2.1.6.2 .Nhân tố mơi trường bên ngồi
2.3. Kết luận từ thực trạng công tác xâydựng kế hoạch mua hàng tại CTCP Quốc
Quốc tế Sơn Hà
2.3.1. Những thành công và nguyên nhân
Những thành cơng:
- Nhìn chung cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty rất được chú trọng và thực hiện khá tốt.Các kế hoạch mua hàng được xây dựng dựa trên sự giám sát chặt chẽ của ban lãnh đạo và cũng như có sự phối kết hợp giữa các bộ phận như: bộ phận kho, và bộ phận mua hàng, bộ phận kinh doanh, bộ phận sản xuất và sự tham mưu của bộ phận kế tốn.
- Cơng ty đã đầu tư khá nhiều vào công tác xây dựng kế hoạch mua hàng, các công việc xác định nhu cầu, xác định mục tiêu đều được xác định đầy đủ. Nội dung
của bản kế hoạch mua hàng cũng rất cụ thể, chi tiết, phản ánh đầy đủ các nội dung về mặt hàng cần mua, số lượng, nhà cung cấp dự tính, giá mua dự tính, thời điểm mua… Đây cũng là tiền đề cho phép hoạt động mua hàng được diễn ra thuận lợi, tránh những sai lẫn khơng đáng có hoạt động mua.
- Các căn cứ lập kế hoạch mua hàng khá là hợp lý. Quy trình xác định nhu cầu mua hàng của công ty cũng phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của cơng ty. Điều này góp phần giúp công ty luôn xác định được đúng lượng hàng cần mua sao cho hợp lý nhất.
- Cơng ty đã có phịng R&D phịng ban này kết hợp với các bộ phận phịng ban khác để cùng nghiên cứu tìm hiểu để tìm ra các sản phẩm mới cũng như đưa ra các định hướng kinh doanh cho công ty và quản trị mua,bán hàng.
- Về tình hình kiểm sốt,kiểm tra chất lượng sản phẩm dịch vụ được thực hiện khá tốt. Công ty đã nghiên cứu và ban hành quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩmnghiêm ngặt từ khâu nguyên vật liệu đầu vào đến khâu đóng gói và vận chuyển thành phẩm.
Những nguyên nhân:
- Cơng ty có đội ngũ nhân viên trẻ trung ,năng động, nhiệt tình, có trình độ cũng như kĩ năng, kinh nghiệm trong cơng tác mua hàng. Bên cạnh đó, là sự tận tâm của ban lãnh đạo luôn quan tâm sâu sát đến nhân viên cũng như giám sát chặt chẽ quá trình xây dựng kế hoạch mua hàng giúp đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng với kế hoạch.
- Cơng ty cũng có chế độ đãi ngộ, khen thưởng kỷ luật phù hợp đối với kết quả làm việc của từng nhân viên với công việc được giao. Điều này đã giúp công ty giữ được nhiều nhân tài, khích lệ nhân viên làm việc với thái độ nghiêm túc. đảm bảo hiệu quả công việc tốt nhất.
- Cơng ty có chính sách mua hàng linh hoạt, có sự chủ động trước các nhà cung cấp cũng như cơ sở vật chất, hệ thống kho bãi lớn cũng góp phần làm lên thành cơng trong cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty.
- Sơn Hà là một doanh nghiệp lớn, có uy tín, tiếng nói trước các đối tác cũng như các nhà đầu tư do đó cơng ty ít gặp phải những khó khăn về vốn tạo tiền đề thuận lợi cho công tác xây dựng kế hoạch mua hàng nói riêng cũng như các hoạt động quản trị mua hàng nói chung.
- Cơng ty đang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 – 2008, nhằm đảm bảo những nguyên liệu đầu vào cũng như các sản phẩm được sản xuất ra đều đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, giảm thiểu tỷ lệ sản phẩm bị lỗi.
2.3.2. Những tồn tại và nguyên nhân
Những tồn tại:
-Nội dung của kế hoạch mua hàng nhìn chung là khá đầy đủ các nội dung cần thiết nhưng công ty cần nêu rõ thời gian giao hàng, hình thức mua hàng một cách cụ thể. Và các nội dung nhỏ trong bản kế hoạch mua hàng vẫn chưa thực hoàn chỉnh và đồng thời chưa nêu ra được thứ tự ưu tiên giữa các yếu tố nội dung trong bản kế hoạch mua hàng
-Trong căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng công ty chưa thực sự chú trọng đến căn cứ vào thị trường, mà sự tác động và xu hướng thay đổi của thị trường là một căn cứ rất quan trọng cần thiết để lập kế hoạch mua hàng. Công ty chưa có sự tìm hiểu thơng tin về đối thủ cạnh tranh trên thị trường vi mơ cũng như vĩ mơ.Ngồi ra,các thơng tin dự báo cịn sai khơng đầy đủ nên việc xây dựng kế hoạch mua hàng sát với thực tế rất là ít.
