2.1.6.2 .Nhân tố mơi trường bên ngồi
2.2. Phân tích và đánh giá thực trạng công tác xâydựng kế hoạch mua hàng của
2.2.4.3. Xác định ngân sách mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà
Cách thức xác định các khoản chi phí liên quan đến mua hàng thường được công ty xác định dựa trên các chỉ tiêu về chi phí và kết quả những lần mua trước,bản kế hoạch tài chính theo từng nămđể đưa ra mức giá hợp lý vì ngồi việc trả tiền hàng cho nhà cung cấp, cơng ty cần tính đến chi phí vận chuyển, chi phí lưu kho, thuế phải nộp, các lệ phí khác, chi phí nhân sự, chi phí hoa hồng cho nhà mơi giới… tất cả những chi phí này tuỳ theo từng lần mua hàng cụ thể, có những chi phí nào, khi lập kế hoạch mua hàng cần liệt kê hết để xác định ngân sách chính xác chi cho các hoạt động nàyvào các.
Bảng 2.5 : Các khoản chi phí cho hoạt động mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà
Đơn vị: triệu đồng
Các khoản chi phí Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Dự tính Thực tế Dự tính Thực tế Dự tính Thực tế Chi phí trả NCC 43.260 43.425 46 200 46.150 32 160 33.200
Chi phí nhân sự 1080 1100 1255 1240 1065 1120
Chi phí vận chuyển 1000 987 1075 1100 950 1030
(Nguồn: phịng tài chính kế tốn)
Nhìn vào bảng các khoản chi phí dự tính và thực tế của Sơn Hà trong 3 năm qua ta thấy, năm 2011 và 2012 các khoản chi phí dự tính khá sát với thực tế, nhưng trong năm 2013 thì chi phí trả cho nhà cung cấp và chi phí nhân sự lại có sự chênh lệch khá nhiều.Nguyên nhân khách quan điều này là do năm 2013 lạm phát tăng cao,giá cả nguyên vật liệu thị trường tăng nên chi phí trả cho nhà cung cấp tăng.Về chủ quan là do công ty thực hiện tính tốn các chi phí mua hàng dựa vào chi phí, giá cả của các kỳ trước để xây dựng ngân sách mua hàng cho mình, nhưng thị trường ln biến động giá cả theo đó mà cũng thay đổi theo, để xây dựng cho mình một ngân sách mua hàng hợp lý, công ty phải theo dõi sự biến động của thị trường về giá cả, đối thủ cạnh tranh khách hàng….Ngồi ra chi phí nhân sự tăng là do công ty tuyển thêm nhân sự phục vụ cho nghiên cứu và hoạt động mua hàng.
Nhìn chung cơng ty đã xác định được các khoản chi cho hoạt động mua hàng tương đối đầy đủ nhưng việc gộp chung các khoản chi này trong bản kế hoạch tài chính năm dễ gây nhầm lẫn, khó kiểm sốt dẫn đến hiệu quả của công tác xây dựng kế hoạch mua hàng là không cao. Cơng ty cần phải tính tốn tất cả các chi phí phát sinh dù là nhỏ nhất, cơng ty cần xây dựng ngân sách cao hơn so với thực tế để tránh ảnh hưởng q trình sản xuất kinh doanh của cơng ty.Đồng thời cần thu thập thơng tin về hàng hố, các báo giá, tính tốn chính xác các chi phí cần thiết cho việc mua hàng nhằm nâng cao chất lượng xây dựng ngân sách nói riêng và kế hoạch mua hàng nói chung.