Hồn thiện cơng tác xác định nhu cầu

3.2.2 .Quan điểm bản thân

3.3. Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác xâydựng kế hoạch mua hàng tạ

3.3.4. Hồn thiện cơng tác xác định nhu cầu

Quy trình xác định nhu cầu mua hàng của cơng ty được xác đinh từ dưới lên. Tuy nhiên, theo em để cơng tác lập kế hoạch mua hàng được hồn thiện hơn cơng ty nên áp dụng quy trình xác định nhu cầu mua hàng từ “trên-dưới-trên” sẽ phù hợp hơn:

Sơ đồ 3.1. Quy trình xác định nhu cầu mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà

Thu thập, xử lý thông tin Phác thảo bản xác định nhu cầu Tham mưu

(Nguồn CTCP Quốc tế Sơn Hà)

Từ việc thu thập và xử lý thơng tin thơng qua các nhóm khảo sát thị trường ,các bản báo cáo về hàng tồn, báo cáo tình hình sản xuất, tình hình đặt hàng của các bộ phận kho, bộ phận sản xuất, bộ phận kinh doanh. Ban giám đốc sẽ phác thảo bản nhu cầu hàng mua cần cho sản xuất và đưa xuống bộ phận mua hàng. Bộ phận mua hàng có nhiệm vụ xem xét nhu cầu đã đề ra, đồng thời, dựa trên tình hình thực tế của công ty, cũng như sự tham mưu của các bộ phận kế toán, bộ phận mua hàng đề ra nhu cầu chính xác và báo cáo lên cấp trên, xin phê duyệt. Ban giám đốc xem xét, phê duyệt lần cuối báo cáo về nhu cầu mua hàng của bộ phận mua hàng rồi chính thức đưa ra quyết định về nhu cầu hàng mua.

Với cách thức xác định nhu cầu này sẽ đảm bảo xác định nhu cầu một cách chính xác nhất do có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phịng ban cũng như sự giám sát của ban lãnh đạo. Điều này khơng những tránh được tình trạng xác định nhu cầu sai do trình độ, năng lực của nhân viên mà cịn tránh được tình trạng gian lận nhằm thu lợi riêng của nhân viên các bộ phận.

3.3.5. Hoàn thiện công tác xác định mục tiêu, phương án mua hàng.

 Hoàn thiện xác định mục tiêu mua hàng:

Hiện nay, các mục tiêu mua hàng mà công ty hướng tới là: Đảm bảo chất lượng hàng mua, đảm bảo thời gian giao hàng, chi phí mua hàng thấp nhất, giảm thiểu rủi ro.Các muc tiêu này khá hợp lý, tuy nhiên trước mơi trường kinh doanh khá khó khăn như hiện nay thì cơng ty nên có thêm các mụa tiêu khác như:

Mục tiêu thu thập thông tin từ thị trường. Mục tiêu tạo nguồn hàng khác biệt.

Mục tiêu tăng tính chủ động, kiểm sốt đầu vào.

Mục tiêu thiết lập mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp…

Đồng thời cần tăng cường tính linh hoạt trong xác định mục tiêu mua hàng .Các mục tiêu thì rất đa dạng nên cần có sự kết hợp linh hoạt giữa các mục tiêu ở mỗi lần mua hàng và mỗi giai đoạn kinh doanh khác nhau.

Các mặt hàng cần mua của công ty thường rất đa dạng về mẫu mã, chủng loại có nhiều thơng số. Do đó để tránh nhầm lẫn thì nên lập phương án mua hàng cụ thể cho từng mặt hàng. Nội dung của phương án mua hàng cần lập bao gồm:

Danh mục các sản phẩm cần mua và các tiêu chuẩn về chất lượng, mẫu mã, số lượng sản phẩm.

Mục tiêu mua hàng: mục tiêu mua hàng cần đảm bảo phải được cụ thể hóa trong từng lần mua hàng. Bên cạnh đó, cơng ty cần chú trọng và hướng tới mục tiêu huy động được tín dụng từ nhà cung cấp.

Giao nhận: cần chú trọng làm rõ các vấn đề về đo lường, kiểm tra kĩ lưỡng tiêu chuẩn sản phẩm trước khi nhập hàng về.

Thời hạn giao hàng: đây là một trong những mục tiêu hàng đầu khi mua hàng của công ty nên cần nêu rõ thời hạn giao hàng an toàn cho phép.

Thời hạn thanh tốn: đây ln là một nội dung quan trọng và rất được cả bên mua và bán quan tâm. Đồng thời đưa ra những mức độ ưu tiên và những yêu cầu về thanh toán khi mua hàng.

