần giải thích rõ ràng cho người kiểm sốt cơng việc trong trạm về tình trạng cơng việc ( tình trạng xe, phục tùng, v.v.)
- Người kiểm soát cần thu hồi phiếu yêu cầu sửa chữa của kỹ thuật viên. * Khi phụ tùng đã về, và khi khách hàng đã đồng ý, quản đốc có thể giao công việc cho kỹ thuật viên khác dựa trên trình độ tay nghề.
Sử dụng các cơng cụ kiểm sốt trực quan.
Để đảm bảo năng suất cao, cần ln kiểm sốt tình trạng của xưởng và khu vực đỗ xe để xác định các vấn đề sau có thể xảy ra:
- Chậm chễ trong công việc - Nút cổ chai
- Khu đỗ quá tải
55
Để hỗ trợ việc kiểm soát trạm dịch vụ bằng trực quan, cần áp dụng bảng theo dõi tiến độ công việc.
Bảng theo dõi tiến độ công việc bao gồm các hàng và các cột để di chuyển phiếu yêu cầu sửa chữa theo tiến độ của xe. Qua đó tiến độ của xe được theo giám sát qua bảng tại mọi thời điểm.
Những điểm cần được kiểm soát để xác định những tình trạng khơng bình thường như ở dưới đây:
- Xe chờ kiểm tra - Xe chờ rửa
- Xe chờ phụ tùng
- Xe chờ sự uỷ quyền của khách hàng - Xe chờ hoá đơn thanh tốn
- Xe chờ giao
- Cơng việc bị dừng.
Đồng thời việc kiểm soát trực quan trạm dịch vụ và khu vực đỗ xe cùng cần thiết, hãy áp dụng nhiều chỉ số để kiểm soát các khu vực đỗ sau:
- Khu vực đỗ chung của khách hàng
- Khu vực đỗ cho khách hàng mua phụ tùng - Khoang tiếp nhận dịch vụ
- Khoang chờ sửa chữa
- Khoang tạm dừng công việc - Khoang chờ kiểm tra lần cuối - Khoang chờ rửa xe
- Khoang chờ giao xe