-Vấn đề về khoảng cách địa lý của nguồn hàng: đây là một yếu tố ảnh hưởng khơng nhỏ đến chi phí mua hàng của Sơn Hà. Nếu khoảng cách địa lý của nguồn hàng không quá xa so với kho hàng của công ty cũng giúp giảm thiểu được rất nhiều rủi ro trong mua hàng như những rủi ro có thể phát sinh trong q trình vận chuyển,trong khi đó khoảng 90% ngun vật liệu inox khơng rỉ Sơn Hà nhập từ nước ngoài.
-Việc xác định nhu cầu mua hàng chưa thật sự đem lại hiệu quả cao: các cơng đoạn xác định nhu cầu cịn phức tạp,làm mất nhiều thời gian để xử lý và ra quyết định nên đơi khi làm gián đoạn q trình sản xuất.Cơng tác nghiên cứu thị trường vẫn chưa thực sự quan tâm đúng mức, chưa nghiên cứu một cách có hệ thống, khoa học về dung lượng thị trường của những mặt hàng riêng biệt làm thiếu tính chủ động .Hơn nữa, cơng ty áp dụng quy trình xác định nhu cầu từ dưới lên dễ dẫn đến tình trạng tiêu cực, lợi dụng chức quyền để thu lợi riêng từ trưởng các bộ phận liên quan.
-Về các phương án mua hàng :Công ty chưa thật sự quan tâm đến hoạt động xây dựng phương án mua hàng. Phương án mua hàng của công ty cần đưa ra được chỉ dẫn, hướng dẫn quá trình mua hàng . Ngoài ra,danh sách các nhà cung cấp của Sơn Hà
nhiều nhưng chưa đa dạng,nên gợi mở thêm một số nhà cung ứng tiềm năm trong các thương vụ trước đây hoặc thu được từ thị trường.
-Về xác định ngân sách : việc gộp chung các khoản chi này trong bản kế hoạch tài chính năm dễ gây nhầm lẫn, khó kiểm sốt dẫn đến hiệu quả của cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng là khơng cao.Cơng ty cần phải giải trình chi tiết hơn các khoản mục chi phí để từ đó tìm ra khoản chi phí nào có thể giảm bớt hoặc khơng cần thiết để giúp tối thiểu hóa chi phí.Ngồi ra ,điều này cũng dễ dẫn đến tình trạng kế hoạch khơng sát với thực tế, khó theo dõi gây ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng.
-Việc mua hàng nhập khẩu từ đối tác nước ngoài chịu ảnh hưởng của tỷ giá đồng ngoại tệ và những biến động của môi trường kinh doanh quốc tế gây trở ngại cho việc xây dựng một ngân sách mua hàng hợp lý.
Những nguyên nhân:
- Nguyên nhân khách quan:
+ Phòng R&D hoạt động khá tốt nhưng cịn chưa chú trọng cho cơng tác nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu của khách hàng. Phòng ban này chưa phát huy hết khả năng và trách nhiệm của mình trong cơng việc. Chưa nghiên cứu cụ thể xem mặt hàng nào khách hàng cần cung cấp nhiều hơn, khách hàng tiềm năng là ai , khả năng có thể đáp ứng tối đa, nhu cầu của khách hàng trong thời gian tới là bao nhiêu?
+ Do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế toàn cầu khiến kinh tế Việt Nam cũng trở nên suy thối trầm trọng. Lạm phát tăng nhanh, các chính sách về thay đổi tỷ giá, tăng lãi xuất, tăng thuế, phí và lệ phí đã khiến cơng ty gặp khơng ít khó khăn trong mua hàng.
+ Khó khăn trong vấn đề về khoảng cách địa lý của nguồn hàng: là do đặc thù của sản phẩm sản xuất của cơng ty,các ngun vật liệu chính nhập hàng để sẩn xuất là hàng Inox, thép không rỉ.Mà hơn 90% nguồn nguyên liệu chủ yếu là nhập khẩu từ nước ngồi.
+Các chính sách của chính phủ có sự biến động bất lợi như: tăng tỷ giá, tăng lãi suất, tăng thuế, tăng phí lộ…ảnh hưởng khơng nhỏ đến chi phí và cơng tác mua hàng của cơng ty.
+ Sơn Hà có đội ngũ nhân viên vơ cùng hùng hậu và chất lượng, tuy nhiên cũng có một bộ phận nhỏ nhân viên ,quản lý đơi khi cịn chủ quan, ỷ lại làm ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động cơng việc
+ Các phịng ban trong doanh nghiệp có sự đồn kết, trợ giúp nhau tuy nhiên chưa có sự phối hợp đồng bộ với nhau, chưa phối hợp chặt chẽ dẫn đến tình trạng một số công việc bị chồng chéo, các công việc kết hợp với nhau nhưng chưa đạt được hiệu quả cao.
CHƯƠNG 3 :CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH MUA HÀNG TẠI
CTCP QUỐC TẾ SƠN HÀ