Các tài liệu đi kèm: các tài liệu đi kèm thường bao gồm các chứng từ, hướng dẫn sử dụng, giấy chứng nhận nguồn gốc…

3.3.6. Hồn thiện cơng tác xây dựng ngân sách mua hàng

Hiện tại, cơng ty thực hiện tính tốn các chi phí mua hàng căn cứ vào :chi phí, giá cả của các kỳ trước, dự báo nhu cầu mua hàng, dự trù các khoản chi phí phát sinh để xây dựng ngân sách mua hàng cho mình. Tuy nhiên, cơng ty cần theo dõi sự biến động của thị trường về giá cả, đối thủ cạnh tranh ,khách hàng .Đồng thời cần nắm rõ sự thay đổi của các yếu tố liên quan đến nhà nước, pháp luật, các chính sách tác động đến xuất nhập khẩu … để đảm bảo quá trình hoạt động kinh doanh khơng bị gián đoạn hay ngắt qng vì thiếu nguồn kinh phí.

Quy trình lập ngân sách mua hàng: để xây dựng một bản ngân sách mua hàng cơng ty có thể thơng qua một số bước sau:

Bước 1: Xem lại ngân sách năm trước. Bước 2: Xem lại kế hoạch năm thực hiện.

Bước 3: Xem xét các chỉ tiêu về nhu cầu mua hàng, mục tiêu mua hàng, phương án mua hàng và các chỉ tiêu cần thiết khác nếu có.

Bước 4: Tính tốn lập dự tốn ban đầu và thảo luận dự tốn đó với các cấp khác nhau trong cơng ty.

Bước 5: Điều chỉnh lại dự tốn ban đầu và hồn chỉnh bản ngân sách mua hàng để có được bản ngân sách phù hợp nhất với khả năng của công ty.

Ngân sách mua hàng là bản kế hoạch chi tiết về tài chính của hoạt động mua hàng được xác định cho một khoảng thời gian kinh doanh hoặc cho từng thương vụ mua hàng. Xây dựng ngân sách mua hàng là một hoạt động rất quan trọng bởi nguồn lực tài chính của cơng ty ln có hạn, do đó cần phải phân bổ một cách hợp lý các nguồn tài chính cho các hoạt động đảm bảo vừa tiết kiệm vừa hiệu quả.

Để xây dựng một bản ngân sách hồn chỉnh cơng ty cần lên ngân sách theo các chỉ tiêu:

 Chi phí trả cho nhà cung ứng : Các khoản chi phí này sẽ được xác định dựa theo chi phí hàng mua.

Tổng chi phí = Đơn giá x Giá bán

 Chi phí vận chuyển hàng mua: được tính cho trường hợp cơng ty nhập khẩu hàng hóa từ nước ngồi. Chi phí vận chuyển bắt đầu được tính từ khi hàng cập cảng cho đến khi hàng đã giao tại kho của công ty.

 Chi phí bảo hiểm hàng mua: Cơng ty thường xuyên mua hàng với số lượng lớn do đó nhất thiết phải mua bảo hiểm hàng hóa nhằm tránh những rủi ro bất thường gây thiệt hại cho cơng ty.

Chi phí bảo hiểm hàng mua = tỷ lệ phí x số tiền bảo hiểm

 Các loại thuế: thường tính với trường hợp hàng nhập khẩu.

Phí và lệ phí khác trong mua hàng: như các loại phí cầu đường sẽ được tính theo quy định chung của Nhà nước.

Chi phí nhân sự .  Chi phí lưu kho.  Chi phí khác…

3.3.7. Các kiến nghị với nhà nước và cơ quan cấp trên

Nền kinh tế càng phát triển thì càng cần có sự can thiệp của nhà nước nhằm tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh,bình ổn. Các chính sách, quy định của nhà nước có tác động khơng nhỏ đến thành cơng của mỗi doanh nghiệp. Do đó để thực hiện được

các mục tiêu, phương hướng của mình trong thời gian tới cơng ty cần đưa ra một số kiến nghị như sau đối với nhà nước để hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao hơn:

Thứ nhất: Nhà nước cần có các biện pháp ổn định giá cả các loại nguyên liệu

đầu vào trong nước cũng như nhập khẩu, nhằm giúp công ty ổn định đầu vào, tăng cường hiệu quả hoạt động sản xuất.

Thứ hai: Ổn định kinh tế vĩ mô: đưa ra chỉ tiêu mức tăng trưởng kinh tế phù hợp

với khả năng của Việt Nam, đồng thời đảm bảo tỷ lệ lạm phát ở mức tốt nhất cho nền kinh tế nước ta, hạn chế sự biến động quá mạnh của tỷ giá hối đối. Mặt khác chính phủ phải áp dụng các chính sách điều hành nền kinh tế vĩ mơ một cách linh hoạt hiệu quả, không nên quá cứng nhắc mà ảnh hưởng đến hoạt động của các doanh nghiệp.

