Đầu tiên cần hiểu rõ hiện trạng của công việc và giấy tờ bằng việc ghi chép và xem xét quy trình của tất cả các giấy tờ liên quan đến công việc sửa chữa bao gồm cả phiếu yêu cầu sửa chữa từ bước tiếp theo tới bước giao xe. Tham khảo ý kiến của các nhân viên tại từng bước công việc để tạo được một số sơ đồ về quy trình giấy tờ và xác định được các vấn đề dưới đây:
- Những quy trình trung lập
- Tất cả các công việc đã được xác định rõ ràng chưa
- Có sự chậm trễ nào trong việc giải quyết giấy tờ, phiếu yêu cầu sửa chữa,… - Có giấy tờ nào khơng cần thiết phải điền khơg
- Có những hạn chế khơng cần thiết nào đối với nhân viên khơng
- Có việc phân phối công việc không đồng đều giữa các nhân viên khơng Giảm các ngun nhân dẫn tới sự đình trệ cơng việc
Một ngun nhân chính dẫn tới sự đình trệ cơng việc đó là sự đình trệ cơng việc giữa các bước của quy trình. Phát hiện và giảm các nguyên nhân của việc đình trệ cơng việc sẽ cải thiện được hiệu suất công việc của đại lý. Để làm được điều này đại lý cần tìm hiểu nguyên nhân bằng cách sử dụng "Phiếu kiểm tra tình trạng xe theo quy trình cơng việc" để cải tiến quy trình.
Việc tìm hiểu sẽ xác minh và áp dụng các giải quyết các vấn đề sau: - Số lượng công việc bị đình trệ giữa các bước trong quy trình. - Nguyên nhân của việc đình trệ.
- Tổng số thời gian chờ.
- Các quy trình gây nên ách tắc nút cổ chai.