- Như Điều 3; Ban Giám hiệu;
5. Kỹ thuật soạn thảo biên bản
5.1. Khái niệm, đặc điểm của biên bản
Biên bản: Là loại văn bản hành chính ghi lại diễn biến sự việc đang xảy ra hoặc mới xảy ra do những người chứng kiến ghi lại.
Biên bản hội nghị là loại văn bản hành chính ghi lại, chép lại, phản ánh lại những ý kiến thảo luận tại hội nghị, những kết luận, quyết định của hội nghị. Biên bản hội nghị là cơ sở làm các văn bản hành chính như nghị quyết, quyết định, chỉ thị, công văn hoặc thơng báo. Biên bản hội nghị cịn là cơ sở để kiểm tra việc thực hiện các quyết định tại hội nghị.(3)
5.1.2. Đặc điểm của biên bản
- Số liệu, sự kiện chính xác, cụ thể.
- Ghi chép trung thực, đầy đủ, khơng suy diễn chủ quan. - Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm.
- Thủ tục chặt chẽ, thơng tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn giải gửi kèm biên bản). Đòi hỏi trách nhiệm cao ở người lập và những người có trách nhiệm ký chứng thực biên bản. Thơng tin muốn chính xác, có độ tin cậy cao phải được đọc lại cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự giác (không được cưỡng bức) ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.
5.2. Nội dung của biên bản
Dù là cuộc họp nào thì biên bản cũng nhất thiết phải có một số nội dung cơ bản:
Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp; thành phần tham gia; nội dung cuộc họp; kết luận cuộc họp.
Ln đảm bảo nội dung biên bản có được những thơng tin quan trọng và đúng yêu cầu.
Bên cạnh việc ghi chép một cách đầy đủ các nội dung của cuộc họp, để những người khơng tham dự cuộc họp có thể hiểu được vấn đề, người ghi biên bản phải thể hiện được trọng tâm của cuộc họp, tránh trình bày dài dịng, lan man những nội dung không cần thiết.
Biên bản mô tả lại các sự việc, những thông tin được cung cấp, trao đổi trong cuộc họp, chính vì vậy, để đảm bảo khách quan, độ trung thực, người ghi khơng thêm bớt, bình luận vào các ý kiến trong cuộc họp.
Đồng thời, để có độ tin cậy cao, biên bản phải được đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa nếu chưa đúng và tự giác ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.
5.3. Cấu trúc của biên bản
Trong biên bản, phải có các yếu tố quốc hiệu và tiêu ngữ; tên biên bản và trích yếu nội dung, thì nội dung được chia làm 3 phần:
5.3.1. Phần mở đầu
Ghi thời gian và địa điểm lập biên bản, thành phần tham dự (cuộc họp, kiểm tra, chứng kiến hoặc có liên quan đến sự việc đã xảy ra).
5.3.2. Phần nội dung chính: Ghi diễn biến sự kiện.
Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra như: Đại hội, việc xác nhận một sự kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, ghi lời khai báo, lời tố cáo khiếu nại, biên bản bàn giao cơng tác, bàn giao tài sản,v.v... thì phải ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết mọi nội dung và tình tiết nhưng phải chú ý vào các vấn đề trọng tâm của sự kiện. Nếu là lời nói trong cuộc họp, hội nghị quan trọng, lời cung, lời khai... phải ghi nguyên văn, đầy đủ và yêu cầu người nghe lại và xác nhận từng trang.
Trong các sự kiện thông thường khác như biên bản cuộc họp định kỳ, họp thảo luận nhiều phương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng kết, bình xét v.v... có thể áp dụng loại biên bản tổng hợp, tức là chỉ cần ghi những nội dung quan trọng một cách đầy đủ, nguyên văn, còn những nội dung thơng thường khác có thể ghi tóm tắt những ý chính, nhưng ln luôn phải quán triệt nguyên tắc trung thực, khơng suy diễn chủ quan.
5.3.3. Phần kết thúc
Ghi tóm tắt kết luận hoặc lời phát biểu bế mạc của chủ tọa nếu là biên bản hội nghị, nhận xét kết luận nếu là biên bản kiểm tra, thanh tra.
Phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như: Bàn giao xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm kết thúc lúc mấy giờ... ngày... biên bản đã đọc lại cho mọi người cùng nghe (có bổ sung sửa chữa nếu có yêu cầu) và xác nhận là biên bản phản ánh đúng sự việc và cùng ký xác nhận. Trong biên bản cần hết sức lưu ý việc ký xác nhận (phải có tối thiểu hai người ký) thì các thơng tin
trong biên bản mới có độ tin cậy cao. Thơng thường trong các cuộc họp, hội nghị biên bản phải có thư ký và chủ toạ ký xác nhận.
5.4. Thực hành soạn thảo biên bản
54.1. Mẫu biên bản:
TÊN CƠ QUAN BAN HÀNHSố…/ BB – …. Số…/ BB – ….
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Kon Tum, ngày … tháng …. năm 2022
BIÊN BẢN CUỘC HỌP
………………………………………………….
Thời gian bắt đầu: ……………………………………………………… Địa điểm: ………………………………………………………………. Thành phần tham dự: …………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… Chủ trì (chủ tọa): …………………………………………………………. Thư ký (người ghi biên bản): …………………………………………….. Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/ hội nghị/ hội thảo): ………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………. CHỦ TRÌ (Ký tên) Họ tên đầy đủ THƯ KÝ (Ký tên) Họ tên đầy đủ
5.4.2. Hãy soạn thảo biên bản đại hội chi đoàn, biên bản họp phụ huynh…
Người học vận dụng kiến thức lý thuyết vào thực hành soạn thảo biên bản theo yêu cầu của nhà giáo. Biên bản đảm bảo về thể thức, cấu trúc, nội dung.