3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
3.3. Thiết lập và trình bày thể thức văn bản
Định hướng chung của việc trình bày các yếu tố thể thức là nhằm hướng tới tính pháp lý, tính khoa học, tính văn hóa và đảm bảo yếu tố mỹ quan cho văn bản. Vì vậy, cần thực hiện tốt những yêu cầu đặt ra đó là:
- Thiết lập nội bộ các yếu tố theo đúng quy định và phù hợp với các quy tắc hành chính hiện hành;
- Sắp đặt vị trí các yếu tố trên sơ đồ văn bản một cách khoa học;
- Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ hợp lý trong khuôn khổ quy định của các văn bản pháp lý.
Việc quy định về kỹ thuật trình bày văn bản khơng những nhằm giải quyết một cách tốt nhất nhiệm vụ đặc biệt quan trọng của công tác văn thư trong các cơ quan mà cịn hướng tới mục tiêu lâu dài đó là cơng cuộc chuẩn hóa, mẫu hóa tồn bộ hệ thống văn bản, đó là mục tiêu của chính sách cải cách hành chính mà Đảng và nhà nước đã đề ra.
3.3.1. Quốc hiệu và tiêu ngữ
Quốc hiệu là yếu tố thể thức phản ánh tên nước, chế độ chính trị và mục tiêu phấn đấu, lý tưởng theo đuổi của Nhà nước Việt Nam. Ngồi yếu tố chính trị, yếu tố này cịn có ý nghĩa văn hóa độc đáo là nhấn mạnh sự khác biệt giữa hệ thống văn bản quản lý nhà nước với các hệ thống văn bản quản lý của tổ chức chính trị và các tổ chức chính trị xã hội khác.
Vị trí trình bày của yếu tố này là trên cùng góc phải trang đầu của mỗi văn bản, ngang hàng với tên cơ quan ban hành văn bản. Quốc hiệu trình bày ở dịng trên, được viết theo kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13; tiêu ngữ trình bày ở dịng dưới và được viết theo kiểu chữ thường, đứng, đậm, cỡ chữ 13- 14. Giữa ba từ tạo thành tiêu ngữ có gạch nối ngắn. Dưới cùng trình bày một gạch ngang nét liền, độ dài bằng độ dài của dòng tiêu ngữ.