- Các chứng từ kế toán khác: + Uỷ nhiệm ch
1 Phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ tháng 3/04 cho các cơng trình :
3.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Công ty Quản lý và Sửa chữa đường bộ
thành sản phẩm xây lắp tại Công ty Quản lý và Sửa chữa đường bộ 242
Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ của cơng tác hạch tốn kế tốn nói chung và phần hành hạch tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nói riêng đối với hoạt động quản trị doanh nghiệp đó là giám sát chi phí và cung cấp thơng tin chi phí và giá thành cho bộ phận quản lý. Bộ phận kế toán của mọi doanh nghiệp cần phải được tổ chức sao cho đảm bảo tốt nhất chức năng này. Trên thực tế các điều kiện về môi trường kinh doanh luôn thay đổi do đó những thơng tin cung cấp cho bộ phận quản lý cũng cần phải thay đổi cho phù hợp với điều kiện mới. Ngồi ra, q trình hạch tốn kế toán tại doanh nghiệp cũng phải tuân theo các nguyên tắc chuẩn mực trong chế độ kế toán .
3.3.1. Về tổ chức và luân chuyển chứng từ
Địa bàn hoạt động của Công ty rất rộng. Tuy nhiên, tại các cơng trình đều có nhân viên kế tốn cơng trình lập, thu nhập và gửi các chứng từ về phòng kế tốn của Cơng ty theo từng q. Tuy nhiên, thực tế việc giao nộp chứng từ của các nhân viên kế toán đội thường rất chậm trễ gây khó khăn cho cơng tác hạch tốn. Thơng thường việc giao nộp chứng từ thường kéo dài qua một kỳ. Khi có sự hối thúc của phịng kế tốn, các kế toán đội thường giao nộp tập trung thành đợt vào cuối kỳ làm cho cơng tác hạch tốn rất vất vả. Đơi khi, các kế tốn đội cũng không tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc về chế độ tổ chức chứng từ kế tốn.
Ví dụ: Đơn xin tạm ứng khơng có bản hợp đồng kèm theo. Điều này cản trở việc ký duyệt các đơn xin tạm ứng làm chậm trễ quá trình thi cơng. Ngồi ra, việc lập dự tốn tiến độ thi cơng cũng khơng được các đội tuân thủ đầy đủ dẫn đến kế hoạch tài chính của Cơng ty ln bị thay đổi. Kế tốn Ngân hàng thường phải đến Ngân hàng để vay cho các khoản chi bất thường tại các cơng trình xây dựng mà kế hoạch tài chính khơng phản ánh được do khơng có dự tốn thi cơng.
87
Những tồn tại trên trong công tác tổ chức chứng từ đã gây khó khăn không nhỏ cho cơng tác hạch tốn kế tốn tại phịng kế tốn của Công ty đôi khi không phản ánh đúng các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ. Để khắc phục những khó khăn này theo em có thể thực hiện một số giải pháp sau:
- Đôn đốc việc giao nộp các chứng từ của các kế toán đội.
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất, công ty tiến hành tạm ứng cho các đội tự đảm bảo về vật tư nhân lực cho thi cơng cơng trình. Các đội muốn được tạm ứng phải có đơn xin tạm ứng kèm theo các bản hợp đồng. Như vậy có thể quy định chặt chẽ thời hạn thanh tốn các chứng từ bằng cách quy định rõ các đội phải quyết toán xong các lần tạm ứng trước mới được tạm ứng lần tiếp theo.
- Chấn chỉnh hoạt động tài chính của Cơng ty bằng cách tổ chức một cuộc họp giữa phòng tài vụ, ban giám đốc các đội trưởng xây dựng và nhân viên kế tốn đội trong đó u cầu các đội trưởng xây dựng phải tiến hành lập các dự toán tiến độ thi cơng chuyển cho phịng tài vụ để kế tốn trưởng có thể lập các kế hoạch tài chính một cách chính xác, hợp lý giảm bớt các chi phí phát sinh khơng cần thiết. Các kế tốn đội và đội trưởng xây dựng phải tuân thủ đầy đủ chế độ chứng từ kế toán.
3.3.2. Về hồn thiện cơng tác kế tốn
Sau khi có quyết định 1141QĐ- CĐKT ban hành về việc đổi mới Cơng ty đã áp dụng hình thức sổ Chứng từ ghi sổ. Đây là một bước cải cách quan trọng trong kế tốn của Cơng ty, hình thức sổ này có nhiều thuận lợi cho việc áp dụng kế toán máy. Tuy nhiên, hiện nay Cơng ty vẫn áp dụng kế tốn thủ cơng để theo dõi, hạch tốn. Việc sử dụng hình thức sổ này trong điều kiện kế tốn thủ cơng đã gây ra sự ghi chép trùng lặp, làm tăng khối lượng cơng tác kế tốn. Trong điều kiện khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển Cơng ty nên áp dụng kế tốn máy vào hạch tốn giúp cho việc tính tốn ghi chép được chính xác và nhanh hơn, phục vụ tốt hơn cho yêu cầu quản lý.
Nội dung kế tốn máy theo hình thức chứng từ ghi sổ bao gồm:
Cập nhất số liệu: - Vào chứng từ .
88
- Hệ thống danh mục tài khoản.
- Hệ thống danh mục khách hàng, danh mục người bán. - Kết chuyển, phân bổ.
- Khóa sổ, chuyển số dư sang năm sau.
Tổng hợp số liệu:
- In, xem các loại sổ sách: Sổ chứng từ ghi sổ, Sổ cái TK . . . - Xem số liệu phát sinh, số dư TK.
- In bảng cân đối TK. - Tổng hợp các số liệu. . .
Các nhu cầu khác: - Đặt lại hệ thống. - Lưu trữ số liệu.
Sơ đồ 5- SƠ ĐỒ KẾ TỐN BẰNG MÁY VI TÍNH
(*) (*)
(*) Do máy tự động thực hiện.
Với việc sử dụng kế tốn máy cơng việc của các nhân viên kế toán được giảm nhẹ. Nhân viên kế toán vật liệu cũng như các phần hành kế toán khác chỉ
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Xử lý nghiệp vụ
Nhập dữ liệu