Thứ ba: Giảm bớt các thủ tục hải quan rườm rà gây khó khăn cho các cơng ty

trong q trình nhập khẩu cũng như xuất khẩu, vừa thúc đẩy sự phát triển của vận tải hàng hải, vừa giúp cơng ty dễ dàng và nhanh chóng nhập khẩu. Ngồi ra nhà nước cần phải có biện pháp phịng chống và xử lý nghiêm đối với tình trạng tiêu cực trong các cơ quan hải quan.

Thứ tư: Nhà nước cần chú trọng đầu tư vào việc xây dựng và nâng cấp hệ thống

giao thông vận tải, thông tin liên lạc để phục vụ cho cơng tác vận chuyển hàng hố, xuất nhập khẩu, đẩy nhanh tốc độ thực hiện hợp đồng và giảm các chi phí mua hàng cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, đặc biệt là ngành vận tải đường biển.

Thứ năm: Hệ thống các ngân hàng cũng tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong

việc vay vốn mở rộng quy mô và mạng lưới kinh doanh, đưa ra tỷ lệ mức lãi xuất ưu đãi, chính sách tín dụng ưu đãi, cho các doanh nghiệp nhằm tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thu hút vốn đầu tư cho việc mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh.

3.3.8.Các giải pháp khác

 Về nhân sự : Hiện nay lực lượng lao động của Sơn Hà cũng khá đông trên

1000 người nhưng tỷ lệ công nhân có trình độ, tay nghề cịn ít, chủ yếu là lao động phổ thơng. Vì vậy cơng ty nên mở các lớp huấn luyện chính quy, hay đào tạo huấn luyện nội bộ như những người có tay nghề cao huấn luyện người có tay nghề yếu, tuyển dụng những lao động có tay nghề và trình độ để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh

doanh. Đồng thời có chính sách đãi ngộ hợp lý như tiền lương, tiền thưởng phù hợp với nhu cầu và khả năng, trình độ của mỗi người.

 Về tài chính: Có kế hoạch về dự trù ngân sách cho hoạt động mua hàng trong

công ty đảm bảo huy động đầy đủ nguồn vốn lưu động, đáp ứng kịp thời cho nhu cầu mua hàng khi cần thiết, tránh tình trạng thiếu vốn đầu tư cho hoạt động mua hàng, làm bỏ lỡ mất cơ hội kinh doanh của công ty.

 Cơ sở vật chất kỹ thuật: Công ty nên trang bị cho mình hệ thống trang thiết

bị hiện đại để việc thu thập, xử lý và lưu trữ các thơng tin, đặc biệt là hệ thống máy tính, máy chủ, sử dụng những phần mềm được phục vụ tốt nhất. Điều này giúp cho việc xử lý các đơn hàng, cũng như các giấy tờ thủ tục một cách nhanh chóng hơn, bỏ qua những khâu khơng cần thiết, tránh lãng phí thời gian.

 Về tổ chức:Công ty cần quy định rõ nghĩa vụ và trách nhiệm của họ để giao

việc.Thường xuyên yêu cầu bộ phận mua hàng đến hiện trường sản xuất để nắm bắt yêu cầu về chất lượng sản phẩm.

KẾT LUẬN

Trong bối cảnh chung của sự phát triển nền kinh tế đất nước. CTCP Quốc tế Sơn Hà đã có những thành tích nhất định trong hoạt động sản xuất kinh doanh để góp phần nhỏ bé vào sự phát triển chung của nền kinh tế quốc dân. Trong đó cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty đã giúp doanh nghiệp có được kết quả ấy, việc xây dựng kế hoạch mua hàng tốt đã giúp cơng ty tiết kiệm được nhiều khoản chi phí khơng cần thiết tạo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của hiệu quả hơn.

Em hy vọng rằng những đề xuất giải pháp mà mình đã nêu ra trong bài khóa luận này sẽ góp phần nhỏ giúp cơng ty ngày càng hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng hơn nữa.

Mặc dù đã có nhiều cố gắng song do thời gian thực tập ngắn, khả năng còn nhiều hạn chế mà sự vận dụng lý thuyết nhà trường vào thực tiễn là cả một q trình, do đó bài báo cáo của em khơng tránh khỏi những sai sót, em mong được sự thơng cảm và đóng góp ý kiến của các thầy cơ để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Quản trị doanh nghiệp đặc biệt là ThS. Lã Tiễn Dũng đã giúp đỡ tận tình hướng dẫn, chỉnh sửa giúp em hồn thiện bài khóa luận này!

Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2014 Sinh viên thực hiện

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. GSTS Đồng Thị Thanh Phương (xuất bản năm 2010) - Quản Trị Doanh

Nghiệp - NXB Thống Kê.

2.TS Dương Hữu Hạnh (xuất bản năm 2012)- Quản Trị Doanh Nghiệp -NXB Lao động xã hội)

3. PGSTS Lê Quân, PGSTS Hoàng Văn Hải (xuất bản năm 2010) - Giáo trình

quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại NXB Thống kê

4. Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh từ năm 2011 đến năm 2013- Công ty Cổ phần Quốc tế Sơn Hà.

5. Báo cáo tài chính của Cơng ty Cổ phần Quốc tế Sơn Hà từ năm 2011 đến năm 2013 - Công ty Cổ phần Quốc tế Sơn Hà.

6. Báo cáo thường niên Công ty Cổ phần Quốc tế Sơn Hà từ năm 2011 đến năm 2013- Công ty Cổ phần Quốc tế Sơn Hà.

7.Các website:  www.quantri.com.vn  www.baomoi.com  www.sonha.com.vn  www.sonhagroup.com  www.bonnuocinox.com  http://finance.vietstock.vn/1/1/SHI/tai-tai-lieu.htm

PHỤ LỤC 1

PHIẾU ĐIỀU TRA TRẮC NGHIỆM

Họ và tên : Đào Thị Kim Anh Lớp : K46A5

Khoa : Quản trị DN thương mại Chuyên ngành : Quản trị kinh doanh

Đơn vị thực tập : Công ty CP Quốc tế Sơn Hà

Kính gửi: Ơng (bà):…………………………………………………

Chức vụ:…………………………………………………

Em xin chân thành cảm ơn quý công ty đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong thời gian em thực tập tại quý công ty. Để phục vụ cho mục đích nghiên cứu, học tập và hồn thành bài khóa luận tốt nghiệp của mình, em kính đề nghị q Ơng (Bà) vui lịng cho biết các thơng tin sau:

1.Theo Ơng (Bà) nhân tố gì ảnh hưởng nhiều nhất đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng?

 Khách hàng  Thị trường  Nhà cung cấp  Tài chính

2. Xin Ơng (Bà) cho biết các căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty và sắp xếp thứ tự quan trọng cho mức độ ưu tiên từ 1 đến n theo thứ tự giảm dần.

STT Các căn cứ Lựa chọn Sắp xếp thứ tự

quan trọng 1 Giá trị hàng mua

2 Mức độ rủi ro trong mua hàng 3 Tình hình thị trường

4 Kế hoạch kinh doanh của DN 5 Khả năng tài chính của DN 6 Đặc điểm của sản phẩm dịch vụ 7 Khả năng dự trữ của DN

8 Những điều kiện về pháp lý 9 Các căn cứ khác

3. Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh của công ty hiện nay, theo Ơng (Bà) cơng ty nên tiến hành mua hàng theo hình thức nào là tốt nhất.

 Mua hàng theo đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán hàng hoá  Mua hàng không theo hợp đồng mua bán

 Mua hàng qua đại lý

 Nhận bán hàng uỷ thác và bán hàng ký gửi  Liên doanh liên kết tạo nguồn hàng

 Gia cơng hàng hố  Tự sản xuất  Ý kiến khác

4. Theo Ông (Bà) để xác định nhu cầu mua hàng nên dựa vào các chỉ tiêu nào trong các chỉ tiêu sau đây? và sắp xếp thứ tự quan trọng cho mức độ ưu tiên từ 1 đến n theo thứ tự giảm dần.

STT Các chỉ tiêu Lựa chọn Sắp xếp thứ tự

quan trọng 1 Nhu cầu thị trường về sản phẩm

2 Nhu cầu của khách hàng về sản phẩm 3 Số lượng đặt hàng của các khách hàng 4 Tình hình biến động giá cả trên thị trường 5 Các động thái của đối thủ canh tranh 6 Chỉ tiêu khác

5. Theo Ơng (Bà) nhân viên mua hàng cần có những ký năng nào? và sắp xếp thứ tự quan trọng cho mức độ ưu tiên từ 1 đến n theo thứ tự giảm dần.

STT Các chỉ tiêu Lựa chọn Sắp xếp thứ tự

quan trọng 1 Kỹ năng giao tiếp

2 Kỹ năng đàm phán và thương lượng 3 Kỹ năng lập kế hoạch kinh doanh