2.1.6.2 .Nhân tố mơi trường bên ngồi
2.2. Phân tích và đánh giá thực trạng công tác xâydựng kế hoạch mua hàng của
2.2.2.1. Nội dung kế hoạch mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà
Do đặc thù sản xuất kinh doanh lớn, CTCP Quốc tế Sơn Hà thường xây dựng kế hoạch mua hàng theo từng năm. Mỗi bản kế hoạch mua hàng thường bao gồm các nội dung như: tên hàng; mã số nguyên liệu; quy cách nguyên liệu (dày, rộng, dài, đơn vị tính); nhà cung cấp dự tính, số lượng mua dự tính và giá mua dự tính.
Về mặt hàng cần mua: với mặt hàng nguyên vật liệu công ty thường mua về
là Inox và thép. Trong đó, mỗi loại Inox và thép lại bao gồm rất nhiều các mẫu mã, chủng loại, quy cách khác nhau ví dụ như: Inox mã số SUS310S-T1_C_37.5 có quy cách dày 1 cm; rộng 37,5 cm; dài 12 cm....Ta thấy trong mỗi bản kế hoạch mua hàng đều phản ánh rõ những nội dung về mã hiệu, các tiêu chuẩn, thông số của từng loại sản phẩm nhằm tránh những nhầm lẫn khơng đáng có. Tuy nhiên doanh nghiệp cần trả lời ưu tiên hàng nhập khẩu hay sản xuất trong nước để các định cách thức nhập hàng và khách hàng mục tiêu.Với mặt hàng nhập khẩu thì phải mua theo lơ lớn để giảm chi phí mua hàng,với mặt hàng này thì giá thành cao, hướng tới khách hàng thu
nhập khá và cao, còn hàng nhập trong nước giá thành rẻ hơn thì phù hợp với khách hàng thu nhập thấp.
Về số lượng hàng mua: căn cứ vào bước xác định nhu cầu mua hàng, tùy vào
khả năng dự trữ cũng như khả năng tài chính mà cơng ty sẽ xác định lượng hàng cần nhập cho từng tháng trong năm. Ví dụ: trong năm 2014 cơng ty sự kiến mua mặt hàng thép mã số nguyên liệu SAPH440-T2.6_C_200 với số lượng là 77.500 kg. Trong đó, tháng 1 mua 23.500 kg; tháng 5 mua 23.500 kg; tháng 9 mua 12.000 kg và tháng 12 mua 18.500 kg. Sơn Hà là doanh nghiệp lớn nên tiến hành mua hàng với số lượng lớn và có định mức dự trữ lớn để nhằm khai thác những cơ hội thị trường.Tuy nhiên,Sơn Hà cần phải cân nhắc về việc dự trữ tùy theo tình hình nên kinh tế để tránh rủi ro về giá khi mua và dự trữ hàng hóa số lượng lớn.
Hính thức mua hàng:Sơn Hà thường áp dụng hình thức mua hàng theo đơn
đặt hàng kết hợp với mua hàng theo hợp đồng.Trong đơn đặt hàng ,yêu cầu cụ thể các hàng hóa do người mua lập và gửi cho nhà cung cấp theo nội dung chào bán và báo giá của nhà cung cấp trước đó.Tuy nhiên doanh nghiệp nên chọn hình thức mua hàng tùy thuộc vào mặt hàng cần nhập,xem nhà cung cấp ở đâu đồng thời nên kết hợp hình thức mua hàng liên kết , tự sản xuất hoặc tái xuất một số loai hàng đơn giản để giảm chi phí cũng như thời gian.
Về giá mua dự tính: tùy theo báo giá mà nhà cung cấp đưa ra cơng ty sẽ tính
được tổng giá thành hàng mua cho từng tháng cũng như cho cả năm. Ví dụ: mặt hàng Inox mã số SUS310S-T1_C_37.5 sẽ có giá 115.000 nghìn đồng/kg. Các hợp đồng mua hàng sẽ được soạn thảo ngay sau khi hai bên đã hồn thành cơng tác thương lượng, đặt hàng.Doanh nghiệp cần phải dự trù được mức giá dự tính tùy thuộc vào việc dự đoán tương lai nhà cung cấp đầu vào tăng hay giảm để đoán mức giá cho phù hợp.
Về nhà cung cấp dự tính: cơng ty thường mua từ các nhà cung cấp truyền
thống như Công ty TNHH & TM Minh Thành, Yieh United Steel Corporation hay ThaInox Steel Limited, Hua Guang…Doanh nghiệp cũng có khá nhiều nhà cung cấp tuy nhiên cần tìm thêm các nhà cung cấp trong nước để hạn chế tối thiểu rủi ro khi nhập khẩu từ nước ngoài.Đồng thời cũng nên chỉ ra đâu là nhà cung cấp truyền thống, đâu là nhà cung cấp mới để từ đó có phương án triển khai mua hàng phù hợp.
Về thời điểm mua hàng: Công ty áp dụng phương pháp mua hàng đúng thời
điểm( Just-In-Time). Hàng hóa sẽ được mua ngay khi bộ phận kho thơng báo là hàng hóa đã đến lúc cần phải nhập. Ví dụ: với mặt hàng Inox, cơng ty dự tính hàng mua về sẽ sử dụng trong vòng 5 tháng, như vậy sau 5 tháng bộ phận kho sẽ viết đơn xin mua trình lên ban giám đốc xem xét để tiến hành đợt mua hàng tiếp theo.Đây là điểm hạn chế trong kế hoạch mua hàng của Sơn Hà ,điều này giúp tiết kiệm chi phí dự trữ nhưng nhiều khi gây gián đoạn, chờ hàng làm ảnh hưởng đến năng suất làm việc.
Về ngân sách mua hàng: đây là các khoản chi phí liên quan đến hoạt động
mua hàng. Với cơng ty Sơn Hà những khoản chi phí này thường được nêu rõ trong bản kế hoạch tài chính năm. Theo đó, những khoản chi phí này thường bao gồm: chi phí hàng mua, chi phí trả cho nhà cung cấp, chi phí vận chuyển, chi phí bốc xếp,chi phí nhân sự và các chi phí khác.Trong bản kế hoạch mua hàng đã nêu rõ các khoản mục chi phí nhưng cần làm rõ chi tiết các chi phí cụ thể và phát sinh.
Nhận xét:Bản kế hoạch mua hàng là tiền đề cho phép hoạt động mua hàng được
diễn ra một cách suôn sẻ, thuận lợi,tránh những nhầm lẫn khơng đáng có.Nhìn chung nội dung kế hoạch mua hàng của công ty Sơn Hà tương đối đầy đủ và khoa học. Tuy nhiên,một cách tổng thể thì để bản kế hoạch mua hàng thật sự hiệu quả thì Sơn Hà cần phải rõ hơn thứ tự ưu tiên giữa các yếu tố nội dung trong bản kế hoạch mua hàng và hoàn thiện hơn từng nội dung nhỏ trong bản kế hoạch mua hàng,cụ thể như: mặt hàng cần mua cần nói rõ ưu tiên hàng trong nước hay xuất khẩu, số lượng cần mua khi mua số lượng lớn thì nên căn cứ vào tình hình thị trường để khơng bị mua đắt,về hình thức mua hàng thì nên đa dạng các loại hình thức,giá mua dự tính thì nên dự đốn trước để tránh bị mua với giá cao,đặc biệt về thời điểm mua hàng nên tính tốn sao cho vừa dự trữ khơng q nhiều vừa khơng để lâm tình trạng thiếu hàng…